中層管理者如何開會(huì)
會(huì)議的最好效果就是要保證它能達(dá)到目標(biāo)。然而，與會(huì)人員的目標(biāo)不一定與會(huì)議的目標(biāo)一致，中層主管召集會(huì)議前要意識(shí)到一些與會(huì)成員試圖推翻會(huì)議目標(biāo)的可能性。雖然這種矛盾幾乎不可避免，但中層主管應(yīng)當(dāng)意識(shí)到這一點(diǎn)，并通過預(yù)備會(huì)議的方式，避開這種矛盾。下面小編為您帶來中層管理者如何開會(huì)！
中層管理者如何開會(huì)
1、假想對(duì)方的反對(duì)意見
會(huì)議中，在某人發(fā)言之前，必須假想他可能提出的反對(duì)意見，并準(zhǔn)備好答案，便可從容不迫地應(yīng)對(duì)。舉例來說，如果有人表示：“我不甚了解這項(xiàng)決議的目的。”那么，最好能將決議內(nèi)容加以具體化或格式化，以便于說明，并有利于了解。如果對(duì)方表示：“會(huì)議決議很好，但實(shí)行起來是否有困難?”此時(shí)，不妨以“因此務(wù)必請(qǐng)您鼎力協(xié)助”之類的措辭來回應(yīng)。
2、選擇最佳時(shí)機(jī)
同樣一件事情，結(jié)果往往因?qū)Ψ降慕邮軤顩r不同而發(fā)生改變。就以開會(huì)的時(shí)機(jī)來說，一天當(dāng)中什么時(shí)候才是最佳時(shí)機(jī)呢?實(shí)踐證明，在下午最佳，這或許和與會(huì)人員經(jīng)過午餐后的休息，心情比較舒暢有關(guān)。但也有人認(rèn)為，在一天的工作告一段落之后，比較適合舉行會(huì)議，這與人們因工作告一段落，心情較輕松有關(guān)。然而，值得注意的是，如果下班時(shí)間已到，而工作卻尚未告一段落，正在焦慮不安時(shí)，卻不宜開會(huì)，否則可能產(chǎn)生反面效果。那么，一大早開會(huì)又如何呢?有的人早上特別忙碌，而另一些人則喜歡在早上開會(huì)。總之，在做會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí)，須根據(jù)與會(huì)人員的業(yè)務(wù)關(guān)系和個(gè)性來決定正確的時(shí)機(jī)。
3、注意人際關(guān)系
在準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)，如果以前幾乎很少和有關(guān)人員有所交往，那么，可以想像，成功的概率必然很低。由此而看，與平常幾乎沒有什么交往的人商量事情，想必他的觀點(diǎn)對(duì)方也不會(huì)隨便地接納。為使會(huì)議能順利進(jìn)行，平時(shí)就應(yīng)該注意擴(kuò)大人際交往的范圍。因?yàn)槿绻舜酥g已經(jīng)有了充分的了解，對(duì)方自然會(huì)傾力相助。可見，人際關(guān)系是使會(huì)議順利進(jìn)行的重要條件。
在與有關(guān)人員商量有關(guān)事項(xiàng)時(shí)，或許很難一次就讓對(duì)方完全認(rèn)同。因此，一次不行，就要兩次、三次地進(jìn)行，要視會(huì)議場(chǎng)合及對(duì)象的不同而有所不同，有時(shí)需要具有足夠的耐性以及再三說服的干勁。
4、正面發(fā)言
正面發(fā)言，是指在會(huì)議上該你發(fā)言的時(shí)候毫無保留的，堂堂正正的把觀點(diǎn)和意見發(fā)表出來。會(huì)議席上始終一言不發(fā)，會(huì)議開完后突然變得滔滔不絕，這就不是堂堂正正的發(fā)言了。
只要會(huì)議失去坦誠集合眾識(shí)的作用，讓不滿的情緒凝結(jié)，有一天終會(huì)產(chǎn)生預(yù)想不到的陰謀或派系行動(dòng)。如果是這樣，不但談不上會(huì)議的合理化，更是會(huì)議的一大危機(jī)。防止的辦法只有一個(gè)，即在會(huì)議上經(jīng)常采取正大光明的發(fā)言方式，彼此保持卓有成效的溝通和“聽”與“說”的勇氣。
5、提出并強(qiáng)調(diào)問題
在尋找集中精力于會(huì)議議題的途徑時(shí)，中層主管既要保證有會(huì)議達(dá)到當(dāng)前目的的技巧，又要保證有達(dá)到會(huì)議整體目的的策略。要實(shí)現(xiàn)目的就需要行動(dòng)，它需要每一個(gè)會(huì)議成員的參與，會(huì)議主持人要把它作為每個(gè)會(huì)議成員的責(zé)任，包括自己。為使每次會(huì)議的與會(huì)成員們都集中精力，會(huì)議的議事議程的頭幾條最好包括：
第一，注明會(huì)議的遠(yuǎn)期目的。
第二，注明主要事項(xiàng)的當(dāng)前目的，促進(jìn)這些目的的實(shí)現(xiàn)。
這樣，可以為中層主管在會(huì)議精神渙散時(shí)把會(huì)議帶回正軌提供參照標(biāo)準(zhǔn)。
6、鼓勵(lì)積極地發(fā)言
中層主管除了努力維持會(huì)議目標(biāo)和討論主題外，適當(dāng)?shù)臅r(shí)候，還應(yīng)該是一個(gè)仲裁者，保證在聽取雙方意見的前提下作出決定。會(huì)議主持人的另一個(gè)作用是做領(lǐng)導(dǎo)，不能回避矛盾，而應(yīng)站出來對(duì)所有會(huì)議成員施加他的影響。例如，當(dāng)新上任的人事部經(jīng)理在面對(duì)完全沒有意料的激烈的人身攻擊時(shí)，他有權(quán)希望主席保持中立，并了解一下事實(shí)，而不是讓會(huì)議的發(fā)展聽其自然。相反，主持人應(yīng)該鼓勵(lì)人事部經(jīng)理發(fā)言，讓人事部經(jīng)理陳述一下自己的情況，在會(huì)上或休會(huì)時(shí)都行，這至少可以使一方平靜下來先弄清事實(shí)，然后再作出決定。
會(huì)議中所需要的和能接受的是適度的爭(zhēng)論和發(fā)言，而不是侵略性和攻擊性的發(fā)言，但二者經(jīng)常被混淆。高效率會(huì)議主持人應(yīng)保證強(qiáng)硬態(tài)度。發(fā)言是會(huì)議可以接受的，而侵略性發(fā)言是不被接受的。
在會(huì)議中有必要保持積極發(fā)言的態(tài)度：這是針對(duì)做事低調(diào)的人來說的。這些人在會(huì)中及會(huì)外不表達(dá)自己的觀點(diǎn)，不參與爭(zhēng)論，他們接受別人交給自己的一切事情，即使自己工作量超負(fù)荷，雖然內(nèi)心責(zé)備自己，但卻不肯說“不”。中層主管在會(huì)上要鼓勵(lì)這些人暢所欲言，否則，超負(fù)荷工作會(huì)使效率降低，最終導(dǎo)致不良后果。
中層管理者在開會(huì)時(shí)應(yīng)該考慮以下幾個(gè)方面：
確定會(huì)議目的和議程：在開會(huì)前，中層管理者應(yīng)該明確會(huì)議的目的和議程，以便參會(huì)人員有充分的準(zhǔn)備和時(shí)間。議程應(yīng)該具體、清晰，能夠明確會(huì)議的重點(diǎn)和議程的順序。
邀請(qǐng)合適的參會(huì)人員：中層管理者應(yīng)該邀請(qǐng)參會(huì)人員，根據(jù)會(huì)議目的和議程確定參會(huì)人員的數(shù)量和范圍。參會(huì)人員應(yīng)該具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠?qū)?huì)議議題進(jìn)行討論和提出建議。
做好會(huì)議準(zhǔn)備工作：中層管理者應(yīng)該在會(huì)議前做好充分的準(zhǔn)備工作，包括準(zhǔn)備會(huì)議資料、確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地和設(shè)備、安排好參會(huì)人員的交通和住宿等。
保持會(huì)議秩序：在會(huì)議過程中，中層管理者應(yīng)該保持會(huì)議秩序，避免討論偏離議程和時(shí)間的問題。同時(shí)，中層管理者也應(yīng)該充分聽取參會(huì)人員的意見和建議，確保會(huì)議達(dá)成預(yù)期目的。
及時(shí)總結(jié)會(huì)議結(jié)果：會(huì)議結(jié)束后，中層管理者應(yīng)該及時(shí)總結(jié)會(huì)議結(jié)果，并確定下一步的行動(dòng)計(jì)劃和責(zé)任人。同時(shí)，中層管理者也應(yīng)該及時(shí)反饋會(huì)議結(jié)果，讓參會(huì)人員了解會(huì)議的進(jìn)展和成果。
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