企業(yè)管理制度的要素
導(dǎo)語：依法治企的前提是有法可依,這就要求企業(yè)管理者具備規(guī)章制度制訂能力。文章從企業(yè)規(guī)章制度應(yīng)具備的內(nèi)容、要素等方面著手,以結(jié)構(gòu)化、模塊化的方式對企業(yè)制度的制訂作出說明。
企業(yè)管理制度的要素
企業(yè)管理可分為人管人、制度管人、文化管人三個階段,目前我國多數(shù)企業(yè)還處于制度管人階段,這就要求企業(yè)管理者會做制度,這是制度管理的前提。但現(xiàn)實(shí)中很多企業(yè)的管理制度規(guī)范性、可行性有待提高,制度所需要的管理語言尚需完善。企業(yè)制度制定的流程和步驟、企業(yè)制度應(yīng)具備的要素,這些都是管理者們必備的技能。
規(guī)章制度對于每個企業(yè)來說,都是差異化的,也就是制度的制訂要符合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)情況。第一,企業(yè)需要的制度大類不盡相同。例如,甲企業(yè)需要的制度,乙企業(yè)就不一定需要,這與行業(yè)屬性、經(jīng)營范圍、企業(yè)所屬區(qū)域的地方法規(guī)等諸多因素有關(guān)。所以,在制度制訂中不要采用“拿來主義”,很可能其他企業(yè)需要的制度你根本不需要。第二,同類制度在不同企業(yè)其內(nèi)容不盡相同。同類制度內(nèi)容有所差異,甚至懸殊很大,這主要是由企業(yè)高管的經(jīng)營管理理念決定的,同時也受到行業(yè)屬性和地區(qū)法規(guī)等因素的影響。
很多人一提到寫制度,就上網(wǎng)下載,然后將公司名字直接替換成自己的.,內(nèi)容幾乎是照搬硬套。這是絕對不可取的,寫制度的時候,可以上網(wǎng)查資料,但不是將內(nèi)容生搬硬套,而是通過查詢,研究管理制度的形式、要素以及管理語言的運(yùn)用。管理制度的具體內(nèi)容因企業(yè)的不同千變?nèi)f化,但我們總能從這千變?nèi)f化的內(nèi)容中總結(jié)提煉出具有共性的東西,這就是制度應(yīng)具備的主體要素和輔助要素。
一、企業(yè)管理制度的主體要素
主體要素是一項(xiàng)制度必不可少的組成部分,一般由以下10項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成。
1.目的。
簡要說明制定該制度的原因及意義,雖然這項(xiàng)要素對于制度的執(zhí)行無關(guān)緊要,但制度的目的起著制度執(zhí)行的引導(dǎo)作用,不可小覷。制度目的的描述應(yīng)該是具體的,簡短的,不能長篇大論,也不能說“為了企業(yè)發(fā)展”等等這類“放之四海而皆準(zhǔn)”的模糊語言。
2.適用范圍。
指制度約束(使用)的部門和崗位,要全面列舉,切忌遺漏。
3.適用工作。
指制度所要規(guī)范、約束的工作范疇。
4.工作規(guī)則。
這是制度主體要素中的重要部分,一般要說明工作原則、該做什么、不該做什么的問題。工作規(guī)則可根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行分類說明。
5.工作程序。
指工作任務(wù)開展的具體流程步驟,是解決“如何做”的問題,這項(xiàng)內(nèi)容一般可用流程圖來說明,這樣更容易讓人看明白。
6.處罰條款。
指相關(guān)人員違背工作規(guī)則和辦事程序后,對當(dāng)事人采取的處罰措施,一般由經(jīng)濟(jì)處罰和行政處罰兩種。
7.職責(zé)部門。
指對該制度的執(zhí)行情況承擔(dān)第一責(zé)任的部門,一般是該項(xiàng)制度的推行部門。
8.監(jiān)管機(jī)構(gòu)。
指有權(quán)力、有職責(zé)對制度的執(zhí)行者進(jìn)行監(jiān)管與處罰的部門及崗位。
9.解釋權(quán)屬。
指負(fù)責(zé)對制度進(jìn)行講解和釋疑的部門或崗位,一般是制度的制定部門。
10.生效與修訂。
指制度頒布實(shí)施的條件、時間與修訂的條件。
二、企業(yè)管理制度的輔助要素
輔助要素雖然沒有主體要素重要,但輔助要素是否健全,可以看出一項(xiàng)制度的規(guī)范程度。合理設(shè)置輔助要素,可以幫助制度管理者高效、無誤地對各項(xiàng)制度進(jìn)行分類管理。輔助要素一般由以下6項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成。
1.制度屬性。
即制度類別,一般可按職能分為行政制度、人力資源制度、財務(wù)制度、生產(chǎn)制度、營銷制度、采購制度、研發(fā)制度、質(zhì)量管理制度、信息管理制度、物流管理制度等等。
2.制度名稱。
指某一項(xiàng)具體制度的名字,企業(yè)規(guī)章制度一般由“規(guī)定”、“制度”、“辦法”、“規(guī)程”等后綴標(biāo)識,但要注意后綴標(biāo)識的一致性,保持各項(xiàng)制度的整體美感。
3.制度等級。
一般指制度的重要性和涉及層面,比如可按適用層面分為基本制度與局域制度。基本制度是公司所有部門普遍適用的制度,比如考勤規(guī)定;局域制度是公司某一專業(yè)領(lǐng)域的制度,比如應(yīng)收賬款管理規(guī)定。
4.制度編號。
對制度的編號有多種方法,其目的都是為了方便檢索查詢,這里不再列舉。
5.制度版本。
該項(xiàng)內(nèi)容說明了制度的修訂頻次,這便于管理者清晰了解制度制訂過程的來龍去脈。
6.頁碼標(biāo)識。
說明了某項(xiàng)制度的總頁數(shù)和每一頁的順序數(shù),方便了制度的管理和閱讀。
理解了管理制度的每一項(xiàng)要素,制度制訂自然就水到渠成了。管理制度中的每一項(xiàng)要素都是一個筐子,企業(yè)每一類工作都是由許多果子組成的果樹,管理制度的制訂過程,就是將這些果子放進(jìn)筐子的過程,我們將所有果子都放到對應(yīng)的筐子里,那關(guān)于這顆果樹的管理制度也就完成了。
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