當前位置：聚優網>聚優經驗>管理>檔案管理存在的問題及改進措施

檔案管理存在的問題及改進措施

時間：2024-11-17 09:39:56 夏仙管理

檔案管理存在的問題及改進措施

　　很多人認為檔案管理工作不重要。這因為是這些人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。實際上，檔案管理工作在我國現代企業制度的健康發展中起著重要的作用。下面是小編幫大家整理的檔案管理存在的問題及改進措施，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。（點擊對應目錄可以直接查閱哦！）

▼目錄▼
【1】檔案管理的問題及改進措施	【5】企業檔案管理工作中存在的問題
【2】如何做好檔案管理工作	【6】檔案管理性質作用
【3】檔案管理整改措施	【7】檔案管理現狀
【4】檔案管理存在的幾點問題思考	【8】檔案管理的六大步驟

檔案管理的問題及改進措施

　　檔案管理工作中存在的問題

　　1、忽視對檔案的管理工作

　　在日常工作中大部分人對檔案管理工作都不夠重視，甚至包括一些領導干部，認為此項工作既不能給單位帶來經濟效益，又不是主要工作，更不能帶來政績，只要不泄密，不遺失、保存好，可以應付查檔即可。這些現象反映了人們缺少對檔案工作的了解與正確認識，從而忽視了檔案管理工作的重要性。

　　2、忽視檔案管理工作的環境設施設備

　　在現實工作中，部分單位不重視檔案管理工作所應具備的硬件設施，個別單位甚至沒有檔案室。有的單位歷史長、人員多、檔案多，檔案材料沒有按照要求分門別類的區分存放，而是混亂擺放，導致在查檔、調檔時無從下手、毫無頭緒。還有的單位雖設有檔案室，但情況不容樂觀，多是潮濕、狹窄、昏暗、通風條件不好的地方，導致檔案材料的發霉、霉變、蟲蛀現象，嚴重影響了檔案材料的完整性、良好性、嚴謹性。使得檔案材料得不到很好地保存。

　　3、檔案管理水平較低

　　一些單位的檔案管理人員沒有充分認識檔案工作的重要性，而且還有部分人員沒有經過系統、專業的檔案知識學習培訓，缺乏對檔案的收集工作意識，對檔案材料的歸檔、整理、裝訂等業務工作較為生疏；還有些單位沒有專職的檔案管理人員，對檔案材料僅限于存放，沒有進行及時分類歸檔，甚至缺乏對歸檔材料的準確性、真實性，導致檔案管理工作水平的滯后。

　　做好檔案管理工作的措施方法

　　隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在社會中的重要作用不斷提高，這就對檔案管理工作提出新要求，要不斷提高管理水平，逐步實現檔案管理工作的科學化、規范化、信息化，為社會提供更有價值的檔案信息資源。

　　1、重視支持檔案管理工作

　　各單位領導要重視并支持檔案管理工作，檔案管理人員要提高檔案管理工作水平，加強服務意識。要樹立愛崗敬業、努力學習業務知識，擬定工作目標，樹立創新意識，端正工作態度，明確服務方向，提高服務質量，充分利用檔案信息資源，為建設和諧社會服務。

　　2、加強提高檔案管理人員的工作作風

　　在檔案管理工作中，要加強提高檔案管理人員的.工作作風建設，加強相關人員專業知識的培訓學習，熟練掌握檔案工作的要求、原則和方法，鼓勵引導創新意識，探索新的檔案管理模式，提高工作效率及檔案管理質量。充分發揮他們的積極性和創造性，使檔案管理工作更加科學、合理的發展。

　　3、逐步完善檔案工作管理制度

　　首先要切合實際、科學合理的建立檔案管理制度，要簡明扼要、簡便易行，充分發揮規章制度的指導和規范作用。其次要發揮制度的雙向約束力，既要約束領導又要約束職工，不要搞特殊化。然后更要堅持執行規章制度的嚴肅性，制度面前人人平等，有獎有罰，獎懲分明，使規章制度的權威性得以充分發揮。

　　4、逐步改進并完善檔案功能

　　在檔案管理工作中，檔案工作人員要使記錄內容更客觀、更真實、更全面、更準確、更動態。對檔案材料原有的重要內容應該予以完整保留；同時要進一步豐富和擴大檔案資料的內涵，以便使檔案資料更適合各單位對信息材料的需求，從而更好地為單位服務，充分發揮檔案功能的作用及重要性。

　　5、采用信息化、數字化管理手段，為檔案管理工作服務

　　隨著科技的不斷發展、社會的日益進步，信息化、數字化已是社會發展的一大趨勢，這對檔案管理工作也提出了更高的要求。世界各地發達國家的檔案管理工作都已是使用計算機進行管理，在國內的一些大中城市使用計算機進行輔助管理檔案工作也逐漸增多。

　　掌握科學化、現代化、規范化的管理技能，進行信息化、數字化的檔案管理，即高效快捷、又節省人力。檔案管理工作的數字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，因此實現檔案計算機輔助管理工作是大勢所需，我們要利用現代科技為檔案管理工作服務。掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。

　　檔案管理工作是保持和維護歷史事實真實性的必要工作，檔案資料記載著本單位的發展歷史，記載著準確豐富的信息，匯集著大量的資源，對研究單位今后的發展及管理工作都提供了有效、寶貴的材料。

　　在新的歷史時期下，與其他工作相同，檔案管理工作也要緊跟時代發展的步伐，采取科學、有效的措施，積極研究、探索新的檔案管理模式，規范科學的進行檔案管理，提高工作質量、提高工作效率，促進單位今后的良好發展，促進和諧社會的發展。

　　總之，在新的歷史條件下檔案工作必須要緊緊聯系時代發展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，促進社會主義和諧社會建設。

如何做好檔案管理工作

　　一、提高綜合工作素質

　　要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態度提高綜合檔案管理工作的質量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領導明確這項工作的重要性。以下是日常工作中需要注意的方面：

　　1.管理人員應該保持良好工作態度，將自己的本質工作做好，要獲得領導對自己工作的滿意，領導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質量。檔案工作者需要做到愛崗敬業，給領導留下深刻的印象。

　　2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領導看，使領導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發揮出管理工作的重要性，這樣可以使領導對于檔案工作產生極大的認同感。

　　二、綜合利用各種資源，實現現代化管理

　　當前各個領域的工作都在循序發展，檔案工作也由此發生很大的改變，出現一系列需要解決的問題。檔案數量不斷加大，因此有關檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

　　1.加強職業素質：檔案管理工作對于管理人員的專業素質提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業知識，并且具備職業責任感和職業道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關的資料，使自身的知識領域得到拓展，從而使自身的綜合素質得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發展。

　　2.提高綜合管理素質：針對傳統的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術不斷發展，傳統手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發展的信息文化給予關注，成為具有很高綜合素質的檔案管理工作人員。

　　3.充分利用現有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度。現代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優勢，避免出現手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

　　三、加強培訓的工作力度

　　檔案管理工作這的自身素質和業務水平對于檔案管理工作的'質量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉變，放棄傳統的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。

　　1.加強繼續教育的力度：不斷發展繼續教育，使新的工作環境和工作內容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發展的要求更好的適應，從而培養出更多專業的檔案管理人才。

　　2.加強制度建設：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關繼續教育的管理制度，并且嚴格的執行下去。以此為基礎，建立有關繼續教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續教育運行機制得到有效的監督和保障。

　　3.開展綜合培訓：以管理人員的職業素養程度為基礎，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎，實現多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業水平在最大程度上進行提高。對于相關的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現代化的科學技術，從而將管理工作的效率得到提高。

　　四、深入和完善現代的檔案資料

　　檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發生資料損壞或者丟失的情況，使服務質量得到提高，使檔案管理人員的專業技能得到有效的提升。

　　返回目錄>>>

檔案管理整改措施

　　存在主要問題為：

　　（1）監督計劃書缺乏針對性，未體現監督抽查的精神

　　（2）監視記錄內容過于側重實體質量監視，質量形為監視內容簡單

　　（3）實體質量監視抽查內容、部位記錄不明確。

　　（4）主要建筑材料、構配件監督抽查內容不完善。

　　（5）監督記錄中未體現對檢測機構的監督檢查。針對以上問題，我站組織人員認真研究建設部5號部令對質量監督工作的要求，并積極修訂監督手冊，明確監督人員的職責以及監督內容，強化工程質量監督作為監督執法的工作定位。

　　對于存在的問題，積極制訂措施進行整改，主要整改內容為：

　　1）根據監督注冊登記書，依據經施工圖審查合格的設計文件以及施工驗收規范，對每個工程根據其項目特點有針對性的制定監督計劃書，要求監督計劃書中不再包含必檢、停檢等不符合5號部令精神的監督內容，明確監督工作性質為質量監督抽查，監督內容以質量形為為主、實體質量為輔，將質量形為抽查作為監督工作的主要內容。監督計劃中注明監督人員的專業以及省級建設主管部門下發的上崗證書號。

　　2）明確工程質量監視抽查的主要內容，即讓每一個監視人

　　員了解監視檢查主要是查什么，請求監視員建立質量形為抽查為主，實體質量抽查為輔的監視抽查目標，根據《建設工程質量管理條例》等法律律例以及驗收標準的請求，了解并熟悉各責任主體在項目施工過程當中應履行的質量職責。并將對質量形為的抽查貫穿于各項監督抽查當中，對于實體質量抽查中發現的'質量問題應從根源上追溯到問題產生是由于哪個參建單位未履行質量形為造成的。從而督促各參建責任主體規范自身的質量形為。

　　3）實體質量的監督抽查以涉及主體結構安全以及重要使用功能部位為主要內容，監督記錄中要體現抽查、抽測的特點，明確抽查的部位，記錄中不允許出現個別、局部、部分等含混用語，部位應明確定位至軸線之間，并針對提出的質量問題及時下發整改通知書督促整改完成，應由監督記錄、整改通知書、整改回復組成一整套交圈的監督文件整理歸檔。

　　4）監督檔案中要形成對主要建筑材料、構配件的監督抽查內容，對建筑材料、構配件的監督抽查作為質量監督機構的主要職責應在監督記錄中有完整的體現。并將對建筑材料的抽查與各參建主體的質量形為抽查相結合，工程中首先要記錄所抽建筑材料使用于哪個部位，其次應對該材料在工程使用過程中各責任主體的質量形為進行抽查，重點檢查施工企業的進場檢驗、報驗程序，監理單位的見證取送樣程序，原材料進場報驗單以及進場復試報告等技術資料，對抽查情況進行詳細記錄，必要時通過監督抽測方式進行復測。

　　5）監督員在日常監督過程中對檢測機構質量形為的核查應與檢測管理相結合，我站設立檢測管理科對檢測機構的檢測形為進行監管。監督員在對每個單項工程進行監督的同時，應將對檢測機構質量形為的抽查作為檢測管理的補充，并將兩方的監視管理情況記入監視記錄并歸檔管理。

檔案管理存在的幾點問題思考

　　問題一、未對需要保存和取得的檔案資料事前做出規定

　　以審計部門為例。

　　《中國保監會關于印發<保險機構內部審計工作規范>的通知》（保監發〔2015〕113號2015年12月7日實施）第三十四條規定，內部審計部門應建立健全內部審計檔案管理制度，整理、立卷、定期交檔案管理部門或者檔案工作人員集中妥善保管內部審計檔案資料，自審計報告之日起計算，不得少于五年。

　　在實際執行過程中，審計部門對審計工作未建立具體的流程，對在審計前期準備階段、實質性程序階段、報告撰寫及形成階段需要取得的檔案資料清單及標準要求未作出明文規定。新員工入職以后，特別是有工作經驗的人入職以后，不進行培訓，直接分配到項目上，項目的情況，就靠員工自己領悟。這種情況，很容易造成資料收集不完整或收集的資料不合格的情況。

　　建議：

　　1.單位應該完善工作流程，對項目的具體流程需要執行的程序做出明確的規定，對每一個環節需要形成的檔案資料，要有明確的要求和標準。應編制工作流程手冊和工作流程圖，形成明確的文字規定。

　　2.新員工入職的時候，要就工作的標準和要求進行培訓。如果員工流動性較大或者工作比較忙，沒有時間培訓的，可以形成視頻文件及流程的完整樣本。在新員工入職時，應要求其學習視頻資料并考核。在項目執行過程中，也有完整的樣本以供參考，可以起到很好的指導作用。

　　問題二、事后檔案沒有及時歸檔

　　有些部門會以工作比較忙為由，沒有進行檔案的及時歸檔。這種情況，在工作中很常見，會造成幾個不利影響。

　　一是未及時發現檔案不完整、不合規的問題。這一點，單位如果存在問題一未明確規定檔案要求的情況下，影響會更嚴重。如果檔案是由其他部門或外部人員提供，項目已經結束很久了，再找相關的人員簽字，能不能找到人都不知道，哪里去補充資料呢。對于保險公司來說，監管比較嚴，無論和業務部門、運營部門還是其他后臺的支持性部門，一旦關鍵性的資料缺少，很可能會給公司帶來經濟風險或監督風險。

　　二是已取得資料遺失的情況。這個問題很常見，就不舉例說明了。

　　建議：

　　1.明確項目的具體流程需要執行的程序及需要留存的檔案資料清單及標準，對人員進行培訓。這一點有利于項目組成員在執行過程中就取得完整、準確的資料，也能緩解檔案未及時歸檔帶來的風險。

　　2.要規定檔案的最晚歸檔時間，嚴格執行。

　　3.對于調崗或離職的人員，如果涉及需要歸檔的資料，必須歸檔后才能辦理離職后續。

　　問題三、人員調崗或離職，未指定有工作經驗的交接人，未對檔案進行認真交接、審核

　　這個問題的`表現比較多。表現一是對于離職人員的工作，隨便找一個工作不忙的人先進行檔案的交接。交接人對需要移交的檔案要求及標準并不清楚、不了解，哪里能保證交接的質量呢？表現二是人員調崗或離職后，有些人礙于情面，沒有認真交接。舉個例子，有一個財務負責人離職了，后任職的財務負責人在交接的時候，居然沒有對交接的財務資料年度和數量進行清單，直接在交接清單上簽字了，監交人也簽字了。之后，審計部要求其提供銀行對賬單的時候，他發現前任財務負責人就沒有保存銀行對賬單。審計部說他檔案移交、管理有問題，這個財務負責人覺得很委屈。但這種情況，就是他自己沒認真交接造成的，不追究他的責任，可能嗎？

　　建議：

　　1.要建立制度，明確不同級別、崗位的人員交接，需要移交的資料清單、標準。

　　2.員工離職的時候，要認真辦理交接。交接人最好是同級或上級，至少要對所移交的材料有清晰的了解和認知，同時，應按照制度的要求，對移交的資料進行檢查。

　　3.對于移交的資料，應由監交人進行抽查，以確保資料的完整、準確。需要注意的是，如果離職的人員是項目組成員，可由項目負責人做監交人；如果是項目負責人，則由其上級作為監交人。

　　4.如果存在未歸檔的資料，應要求其歸檔后才能辦理交接手續。

　　返回目錄>>>

企業檔案管理工作中存在的問題

　　一、企業檔案管理工作中存在的問題

　　1、檔案管理意識還較為淡薄。

　　一是思想認識模糊。

　　部分企業沒有把檔案管理工作放到夯實基層基礎的戰略高度加以認識，存在“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系的模糊認識，不知道為什么要開展企業檔案管理工作，怎樣開展檔案管理。

　　二是實際重視不夠。

　　少數企業沒有認識到檔案在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，是得不償失的徒勞，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現象。

　　三是缺乏主觀能動性。

　　重形式輕內容，重晉級輕效能，晉升檔案管理級別大多是為了應付上級檢查考評，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理工作。

　　2、檔案管理力量還較為薄弱。

　　一是隊伍不穩定。在基層企業，檔案管理人員均由辦公室勤雜人員兼任，且變動頻繁，專業化程度不高，存在不懂不問、不會不學的現象，導致檔案整理、管理混亂。

　　二是管理質量不夠高。其主要表現在于：首先有的檔案員只會立卷歸檔的基本知識，對檔案的全宗號、目錄號、類別號、案卷號、保管期限混淆不清，出現編錯號、蓋錯章的情況。以某企業2000年至2009年的文書檔案為例，132卷文書檔案中，蓋錯章的就有128卷，其中裝訂不規范的有52卷。其次檔案的目錄索引不全，年代久遠的檔案難以找到索引表，致使在用時用不上，不能很好地為企業工作服務。最后對檔案的重要性認識不足，使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去。

　　3、檔案管理觀念還較為落后。

　　一是管理方式陳舊。當前企業檔案管理工作以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統的手工模式，較少運用現代化管理手段，致使檔案管理質量較低，查找速度慢，使用效率低。

　　二是資金保障不到位。基層企業辦公經費緊缺，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，在很大程度上影響了檔案管理工作的正常開展。

　　4、管理與服務還存在脫節現象。

　　一是檔案門類不夠豐富。有的企業只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與企業業務有關的資料的收集，影響了企業檔案的系統性和完整性。

　　二是檔案資源個別流失。由于歷史的.或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象；部分檔案管理人員認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業戰略發展、為企業管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

　　二、加強基層企業檔案管理工作的幾點思考

　　1、深化認識，強化責任感。

　　一要提高認識。要充分認識企業檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，真正列入議事日程，做到定期研究、定期分析、定期檢查。

　　二要增強責任感。檔案主管部門要積極主動地向領導匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創造良好的環境，切實擔負起承上啟下、內外聯系、協調各方的重任；要經常組織檔案管理人員學習檔案法律法規，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

　　2、強化培訓，提高業務素質。

　　一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業及上級部門要從政治上愛護、生活上關心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發他們的潛能和熱情。在崗位調整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩定的重要性，盡量少調整檔案管理員，確保該隊伍的專業性。

　　二要強化檔案業務培訓。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業務培訓，鼓勵他們自學檔案管理知識，并從時間和經費上給予保障，提高檔案干部的實際操作技能和業務指導能力。要根據企業檔案工作發展的需要，適時舉辦企業檔案基礎知識和業務技能培訓，培養適應新時期檔案工作發展要求的人才。

　　三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領導和業務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經驗和具體操作技能，以促進企業檔案工作健康、平衡發展。要形成基層企業與上層辦公室在檔案管理工作中相互協作、和諧發展的格局，定期或不定期地深入企業檢查指導檔案工作，發現問題，要及時通報，督促整改，力促規范。

　　3、規范管理，提高檔案質量。

　　一要規范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規定收集；要創新收集手段，運用事前監控收發文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質載體以及各種具有保存價值的實物。

　　二要規范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內文件目錄、案卷（件）裝訂結實美觀。

　　三要規范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環境和物質條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

　　4、更新觀念，強化服務意識。

　　一要提高科技含量。要積極應用企業檔案管理軟件，實現檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。

　　二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構沿革、文件匯編等常規性編研材料的同時，主動了解單位工作動態，調查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。

　　三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

　　5、開發利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，即能為現實工作提供一定的參考、借鑒和依據作用，有些情況下甚至起到關鍵性或決定性的作用，所以企業管理人員要學會并熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變為“活資料”，從而更好地為企業發展服務。為了逐步使企業檔案開發利用工作擺上重要位置，不能片面強調硬件設施，應當從軟件建設入手做工作，強調平時運作情況的記載，并以此作為考核本年度檔案工作目標管理的一項重要措施，以推進基層企業檔案工作為現實業務服務。同時把基層企業檔案建設列入基礎設施計劃，統籌解決基層企業檔案保管條件、規范化裝備、現代化設備及其他實際困難，積極爭取上級業務部門下撥專款，著眼于檔案工作的現代化建設，逐步從手工操作轉向計算機管理，大力發展企業檔案事業，早日適應新形勢下企業檔案工作的迫切需要。

檔案管理性質作用

　　檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。在階級社會中，檔案管理工作體現一定的階級關系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的`經濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關系到國家的政治利益和經濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數檔案則要在規定期滿后才開放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質。

　　進行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統一的法規進行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質量上要保持檔案的有機聯系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

　　返回目錄>>>

檔案管理現狀

　　社會現代化的發展，辦公自動化、無紙化等事物的出現，使檔案的生成方式發生很大變化。其檔案管理在系統中，諸如文件的起草、簽發、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀形式的檔案中。把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息。必須有一個精選的過程，使得機讀形式的'檔案信息具有系統性，真實性、有價值性，用戶才能獲得更為完善的服務。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發展的必然趨勢。

　　1、社會的現代化發展管理軟件缺乏統一性。

　　檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。

　　2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進。

　　檔案信息管理電子化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業務基礎差。案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。

　　3、檔案管理的技術標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應。

　　4、檔案信息管理人員的素質有待提高。

　　實現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

檔案管理的六大步驟

　　操作流程一：證件查驗

　　證件查驗，即由檔案館工作人員對來館利用者所持有的證件是否合法、是否齊全進行檢查和驗證。

　　經過檔案館工作人員查驗，證件合法、齊全的利用者，方可利用檔案館保存的檔案。應當注意的是：利用檔案館保存的開放檔案所要求持有的證件，與利用檔案館保存的未開放檔案有所區別；中國公民和組織利用檔案館保存的檔案所要求持有的證件，與外國組織和個人有所區別；大陸公民利用檔案館保存的檔案所要求持有的證件，與臺、港、澳同胞和華僑有所區別。

　　（一）利用開放檔案應持有的證件或者手續

　　中華人民共和國公民和組織，持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明，可以利用檔案館保存的已開放的檔案。

　　臺、港、澳同胞和華僑如查取本人及其親屬歷史證明，可持本人回鄉證和身份證等有效證件，直接到有關檔案館利用；利用其它開放檔案，須經大陸邀請單位、合作單位或接待單位介紹，提前30天向國家檔案局或有關檔案館提出申請，說明自己的身份和利用檔案的目的與范圍以及其它有關情況。

　　外國組織和個人利用我國各級國家檔案館已開放的檔案，凡已經我國有關主管部門的介紹和保存該檔案的檔案館的同意的，可以直接到各級國家檔案館閱覽、復制摘錄或以函、電等方式利用已開放的檔案。這里的有關主管部門一般指的是我國負責外事工作的部門或外國組織或個人來華的接待單位的主管部門。具體程序是：外國組織或個人根據與我國各級政府及其工作部門簽訂的有關文化交流協定利用我國各級國家檔案館已開放的檔案，可通過簽訂協定的我國有關部門介紹，提前30天向有關檔案館提出申請。以其他途徑利用中央級和省（自治區、直轄市）級國家檔案館的檔案，可提前30天向國家檔案局或有關檔案館提出申請。利用地區（市、州、盟）級和縣（市、區、旗）級國家檔案館的檔案，可提前30天向國家檔案局或有關省（自治區、直轄市）檔案行政管理部門提出申請。申請利用檔案者須說明自己的身份和利用檔案的目的與范圍以及其他有關情況。

　　（二）利用未開放檔案應持有的證件或者手續

　　中華人民共和國公民個人利用檔案館保存的未開放檔案須持有所在社區、街道、鄉（鎮）出具的介紹信、身份證及檔案形成單位同意蓋章的證明材料。中華人民共和國組織利用本單位形成的未開放檔案須持有本單位出具的介紹信；利用其他單位的未開放檔案同時還須出具經檔案形成單位同意蓋章的證明材料。

　　臺、港、澳同胞和華僑利用檔案館保存的未開放檔案，除持有與利用檔案館保存的開放檔案需要持有的證件和手續外，還須出具經檔案形成單位同意蓋章的證明材料。

　　外國組織和個人利用我國各級國家檔案館保存的未開放檔案，除持有與檔案館保存的利用開放檔案需要持有的證件和手續外，還須出具經檔案形成單位同意蓋章的證明材料。

　　操作流程二：信息登記

　　信息登記，即由利用者和檔案館工作者共同填寫《檔案利用登記表》，登記利用者情況及其所查檔案情況的有關信息。

　　（一）利用者登記填寫的信息

　　由利用者登記填寫的內容信息，主要包括單位名稱、利用者姓名、有效證件號碼、查檔內容、聯系方式等項目。具體填寫要求是：（1）“單位名稱”項目應準確填寫利用者所在單位的全稱或者規范通用簡稱。

　　（2）“利用者姓名”項目應準確填寫利用者的姓名，必要時同時填寫“職務”、“級別”等內容信息。

　　（3）“有效證件號碼”項目應準確填寫利用者的有效證件（比如身份證、工作證等）的名稱及其號碼；出具單位介紹信證明的，如果介紹信是在沒有編碼的空白稿紙上書寫的，可不填號碼。

　　（4）“查檔內容”項目應準確填寫所要查檔案的單位名稱、年度、文件發文字號、文件標題等內容，利用者如果事先不熟知所要查檔案的具體內容，可在檔案館工作人員提取檔案后再具體準確填寫。

　　（5）“聯系方式”項目應準確填寫利用者的聯系電話、手機號等內容，必要時同時填寫“通訊地址”、“郵政編碼”、“電子郵箱”、“QQ號”等內容信息。

　　（二）檔案館工作人員登記填寫的信息

　　由檔案館工作人員填寫的內容信息，主要包括所查檔案單位名稱、檔案存放位置、提取檔案卷（件）數、檔案出入庫時間及檔案利用情況和效果等項目。

　　具體填寫要求是：

　　（1）“所查檔案單位名稱”項目應準確填寫利用者所要查的檔案形成者的單位名稱的全稱或者規范通用簡稱。應當注意的是：利用者“所查檔案單位名稱”和利用者“單位名稱”有時是相同的，有時是不同的'，兩者不可混淆。另外，有些《檔案利用登記表》將此項目設計為“所查檔案全宗名稱”，但填寫內容與方法大同小異。該項目一般在經過“檔案檢索”確認所查檔案后填寫。

　　（2）“檔案存放位置”項目應準確填寫利用者所查檔案的具體存放位置，包括樓號、樓層、房間號、檔架（柜）號、欄號、格號等內容。該項目一般在經過“檔案檢索”確認所查檔案后填寫。

　　（3）“提取檔案卷（件）數”項目應準確填寫檔案館工作人員為利用者提取的檔案的卷數或者件數。該項目一般在提取檔案后填寫。

　　（4）“檔案出庫時間”項目應準確填寫檔案出庫的具體時間，包括年、月、日等，必要時同時填寫時、分。該項目一般在提取檔案后填寫。

　　（5）“檔案入庫時間”項目應準確填寫檔案入庫的具體時間，包括年、月、日等，必要時同時填寫時、分。該項目一般在利用者還檔后、檔案入庫前填寫。

　　（6）“檔案利用情況和效果”項目應準確填寫利用者利用檔案的具體情況和產生的效果，包括利用檔案所解決的具體問題以及所產生的經濟效益和社會效益。該項目一般在利用者反饋檔案利用情況和效果信息后填寫。

　　操作流程三：檢索提檔

　　檢索提檔，即由檔案館工作人員或者利用者運用檔案檢索工具查到利用者所需檔案，并由檔案館工作人員從庫房中提取該檔案交由利用者利用。檢索提檔包括檔案檢索和檔案提取兩項內容。

　　（一）檔案檢索

　　所謂檔案檢索，是指檔案館工作人員或者利用者，根據利用者所提供的查檔內容，運用檔案檢索工具，查找利用者所需檔案的過程。檔案檢索的過程主要有下列幾個步驟：

　　①分析利用者利用檔案的具體要求；

　　②選定檔案檢索工具，確定檔案檢索途徑和方法，如按分類途徑、按主題途徑，或按全宗構成者、責任者、年代以及其他途徑檢索；

　　③按照選定的檔案檢索途徑及其檔案檢索標識，如分類號、主題詞等查取利用者所需檔案；

　　④通過一定的方式，將檔案材料或編成的檔案目錄提供給利用者。檔案檢索分為計算機檢索和手工檢索。

　　1.計算機檢索

　　所謂計算機檢索，是指檔案館工作人員或者利用者，根據利用者所提供的查檔內容，運用計算機等現代檢索工具和手段，查找利用者所需檔案的過程。計算機檢索一般采用軟件管理，可對檔案館保存的檔案進行案卷級、文件級條目檢索和全文查閱。計算機檢索普遍應用于一些現代化程度較高的檔案館，而一些現代化程度較低的檔案館很少應用。

　　2.手工檢索

　　所謂手工檢索，是指檔案館工作人員或者利用者，根據利用者所提供的查檔內容，運用手工檔案檢索工具，查找利用者所需檔案的過程。手工檔案檢索工具大體上分三種類型：一是以館藏全部檔案為對象的檢索工具。主要有《檔案館指南》、《全宗名冊》、《檔案存放地點索引》、《分類目錄》等。《檔案館指南》是一種全面介紹檔案館情況和館藏檔案內容、指導利用者查閱利用檔案的具有報導性的敘述式檢索工具；《全宗名冊》是一種全面揭示館藏全部全宗情況的具有查找性與報導性的書本式檢索工具；《檔案存放地點索引》（亦稱《檔案存放位置索引》）是一種指明檔案存放位置或者指明各檔案庫房保存檔案情況的具有查找性的書本式（或者卡片式、圖標式）檢索工具；《分類目錄》是一種簡明扼要的具有查找性的卡片式檢索工具。二是以一個全宗檔案為對象的檢索工具。主要有《全宗卷》、《案卷目錄》、《案卷文件目錄》、《全宗介紹》等。《全宗卷》是一種全面介紹全宗歷史概況（包括全宗介紹、全宗說明、分類方案、立卷計劃、保管期限表、案卷目錄、檔案移交分年統計表等）的具有查找性的檢索工具；《案卷目錄》是一種以案卷標題為基本單位、按時間順序排列組合的具有查找性與報導性的書本式檢索工具；《案卷文件目錄》（亦稱《卷內文件匯集》或《全引目錄》）是一種以案卷和單份文件為檢索單位、按時間順序排列組合的全面揭示館藏檔案內容和成份的同時兼有查找性與報導性的書本式檢索工具；《全宗介紹》是一種介紹檔案館藏某一個全宗檔案內容和成份及其利用價值的具有報導性的書本敘述式檢索工具。三是以館內各全宗為對象的檢索工具。主要有《專題目錄》、《人名目錄》、《專題介紹》等。《專題目錄》（亦稱“專題索引”）是