當前位置：聚優網>聚優網>管理>公文管理規定

公文管理規定

時間：2023-07-19 15:07:57 管理

公文管理規定[熱門]

公文管理規定1

　　1.目的：為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規范化、制度化，特制定本制度。

公文管理規定[熱門]

　　2.適用范圍：

　　本制度適用于集團總公司、子公司。

　　3.職責范圍

　　3.1集團總裁辦

　　3.1.1總裁辦是公司公文處理的管理部門。

　　3.1.2負責公文收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。同時負責指導各部門和各子公司的文件處理工作。

　　3.1.3負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。負責本制度的實施。

　　3.2集團其它各部門、子公司

　　3.2.1不得以集團名義自行對外正式行文。

　　3.2.2負責按本制度規定執行

　　4.公文處理原則

　　4.1公文處理原則

　　4.1.1公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。

　　4.1.2公文處理應按照行文要求和公文處理規范進行，做到準確、及時、安全、保密。

　　5.公文的種類：

　　5.1公文的定義

　　5.1.1公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規范格式的公務文書，是傳達、發布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。

　　5.1.2常用的公文種類

　　常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規定、函、會議紀要等。

　　(一)決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用"決定";經會議討論通過并要求貫徹執行的事項，用"決議"。

　　(二)意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。(三)通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執行的'事項。

　　(四)通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。

　　(五)報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用"報告";向上級部門請示指示、批準用"請示"。

　　(六)規定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范。

　　(七)函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。

　　(八)會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執行。

　　6.公文格式和行文規則

　　6.1公文格式和行文規則

　　6.1.1公文用紙幅面及版面尺寸

　　(1).公文用紙幅面尺寸

　　公文用紙采用GB/T148中規定的A4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。

　　(2).公文頁邊與版心尺寸

　　公文用紙天頭(上白邊)為：37mm±1mm，公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)。

　　6.1.2公文中圖文的顏色

　　除紅頭文件外，未作特殊說明的公文中圖文的顏色均為黑色。

　　6.1.3排版規格與印制裝訂要求

　　(1).排版規格

　　正文用4號宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。

　　(2).制版要求

　　版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。

　　(3).印刷要求

　　單面印刷;頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%，紅色油墨應達到色譜所標Y80%，M80%。印品著墨實、均勻;字面不花、不白、無斷劃。

　　(4).裝訂要求

　　公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固;后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差±1mm，四角成90°，無毛茬或缺損。

　　6.2公文中各要素標識規則

　　組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(寬度同版心，即156mm)以上的各要素統稱眉首;置于紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素統稱主體;置于主題詞以下的各要素統稱版記。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份數序號

　　公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數序號，用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等級和保密期限

　　密級公文應分別標明"密級"字樣，用3號黑體字，頂格;密級分為ABC三個等級。密級程度應由發文主管單位領導根據文件內容確定。如需標識和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行。

　　(3).緊急程度

　　如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。

　　(4).發文機關標識

　　由公司全稱或規范化簡稱后面加"文件"組成，即"湖南九州集團有限公司(文件)"或"九州集團";對一些特定的公文可做相應的改變，如通知即可寫為"湖南九州集團有限公司(通知)"。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。

　　發文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).發文字號

　　發文字號包括公司、部門字號、年號、順序號。

　　②如發文單位為總裁辦，則具體格式為：

　　發文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。

　　(6).簽發人

　　公文需標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。簽發人用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名，特殊情況手簽簽發人姓名。

　　如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。

公文管理規定2

　　為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

　　1、文件的發放：

　　(1)財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

　　(2)各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

　　(3)任何文件，發放人須建立"文件發放回收登記表"。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立"文件發放回收登記表"，并由個人親自簽字接收。

　　(4)需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件(包括學習材料等)，發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

　　2、文件的更改：

　　(1)任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改(數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可)，連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

　　(2)文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的'字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　(1)任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況(屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可)送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

　　(2)所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　(1)因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

　　(2)文件發放人在回收文件時，必須持"文件發放回收登記表"由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

　　(3)每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　　(4)所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

　　5、其它規定：

　　(1)任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

　　(2)無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

　　(3)任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　(4)所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在"作廢文件"檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　　(5)發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

　　(6)文件發放人必須將已使用的"文件發放回收登記表"按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

　　7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

公文管理規定3

　　(一)總則

　　第一條為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據區建設局關于文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。

　　第三條按照黨政分工的原則，本單位各類文件(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

　　(二)收文的管理

　　第四條公文的簽收

　　1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

　　2.對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條　公文的編號保管

　　1.收發員(文書)拆封和簽收后應及時附上"文件處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。

　　2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復印或借用。

　　第六條公文的閱批與分轉

　　1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據文件內容和性質閱簽后，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

　　2.一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同各單位聯系后再分轉處理。

　　3.為加速文件運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門，如關系到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

　　2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交收發員(文書)，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

　　3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

　　4.文件閱完后，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

　　5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

　　6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由辦公室通知到單位閱文。

　　(三)發文的管理

　　第八條發文的規定

　　1.單位上報下發正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

　　2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體文件由黨支部批轉。

　　3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管范圍的文件，須經領導班子研究決定后批準簽發。其余文件均由主要領導批準簽發。

　　第九條發文的范圍：

　　1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

　　2.黨支部、行政辦公室下發文件主要用于：

　　(1)公布單位規章制度;

　　(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件;

　　(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;

　　(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

　　(5)發布有關獎懲決定和通報;

　　(6)其他有關重大事項;

　　3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用于：

　　(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;

　　(2)同兄弟單位聯系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

　　4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

　　5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

　　(四)發文程序與要求

　　第十條　發文程序規定：

　　1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;

　　2.黨支部、行政辦公室同意發文后，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;

　　3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;

　　4.文稿擬就后，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送范圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級;

　　5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;

　　6.經辦公室審查修改后的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

　　7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚;

　　8.需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽;

　　9.文稿審核會簽后，按批準權限的規定分別呈送黨政領導審定批準簽發;

　　10.經領導批準簽發后的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室打印;

　　11.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名;

　　12.文件打字后，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發并檢查落實情況。

　　(五)文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

　　第十三條辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。

　　(六)文件的.立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍：

　　1.凡下列文件統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

　　(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批復;

　　(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等;

　　(3)黨支部會、主任辦公會議、中層干部會議、職工委員會以及各種例會記錄;

　　(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等;

　　(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果;

　　(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等;

　　(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料;

　　(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝制品;

　　(9)單位日志和大事記;

　　(10)單位向上級請示批復的文件及上報的有關材料。

　　2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求

　　1.文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

　　2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

　　4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

　　(七)文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。

　　第十八條經審核同意銷毀的文件，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷毀。

　　第十七條實施及修改本辦法經決策會通過后實施，修改時亦