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會計檔案管理辦法

時間：2023-11-13 13:00:07 管理

會計檔案管理辦法

會計檔案管理辦法1

　　為了加強海南師范大學附屬中學財會類檔案（以下簡稱財會檔案）工作的業務建設，不斷提高財會檔案的質量和科學管理水平，更好地為學校和社會經濟事業服務，根據《會計檔案管理辦法》等法律、法規、規章，結合學校實際，制定本管理方法。

會計檔案管理辦法

　　一、財會檔案歸檔和不歸檔范圍

　　凡在財務管理和會計活動中直接形成的具有保存利用價值的文字材料、憑證、帳薄、報表等文件材料，均屬財會檔案。

　?。ㄒ唬w檔范圍

　　1、反映財務管理、會計活動的全過程，對學校和社會當前與長遠具有參考價值和憑證作用的文件材料。

　　2、歸檔的主要內容包括綜合管理、會計憑證、會計帳薄、會計報表、工資清冊等方面，具體范圍見附表。

　　3、其他對本校工作具有查考價值的文件材料。

　?。ǘ┎粴w檔的范圍

　　1、上級有關財務的普發性（非專指學校）、不辦的文件。

　　2、未定稿的文件。

　　3、重份文件。

　　4、未生效的合同、協議、單據。

　　5、無查考利用價值的臨時性文件、事務性文件。

　　二、財會檔案工作崗位責任制

　?。ㄒ唬┴敃芾聿块T領導職責

　　1、制定和健全財會檔案管理制度，確保財會文件材料的形成積累，并將財會檔案納入日常管理工作之中，監督承辦人員執行。

　　2、加強同檔案室聯系，共同做好業務監督、指導、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。

　　3、指導財會檔案的鑒定工作。

　　（二）財會管理部門兼職檔案人員職責

　　1、在部門負責人領導下，協助各會計承辦人員做好平時各類會計核算材料的收集積累工作；檢查已收集、積累的文件材料是否完整、系統、準確，并按要求進行整理歸檔。

　　2、做好暫時存在本部門的.檔案的分類、編目、登記、保管利用等工作。

　　3、接受檔案室的業務指導、監督、檢查工作，保證歸檔檔案的質量。

　　4、負責編制財會檔案移交清冊，按時向檔案室移交檔案。

　　三、財會文件材料的歸檔流程

　?。ㄒ唬┬纬膳c積累

　　學校財會室分工歸口歸檔。

　　1、學校財會室領導，在制定財會計劃時，應向會計經辦人員布置形成積累財會材料的任務，指定本部門的兼職檔案人員。

　　2、財會室的兼職檔案員，要督促會計承辦人員，做好平時文件材料的收集、積累，保證文件材料的完整、系統和準確。

　　（二）整理方法

　　1、裝訂

　　綜合文件材料應按件裝訂。一般在左側裝訂，要求文件材料左、下側邊對齊。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文和復文作為一件時，復文在前，來文在后。會計帳薄、報表、工資清冊按自然形成件裝訂；會計憑證按會計憑證順序號裝訂，每件厚度不超過2cm為宜，用不銹鋼釘或線裝訂。對破損的文件材料應進行修補。

　　2、分類

　　分類方案：分年度──分二級類目──分保管期限

　?。?）分年度

　　將財會文件材料按照會計年度分開，不同年度的會計核算材料不能放在一起，歸檔年度采用自然年度。

　　（2）分二級類目（分問題）

　　在每個年度下按問題分類，一級類目是財會檔案實體分類的最高層位，標識為“CK”。財會檔案劃分至二級類目，其分類標識規定如下：

　　二級類目名稱標識代號

　　財會綜合CK11

　　會計報表CK12

　　會計帳簿CK13

　　會計憑證CK14

　　工資清冊CK15

　　（3）分保管期限

　　財會檔案在二級類目內劃分保管期限，分為永久、長期、短期三種。永久標識為“Y”，長期標識為“C”，短期標識為“D”，具體保管期限見附表。

　　3、排列

　　歸檔文件材料在二級類目下同一保管期限內排列，綜合管理文件材料按事由結合重要程度排列；報表、帳簿、憑證、工資清冊等按形成時間順序排列。

　　4、編號

　　歸檔文件材料按排列順序逐件編號。

　　5、編制歸檔文件目錄

　　歸檔文件材料應依據檔號的順序編制歸檔文件目錄，其格式式樣如下：

　　歸檔文件目錄

　　20xx-CK11-Y

　　件號責任者文號題名日期頁數備注

　　上述表中各項填寫要求如下：

　　件號：填寫檔案室編件號；

　　責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者；

　　文號：文件的發文字號；

　　題名：文件材料標題。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“[]”號；

　　日期：填寫文件材料最后形成日期；

　　頁數：每一件歸檔文件材料的頁數，文件材料中有圖文的頁面為一頁；憑證頁數填寫“會計憑證總頁數”的頁數；

　　備注：注釋文件材料需說明的情況。

　　6、裝盒

　　將歸檔文件材料按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。檔案盒統一使用由檔案管理部門監制的硬紙盒、會計檔案盒。

　　7、備考表

　　綜合管理的歸檔文件，備考表置于盒內文件材料之后，并填寫表內項目內容：

　?。?）盒內文件情況說明填寫盒內文件材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　（2）整理人：負責整理歸檔文件材料的人員姓名；

　?。?）檢查人：負責檢查歸檔文件材料整理質量的人員姓名；

　?。?）日期：歸檔文件材料整理完畢的日期。

　　四、歸檔時間

　　當年財會檔案，在會計年度終了后可暫由財會室保管一年，期滿后的次年六月底前由財會室兼職檔案人員，編制檔案移交目錄一式二份送部門領導審核簽字后，連同檔案集中向檔案室移交。

　　財會類檔案歸檔范圍和保管期限表

會計檔案管理辦法2

　　第一條為加強會計管理，特制定本管理辦法。

　　第二條企業的會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿、會計報告、查帳報告、驗資報告、財務會計制度以及與經營管理和投資者權益有關的其它重要文件，如合同、章程、董事會計等各種會計資料。

　　第三條會計檔案的保存。

　　由財務部專人負責保存會計檔案，定期將財務部歸檔的'會計資料，按順序立卷登記有效。

　　會計檔案的保管期限為永久保存和定期保存兩類，具體和保管年限詳見附表。

　　會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，經部門經理審查，總經理批準，報上級有關部門批準后執行。由會計檔案管理人員編制會計檔案銷毀清冊，銷毀時應由審計部和財務部有關人員共同參加，并在銷毀單上簽名或蓋章。

　　第四條會計檔案的借用。

　　財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續。

　　集團內各單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經本單位領導批準證明，經財務經理同意，方能由檔案管理人員接待查閱。

　　外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經財務經理同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱會計檔人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。

　　會計檔案一般不得帶出室外，如有特殊情況，需帶出室外復制時，必須經財務部經理批準，并限期歸還。

　　第五條由于會計人員的變動或會計機構的改變等，會計檔案需要轉交時，須辦理交接手續，并由監交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　第六條本辦法適用于公司總部、下屬全資及控股企業。

　　會計檔案保管期限

　　檔案名稱保管期限

　　(一)會計憑證類

　　1.原始憑證、記帳憑證 15年

　　其中：涉及外來和對私改造的會計憑證永久

　　2.銀行存款余額調節表 3年

　　(二)會計帳簿類：

　　1.日記帳 15年

　　其中：現金和銀行存款日記帳 25年

　　2.明細帳、總帳、輔助帳 15年

　　3.涉及外來和對私改造的會計帳簿永久

　　(三)會計報表類：

　　1.主要財務指標報表 3年

　　2.月、季度會報表 15年

　　3.年度會計報表永久

　　(四)其它類：

　　1.會計檔案保管清冊及銷毀清冊 25年

　　2.財務成本計劃 3年

　　3.主要財務會計文件、合同、協議永久

會計檔案管理辦法3

　　一.總則為加強公司會計檔案的科學管理，特制定本辦法。

　　二.會計檔案的界定和主管會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。

　　財務部為會計檔案主管部門。

　　財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等管理制度。

　　公司接受上級財政機關和檔案業務機關的業務指導、監督與檢查。

　　三.會計檔案管理財務部對每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管1年。期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。

　　檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的.封裝；個別需拆封重新整理的，會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。

　　會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

　　公司內查閱會計檔案要按規定辦理手續。上級機關或外單位需要查閱的，要經公司領導批準，且派專人陪同閱看；原件不得借出。

　　下屬單位（分、子公司）撤并，會計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門，并辦理好交接手續。

　　各種會計杰案的保管期限，可分人永久、定期二類，詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了后的第一天起算。

　　會計檔案保管期滿，需要銷毀的，由公司檔案或財務部提出銷毀意見，并嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報經主管批準后銷毀。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。

　　由財務和檔案部門共同派員監銷。會計檔案銷毀前，監銷人應認真清點核對：銷毀后在銷毀清冊上簽名，并將監銷情況上報有關領導。

　　四.附則本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執行，經總經理批準頒行。

會計檔案管理辦法4

　　財會[20xx]1號

　　各省、自治區、直轄市財政廳（局）、檔案局，深圳市財政委員會、檔案局：

　　為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，財政部、國家檔案局制定了《會計師事務所審計檔案管理辦法》，現予印發，自20xx年7月1日起施行。

　　財政部國家檔案局

　　20xx年1月11日

　　附件：

　　會計師事務所審計檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為規范會計師事務所審計檔案管理，保障審計檔案的真實、完整、有效和安全，充分發揮審計檔案的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國注冊會計師法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及有關規定，制定本辦法。

　　第二條在中華人民共和國境內依法設立的會計師事務所管理審計檔案，適用本辦法。

　　第三條本辦法所稱審計檔案，是指會計師事務所按照法律法規和執業準則要求形成的審計工作底稿和具有保存價值、應當歸檔管理的各種形式和載體的其他歷史記錄。

　　第四條審計檔案應當由會計師事務所總所及其分所分別集中管理，接受所在地省級財政部門和檔案行政管理部門的監督和指導。

　　第五條會計師事務所首席合伙人或法定代表人對審計檔案工作負領導責任。

　　會計師事務所應當明確一名負責人（合伙人、股東等）分管審計檔案工作，該負責人對審計檔案工作負分管責任。

　　會計師事務所應當設立專門崗位或指定專人具體管理審計檔案并承擔審計檔案管理的直接責任。審計檔案管理人員應當接受檔案管理業務培訓，具備良好的職業道德和專業技能。

　　第六條會計師事務所應當結合自身經營管理實際，建立健全審計檔案管理制度，采用可靠的防護技術和措施，確保審計檔案妥善保管和有效利用。

　　會計師事務所從事境外發行證券與上市審計業務的，應當嚴格遵守境外發行證券與上市保密和檔案管理相關規定。

　　第二章歸檔、保管與利用

　　第七條會計師事務所從業人員應當按照法律法規和執業準則的要求，及時將審計業務資料按審計項目整理立卷。

　　審計檔案管理人員應當對接收的審計檔案及時進行檢查、分類、編號、入庫保管，并編制索引目錄或建立其他檢索工具。

　　第八條會計師事務所不得任意刪改已經歸檔的審計檔案。按照法律法規和執業準則規定可以對審計檔案作出變動的，應當履行必要的程序，并保持完整的變動記錄。

　　第九條會計師事務所自行保管審計檔案的，應當配置專用、安全的審計檔案保管場所，并配備必要的設施和設備。

　　會計師事務所可以向所在地國家綜合檔案館寄存審計檔案，或委托依法設立、管理規范的檔案中介服務機構（以下簡稱中介機構）代為保管。

　　第十條會計師事務所應當按照法律法規和執業準則的規定，結合審計業務性質和審計風險評估情況等因素合理確定審計檔案的保管期限，最低不得少于十年。

　　第十一條審計檔案管理人員應當定期對審計檔案進行檢查和清點，發現損毀、遺失等異常情況，應當及時向分管負責人或經其授權的其他人員報告并采取相應的補救措施。

　　第十二條會計師事務所應當嚴格執行審計檔案利用制度，規范審計檔案查閱、復制、借出等環節的工作。

　　第十三條會計師事務所對審計檔案負有保密義務，一般不得對外提供；確需對外提供且符合法律法規和執業準則規定的，應當嚴格按照規定辦理相關手續。手續不健全的，會計師事務所有權不予提供。

　　第三章權屬與處置

　　第十四條審計檔案所有權歸屬會計師事務所并由其依法實施管理。

　　第十五條會計師事務所合并的，合并各方的審計檔案應當由合并后的會計師事務所統一管理。

　　第十六條會計師事務所分立后原會計師事務所存續的，在分立之前形成的審計檔案應當由分立后的存續方統一管理。

　　會計師事務所分立后原會計師事務所解散的，在分立之前形成的審計檔案，應當根據分立協議，由分立后的會計師事務所分別管理，或由其中一方統一管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

　　第十七條會計師事務所因解散、依法被撤銷、被宣告破產或其他原因終止的，應當在終止之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

　　第十八條會計師事務所分所終止的，應當在終止之前將審計檔案交由總所管理，或向所在地國家綜合檔案館寄存，或委托中介機構代為保管。

　　第十九條會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書之前將審計檔案向所在地國家綜合檔案館寄存或委托中介機構代為保管。

　　第二十條有限責任制會計師事務所及其分所因組織形式轉制而注銷，并新設合伙制會計師事務所及分所的，轉制之前形成的審計檔案由新設的合伙制會計師事務所及分所分別管理。

　　第二十一條會計師事務所及分所委托中介機構代為保管審計檔案的，應當簽訂書面委托協議，并在協議中約定審計檔案的保管要求、保管期限以及其他相關權利義務。

　　第二十二條會計師事務所及分所終止或會計師事務所交回執業證書但法律實體存續的，應當在交回執業證書時將審計檔案的處置和管理情況報所在地省級財政部門備案。委托中介機構代為保管審計檔案的，應當提交書面委托協議復印件。

　　第四章鑒定與銷毀

　　第二十三條會計師事務所檔案部門或檔案工作人員所屬部門（以下統稱檔案管理部門）應當定期與相關業務部門共同開展對保管期滿的審計檔案的鑒定工作。

　　經鑒定后，確需繼續保存的審計檔案應重新確定保管期限；不再具有保存價值且不涉及法律訴訟和民事糾紛的`審計檔案應當登記造冊，經會計師事務所首席合伙人或法定代表人簽字確認后予以銷毀。

　　第二十四條會計師事務所銷毀審計檔案，應當由會計師事務所檔案管理部門和相關業務部門共同派員監銷。銷毀電子審計檔案的，會計師事務所信息化管理部門應當派員監銷。

　　第二十五條審計檔案銷毀決議或類似決議、審批文書和銷毀清冊（含銷毀人、監銷人簽名等）應當長期保存。

　　第五章信息化管理

　　第二十六條會計師事務所應當加強信息化建設，充分運用現代信息技術手段強化審計檔案管理，不斷提高審計檔案管理水平和利用效能。

　　第二十七條會計師事務所對執業過程中形成的具有保存價值的電子審計業務資料，應當采用有效的存儲格式和存儲介質歸檔保存，建立健全防篡改機制，確保電子審計檔案的真實、完整、可用和安全。

　　第二十八條會計師事務所應當建立電子審計檔案備份管理制度，定期對電子審計檔案的保管情況、可讀取狀況等進行測試、檢查，發現問題及時處理。

　　第六章監督管理

　　第二十九條會計師事務所從業人員轉所執業的，離所前應當辦理完結審計業務資料交接手續，不得將屬于原所的審計業務資料帶至新所。

　　禁止會計師事務所及其從業人員損毀、篡改、偽造審計檔案，禁止任何個人將審計檔案據為己有或委托個人私存審計檔案。

　　第三十條會計師事務所違反本辦法規定的，由省級以上財政部門責令限期改正。逾期不改的，由省級以上財政部門予以通報、列為重點監管對象或依法采取其他行政監管措施。

　　會計師事務所審計檔案管理違反國家保密和檔案管理規定的，由保密行政管理部門或檔案行政管理部門分別依法處理。

　　第七章附則

　　第三十一條會計師事務所從事審閱業務和其他鑒證業務形成的業務檔案參照本辦法執行。有關法律法規?