當(dāng)前位置：聚優(yōu)網(wǎng)>聚優(yōu)經(jīng)驗>管理>檔案室管理規(guī)定

檔案室管理規(guī)定

時間：2024-09-20 12:21:41 炫管理

檔案室管理規(guī)定（精選10篇）

　　在信息如潮的時代，檔案猶如一座珍貴的知識寶庫，承載著歷史的記憶、組織的發(fā)展軌跡和無數(shù)的重要信息。下面是小編為你帶來的檔案室管理規(guī)定，歡迎大家分享！

　　檔案室管理規(guī)定 1

　　一、非檔案管理人員或未經(jīng)許可，不準擅自進入檔案室。

　　二、查閱檔案資料時，必須履行登記手續(xù)，并在指定地點閱覽，閱覽完畢應(yīng)立即歸還，檔案材料原則上不借出室外，如特殊需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱，但時間不得超過一星期。

　　三、對文件材料進行分類，歸檔材料必須完整、層次分明、類別準確，符合其形成規(guī)律。

　　四、檔案室里櫥柜要按類、按序編號，整齊排列，便于查找；要編制檔案總目錄、檔案分類目錄，并建立規(guī)范的電子索引。

　　五、離開檔案室時，必須檢查好門、窗，加強防范措施，檔案室指定專人進行管理，并妥善保管檔案室鑰匙。

　　六、經(jīng)常檢查檔案資料的`保存情況，如發(fā)現(xiàn)損壞、霉變、蟲蛀，立即采取治理修復(fù)措施。

　　七、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙、點火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

　　八、檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生、通風(fēng)干燥，要有防光、防盜、防高溫、防火、防潮、防塵、防有害生物、防污染等安全措施，定期檢查電氣設(shè)備、消防器材等設(shè)施，保證安全可靠。

　　九、對檔案室的檔案資料要做到勤檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，并采取必要的措施。

　　檔案室管理規(guī)定 2

　　為加強我公司各類檔案的收集、整理、管理和利用，根據(jù)中華人民共和國國家檔案法，中華人民共和國檔案工作有關(guān)條例、辦法的精神，特制訂本規(guī)定。

　　第一條檔案室是在公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，主管全公司各類檔案(包括人事檔案)的工作部門。是公司黨政文書資料、人事檔案保存使用的場所，列為公司安全管理重點防火、要害部位，工作人員應(yīng)特別做好安全工作。

　　第二條綜合檔案室所保存的各類檔案(資料)系國家檔案的一部分，其所有權(quán)屬天拖公司，任何人不得私自挪用、毀損。

　　第三條綜合檔案室由綜合辦公室主管，設(shè)主任一人，專職兼職檔案管理人員若干人。綜合辦公室主任兼任綜合檔案室主任。綜合辦主任變更，則綜合檔案室主任隨之自然變更。

　　第四條檔案室是機密部位，嚴格執(zhí)行《中華人民共和國保密法》。嚴格執(zhí)行國家的保密范圍和密級的規(guī)定。非工作人員未經(jīng)批準，不得隨便進入室內(nèi)。

　　第五條嚴格執(zhí)行有關(guān)檔案的收、發(fā)管理和借閱制度，各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防泄密事件的發(fā)生。經(jīng)常性的進行保密檢查，借出的涉及密級的'檔案，節(jié)假日前要收回。任何人未經(jīng)批準不得將檔案帶出檔案室，不得隨便復(fù)印和摘抄。

　　第六條檔案室應(yīng)按時通風(fēng)、透氣、干燥，做好防濕、防蟲蛀的工作。

　　第七條室內(nèi)消防器材、報警設(shè)備常年完好，性能良好有效。

　　第八條嚴禁將任何火種帶入室內(nèi)，任何人不準在檔案室內(nèi)吸煙。嚴禁存放易燃易爆和私人物品。

　　第九條建立安全檢查制度，檢查門、窗、電的關(guān)閉和執(zhí)行制度情況。門窗堅固防盜，工作人員離開必須隨手關(guān)窗鎖門，假期、節(jié)日要特別加強看護，確保安全。

　　第十條對違反檔案法或不執(zhí)行有關(guān)檔案管理規(guī)定的部門或個人，造成檔案破損、丟失的，綜合辦公室有權(quán)給予批評或視情節(jié)輕重建議公司或上級安保機關(guān)予以批評、罰款、行政處分。

　　檔案室管理規(guī)定 3

　　一、存檔范圍

　　公司規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程資料、項目方案、經(jīng)濟合同、設(shè)備資料、聲像材料等具有保存、參考價值的文件資料。

　　二、資料保管

　　1.由人力資源部檔案室負責(zé)分類保管，歸檔存放，做到查找方便、迅捷。

　　2.堅持以防為主、防治結(jié)合方針，切實做好檔案"十防"工作(即防盜、防水(潮)、防火、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密、防磁)工作，確保檔案完整安全。

　　3.檔案室內(nèi)要保持清潔干凈。

　　三、資料查閱

　　1.查閱一般資料由該部門經(jīng)理批準，查閱密級資料由主管副總經(jīng)理批準。

　　2.查閱檔案要保持整潔，嚴禁涂改、擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。因工作需要進行摘錄和復(fù)制時，應(yīng)由主管副總經(jīng)理批準。

　　3.嚴禁將檔案帶出檔案室，必須帶出時，由主管副總經(jīng)理批準，并在規(guī)定時間內(nèi)送還。

　　4.查閱客戶資料時需要主管副總經(jīng)理批準，嚴禁復(fù)印客戶的任何資料。

　　5.業(yè)主查閱其房屋相關(guān)資料由銷售部經(jīng)理核準方可辦理。

　　6.政府部門查閱資料時須經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　7.嚴格閱檔登記制度。

　　四、檔案銷毀

　　1.任何個人或部門未經(jīng)允許無權(quán)銷毀公司資料。

　　2.檔案銷毀須嚴格執(zhí)行審批制度，履行批準手續(xù)。一般內(nèi)部資料須主管副總經(jīng)理批準，密級資料須總經(jīng)理批準。

　　3.經(jīng)批準銷毀的`檔案，檔案管理員須認真填寫及編制檔案銷毀清單，在人力資源部經(jīng)理監(jiān)督下銷毀。

　　4.做好銷毀記錄。

　　檔案室管理規(guī)定 4

　　一、檔案資料的分類及權(quán)限界定

　　(一)普通文件：

　　1、分類：

　　其他公司的一些宣傳資料、光盤等；

　　其他公司的投標書；

　　公司購買的生產(chǎn)、技術(shù)、管理方面的書籍，光盤。

　　2、權(quán)限：

　　本公司員工可隨時借閱、查看；

　　除本公司外的其他人員，須持綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可借閱；

　　如有需要，可由檔案室管理員復(fù)印使用。

　　(二)保密文件：

　　1、分類：

　　公司技術(shù)部的圖紙、工藝卡；

　　外來圖紙、工藝卡；

　　公司內(nèi)各部門存檔的資料、文件等。

　　2、權(quán)限：

　　存檔時，存檔部門需界定可借閱、查看的部門、人員等范圍，存檔范圍內(nèi)的部門、人員可隨時借閱、查看；

　　存檔范圍外的人員要借閱、查看時，需持經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可查看、借閱；

　　如有需要，使用人可持有部門領(lǐng)導(dǎo)、綜合部部長簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

　　(三)機密文件：

　　1、分類：

　　各部門認為不可對外人公開的文件、資料等：

　　領(lǐng)導(dǎo)界定為機密的文件、資料等。

　　2、權(quán)限：

　　原則上不允許任何人借閱、查看，如有特殊情況，借閱人須持公司綜合部部長、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單，方可借閱；

　　原則上不允許復(fù)印，如有需要使用人必須持有經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理簽字的工作聯(lián)系單方可復(fù)印。

　　二、檔案歸檔制度

　　檔案室負責(zé)收集(征集)、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計公司各類檔案及有關(guān)資料。

　　(一)各部門存檔時，需界定資料的存檔級別，以方便查閱、管理。

　　(二)檔案室資料在歸檔時，在分級的基礎(chǔ)上，原則上按部門進行歸檔，公司購買的圖書實行綜合歸檔，技術(shù)部的圖紙和工藝卡單獨進行歸檔。

　　(三)檔案室的每一個檔案柜都要進行編號、整理，分類存放，并做好檔案索引記錄，方便使用時的及時查找。

　　(四)技術(shù)部的圖紙和工藝卡進行存檔時，必須是完整的2套圖紙和4套工藝卡，并且是同時存檔，并確保此時存檔的圖紙和工藝卡經(jīng)審核已經(jīng)沒有錯誤，每套圖紙和工藝卡的每一頁都有技術(shù)部長的簽字。

　　(五)技術(shù)部存檔的每套圖紙和工藝卡必須是經(jīng)過編號的，檔案袋的正面需填寫部門、類別、密級、編號、總頁數(shù)、發(fā)放范圍等信息，缺一不可。存檔時，檔案室管理員需要查看每套圖紙的編號是否則正確，填寫是否有漏項等，否則不予存檔。

　　(六)公司購買的每本書籍都要及時存檔，并整理好檔案目錄。

　　三、檔案借閱使用制度

　　檔案是公司的寶貴財富，檔案的開放利用工作，是整個檔案工作的重要環(huán)節(jié)之一，也是檔案工作的根本目的。

　　(一)在查閱檔案時，只準查閱自己需要的部分，不得隨便翻閱其他部分的內(nèi)容，閱后要當(dāng)面交點清楚。

　　(二)查閱檔案者，不準拆卷、涂改，不準在檔案上亂劃或做標記，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案館允許。密件不準復(fù)制。

　　(三)借閱檔案，原則上不超過半個月(15天)，屆時未用完者，可到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)；借閱人出差時，借閱期限可適當(dāng)放寬；借閱人調(diào)離的，應(yīng)將所借檔案及時歸還。如需轉(zhuǎn)借他人使用，須到檔案館辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)。

　　(四)借出檔案者應(yīng)對檔案的保密、安全和完整負責(zé)，不能泄密、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、污損、拆散，違者將依據(jù)有關(guān)規(guī)定予以處理。

　　(五)借閱人持有的工作聯(lián)系單，一定明確表明要借閱的文件名稱，文件級別、查閱目的，查閱時間等詳細內(nèi)容，如果存在詞語模糊，界定不明的現(xiàn)象，檔案室管理員有權(quán)拒絕外借。

　　四、檔案室管理制度

　　要科學(xué)地管理好檔案，確保檔案的安全，使之有效地為本公司的各項工作提供服務(wù)。

　　(一)對于檔案室的管理，堅持"以防為主、防治結(jié)合"的原則。著重做好防火、防盜、防水、防塵、防霉、防蟲、防鼠工作和檔案室內(nèi)濕度的控制、調(diào)節(jié)及照明管理方面的工作。

　　(二)檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁將易燃、易爆、易腐物品帶進檔案室。

　　(三)采取有效措施防治鼠、蟲、霉害，定期進行檢查，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)及時處理。

　　(四)檔案室周圍配備適當(dāng)?shù)南榔鞑模雌鞑囊蠖ㄆ跈z查更換，檔案室管理員應(yīng)該懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。經(jīng)常進行安全防火檢查，確保萬無一失。

　　(五)下班前，要檢查所有門窗是否關(guān)嚴，檢查燈是否關(guān)閉。周末及假期要切斷檔案室電源。

　　五、圖書資料的.購買制度

　　檔案室管理員負責(zé)公司員工及領(lǐng)導(dǎo)的圖書及其他資料的購買。

　　(一)員工填寫圖書資料購買通知單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，交檔案室管理員。

　　(二)檔案室管理員本著"適用、節(jié)約"的原則，采用合適的方式購買所需資料，要求必須有正規(guī)發(fā)票。

　　(三)圖書買來后，攜帶書和發(fā)票去集團公司檔案室進行存檔和蓋章，并辦理《圖書資料借閱手續(xù)》，然后由總部檔案管理員在發(fā)票上簽字。蓋章后的圖書資料需在本單位檔案室進行存檔后，方可通知所需部門辦理圖書借閱手續(xù)。

　　(四)填寫《發(fā)票報銷申請單》，后附發(fā)票，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)，單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后交公司統(tǒng)計。

　　六、檔案鑒定銷毀制度

　　做好檔案鑒定銷毀工作，剔除失去價值的檔案材料，更好地保護珍貴檔案和重要檔案，是一項既嚴肅又細致的工作，必須以科學(xué)態(tài)度對待。

　　(一)檔案鑒定工作，就是通過甄別和鑒定，將有價值的檔案更好地保存下來，達到室藏檔案既完整又精練。

　　(二)進行檔案鑒定時，須由檔案管理員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進行。采取直接鑒定的方法，逐件地審查文件，準確地進行分析，判斷其價值。

　　(三)檔案鑒定后，對沒有保存價值或保管期限已過的需要銷毀的檔案，報請相關(guān)的部門領(lǐng)導(dǎo)審批。重要檔案文件需報請公司總經(jīng)理審批后，方可銷毀。

　　(四)要銷毀的文件資料都必須編制銷毀清冊，方可銷毀。

　　七、檔案保密制度

　　檔案管理涉及公司的很多機密文件，檔案管理員必須有高度的保密觀念，嚴格遵守公司的檔案保密制度。

　　(一)非檔案管理員未經(jīng)允許不得隨意進入檔案室，任何人未經(jīng)批準不得將檔案帶出檔案室，不得私自復(fù)制檔案。

　　(二)檔案室管理員不得私自摘抄和向外傳播存檔內(nèi)容，不得以任何理由為借口對外泄露檔案機密。

　　(三)檔案管理員必須嚴格界定公司的檔案文件的密級，對于機密、絕密檔案必須使用專門的檔案柜進行存放，并將檔案柜上鎖保存。

　　(四)對于需要銷毀的檔案或材料，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準，并編制清冊，由兩人監(jiān)銷。辦公廢紙、廢件、重復(fù)件等，要妥善保存，不得隨意當(dāng)垃圾傾倒，與需銷毀檔案或材料一并送機要局指定單位銷毀。

　　(五)管理好檔案室及檔案櫥門鎖鑰匙是檔案管理員的責(zé)任，不得丟失、不得外借。

　　(六)檔案管理員要有高度的責(zé)任心，要相互監(jiān)督執(zhí)行，經(jīng)常進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)失密現(xiàn)象，及時報告，及早處理。

　　檔案室管理規(guī)定 5

　　一、檔案的建立

　　（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、上級有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學(xué)校工作作出決策提供科學(xué)可靠的依據(jù)。

　?。ǘ┤嫦到y(tǒng)地建立健全學(xué)?！皟苫睓n案。

　　二、檔案立卷歸檔

　　（一）凡是具有查考價值的'文件材料均屬歸檔范圍。

　?。ǘn案人員應(yīng)按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進盒入檔。

　　（三）凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學(xué)?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存。

　　（四）校長室、教務(wù)處、少先大隊、總務(wù)處等部門應(yīng)將有關(guān)材料分類保存，每學(xué)期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

　　三、檔案查閱

　　（一）校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。

　　（二）凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。

　　四、檔案安全保密

　?。ㄒ唬﹪朗赜嘘P(guān)保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。

　?。ǘn案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風(fēng)，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

　　檔案室管理規(guī)定 6

　　一、檔案室要積極主動地開展檔案資料的提供利用工作，同時嚴格借閱手續(xù)，保證檔案資料的絕對安全；

　　二、借閱者查閱檔案要在檔案室或辦公室進行；檔案一般不外借，需要外借的檔案要限期歸還，外單位借閱檔案須持單位介紹信；

　　三、檔案資料用完閱畢后要及時歸還檔案室，經(jīng)檢查無損后放回原處，如遇特殊情況繼續(xù)借閱者，應(yīng)主動辦理續(xù)借手續(xù)；

　　四、借閱者必須愛護檔案資料，嚴禁在檔案資料上加注、勾畫、涂改折疊，不得銷毀、抽折文件，如發(fā)現(xiàn)上述情況，將追究其相關(guān)責(zé)任，視受損程度酌情處理；

　　五、借閱者未經(jīng)檔案室人員允許，對查閱的`檔案資料不得擅自摘錄、拍照、復(fù)制等，凡經(jīng)允許摘錄、復(fù)制的資料，必須經(jīng)檔案人員審查和核對；

　　六、借閱資料若需復(fù)印，要專人辦理；

　　七、對抄錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)妥善保存，任何人都無權(quán)公布；

　　八、檔案室應(yīng)保持清潔、肅靜，嚴禁借閱者在檔案室吸煙、吐痰和大聲喧嘩；

　　檔案室管理規(guī)定 7

　　一、檢測設(shè)備技術(shù)檔案管理制度

　　1、進場設(shè)備的裝箱單、產(chǎn)品合格證、使用說明說、隨機備件、圖冊逐臺登記存檔。

　　2、設(shè)備儀器的維護、保養(yǎng)、小修、大修、更換要求記錄及時準確，不得隨意更改、遺失。

　　3、做好設(shè)備定期檢定的記錄存檔。

　　4、指定專人負責(zé)檔案資料的搜集、整理、保管、借閱，并做到及時準確。

　　5、嚴格遵守借閱制度，防止檔案喪失。

　　6、檔案應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀。

　　7、檔案資料力求完整、準確，并做好保密工作。

　　二、檔案保管制度

　　1、收進的檔案應(yīng)及時入庫保管，外借歸還的檔案及時入庫放回原處，便于查詢。

　　2、檔案庫房內(nèi)嚴禁吸煙，不能存放腐蝕易燃品。

　　3、檔案庫房門窗隨時加鎖，隨開隨關(guān)，配備庫房平安設(shè)施。

　　4、檔案庫房要保持清潔，并注意做好防潮、防高溫、防光、防鼠、防蟲等，確保檔案的完整和平安。

　　5、每年對檔案庫房進行兩次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。

　　6、檔案人員變動時，必須辦理交接手續(xù)。

　　三、資料管理人員崗位責(zé)任制

　　1、負責(zé)檢測站所有儀器設(shè)備資料和檔案檢定證書的管理工作及測試報告的'管理工作。

　　2、負責(zé)對上級文件、專題報告、標準等文件的歸檔管理。

　　3、檢測報告、原始記錄按門類歸檔，歸檔檔案內(nèi)容清楚完整。

　　4、嚴格執(zhí)行本站各種文件規(guī)定和保密制度。

　　5、定期清理技術(shù)資料，按規(guī)定定期銷毀的資料應(yīng)列清單，經(jīng)主管負責(zé)人批準后再進行銷毀。

　　6、未經(jīng)站長批準，本站技術(shù)文件、資料、檔案不準外借或查閱。

　　7、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項工作任務(wù)。

　　四、原始記錄管理制度

　　1、原始記錄、原始數(shù)據(jù)要完整、齊全、準確、清晰無誤，要建立檔案，由資料室管理。

　　2、本站檢測的各種原始數(shù)據(jù)，記錄和各種資料要及時歸檔，保存期為三年，到期后，經(jīng)站長批準，方能銷毀。

　　3、原始記錄、測試數(shù)據(jù)，不得任意更改，如需要更改在更改處蓋上原檢測人手章，否則數(shù)據(jù)無效，記錄單作廢。

　　4、原始記錄，測試數(shù)據(jù)，要有操作人員和檢測負責(zé)人簽字方可生效。

　　五、檔案人員崗位責(zé)任制

　　1、熱愛本職工作，熟悉檔案專業(yè)知識，了解本站的業(yè)務(wù)和機構(gòu)演變歷史。

　　2、熟悉檔案工作的方針政策，制定各項規(guī)章制度，傳達和貫徹上級有關(guān)檔案工作的方針政策、法規(guī)、方法等。

　　3、集中統(tǒng)一管理本站各門類的檔案，嚴格執(zhí)行檔案管理和保密制度。

　　4、編寫檢索工具和資料，為單位日常工作和領(lǐng)導(dǎo)決策效勞。

　　5、按照上級的要求，做好檔案統(tǒng)計工作。

　　檔案室管理規(guī)定 8

　　一、移交檔案室的檔案資料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，質(zhì)量符合歸檔要求；檔案室在接收檔案的同時，還應(yīng)接收符合規(guī)范要求的紙質(zhì)等材料要求；

　　二、移交方在移交紙質(zhì)檔案入庫時，必須移交文件級電子目錄，有條件的也可移交電子文件；

　　三、期刊、報紙等資料應(yīng)按種類、年度和月份整理，并以年度或月份為單位裝訂成冊，編制目錄，原則上一月或一季移交一次；

　　四、照片檔案應(yīng)按國家標準照片檔案管理規(guī)范的要求進行整理，不符合入庫條件的照片檔案，如：缺少文字說明、編號不明確、目錄制作不詳細、無照片檔案冊等，不予接收進庫；

　　五、征集的`零散照片，應(yīng)由經(jīng)辦科室在收到之日起30日內(nèi)整理完畢，并向綜合檔案室辦理入庫手續(xù)；辦形成的照片檔案，在照片沖洗加工后15日內(nèi)，由攝影者或經(jīng)辦科室整理完畢，并向局檔案室移交；

　　六、對移交進庫的檔案、資料，庫房管理人員應(yīng)實施安全保管檢查，如發(fā)現(xiàn)生蟲、潮濕、霉變、灰塵過大等安全隱患，應(yīng)責(zé)令移交方及時采取措施進行處理；符合進庫要求后，方可辦理移交手續(xù)；

　　七、辦理檔案、資料移交手續(xù)時，移交方應(yīng)提供檔案、資料移交進庫清冊，以便檢驗；

　　八、對符合入庫條件的檔案、資料，庫房管理人員逐卷冊逐件張、頁進行清點、上架并制作標簽，予以標識；對隨同檔案一并移交的紙質(zhì)目錄和電