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文件管理制度

時間：2024-10-25 14:00:24 思穎管理

文件管理制度（通用16篇）

　　在當(dāng)今社會生活中，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。

文件管理制度（通用16篇）

　　文件管理制度 1

　　為了便于各部門新文件的下發(fā)，規(guī)范文件會簽程序，加強部門間工作的配合與協(xié)作，特制定本制度：

　　第一條：會簽的目的

　　是為了增加辦事效率和增強制度、規(guī)定的執(zhí)行力度。

　　第二條：會簽的范圍

　　需要其他部門配合的工作和其他部門執(zhí)行遵守的制度、規(guī)定。

　　第三條：會簽方法

　　由文件起草部門確定會簽的內(nèi)容，并填寫《文件簽發(fā)審批單》。審批單中應(yīng)注明文件名稱、編號、文件類別、主要內(nèi)容、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、會簽范圍（寫明需要參與會簽的部門名稱、副總職務(wù)名稱）

　　第四條：會簽文件編號方法

　　按各部門的統(tǒng)一順序和要求編號。如：希團字20xx第xx號、希人字20xx第xx號。

　　第五條：會簽文件的'主送單位

　　與會簽內(nèi)容相關(guān)的主要部門單位。

　　第六條：會簽文件的抄送單位

　　與會簽內(nèi)容相關(guān)的次要部門單位。

　　第七條：會簽文件中的會簽單位

　　會簽單位的領(lǐng)導(dǎo)審閱后，應(yīng)在《文件簽發(fā)審批單》中會簽單位處簽署本人的姓名且標(biāo)注日期，以明確責(zé)任。

　　第八條：會簽文件密級的劃分

　　會簽文件分絕密級、機密級、秘密級三種。

　　第九條：公司密級的確定

　　1、公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕密級；

　　2、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為機密級；

　　3、公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。

　　第十條：文件會簽的順序

　　按文件內(nèi)容相關(guān)的部門、總經(jīng)辦/集團人力資源部或分公司人行部、相關(guān)集團副總和藹總經(jīng)理的順序會簽，將文件正文與文件會簽單一同在會簽范圍內(nèi)傳閱。

　　第十一條：文件會簽的要求

　　1、各部門收到需要會簽的文件時，須本著認真的態(tài)度，必要時征集本部門員工意見，盡量提供相關(guān)資料供起草部門參考。

　　2、各會簽單位及個人自收到需會簽文件后，須在4小時處理時限內(nèi)回復(fù)，文件擬定部門負責(zé)文件會簽跟蹤工作。各會簽單位必須在會簽單上簽名。

　　3、文件會簽至各副總后，由文件起草部門依據(jù)會簽意見結(jié)果，匯總整理，再次修訂后；方可交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦按各部門會簽意見再審后交總經(jīng)理審批。

　　文件管理制度 2

　　一、文件范圍：

　　1、設(shè)計文件（包括圖紙表格）、

　　2、工藝文件（包括作業(yè)指導(dǎo)書、工藝定額明細表、通用工藝和操作規(guī)程）；

　　3、質(zhì)檢文件（包括企業(yè)標(biāo)準、檢驗規(guī)范）；

　　4、管理文件（包括質(zhì)量手冊、程序文件、管理流程、管理制度）。

　　二、文件發(fā)放登記與保管：

　　受控技術(shù)類文件在交付文控中心審核后電子存檔，然后打印并會簽齊全（編制、審核、標(biāo)準化、批準），按需發(fā)份數(shù)復(fù)印，在封面或圖表角加蓋“受控”章，并保留一份同時加蓋“受控”和“存檔”章放置資料室存檔；文件發(fā)放時必須填寫《文件發(fā)放回收登記卡》，同時，核查與該文件相同或涵蓋文件發(fā)放過的文件，按原登記信息將一一收回，缺少者按下述處罰條款執(zhí)行，發(fā)完后可將其發(fā)放信息作電腦記錄；收件人在收文時作“接收人”簽名，同時，必須立即填寫《文件歸檔登記卡》；各部門必須對上述和類文件妥善保管，每月不少于二次對相應(yīng)文件核對，對遺缺文件及時查找，對無法找到的及時申請補發(fā)；離職或工作調(diào)動必須將文件保管與登記作為工作移交內(nèi)容之一。

　　三：文件的回收與銷毀：

　　凡發(fā)放改版文件或有過時失效文件時必須對原文件立即回收并銷毀，發(fā)放與接收部門在各自原填寫的《登記卡》中相應(yīng)欄簽署回收信息及相互簽名；過時與失效文件由持有部門填寫《文件銷毀申請單》，經(jīng)批準后銷毀，銷毀文件各頁打上“報廢”章或廢紙?zhí)幚礓N毀，含有重要或機密信息的當(dāng)場撕毀，《文件銷毀申請單》夾放于原登記文件夾中。

　　四、處罰條例：

　　對未按上述條款發(fā)放、登記、回收、銷毀文件的'，將對部門長和直接責(zé)任人處以10元一次處罰；對遺失文件的將對部門長和直接責(zé)任人給予一頁5元但一次不少于10元不高于30元處罰，對補發(fā)文件給予一頁1元處罰不高于10元處罰。

　　本規(guī)定由文控中心制定與修改，經(jīng)主管副總批準發(fā)放之日起執(zhí)行。

　　文件管理制度 3

　　前言：

　　為貫徹執(zhí)行《中華人民共和國計量法》，強化公司計量基礎(chǔ)工作，改善公司經(jīng)營管理，提高公司素質(zhì)，確保量值傳遞準確，保證公司產(chǎn)品質(zhì)量和降低物質(zhì)消耗，提高經(jīng)濟效益，特制定本管理制度。

　　1.計量組織及人員職責(zé)

　　1.1計量組織

　　本公司計量工作在管理者代表的領(lǐng)導(dǎo)下、由品管科歸口管理。品管科計量員負責(zé)整個公司計量工作的日常管理，各車間班組長作為兼職計量員負責(zé)管轄內(nèi)的計量管理。

　　1.2人員職責(zé)

　　1.2.1計量工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

　　負責(zé)公司計量工作的全面領(lǐng)導(dǎo)；

　　負責(zé)國家有關(guān)計量法律法規(guī)在公司的貫徹落實；負責(zé)審核公司計量器具配置規(guī)劃；負責(zé)審批公司計量器具檢定/校準計劃；負責(zé)審核公司計量管理制度。

　　1.2.2品管科負責(zé)人

　　負責(zé)公司計量工作的具體領(lǐng)導(dǎo)；負責(zé)編制公司計量管理制度；

　　負責(zé)督促公司計量管理制度的有效實施；負責(zé)制定計量器具的配置/檢定/校準計劃；負責(zé)核準計量器具的內(nèi)部校準結(jié)果；

　　負責(zé)組織新購計量器具/送修計量器具回廠的驗收；負責(zé)計量檢測點的確定并確保進行相應(yīng)的計量檢測。

　　1.2.3品管科計量員

　　負責(zé)公司計量工作的日常管理；負責(zé)編制計量器具的內(nèi)部校準規(guī)程；負責(zé)編制計量器具編號及管理臺帳；負責(zé)執(zhí)行計量器具的內(nèi)部校準；

　　負責(zé)組織計量器具的送檢；

　　負責(zé)計量器具使用狀況及維護保養(yǎng)的督查；負責(zé)計量管理相關(guān)表格的填報；負責(zé)計量文件/資料檔案的保管。

　　1.2.4各車間班組兼職計量員

　　負責(zé)管轄范圍內(nèi)計量工作的管理；負責(zé)在班組貫徹落實公司計量管理制度；

　　負責(zé)督促管轄范圍內(nèi)計量器具的日常維護/保養(yǎng)，確保使用的計量器具狀態(tài)良好；

　　負責(zé)計量管理相關(guān)記錄的收集/整理/保管。

　　2.計量器具采購/入庫/流轉(zhuǎn)

　　2.1計量器具的采購

　　2.1.1請購

　　各部門根據(jù)實際需求提出計量器具采購申請，由部門負責(zé)人填寫《采購計劃單》，明確計量器具的名稱、型號、準確度、精密度、量程等資料，然后交品管科負責(zé)人確認，再由管理者代表或總經(jīng)理核準，最后交由采購部執(zhí)行采購。

　　2.1.2計量器具生產(chǎn)/供應(yīng)廠家的選擇及采購執(zhí)行

　　采購部接到經(jīng)批準的《采購計劃單》后，即著手選擇計量器具的生產(chǎn)廠家，計量器具生產(chǎn)廠家要有生產(chǎn)許可證，且在其生產(chǎn)的器具或包裝上有明確的標(biāo)識。同時具備質(zhì)量保證能力和售后服務(wù)能力。一般計量器具的采購可直接到計量器具的供應(yīng)商店考察，對照實物并查看相關(guān)說明書，了解生產(chǎn)廠家資格，比對價格等，確認符合要求即可購買。如果是大型貴重的計量器具，采購部應(yīng)充分聽取使用部門、項目工程師及品管科的意見并進行市場調(diào)研、詢價，綜合評估然后選定一家質(zhì)量保證、價格合理的生產(chǎn)/供應(yīng)廠商報總經(jīng)理批準再落單訂貨，如需與廠商進行技術(shù)談判應(yīng)請專業(yè)人員參加，就計量器具的性能、品質(zhì)、價格、交貨期、保修、備件及操作培訓(xùn)等事項達成協(xié)議，報總經(jīng)理批準后簽訂正式采購合同，并按合同約定的事項執(zhí)行。

　　2.2計量器具的入庫

　　2.2.1計量器具的.驗收

　　計量器具到廠后，采購部即通知品管科，由品管科負責(zé)人組織使用單位、專業(yè)人員、計量員對計量器具進行驗收，驗收的主要項目是：

　　A.隨機資料和備件是否齊全；

　　B.設(shè)備狀態(tài)是否正常；

　　C.按設(shè)備說明書或相關(guān)作業(yè)指引調(diào)試設(shè)備是否正常。驗收后，品管科計量員填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備驗收單》交采購部，驗收合格則準予入庫，驗收不合格則由采購部與供應(yīng)商協(xié)商作退貨處理或其它妥善的解決方式。

　　2.2.2計量器具的編號/臺帳

　　計量器具驗收合格后，品管科計量員即對計量器具進行編號，并登錄于《監(jiān)視和測量設(shè)備臺帳》中列管。

　　2.2.3計量器具的入庫

　　計量器具驗收合格后，采購部將發(fā)票連同驗收單辦理入庫手續(xù)，若手續(xù)不全，倉管有權(quán)拒絕入庫，財務(wù)有權(quán)拒絕報銷。

　　2.3計量器具的流轉(zhuǎn)

　　2.3.1計量器具的領(lǐng)用

　　計量器具編號登錄后，品管科計量員即通知使用單位領(lǐng)用。領(lǐng)用時使用單位需填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備移交單》，由品管科計量員保存?zhèn)浒浮?/p>

　　2.3.2計量器具的流轉(zhuǎn)

　　2.3.2.1當(dāng)計量器具需在公司內(nèi)部借用時，由借用單位向被借用單位提出借用申請，若同意借用則由借用單位復(fù)印一份《借用申請單》給品管科計量員備案。若由于公司業(yè)務(wù)的調(diào)整，需對公司計量器具進行調(diào)配時，由品管科提出方案，經(jīng)管理者代表審批后執(zhí)行，品管科計量員則予以登記備案。

　　2.3.2.2原則上，本公司計量器具不允許外借，若確實需要外借，必須經(jīng)品管科負責(zé)人同意和管理者代表或總經(jīng)理批準，品管科計量員需跟進外借計量器具的歸還時間及其歸還時的狀態(tài)。必要時需進行校準/檢定后才能使用。

　　3.計量器具的檢定/校準

　　3.1計量器具的分類

　　根據(jù)計量器具的應(yīng)用范圍，對計量器具進行分類管理，本公司計量器具分A、B、C共三類。品管科根據(jù)以下分類原則對公司所有計量器具進行分類，在計量器具臺帳上予以注明。

　　3.1.1用于產(chǎn)品質(zhì)量檢驗、貿(mào)易結(jié)算、環(huán)境安全衛(wèi)生計量檢測和公司同類計量最高標(biāo)準的計量器具為A類；

　　3.1.2用于內(nèi)部物料、能源消耗考核、工藝參數(shù)監(jiān)控、機修使用等相應(yīng)的計量器具為B類；

　　3.1.3用于指示功能其指示值僅做參考的計量器具為C類。

　　3.2計量器具的檢定/校準

　　3.2.1臨時檢定/校準

　　有下列情形之一時，計量器具的使用部門應(yīng)提出臨時檢定/校準要求，品管科審核確認后，組織實施檢定/校準。a）b）c）d）新購計量器具；固定放置的計量器具遷移后；計量器具維修后；對數(shù)據(jù)產(chǎn)生懷疑時。

　　3.2.2周期檢定/校準

　　3.2.2.1檢定/校準方式

　　1）A類計量器具需由具有資格和能力的法定計量測試機構(gòu)進行檢定；

　　2）B類計量器具由品管科進行內(nèi)部校準；

　　3）C類計量器具可以免校。

　　3.2.2.2檢定/校準計劃

　　品管科根據(jù)計量器具的類別及使用頻率確定檢定/校準周期，在《監(jiān)視和測量設(shè)備臺帳》上注明，并于每年12月份制定下計量器具的《檢定/校準計劃》，經(jīng)管理者代表審批后分發(fā)相關(guān)部門。

　　3.2.2.3檢定/校準的執(zhí)行

　　1）外校

　　a）品管科根據(jù)校驗計劃，在有效期到期前，通知計量器具使用部門做好檢定/校準準備。如果該計量器具屬于“外校”，則由品管科統(tǒng)籌安排，聯(lián)系條件符合的機構(gòu)，洽談檢定/校準時間和方式（送檢或由檢定機構(gòu)來公司檢定），由其執(zhí)行檢定。

　　b）檢定結(jié)束后，由檢定機構(gòu)出具檢定報告和合格證，品管科將合格證張貼于計量器具合適的部位或其外包裝上，標(biāo)明其檢定狀態(tài)。

　　2）內(nèi)校

　　a）屬于“內(nèi)校”的計量器具，由品管科執(zhí)行校準，校準時需嚴格按計量器具的內(nèi)校規(guī)程進行，并做好內(nèi)校記錄。

　　b）內(nèi)校完成后，品管科根據(jù)內(nèi)校結(jié)果，在計量器具合適的部位或其外包裝上張貼校準標(biāo)識，以標(biāo)明其校準狀態(tài)。

　　3.2.2.4檢定/校準不合格的處理

　　1）由品管科貼上不準使用標(biāo)識，并及時組織修理，修理好后再進行檢定/校準。無法修理的計量器具，由使用部門填寫《監(jiān)視和測量設(shè)備報廢申請單》申請報廢，經(jīng)品管科確認、管理者代表或總經(jīng)理批準后予以報廢。

　　2）對使用該不合格計量器具測量的產(chǎn)品，由品管科組織追溯、重檢，以評估之前所測量結(jié)果的有效性，并采取妥善的處理措施。

　　4.計量器具的貯存、搬運、使用、維護和保養(yǎng)

　　4.1計量器具應(yīng)按其使用說明書的要求貯存于合適的環(huán)境中。

　　4.2搬移計量器具時，必須小心謹慎，以防受外力撞擊損傷或造成精確度的下降。搬運重量大精度高的計量器具應(yīng)由品管科進行指導(dǎo)，并使用合適的搬運工具，搬移后應(yīng)由品管科對其進行檢查確認，必要時要經(jīng)過檢定/校準合格后再繼續(xù)使用。

　　4.3凡投入使用的A、B類的計量器具必須經(jīng)過檢定/校準合格，而且在有效期內(nèi)，C類計量器具也需由品管科對其狀態(tài)進行確認，嚴禁使用不合格的計量器具。

　　4.4計量器具使用人員必須熟悉掌握其使用方法，并嚴格按操作規(guī)程進行操作，無關(guān)人員不得擅自使用。發(fā)現(xiàn)計量器具異常時，不得擅自拆卸或損壞計量器具，應(yīng)通知品管科，由品管科組織專業(yè)人員進行處理。

　　4.5計量器具使用部門和人員要經(jīng)常對計量器具進行維護/保養(yǎng)，使用后要清除計量器具上的灰塵、污垢等異物，保持計量器具整潔、完好。

　　5.計量檢測

　　5.1項目工程師負責(zé)對每個產(chǎn)品制定工藝規(guī)范、原材料標(biāo)準、產(chǎn)品標(biāo)準，確定需要檢測的工藝參數(shù)、原材料、產(chǎn)品質(zhì)量指標(biāo)，品管科確認計量“檢測點”并配置相應(yīng)的計量器具對其進行檢測，并保持檢測記錄。

　　5.2原材料進廠、生產(chǎn)領(lǐng)料、生產(chǎn)投料、產(chǎn)品分裝、產(chǎn)品出廠必須進行嚴格的計量，而且要填寫相應(yīng)的進倉單、領(lǐng)料單、投料記錄、產(chǎn)品分裝記錄、出貨記錄，載明計量數(shù)值和計量單位。

　　5.3生產(chǎn)/生活用電、用水、用油要通過相應(yīng)的計量器具進行計量，能夠細分的盡量細分，計量結(jié)果也要進行記錄，便以考核各種物、能源消耗以及產(chǎn)品成本的正確核算。

　　5.4環(huán)境、安全、衛(wèi)生的監(jiān)測一般委托有資格的相關(guān)監(jiān)測機構(gòu)進行檢測，但較簡單的項目可以由公司進行檢測。

　　5.5應(yīng)使用國家法律法規(guī)規(guī)定的計量單位。

　　6.計量監(jiān)督管理

　　6.1現(xiàn)場品管員每天對車間使用的計量器具的準確性進行檢查，督促車間對計量器具進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計量器具異常則及時報告品管科計量員進行處理。

　　6.2品管科負責(zé)對實驗室使用的計量器具的準確性進行日常檢查，督促檢測人員對計量器具進行維護保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)計量器具異常則及時進行處理。

　　6.3品管科計量員定期或不定期對公司所有計量器具進行檢查，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。

　　6.4現(xiàn)場品管員按規(guī)定的頻率和數(shù)量抽檢投料數(shù)量、包裝重量的準確性，同時檢查實際包裝重量與標(biāo)識的符合性，發(fā)現(xiàn)異常及時處理。

　　6.5品管科負責(zé)對公司計量管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)控，對違反計量管理制度的單位提出整改要求，并跟進整改效果，直到問題得到徹底解決。

　　7.計量檔案資料管理

　　計量檔案資料包括相關(guān)計量器具管理臺帳、計量器具周期檢定/校準計劃、計量器具檢定/校準報告、內(nèi)校規(guī)程及內(nèi)校記錄、計量器具使用說明書、計量器具驗收單、計量檢測記錄等等，這些文件和記錄由品管科計量員按公司《文件控制程序》/《記錄控制程序》規(guī)定的保存期限、保存環(huán)境、標(biāo)識方法進行管理。

　　文件管理制度 4

　　第一章總則

　　第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)我公司的實際情況，特制訂本制度。

　　第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。

　　第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。

　　第二章收文的管理

　　第四條公文的簽收。

　　(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

　　(2)對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。

　　第五條公文的編號保管。

　　(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。

　　(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。

　　第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。

　　(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

　　(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

　　(3)為加速文件運轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

　　第七條文件的傳閱與催辦。

　　(1)傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。

　　(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。

　　(3)閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書。

　　(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

　　第三章發(fā)文的管理

　　第八條發(fā)文的規(guī)定。

　　(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

　　(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。

　　(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發(fā)。

　　第九條發(fā)文的范圍。

　　(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。

　　(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。

　　①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。

　　②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報其他有關(guān)全公司的.重大事項。

　　(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。

　　①對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。

　　②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。

　　③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀要。

　　④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。

　　第四章發(fā)文程序與要求

　　第十條發(fā)文程序規(guī)定。

　　(1)各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請。

　　(2)辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。

　　(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。

　　(4)文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標(biāo)定日期和密級。

　　(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿。

　　(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé))。

　　(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。

　　(8)需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。

　　(9)文稿審核、會簽后，按批準權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。

　　(10)文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。

　　第五章文件的借閱和清退

　　第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。

　　第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

　　第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時

　　查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。

　　第六章文件的立卷與歸檔

　　第十五條文件的歸檔范圍。

　　(1)上級機關(guān)來文包括上級對公司報告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負責(zé)歸檔。

　　(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。

　　(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。

　　(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。

　　(5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。

　　(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。

　　(7)公司日志和大事記。

　　(8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

　　(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部室負責(zé)立卷歸檔。

　　第十六條立卷要求。

　　(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

　　(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

　　第七章文件的銷毀

　　第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，辦公室應(yīng)定期清理、造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。

　　1、凡上級和外單位發(fā)來的文件、信函、電報、內(nèi)刊等由公司綜合部簽收、拆封、蓋上日戳、分類編號、登記收文薄、填寫公文處理單，送綜合部經(jīng)理審閱后，再送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱。

　　2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件，綜合部要及時收回，按批示迅速準確地送閱和傳遞。

　　3、各部門接文件后，要當(dāng)日閱辦，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及文件要求，主動辦理。屬于各部門聯(lián)合承辦的，主辦部門要主動做好協(xié)同工作，協(xié)辦部門要積極配合。

　　4、綜合部對發(fā)送的文件、信函、電報都要隨時查詢催辦，防止辦文拖期。

　　5、各部門在文件承辦后，要將辦理結(jié)果寫在文件處理欄內(nèi)，簽署承辦結(jié)果、承辦人姓名、時間或字號，將文件退交公司綜合部，立卷、歸檔。

　　6、上級下達的業(yè)務(wù)性文件，承辦單位辦完后，需要留存的，公司綜合部經(jīng)理簽批后可以復(fù)印留用。

　　7、各部門收到上級主管部門直接下達的文件或參加有關(guān)會議收到會議文件，均需交公司綜合部統(tǒng)一登記，并按文件處理程序閱辦。

　　文件管理制度 5

　　物業(yè)管理公司質(zhì)量體系文件:文件和資料控制程序

　　1.0目的

　　確保現(xiàn)場所使用的文件和資料都是現(xiàn)行有效的，防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責(zé)本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質(zhì)量體系文件(質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)的法規(guī)、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業(yè)主檔案資料、書刊、聲像類、專業(yè)性資料等)

　　4.2文件和資料的`編號按《文件和資料的編號規(guī)則》執(zhí)行。

　　4.3文件和資料的受控狀態(tài)

　　4.3.1質(zhì)量手冊分為受控和非受控兩種，受控文件和資料在第一頁加蓋受控文件印章，注明受控號，非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質(zhì)量體系文件均為受控文件，加蓋受控文件印章。

　　4.3.3質(zhì)量記錄除原版文件應(yīng)加蓋受控章留存外，其它現(xiàn)場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批質(zhì)量體系文件由管理者代表組織相關(guān)部門編寫;質(zhì)量手冊、程序文件由管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批;作業(yè)文件由主管領(lǐng)導(dǎo)組織改編、編寫，管理者代表或物業(yè)管理公司經(jīng)理審批。

　　4.5文件和資料的發(fā)布

　　4.5.1受控文件發(fā)放由行政部確定分發(fā)部門和數(shù)量，領(lǐng)用人在《文件和資料領(lǐng)用簽收表》上簽名，領(lǐng)取注有受控號和加蓋受控文件印章的文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失，可提出書面申請，說明原因和理由，管理者代表批準后，重新發(fā)放，注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時，由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》，審核批準由原審批人進行，當(dāng)原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改，增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后，由行政部實施，資料管理員按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》的名單，到領(lǐng)用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態(tài)方才有效;若發(fā)放換頁、換版后的新文件，應(yīng)同時收回作廢的舊文件和資料，并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經(jīng)編、審、批簽名后，原件交管理者代表歸檔，列入《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質(zhì)量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時，登記在《借閱登記簿》上，按規(guī)定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次，修改次數(shù)號用正字的筆劃數(shù)表示，一表示第一次更改，t表示二次更改……正表示第五次更改，若1次更改內(nèi)容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示，a表示第1版，以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領(lǐng)用簽收表》及時收回并記錄，立即蓋上作廢印章，統(tǒng)一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料，在第一頁上蓋上保留資料印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規(guī)則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關(guān)記錄

　　6.1《文件和資料領(lǐng)用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質(zhì)量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

　　文件管理制度 6

　　涉密文件管理制度

　　一、收文制度接收國家秘密文件、資料，密件包裝應(yīng)當(dāng)由辦公室保密人員拆封。同時應(yīng)單獨設(shè)薄登記，接收人員應(yīng)及時履行清點、登記、編號、簽收等手續(xù)。

　　二、發(fā)文制度分發(fā)國家秘密文件、資料，必須嚴格按照規(guī)定的范圍發(fā)放，不得擅自擴大范圍。發(fā)文人員應(yīng)履行登記、編號、簽收手續(xù)，并嚴格分發(fā)范圍，遵守相關(guān)規(guī)定；簽收時必須逐件清點、核對。傳遞涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)通過保密員進行，文件應(yīng)包裝密封，嚴格按規(guī)定登記簽收。

　　三、制作（打印）制度制作國家秘密文件、資料，應(yīng)當(dāng)按照《保密法》規(guī)定，履行定密程序，標(biāo)明密級和保密期限，注明發(fā)放范圍及制作數(shù)量，絕密級、機密級的應(yīng)當(dāng)編排順序號。使用計算機制作秘密文件、資料的，該計算機不能與公共信息網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接。密件應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部文印室印刷，嚴格按照批準的數(shù)量制作，不得多制、私留。

　　四、閱讀（傳閱）制度涉密文件、資料須按規(guī)定范圍傳達、閱讀，不得擅自擴大范圍，也不得向無關(guān)人員泄露文件內(nèi)容。傳閱涉密文件，由辦公室保密員負責(zé)專夾專閱，并填寫“傳閱單”，記載夾內(nèi)密件份數(shù)、編號和閱讀時間等，閱后簽字并主動退回，不得橫傳，對急辦的文件，保密員要及時催辦。涉密文件應(yīng)在辦公室或機要室閱讀，絕密級文件應(yīng)當(dāng)即閱即批即退，并有保密員在。

　　五、借閱制度閱讀和使用涉密文件、資料應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的辦公場所進行，確需在辦公場所外閱讀和使用的，要履行嚴格的借閱記錄手續(xù)。借閱人對文件負有安全和保密的責(zé)任，自覺做到按期歸還，再用再借，嚴禁將涉密文件資料帶回家或帶到其他公共場所。保密員對借出的文件應(yīng)按時限要求及時追回。密級文件資料，未經(jīng)密級確定機關(guān)、單位或者上級機關(guān)批準，禁止復(fù)制、復(fù)英摘抄、匯編。如復(fù)英摘抄、匯編機密級和秘密級文件，必須經(jīng)批準并履行審批手續(xù)，同時不得改變其密級、保密期限和知悉范圍，并視同原件管理。

　　六、清退制度按照規(guī)定應(yīng)當(dāng)清退的涉密文件、資料，原則上應(yīng)按要求退回原制發(fā)的.機關(guān)、單位。特殊情況的，應(yīng)說明原因并報經(jīng)原制發(fā)機關(guān)同意。

　　七、銷毀制度需要銷毀的涉密文件、資料由保密員造冊，報辦公室領(lǐng)導(dǎo)審批，并履行清點、登記手續(xù)，不得擅自銷毀。送指定造紙廠銷毀的，要有保密員等二人以上押運和監(jiān)銷。嚴禁將涉密載體作為廢品出售。

　　一、涉密文件的擬制、印刷、傳遞、承辦、借閱、保管、歸檔、移交和銷毀，必須嚴格履行審批、清點、登記、簽收等手續(xù)。

　　二、涉密文件由單位保密員統(tǒng)一管理，閱辦涉密文件必須在辦公室或者安全保密的場所進行，對密級文件必須實行專人保管，專冊登記，專柜存放，個人不得私自保存涉密文件資料。

　　三、發(fā)出、收到和內(nèi)部運轉(zhuǎn)的涉密電報、文件、資料，必須登記、編號，在交接時，必須履行簽字手續(xù)。外出開會發(fā)的秘密文件，要妥善保管，回單位后及時交給保密員處理；

　　四、傳閱涉密文件、資料，由保密員直接傳遞，不得任意橫傳。因工作需要長時間使用的，要向保密員辦理手續(xù)。

　　五六、凡因工作需要復(fù)印、印制涉密文件資料，應(yīng)按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印后的涉密文件資料按涉密文件管理。

　　六、確因工作需要攜帶涉密文件資料外出的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并采取相應(yīng)的保密措施。不準在公共場所停留、游覽、購物、探親訪友等，返回單位后要及時交保密員保管，確保國家秘密安全。

　　七、干部調(diào)動工作時，應(yīng)將自己使用的文件、資料進行清理，全部移交。

　　八、涉密文件資料的清退和銷毀。閱辦的涉密文件應(yīng)當(dāng)及時清退，需要銷毀的涉密文件資料，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，登記造冊，交由區(qū)保密局統(tǒng)一集中銷毀，個人均不可自行、隨意銷毀。嚴禁將各類涉密載體或者內(nèi)部資料、刊物當(dāng)廢品出售。對違反保密規(guī)定，使涉密文件資料發(fā)生失泄密的，依照國家法律和有關(guān)規(guī)定嚴肅處理，追究責(zé)任。

　　九、涉密文件資料須定期收回上交，發(fā)現(xiàn)丟失，及時匯報并立即追查處理。

　　附：九條保密守則

　　1、不該說的秘密，絕對不說；

　　2、不該問的秘密，絕對不問；

　　3、不該看的秘密，絕對不看；

　　4、不該記錄的秘密，絕對不記錄；

　　5、不在非保密本上記錄秘密；

　　6、不在私人通信中涉及秘密；

　　7、不在公共場所和家屬、子女、親友面前談?wù)撁孛埽?/p>

　　8、不在不利于保密的地方存放密件、資料；

　　9、不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

　　一、收文。收到上級或其他部門發(fā)來的文件后要履行簽收手續(xù)，簽收人應(yīng)注明收到的具體時間，書寫其文件的全稱。簽收后要認真核對信封號碼、件數(shù)，開拆后要認真核對文件的文號、件數(shù)與發(fā)文通知單是否相符，如有差錯，應(yīng)立即向有關(guān)部門反映，文件拆封應(yīng)由文件管理人員或指定的人員負責(zé)，其他人員無權(quán)拆封。對注有領(lǐng)導(dǎo)同志“親收”字樣的信件，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或指定的專人拆封。收文后要認真填寫收文登記簿，將來文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、收到時間等內(nèi)容登記清楚。

　　二、發(fā)文。分發(fā)上級來文和本單位形成的文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的批示意見確定文件分發(fā)范圍。下發(fā)的文件要認真實行文件、發(fā)文通知單、信封“三對照”，防止錯發(fā)、漏發(fā)。外送的文件要在信封上加蓋密級章。絕密文件要單獨裝封，封口處加貼“密封條”或加蓋“密封”章。發(fā)出的文件由收發(fā)員登記后發(fā)放，收文單位簽收，或由郵電局機要通訊發(fā)出，不準捎帶，不發(fā)掛號，更不得發(fā)平信。當(dāng)日的文件要當(dāng)日送完，不得積壓或延誤。

　　三、辦文。文管人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見，認真辦理。在辦理過程中，要注意把握好每一個環(huán)節(jié)，交辦有手續(xù)，收回有注銷。做到及時、不拖、不壓、不誤。對領(lǐng)導(dǎo)批示的查辦件，要及時檢查辦理情況，建立催辦記錄，并定期向領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　四、傳閱。按照上級有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)批示意見進行傳閱，不得任意擴大閱讀范圍。閱讀文件要在辦公室或閱文室內(nèi)進行。傳閱的文件要放在文件夾內(nèi)，夾內(nèi)要有目錄、編號，以便查對。不準從夾內(nèi)抽文件，不得橫傳或倒手轉(zhuǎn)借。閱文人不在時，傳閱夾要放入抽屜內(nèi)落鎖，不準堆放在辦公桌上。

　　五、借閱。借閱文件要經(jīng)過批準，嚴格借閱手續(xù)，限期退回。如需延長使用時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。外單位借閱文件，要持有介紹信，并符合閱文規(guī)定。借閱的文件要登記，歸還后要及時注銷。

　　六、復(fù)印。不經(jīng)批準，不得隨意復(fù)印上級文件和領(lǐng)導(dǎo)同志的講話。確因工作需要必須復(fù)印時，要經(jīng)發(fā)文機關(guān)同意。要嚴格登記、管理制度，對復(fù)印的文件、資料，應(yīng)與正式文件一樣對待，認真辦好分發(fā)手續(xù)，按時清退，不得遺失。

　　七、管理。涉密文件要存放在鐵制櫥內(nèi)分類放置，經(jīng)常清點核對。一月一清理，一季一核對，做到文件和登記相符。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)及時查找。領(lǐng)導(dǎo)人參加上級會議帶回的文件，要及時交文管人員登記、保密。

　　八、清退。對下發(fā)的文件，要按照上級規(guī)定，認真組織清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要認真組織查找。確實查找不到的要追究責(zé)任，落實到人，并作出適當(dāng)處理。

　　九、銷毀。各級、府、各部門嚴禁私自銷毀涉密文件，銷毀涉密件要經(jīng)過上級保密管理部門、本單位領(lǐng)導(dǎo)審核同意后方可銷毀。嚴禁向廢品收購部門和攤販出售內(nèi)部文件、刊物和資料。

　　文件管理制度 7

　　一、目的

　　為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。

　　本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。

　　二、職責(zé)

　　2.1 安全環(huán)保部負責(zé)制定本制度，并負責(zé)綜合監(jiān)督管理。

　　2.2 各部門負責(zé)本部門文件檔案的管理，并負責(zé)監(jiān)督檢查和考核。

　　2.3 各部門管理人員負責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。

　　三、內(nèi)容

　　3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:

　　3.1.1國家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準規(guī)范及其他要求。

　　3.1.2上級主管部門安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會議資料等。

　　3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。

　　3.1.4安全生產(chǎn)工作計劃、總結(jié)、報告等。

　　3.1.5各種安全活動記錄、安全管理臺賬、事故報告、安全通報等。

　　3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。

　　3.1.7安全設(shè)施檢測、校驗報告、記錄等。

　　3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評價報告。

　　3.2立卷歸檔

　　3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。

　　3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。

　　3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統(tǒng)一保存。

　　3.2.4各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。

　　3.2.5不同價值，不同性質(zhì)的.文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。

　　3.3檔案保管

　　3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。

　　3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。

　　3.4檔案借閱

　　3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。

　　3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。

　　3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。

　　3.5檔案銷毀

　　對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀，必要時做好銷毀記錄。

　　四、本制度由安全環(huán)保部制定并負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。

　　文件管理制度 8

　　（一）總則

　　一、本管理制度旨在確保學(xué)校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。

　　二、本制度涉及的文件是指以學(xué)院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。

　　三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。

　　（二）收文制度：

　　1、接收文件應(yīng)在文件登記表上的作好登記，填寫應(yīng)仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。

　　2、聯(lián)絡(luò)員在校團委領(lǐng)取的文件應(yīng)根據(jù)校團委的指示及文件內(nèi)容的緩急，及時將文件送達學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。

　　3、傳閱文件應(yīng)保持文件完整無缺，并在相應(yīng)的時間內(nèi)歸還辦公室。

　　4、分團委各部門每月月初和月末應(yīng)按時上交當(dāng)月的'工作計劃及總結(jié)。如要舉辦活動，應(yīng)上交相應(yīng)的計劃和總結(jié)，未在規(guī)定時間內(nèi)上交將按考核制度上的有關(guān)規(guī)定扣分。

　　5、各部門上交的計劃和總結(jié)包含打印稿和電子稿，打印稿應(yīng)存放在各部門文件夾中，電子稿應(yīng)存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。

　　6、上交上來的打印搞應(yīng)及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應(yīng)確保其能打開并含有相關(guān)內(nèi)容，做好相應(yīng)的登記。

　　7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內(nèi)容，查閱時應(yīng)經(jīng)過辦公室有關(guān)人員的批準。

　　（三）、發(fā)文制度：

　　1、學(xué)院各類文件指在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。

　　2、欲發(fā)放文件應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交有關(guān)人員審定，審定合格后方可發(fā)放。

　　3、根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學(xué)院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應(yīng)妥善保存，不得遺失。

　　4、文件發(fā)送之前應(yīng)加蓋學(xué)院相應(yīng)的公章。

　　5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。

　　注：本管理制度由土建學(xué)院分團委辦公室制定，并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。

　　文件管理制度 9

　　為了更好地規(guī)范各類文件的起草、收發(fā)、報送、保管等環(huán)節(jié)，特制定本制度。

　　一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數(shù)、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡并粘貼于原文上面，并送總經(jīng)理批示，總經(jīng)理批示后送有關(guān)人員傳閱，總經(jīng)理有批辦意見的，辦公室應(yīng)提醒有關(guān)人員批示閱辦結(jié)果，并將閱辦結(jié)果送總經(jīng)理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應(yīng)及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

　　二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責(zé)起草，部門專業(yè)文件由各部門專業(yè)人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發(fā)的文件均由辦公室填寫發(fā)文卡，由簽發(fā)人即總經(jīng)理簽發(fā)后，并詳細填寫發(fā)文登記簿方可復(fù)印并存檔，沒有總經(jīng)理簽發(fā)的.文件不能發(fā)出和存檔。

　　三、上報和發(fā)往其他單位的文件應(yīng)填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字后方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續(xù)。

　　四、報告、請示、匯報、制度、規(guī)定等均應(yīng)以文件形式印發(fā)，宣傳活動類一般應(yīng)以簡報形式印發(fā)，每周例會的紀要內(nèi)容均以紀要形式印發(fā)。落實公司會議精神的情況匯報應(yīng)以文件形式上報。

　　五、凡打印的錯文件應(yīng)及時銷毀，以免機密外泄。

　　六、借閱文件超過八小時的應(yīng)辦理借閱手續(xù)，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經(jīng)理批準。

　　文件管理制度 10

　　一、文件收發(fā)管理

　　單位所有的公文歸口辦公室管理，實行專人負責(zé)，集中管理，以保證公文的使用效益和資料的完整性，有利于加強安全保密工作。

　　(一)公文的'簽收呈辦

　　1、簽收：辦公室人員應(yīng)按時領(lǐng)取文件和信件。

　　2、呈辦：凡收到的文(函)件(包括領(lǐng)導(dǎo)帶回的會議文件)，應(yīng)及時登記、呈送、擬辦、傳遞。對收到的文(函)件，由分管的副主任提出擬辦意見后，再行傳遞。屬急件的隨收隨呈，及時辦理。

　　(二)公文的保密。

　　對“三密”文件應(yīng)按規(guī)定的閱讀范圍傳遞，同時做到：不橫傳，不隨意從中抽出文件，不帶到公共場所和宿舍，不在保密室外過夜。并做到日清、月查、及時清退。

　　(三)公文的借閱承辦。各科室及有關(guān)人員須承辦和借閱文件時，均應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，用后及時歸還。

　　二、內(nèi)部擬文

　　(一)行文規(guī)則

　　1、行文應(yīng)當(dāng)確屬需要，注重實效，堅持少而精。

　　2、向上級請示問題，應(yīng)當(dāng)一文一事;不應(yīng)當(dāng)在非請示公文中夾帶請示事項。

　　3、向區(qū)直有關(guān)單位的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄報區(qū)委老干部局。

　　4、與我單位不相隸屬機關(guān)之間一般用函行文。

　　5、與其他同級單位間必要時可聯(lián)合行文。

　　(二)制發(fā)程序

　　主辦科室承辦人擬稿→科室負責(zé)人核稿→分管主任審核→主任簽發(fā)→辦公室校核公文格式并登記→編號→承辦科室校對→打愈裝訂→辦公室蓋章→封發(fā)。

　　(三)公文起草

　　1、起草公文一律用藍黑或碳素墨水書寫或在微機上直接錄入打印，不得用紅色墨水、圓珠筆和鉛筆書寫，草擬文稿首頁一律使用發(fā)文稿紙。字跡要工整，稿面要清晰。修改文字要運用標(biāo)準修改符號，不得書寫在裝訂線以外。

　　2、科室完稿后，一律用藍黑或碳素墨水填寫擬文稿簽，全稿按管理權(quán)限或分工逐級送領(lǐng)導(dǎo)審簽，擬稿者按審簽意見進行修改、定稿。做到行文體式得當(dāng)，行文要素齊全，審簽程序規(guī)范，意思表達準確。

　　(四)公文校核與校對

　　1、公文正式印制前，由辦公室對公文的審批手續(xù)、文件格式以及文字表達、主題詞等進行校核，確定發(fā)文字號、印發(fā)范圍和印制份數(shù)。

　　2、公文的印制與校核由承辦科室負責(zé)，校樣要與原稿一致。公文印制好后，承辦科室要及時將文件、原稿及電子版交辦公室保存。

　　(五)公文裝訂、傳遞

　　1、公文裝訂、封發(fā)由辦公室或承辦科室負責(zé)。

　　2、需及時下發(fā)的會議通知和上報的重要報告、請示，經(jīng)中心領(lǐng)導(dǎo)簽批后可通過傳真下發(fā)、上報。

　　3、公文上報下發(fā)應(yīng)發(fā)給組織，一般不發(fā)給個人。

　　文件管理制度 11

　　1.主題內(nèi)容與適用范圍

　　本標(biāo)準規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。

　　本標(biāo)準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。

　　2.引用文件

　　SJ/T 207.1～3－1999 《設(shè)計文件的管理制度第1～3部分》

　　SJ/T 207.4－1999 《設(shè)計文件管理制度第4部分：設(shè)計文件的分類編號》

　　QB/YT KF 7.7.9- 《更改控制程序》

　　QB/YT KF 7.03- 《項目（設(shè)計/開發(fā)）控制程序》 GB/T 19017-質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002- 《企業(yè)檔案分類編號及標(biāo)識》

　　3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求

　　3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規(guī)范（技術(shù)指標(biāo)）、設(shè)計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。

　　3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵件、重要件，應(yīng)在文件中進行標(biāo)識，確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏感器件、濕度敏感器件等，應(yīng)予以標(biāo)識，以便加強防護。

　　3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應(yīng)以產(chǎn)品或整件為單位成套，歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。

　　3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。

　　4.各部門職責(zé)

　　技術(shù)開發(fā)部：負責(zé)產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃，設(shè)計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會簽及更改，并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負責(zé)。對應(yīng)用軟件工具，研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進行掌控，對電子文件的質(zhì)量負責(zé)。

　　生產(chǎn)管理部及車間：負責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領(lǐng)用的產(chǎn)品圖樣完整、安全和回收負責(zé)；

　　質(zhì)量控制部：負責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的'有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。

　　銷售服務(wù)部：負責(zé)收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部：負責(zé)收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責(zé)產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。

　　5.會簽

　　5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計師負責(zé)提供，未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。

　　5.2會簽路線

　　產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽：

　　擬制審核工藝（需要時）標(biāo)準化批準

　　研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準

　　文件管理制度 12

　　1、目的

　　為規(guī)范本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發(fā)處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用于正龍物業(yè)有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

　　2、職責(zé)

　　2.1總經(jīng)理負責(zé)公司所有對外發(fā)文審批。

　　2.2管理中心經(jīng)理負責(zé)管理中心文件的審批。物業(yè)部負責(zé)管理中心文件的打印及文號的管理工作。

　　2.3部門主管負責(zé)本部門文件的擬制與審核，及負責(zé)本部門對公司內(nèi)部發(fā)文的審批，并負責(zé)定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

　　2.4行政人事部負責(zé)公司文件格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。

　　3、文件種類

　　3.1上行文:請示，報告，計劃，總結(jié)；

　　3.2下行文:批復(fù)，決定，通知，通告，通報，制度，規(guī)定；

　　3.3平行文:信函，會議紀要。

　　4、文件格式

　　4.1發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別之一。

　　4.2秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注。

　　4.3收文單位。是指用來處理或答復(fù)文件中有關(guān)問題和有關(guān)事項的單位。

　　4.4正文。是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù)，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

　　4.5標(biāo)題統(tǒng)一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

　　4.6正文統(tǒng)一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點符號，行間距為1、5倍，以清晰、美觀為原則；

　　4.7附件。通常指隨正文發(fā)出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，專行空兩格注明"附件:xxx"字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須注明；

　　4.8落款。指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的，要用負責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身分)署名:落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角，相關(guān)于書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字體與正文相同。

　　4.9日期:

　　4.9.1一般應(yīng)寫發(fā)文日期；

　　4.9.2制度或會議經(jīng)過的'文件應(yīng)寫經(jīng)過的日期；

　　4.9.3重要的文件寫簽發(fā)的日期；

　　5、文號

　　5.1根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文單位及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；具體文號編制規(guī)則見附件。

　　5.2公司文號由行政人事部統(tǒng)一管理，管理中心文號由物業(yè)部統(tǒng)一管理；

　　5.3發(fā)文部門需到以上部門登記領(lǐng)取文號后，方可發(fā)文。

　　6、用印

　　6.1用印是發(fā)文單位對文件負責(zé)的標(biāo)志，是文件合法生效的標(biāo)志，對外發(fā)文或內(nèi)部重要文件都應(yīng)加蓋印章。

　　6.2文件打印校對完之后，由管理印章的人員用印并進行登記；

　　6.3印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　7、文件管理

　　7.1包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作:

　　7.2正規(guī)文件應(yīng)盡量打印，并由擬文人仔細校對審核。

　　7.3簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全職責(zé)，應(yīng)本著負責(zé)精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明"同意發(fā)文"字樣后按正常手續(xù)辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

　　7.4用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定加印，并作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

　　7.5發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《文件發(fā)放登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作。需要回復(fù)辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一并送有關(guān)人員或部門辦理。

　　7.6收文。文件管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業(yè)部相關(guān)人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)，資料包括:流水號、收文日期、發(fā)文單位、收文標(biāo)題、文件編號、發(fā)文日期、份數(shù)、處理情景、備注等。

　　7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業(yè)部辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期。

　　7.8保存。文件辦理完畢后，由最終處理部門人員進行保管。

　　7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

　　8、相關(guān)文檔

　　8.1文號編碼規(guī)則

　　8.2《文件編號使用登記表》

　　8.3《對外發(fā)文登記表》

　　8.4《對內(nèi)發(fā)文登記表》

　　8.5《收文登記表》

　　8.6《文件處理單》

　　8.7《傳閱單》

　　8.8《用印登記表》

　　8.9對外發(fā)文格式

　　8.10對內(nèi)發(fā)文格式

　　8.11報告總結(jié)格式

　　8.12會議紀要格式

　　8.13會議記錄格式

　　9、修訂及實施

　　9.1本規(guī)定由全公司各部門實施，行政人事部進行監(jiān)督。

　　9.2本規(guī)定修訂權(quán)在公司。

　　9.3本規(guī)定從二零零四年五月一日實行。

　　文件管理制度 13

　　1.總則

　　1.1本工作制度依據(jù)工程承建合同文件、國家和行業(yè)行政規(guī)章制度以及工程建設(shè)管理文件有關(guān)規(guī)定制訂。

　　1.2.本制度適用于建設(shè)單位單位、監(jiān)理單位(監(jiān)理機構(gòu))及承包商之間所有工程文件的傳遞與管理。

　　1.3.工程文件分類及其組成。

　　1.3.1設(shè)計文件。指由設(shè)計單位通過建設(shè)單位提供，或由建設(shè)單位提供，或按承建合同規(guī)定由承包商提供可用于工程實施的施工圖紙、設(shè)計說明書、技術(shù)要求、技術(shù)標(biāo)準以及其相應(yīng)的設(shè)計修改通知，或按合同規(guī)定可由監(jiān)理工程師簽署的變更批示等文件。

　　1.3.2施工文件。指承包商根據(jù)工程承建合同規(guī)定或根據(jù)監(jiān)理文件要求必須報送監(jiān)理單位的施工組織設(shè)計、施工技術(shù)措施、施工計劃、材料供應(yīng)計劃、工程項目開工申請、工程檢測試驗報告、合同支付報表、合同索賠與合同商務(wù)文件、各種工程施工問題請示以及與工程實施、竣工、維護等一切工程承建活動有關(guān)的各種圖紙、報告、圖片和原始記錄、報表、材料與資料等。所有反映工程承建合同過程與工程承建活動的文件。

　　其中由分包施工承包商蓋章并由承包商授權(quán)簽發(fā)的施工文件屬于二級施工文件。

　　1.3.3監(jiān)理文件。指監(jiān)理工程師在建設(shè)單位授權(quán)和按工程承建合同規(guī)定開展監(jiān)理工作所編制發(fā)布的文件，以及有關(guān)工程建設(shè)活動的批復(fù)、簡報、通報、通知、規(guī)定、簽證以及協(xié)調(diào)會議紀要等，所有反映工程承包與建設(shè)監(jiān)理合同履行過程和建設(shè)監(jiān)理過程的文件。

　　1.3.4建設(shè)單位指示。指經(jīng)建設(shè)單位或建設(shè)單位有關(guān)部門依照工程承建合同和建設(shè)監(jiān)理文件規(guī)定簽發(fā)、下達、批轉(zhuǎn)的與工程建設(shè)活動有關(guān)的紀要、簡報、通報、通知、規(guī)定、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、以及與此有關(guān)的各種文圖、函件等。

　　1.4.具有合同效力的一切工程文件，均以書面文件為準。特殊情況下可先口頭或電話通知，并在二日內(nèi)補發(fā)書面文件。

　　1.5.除非建設(shè)單位另有指示或工程承建合同文件另有規(guī)定，否則不符合文件傳遞程序的文件，可能被視為非正式文件或無效文件而不具有合同所賦于的效力。由此所造成的工程延誤與合同責(zé)任，由責(zé)任方承擔(dān)。

　　2.設(shè)計文件管理

　　2.1建設(shè)單位提供用于工程實施的設(shè)計文件均為一式十八份，監(jiān)理審核備查及監(jiān)理工作留存二份，其中四份依照工程承建合同文件規(guī)定批轉(zhuǎn)承包商執(zhí)行。

　　2.2設(shè)計文件應(yīng)根據(jù)建設(shè)單位與設(shè)計單位簽訂的供圖計劃，按時提供給建設(shè)單位。?