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檔案管理辦法

時間：2024-06-10 09:39:01 管理

檔案管理辦法[集合]

　　第一章總則

　　第一條為了規范公司檔案管理工作，有效保護和利用檔案，為公司產業發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、、《企業檔案工作規范》（DA/T42-20xx）及有關法律、法規，結合公司實際，制定本管理辦法。

　　第二條本辦法所稱檔案是指公司在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種載體形式的文件材料。

　　第三條公司檔案實行集中統一管理的原則，確保公司檔案的完整、準確、系統與安全，便于管理和利用。

　　第四條本辦法適用于本公司。

　　第二章業務范圍

　　第五條檔案管理包括文件的歸檔、檔案的整理、檔案的保管、檔案的保密管理、檔案的統計、檔案的移交、檔案的借閱利用、檔案的鑒定與銷毀等內容。

　　第六條文件的歸檔包括文件歸檔范圍、歸檔時間及歸檔要求。

　　第七條檔案的整理包括檔案的分類、組合(組卷)、排列、編號、編目等程序。

　　第八條檔案的保管包括檔案安全保管和庫房保護設施、設備的管理與檢查。

　　第九條檔案的保密管理包括對密級檔案的管理原則和管理要求。

　　第十條檔案的統計涉及檔案工作統計年報的填報要求與內容。

　　第十一條檔案的移交涉及檔案的移交程序和要求。

　　第十二條檔案的借閱利用涉及檔案的查閱、借閱、影音復制等的審批權限及要求。

　　第十三條檔案鑒定與銷毀涉及檔案的鑒定銷毀程序及要求。

　　第三章職責分工及工作程序

　　第一節職責分工

　　第十四條公司檔案室職責：

　　(一) 貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策。統籌規劃公司檔案工作，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規章制度。

　　(二)負責公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用工作。

　　(三) 圍繞公司中心工作，開展檔案信息的編研工作，為公司的各項工作提供有效服務。

　　(四) 組織做好公司檔案人員的專業培訓工作，提高檔案工作人員的業務素質。

　　第十七條歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、錄音帶、錄像帶、實物等各種載體形式。

　　第十八條文件歸檔范圍

　　(一) 公司在籌備、項目建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件材料都應納入歸檔范圍。

　　(二) 應收集歸檔的文書檔案包括黨群工作、行政管理工作、經營管理工作、生產技術管理工作、財務審計工作、人事勞資工作中形成的各種文件材料以及外出帶回的重要文件材料等。以上管理類文件材料歸檔范圍應符合國家檔案局10令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》的要求。

　　(三) 科學技術檔案歸檔范圍包括產品(生產)、科學技術研究、建設項目、設備儀器等方面產生的科技文件材料。企業科學技術檔案的歸檔范圍應符合《企業檔案工作規范》(DA/T 42)附錄A及《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T 28)附錄A規定的要求。

　　(四) 應收集歸檔的會計檔案包括會計憑證、會計帳薄、財務報告等會計核算專業材料。企業會計檔案歸檔范圍應符合財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》附表1《企業和其他組織會計檔案保管期限表》規定的要求。

　　(五) 干部人事檔案收集歸檔范圍應符合中組發[20xx]12號《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的要求。

　　(六) 聲像、電子檔案收集歸檔范圍，包括記錄本單位主要職能活

　　動和重要工作成果、重點建設項目的照片、錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤、優盤等特殊載體檔案。

　　(七) 實物檔案收集歸檔范圍，包括區級及上級單位頒發的有保存價值的各種獎牌、獎杯、證書，以及區級及以上領導和社會著名人士到本單位視察的題詞、留言等。

　　第十九條文件歸檔時間

　　(一) 黨群工作、行政管理、經營管理、財務審計、人事勞資工作中形成的管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

　　(二) 科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

　　(三) 產品產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

　　(四) 會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理，保管一年后向公司檔案部門移交。

　　(五) 電子文件邏輯歸檔應定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體文件歸檔時間一致。

　　(六) 照片、錄音、錄像等聲像檔案由攝錄部門或工作人員編輯、整理后，每三個月向檔案部門移交。

　　(七) 各類獎牌、獎杯、證書等實物載體形式檔案應在工作結束后及時歸檔。

　　(八)企業內部機構變動、職工調動和離崗時留在部門或個人手中的文件；企業資產與產權變動過程中形成的文件，；更新、補充的文件；其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

　　第二十條文件歸檔要求

　　(一) 各部門、項目及專項工作的專兼職檔案人員應按照檔案管理規定將文件整理后歸檔。

　　(二) 歸檔的文件材料應齊全、完整、準確、系統，簽章手續完備；其內容真實、可靠，與實際相符合。

　　(三) 歸檔的文件材料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，其載體、書寫及制成材料應符合檔案耐久性要求。

　　(四) 歸檔的文件材料應為原件。正式發文應歸正本和底稿；合同、協議、意向書應歸正本；外來文件及函電應歸原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔，并標明原件保存處。文件材料歸檔后不得更改。

　　(五) 非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文材料應與中譯文一并歸檔，無譯文的應譯出標題和目錄后歸檔。

　　(六) 歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

　　(七) 存儲在脫機載體上的電子檔案應一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　　(八) 兩個以上部門合作完成的項目，應以合同、協議約定的文件歸檔。主辦部門一般應保存全套文件，協辦部門保存與所承擔任務相關的正本文件。

　　(九) 歸檔的文件材料應由形成單位或部門審核，合格后編制移交清冊向公司檔案管理部門移交。交接雙方根據移交清冊清點、核對，并履行簽字手續。

　　第三節檔案的整理

　　第二十一條檔案的整理是按照一定的原則對檔案實體進行分類、組合(組卷)、排列、編號、編目，使之有序化的過程。

　　第二十二條檔案整理應遵循文件材料的形成規律, 區分保管期限，保持文件之間的有機聯系,便于保管利用的原則。

　　第二十三條公司應依據企業管理職能，結合檔案形成特點制定檔案分類方案，并應保持相對穩定性和可擴充性。

　　第二十四條檔案室應按照公司檔案分類方案，結合歸檔文件內容及其形成特點，對生產、經營、建設、管理等活動中形成的文件有層次的進行分類。

　　第二十五條檔案室應將分類后的文件，按一定的原則和方法，將具有內在聯系的若干文件，以自然件或卷、盒的形式組合在一起，便于檔案的保管和利用。

　　第二十六條檔案室應根據檔案分類方案，對分類、組合(組卷)后的檔案按類分別集中排列，類別內檔案按類目條款順序依次排列編號。

　　第二十七條檔案室應根據檔案分類方案和排列順序編制檔號，檔號應具有唯一性。并按全宗、類別、保管期限編制檔案目錄，以固定檔案在全宗中的位置，便于統計和檢索利用。

　　第二十八條公司歸檔的各種載體形式的文件材料，應按照DA/T 32《歸檔文件整理規則》、GB/T 11822—20xx《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、DA/T 28—20xx《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》、中組部《干部檔案整理工作細則》、GB/T 11821《照片檔案管理規范》、GB/T 18894《電子文件歸檔與管理規范》、DA/T15《磁性載體檔案管理與保護規范》等標準及文件的要求,由文件形成單位或部門負責收集、積累、整理后，移交檔案部門歸檔。

　　第四節檔案的保管

　　第二十九條檔案保管工作應以預防為主，防治結合，采取有效措施，確保檔案的安全保管與保護。

　　第三十條公司應根據不同載體檔案的保管要求，配置適宜檔案安全保存的專門庫房，配備有專用保護功能的檔案柜架和必要的設施、設備。

　　第三十一條底圖不宜折疊；重要檔案應異地備份。

　　第三十二條磁性載體檔案應選擇防磁設施，豎立存放，并遠離強磁場、強熱源，與有害氣體隔離。

　　第三十三條對受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡，應采取復制手段加以保護。

　　第三十四條定期對保存的電子檔案和磁性載體檔案進行抽樣機讀檢驗，光盤每滿4年，磁性載體每滿2年進行一次抽檢機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施。

　　第三十五條清潔磁性載體檔案時不得用手觸摸磁帶、磁盤，應戴非棉制手套操作。

　　第三十六條擅自對檔案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿、銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，應依法進行處理。

　　第三十七條檔案庫房管理

　　(一) 檔案庫房應設置在遠離易燃、易爆物品和水、火等安全隱患的場所，一般不宜設置在地下或項層。

　　(二) 庫房應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。

　　(三) 庫房溫、濕度應符合各類載體檔案的保管要求。對庫房的溫、濕度要做定期測量記錄，對不適應檔案載體保管的溫、濕度要及時進行調整。

　　(四) 庫房設備運轉情況應定期檢查，并及時排除隱患。

　　(五) 庫藏檔案應定期清查核對，做到賬物相符，庫藏檔案發生變化應及時記錄說明。

　　第五節檔案的保密管理

　　第三十八條檔案工作人員必須認真學習貫徹執行《保密法》，嚴格執行《保密守則》，牢固樹立保密觀念。公司檔案工作堅持既要保密，又要便于提供利用的原則。

　　第三十九條凡屬保密范圍的檔案，都應標明密級，對不同密級的檔案，應由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴大利用范圍。

　　第四十條保管保密檔案的庫房及門窗要堅固，并有防盜設施，保密檔案必須用專柜安全存放。

　　第四十一條檔案工作人員要樹立良好的職業道德，不準在和人談話、打電話和通信中涉及檔案機密，不私自抄錄、復制秘密文件。如發現失泄密現象，必須認真追查，嚴肅處理。

　　第四十二條檔案工作人員和檔案利用者均有責任保守秘密，不擅自對外提供國家和本公司秘密以及內部事項的文件、資料，不在發表文章中泄露國家和本公司秘密。違反者按失泄密論處。

　　第四十三條密級檔案在傳遞時，嚴格執行《公司保密管理辦法》，必須由二名以上檔案工作人員專門傳遞。

　　第四十四條密級檔案按照有關規定，及時進行降密、解密工作，并在檔案上注明降級及取掉密級標記。

　　第六節檔案的統計

　　第四十五條公司應建立檔案工作統計臺賬，其主要內容包括：檔案庫藏情況，年度入出庫情況，檔案利用情況，檔案專兼職人員情況，檔案設施、設備情況，檔案銷毀情況等。

　　第四十六條公司應及時、準確填報檔案工作統計年報及有關報表。檔案統計工作應保持連續性。

　　第七節檔案的移交

　　第四十七條檔案移交程序與要求

　　(一) 公司各職能部門或項目專、兼職檔案員對本部門、項目歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況檢查整理后，編制移交清冊，經部門或項目負責人審核簽字后，向檔案室移交。

　　(二) 建設項目檔案移交時，應經編制單位自檢，監理單位審核，建設單位驗收確認并簽署意見后，由移交單位編制檔案交接簽證和移交清冊，與項目建設單位檔案部門辦理交接手續。

　　(三) 各職能部門移交的檔案，檔案室應按檔案管理要求，對檔案的齊全、完整、系統整理情況進行核對與驗收，合格后辦理交接手續。檔案交接簽證和移交清冊交接各方各留存一份歸檔。

　　(四) 對不完整、不準確或不符合質量要求的檔案一律不予接收，待補充齊全、整理規范達到要求后，再辦理移交手續。

　　第八節檔案的借閱利用

　　第四十八條公司職員如需查閱公司檔案，需開具介紹信，經檔案室負責人同意后，方可查閱。

　　第四十九條外單位人員需查閱公司檔案，須憑所在單位介紹信，并經公司檔案室同意后，方可查閱。

　　第五十條借閱、查閱檔案須事先填寫《檔案借閱、查閱登記表》，未履行登記手續的，檔案室不予提供檔案。

　　第五十一條檔案一般不借出檔案室，特殊情況需要借出時，須經公司檔案室與檔案所屬部門負責人同意，辦理借出手續，并限期歸還。檔案借出時間不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。

　　第五十二條查、借閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁涂改、抽換、偽造、拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人責任。

　　第五十三條因公外出需攜帶檔案時，一般檔案可帶復印件或副本，密級檔案應通過保密手續傳遞。

　　第五十四條密級文件、會議記錄、專利技術文件原則上不準復制。

　　第五十五條歸還檔案應嚴格清點，辦理歸還手續。歸還磁性載體檔案時，要進行質量檢查、驗收。

　　第五十六條查、借閱檔案者有義務將利用效果反饋給檔案室，以利于探索和總結檔案利用工作規律，更好地為各項工作服務。

　　第五十七條離退休人員、辦理調動手續的職工，須到檔案室辦理檔案、資料歸還手續，由檔案室蓋章簽字后，人資部門方可給予辦理手續。

　　第九節檔案的鑒定與銷毀

　　第五十八條檔案鑒定小組應根據檔案的不同保管期限，及時對保管期滿的檔案進行鑒定。

　　第五十九條經檔案鑒定小組鑒定，仍需繼續保存的檔案應重新劃定保管期限。

　　第六十條經鑒定確無保存價值的檔案應填寫銷毀清冊，并寫出銷毀報告，經鑒定小組簽字，公司法定代表人批準后，由兩人以上人員進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存。

　　第六十一條公司保管期滿的會計檔案，由檔案室會同會計部門組織會計檔案鑒定小組，提出銷毀鑒定意見，編制會計檔案銷毀清冊，由鑒定小組成員、公司總會計師在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，以正式文件經企業法定代表人(或單位負責人)簽發，上報集團公司批準后銷毀。銷毀時由兩人以上人員進行監督銷毀，銷毀清冊永久保存。

　　第六十二條銷毀檔案應到符合條件的指定地點進行銷毀。銷毀的檔案必須化為紙漿或焚毀，不準出賣或移作他用。

　　第六十三條檔案鑒定工作結束后，檔案部門應及時做好檔案整理、檢索工具調整等善后處理工作。

　　第四章管理要求

　　第六十四條公司在文件材料的歸檔工作中致力于達到以下目標和要求：

　　（一）各類檔案需歸檔的范圍明確、合理；（二）各類檔案歸檔時間明確、合理；

　　（三）各類檔案歸檔的要求明確，確保歸檔的文件材料真實、完整、有效。

　　（四）檔案移交時記錄清晰、準確。

　　第六十五條公司在檔案的整理工作中致力于達到以下目標和要求：（一）對各類檔案確定的保管期限合理；

　　（二）確保檔案分門別類整理，以便于管理、查找；（三）檔案管理系統信息與實體檔案一致；（四）檔案管理信息系統授權得當。

　　第六十六條公司在檔案保管工作中致力于達到以下目?