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物業公司會議管理制度

時間：2022-04-30 06:43:24 管理

物業公司會議管理制度

　　物業公司會議管理制度

物業公司會議管理制度

　　1、目的：

　　為進一步規范公司會議管理,做好上情下達和下情上報工作,實現公司信息資源在各部門之間快速有效傳遞,提升公司運營水平,確保會議內容及議定的事項得到有效落實,特制訂本制度。

　　2、適用范圍：

　　本制度適用于公司內部會議管理。

　　(各項目內部會議管理規范由項目自定,報總經辦審批后執行)

　　3、管理權責：

　　3.1 總經辦負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督。

　　3.2 會議提擬人或主辦職能部門負責會議的組織工作,并有權對違反本制度的行為提出處罰。

　　4、會議分類：

　　備注:如公司會議需提前或延遲等特殊情況,總辦將提前通知。

　　5.會議要求:

　　5.1、做好會議記錄。公司會議記錄要做到專人記錄和管理,會議記錄人負責會議議定事項的督辦和催辦,并將督辦和催辦情況報告會議主持人。(來自:)必要時應按照會議主持人的要求形成會議紀要,以使大家共同遵照執行。每月底總經辦檢查會議記錄及落實情況,并作為考核當事人工作的依據。職能部門專題會議也要指定人員做好會議記錄,用以備忘。 5.2、講究會議質量。各類會議主持人會前應與參會人員充分溝通,做到心中有數。對議而不決的事項提出解決的原則與方法,并對此負責。各類會議力求精干高效用數據說話,部署的工作做沒做,做到什么程度,沒做或沒做完的原因等等都要有明確具體可量化的答復,防止和杜絕空洞無物或泛泛而論。

　　5.3、力求會議實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施,與會負責人要按照落實要求,層層進行傳達貫徹,務必使直接執行人明確是什么、為什么、怎么做,對經常性工作要作用制度的形式確定下來,力求使每次會議都有具體的成果。

　　5.4、嚴格會議紀律。會議管理是保證會議質量的一項措施。與會人員應有機的安排工作,認真準備、準時參會。會議具體時間、地點由會議主持人決定、會議記錄人會前通知。與會人員一般不得缺席或指定他人代表,確因個人緊急事務需要請假的,須向會議主持人請假,同時指定專人代為履行職責。

　　6、管理內容:

　　6.1 會議計劃與統籌

　　6.1.1 每月28日前,總經辦應與各項目協調確定下月計劃召開的項目例會,統一報總經理審批后,匯同公司例會編制《月度會議計劃》,于月底前發放至各項目/職能部門負責人。

　　6.1.2 凡總經辦已列入計劃的項目例會,如需改期,或遇特殊情況需安排新的臨時例會時,項目應提前2天報請總經辦調整會議計劃。

　　6.1.3 會議安排的原則為:小會服從大會,局部服從整體,臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為:公司例會、公司臨時會議、項目例會、項目臨時會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。

　　6.2 會議準備

　　6.2.1 會議通知遵照以下規定:

　　1 、已列入月度會議計劃表的會議,月中無調整的,不再另行通知,由各項目按計劃表直接通知與會人;

　　2 、屬下列情況之一者,按“誰提擬,誰通知”的原則進行會議通知: (1)未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議;

　　(2)雖然已列入月度會議計劃,但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明;

　　(3)其它提擬人認為應另行通知的情況。

　　3、會議通知期一般應提前一天以上,通知對象為與會人、會務服務提供部門; 4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務安排等作特別說明的會議,應以會議通知單進行書面通知;涉及多個部門和參加人數眾多的大型會議,主辦部門還應編制詳細的會議計劃通知相關部門。 6.2.2 會議的其它準備工作遵照以下規定:

　　1、會議提擬部門應提前做好會議資料(如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃

　　草案、決議決定草案、與會人應提交資料等)準備的組織工作;

　　2、會所根據會議提擬部門要求提前做好會務準備工作,如落實會場,布置會場,備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設施、用品等; 3、公司總部召開的公司級會議會務組織統一歸口總經辦負責。

　　4、各項目/職能部門在公司總部召開的會議需用公共會場的,應提前向會議室管理部門(會所)提出工作聯系單,由會議室管理部門(會所)統籌安排。

　　6.3 會議組織。

　　6.3.1 會議組織遵照“誰提擬,誰組織”的原則。 6.3.2 會議主持人須遵守以下規定:

　　1、主持人應不遲于會前 5 分鐘到達會場,檢查會務落實情況,做好會前準備。 2、主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等,進行必要的說明。

　　3、會議進行中,主持人應根據會議進行中的實際情況,對議程進行適時、必要的控制,并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言,以確保議程順利推進及會議效率。

　　4、屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出結論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述,適時提交與會人表明意見;對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續安排統一意見。

　　5、主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人(部門)、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。 6.3.3 與會人須遵守以下規定:

　　1、應準時到會,并在《會議簽到表》上簽到。

　　2、會議發言應言簡意賅,緊扣

　　3、遵循會議主持人對議程控制的要求。

　　4、屬工作部署性質的會議,原則上不在會上進行討論性發言。

　　5、遵守會議紀律,與會期間應將手機調到無聲,原則上不允許接聽電話,如須接聽,請離開會場。

　　6 、做好本人的會議紀錄。

　　7、會議決議事項,與會人員應在會后立即執行,不得拖延或敷衍了事。 8、各職能部門/項目要把每次會議精神傳達到基層員工,也可根據自己部門/項目的實際情況,定期召開部門/項目級會議傳達會議精神。

　　6.3.4 主持人為會議考勤的核準人,考勤記錄由會議記錄員負責。

　　6.5 會議記錄:

　　6.5.1 公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。 6.5.2 公司各類會議原則上應確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規定: 1、各項目應常設一名會議記錄員(一般為本項目的內務文員,名單報總經辦備案),負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。

　　2、會議記錄遵照“誰組織,誰記錄”的原則,如有必要,主持人可根據本原則及考慮會議議題所涉及業務的需要,臨時指定會議記錄員。

　　3、總經理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總經辦文員負責會議記錄工作,總經理另有指定的,從總經理指定。

　　6.5.3 會議記錄員應遵守以下規定: 1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄,根據需要整理會議紀要。

　　2、會議記錄應盡量采用實錄風格,確保記錄的原始性。

　　3、對會議已議決事項,應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。

　　4、會議原始記錄應于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。

　　5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作,及時將經主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

　　6.5.4 下列情況下,應整理會議紀要: 1 、公司各類行政會議; 2 、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議; 3 、其它主持人要求整理會議紀要的會議。 6.5.5 會議紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定。公司各職能部門組織各項目下對口部門的會議紀要及各項目每周行政例會的會議紀要須報總經辦一份存檔備查。

　　6.5.6 會議原始記錄的備檔按以下規定: 1 、各職能部門負責組織的公司各類會議的會議記錄,由本部門負責日常歸檔、保管,但應作為機要檔案每季度及時轉總經辦統一歸檔備查。 2 、各職能部門內部會議記錄由本部門常設會議記錄員統一歸檔備查。

　　6.5.7 會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公