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高效時間管理

時間：2022-04-27 14:27:52 管理

高效時間管理

　　導(dǎo)語：你的時間非常寶貴，不應(yīng)該被無謂浪費(fèi)。而效率則是完成所有任務(wù)的關(guān)鍵。如果能貫徹執(zhí)行上面這幾點(diǎn)，你會發(fā)現(xiàn)自己會用比原來的多的時間完成同一件工作。當(dāng)然，同時你感受的壓力也會小得多呢。

高效時間管理

　　1、為每一天做好規(guī)劃

　　如果你不得不這么做，那么可以每天提前一個小時起床，然后做好接下來一整天的規(guī)劃。不要忘記為要做的事情排好優(yōu)先次序。你要先將要做的事情安排好，然后別忘了寫下這件事情應(yīng)該完成的時間。每一天都要堅(jiān)持這樣做，即使周末也不例外。

　　2、停止多任務(wù)同時進(jìn)行

　　關(guān)閉電腦的新郵件自動提醒功能。電子郵件會毀掉你的注意力，讓你失去對手頭正在處理的任務(wù)的專注。保持不要被不斷打岔進(jìn)來的瑣事干擾。如果你在為一個非常重要的客戶或是會議做報告，那么就不要接受一個不請自來的人的幫忙請求，哪怕只是一個簡單的小問題。

　　3、學(xué)習(xí)控制自我分心

　　你正伏在辦公桌上專心做工作，突然腦子里出現(xiàn)了另一件事。而這件事又開始提醒你，你有事要告訴某個同事，或是你又想起還有一件重要的工作得干。這個時候，不要著急抓起電話或是發(fā)送郵件，你可以把要對那位同事說的事情寫下來，或是把要做的.緊急工作寫在行程表比較醒目的地方，讓你不至于忘記。然后，你要趕緊回過頭繼續(xù)做手頭上現(xiàn)有的工作，等這個工作告一段落，再去處理剛剛記錄下來的兩件事。

　　4、學(xué)習(xí)經(jīng)常說NO

　　你要知道自己目前最重要的工作是什么。當(dāng)有人需要你幫忙，而這件事又并不是你優(yōu)先要做的，那么就請說不。你完全不需要用一個很長的解釋或借口去告訴對方為什么你不能答應(yīng)他的要求。

　　5、盡可能分配任務(wù)

　　我們常常覺得自己什么都能自己干，或是不相信別人也能像我們一樣全心全力去完成某個任務(wù)。這些都是幻想，因?yàn)闆]有人有足夠的時間萬事大包大攬。其他的同事也許會更輕松地處理好一些工作。你還在認(rèn)為除了你沒有人能做好某件事嗎?趕緊把這個想法拋棄吧!

　　6、不要事事必須完美

　　有一些工作即使完成得不那么完美也是成功的。要事事都做得完美，會讓你的速度減慢很多，還會給你的工作和生活帶來不必要的壓力。

　　高效時間管理

　　1、時間常有，時間優(yōu)先。

　　2、時間總會有的：每天只計劃 4～5 小時真正的工作。

　　3、當(dāng)你在狀態(tài)時，就多干點(diǎn);不然就好好休息：有時候會連著幾天不是工作狀態(tài)，有時在工作狀態(tài)時卻又能天天忙活 12 小時，這都很正常的。

　　4、重視你的時間，并使其值得重視：你的時間值 1000 美元/小時，你得動起來。

　　5、不要多任務(wù)，這只會消耗注意力;保持專注，一心一用。

　　6、養(yǎng)成工作習(xí)慣，并持之以恒，你的身體會適應(yīng)的。

　　7、在有限的時間內(nèi)，我們總是非常專注并且有效率。

　　8、進(jìn)入工作狀態(tài)的最佳方式就是工作，從小任務(wù)開始做起，讓工作運(yùn)轉(zhuǎn)起來。

　　9、迭代工作，期待完美收工會令人窒息：“做完事情，要勝于完美收工” Facebook 辦公室墻壁上貼的箴言。動手做，勝過任何完美的想象。

　　10、工作時間越長，并不等于效率越高。

　　11、按重要性工作，提高效率。

　　12、有會議就盡早安排，用于準(zhǔn)備會議的`時間往往都浪費(fèi)掉了。

　　13、把會議和溝通 (郵件或電話) 結(jié)合，創(chuàng)造不間斷工作時間：一個小會，也會毀了一個下午，因?yàn)樗鼤严挛缢撼蓛蓚€較小的時間段，以至于啥也干不成。PS：當(dāng)看到一個程序員冥思苦想時，不要過去打擾，甚至一句問候都是多余的。

　　14、一整天保持相同的工作環(huán)境。在項(xiàng)目/客戶之間切換，會效率低。

　　15、工作—放松—工作=高效(番茄工作法)—拖延癥—高效。

　　16、把不切實(shí)際的任務(wù)分割成合理的小任務(wù)，只要每天都完成小任務(wù)，你就會越來越接近那個大目標(biāo)了。

　　17、從來沒有兩個任務(wù)會有相同的優(yōu)先級，總會有個更重要，仔細(xì)考慮待辦事情列表。

　　18、必須清楚白天必須完成的那件事，是什么。“Only ever work on the thing that will have the biggest impact” 只去做那件有著最大影響的事情。—— Jason Cohen

　　19、把任務(wù)按時間分段，就能感覺它快被搞定了。

　　20、授權(quán)并擅用他人的力量。—君子善假于物(人)也，如果某件事其他人也可以做到八成，那就給他做!

　　21、把昨天翻過去，只考慮今天和明天昨天的全壘打贏不了今天的比賽。—好漢不提當(dāng)年勇。

　　22、給所有事情都設(shè)定一個期限。不要讓工作無期限地進(jìn)行下去。

　　23、針對時間緊或有壓力的任務(wù)，設(shè)置結(jié)束時間，萬事皆可終結(jié)

　　24、多記，多做筆記

　　25、進(jìn)入高效狀態(tài)后，記下任何分散你注意力的東西比如Google搜索詞、靈光乍現(xiàn)的想法、新點(diǎn)子等等。如果你把它們記下來，它就不會再蹦來蹦去了。

　　高效時間管理

　　1.積極利用情緒良好的時段，以提高工作效率。

　　想做某一件事情，但是懶于動手，這種所謂"缺少干勁"的狀態(tài)，相信每一個人都曾經(jīng)有這種經(jīng)驗(yàn)。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場合，只要自己勉強(qiáng)干上三十分鐘到一個小時，注意力就會慢慢地產(chǎn)生，效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達(dá)“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間，工作效率會很差。因?yàn)槊銖?qiáng)工作，你在精神方面免不了會感覺到痛苦。基于此，絕對不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時，就會立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因?yàn)槭亲约合矚g的工作，自然就會產(chǎn)生工作熱情，效率自然也會提高。總而言之，一開始就制造“有勁”的狀態(tài)，然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會感到它像先前一般，叫人很難做下去。

　　2.為了提高效率，不妨在接近限期時，仍然做別的工作。

　　很多人都認(rèn)為，只要耗費(fèi)時間工作總能夠完成任務(wù)，實(shí)際上不見得完全如此。時間太充足的話，勢必將在無關(guān)緊要之處多耗費(fèi)時間，做起事來拖拖拉拉，缺乏一份緊張感。對自己來說，除非接近限期，否則都是先做別的工作。只有到了“不做將會來不及”時，才著手做本份工作。處于這種情況時，由于限期將至，效率會有很大的提高。管理者稱之為“期限屆滿的效果”。

　　3.感到效率直線下降時，應(yīng)該“積極的休息”。

　　上午工作的狀態(tài)一般來說都不會太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅(qū)使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰(zhàn)”，不如以適當(dāng)?shù)男菹追昼姡咕窕謴?fù)清爽后繼續(xù)投入工作，如此才能提高工作效率。

　　4.發(fā)生麻煩時，先讓精神放松一下，然后再開始工作。

　　管理者使精神轉(zhuǎn)為輕松，不僅僅是對疲勞有效。比如做錯了事，被上司批評，顧客抱怨發(fā)牢騷時，將有很長時間叫你感到苦惱。心中感到苦惱時，即使勉強(qiáng)地工作，效率也不會提高。這時不妨讓自己放松一下，想到遇到問題首先是必須解決問題，再以一種積極的心態(tài)投入工作。也可以投入單純的工作，如此內(nèi)心就會逐漸地風(fēng)平浪靜，新的干勁也會跟著產(chǎn)生了。比如整理資料、整理雜記本都很不錯。

　　5.利用六分鐘為一單位的行動記錄表，就可以發(fā)現(xiàn)“看不到的時間”。

　　常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠(yuǎn)的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方面帶來負(fù)面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位管理者，不妨?xí)鴮懸幌伦约旱男袆佑涗洠从浵聨c(diǎn)幾分到幾點(diǎn)幾分做了些什么?以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時的十分之一，即等于零點(diǎn)一小時，合計起來比較簡單方便。實(shí)際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。

　　6.對于感到厭惡的工作，可準(zhǔn)備“成功報酬”給自己或家人，以激發(fā)干勁。

　　人類對自己喜歡的工作，可以長久的集中精力。反之，如果是自己厭惡的工作，僅僅數(shù)分鐘就會感到痛苦異常。有時實(shí)在提不起勁，甚至想半途而廢。但是，工作豈能說不做就不做?大多數(shù)的人在責(zé)任感和緊迫感的驅(qū)使下，勉強(qiáng)的做下去。然而，在強(qiáng)迫之下做事，效率是絕對不可能提高的，只能應(yīng)付的拖延下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起這個問題“如何使苦差事在比較快樂的氣氛下進(jìn)行呢……”，但是，工作的內(nèi)容往往很少能夠改變，至于所謂的"快樂"，只好由自己來制造。想來又想去，管理學(xué)家認(rèn)為單純而最有效的方法，莫過于準(zhǔn)備一份“成功報酬”，告訴自己做完工作，就能立刻去做“某某事”。這里所謂的“某某事”，只要是任何對你有吸引力的東西都行。例如，寫完了這份報告書，就可以跟女朋友去逛街上館子，或者去看哪部一直想看的電影。如果是短時間內(nèi)就能完成的事，就告訴自己，做完這項(xiàng)工作，立刻去喝一杯香醇的咖啡。相信很多人都有這種經(jīng)歷，那就是在學(xué)生時代，父母對你說“這一次考試的成績很好的話，就買那件你想要的東西送給你。”為了得到夢寐以求的東西，對于自己厭惡的科目，你會狠下功夫。管理學(xué)家所說的”成功報酬”原理跟這件事相同。

　　7.只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的錯誤與疏忽。

　　為了使工作有效率的進(jìn)行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經(jīng)驗(yàn)的訣竅“格式化”。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經(jīng)開始實(shí)施，不過對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者復(fù)雜的工作。在日常生活里面，管理者認(rèn)為可以大幅度的活用“格式化”。實(shí)際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專業(yè)工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內(nèi)容。如果抄錄的內(nèi)容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發(fā)生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責(zé)備抄錄者也不能解決問題。如果事前就規(guī)定抄錄電話的格式，那就不可能發(fā)生錯誤。在管理者的辦公室里，從專業(yè)的審查書類的寫法，到電話的應(yīng)答，郵件的處理等日常業(yè)務(wù)，都規(guī)定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進(jìn)入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會發(fā)生意外的事情。因此必須在這種心理下規(guī)定”格式”，再經(jīng)過實(shí)際運(yùn)用后，不斷地添加內(nèi)容。經(jīng)過如此的過程，才能夠完成”活的格式”。對于所謂的'”格式”，不妨加入一些小小的信息。以書寫格式來說，不妨提出該書類必須走的路程、所需時間、受理窗口的號碼、公休日和何時最不擁擠等。這些乍看之下，似乎不重要的信息是否被加入，其效果將有天壤之別。有些人由于忽略了這種小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪費(fèi)時間與精力。這種格式，恰如指示到達(dá)目的地的一幅地圖。看到這幅地圖的人，為了能夠利用最短距離，走到目的地，必須加入適當(dāng)?shù)男畔ⅰ?/p>

　　8.對于千篇一律的工作，只要懷疑以前的做法，就可以提高效率。

　　很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實(shí)在叫人感到厭倦……。"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產(chǎn)生干勁。不過，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點(diǎn)子的話，就能夠使你感到趣味盎然。

　　9.知道自己能夠集中精力的限度，即可把它利用于提高效率。

　　不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視于這一點(diǎn)，只一心一意地面對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節(jié)進(jìn)行，如此效果比較好。一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鐘。正因?yàn)槿绱耍髮W(xué)的課堂，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時間都被設(shè)定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據(jù)工作的內(nèi)容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環(huán)境的左右。把這些現(xiàn)象聯(lián)想起來，當(dāng)可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。因此，最重要的一件事情，是從經(jīng)驗(yàn)中，找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認(rèn)為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高。或者改變工作的內(nèi)容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著桌子進(jìn)行。事實(shí)上并非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。

　　10使用"進(jìn)度表"把必須做的事"視覺化"，如此就能用眼睛體會到成就感。

　　工作必須長期地延續(xù)下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實(shí)地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)越大，越能夠客觀的確認(rèn)其進(jìn)行狀況。為了做到這一點(diǎn)，必須把它"視覺化"。對你來說，遇到報考大學(xué)，參加政府舉辦的考試時，都以自制"進(jìn)度表"的方式，使目標(biāo)的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細(xì)小的格子，格子的橫面寫著完成目標(biāo)必須做的事情，每當(dāng)完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉。這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點(diǎn)與目標(biāo)之間的那一點(diǎn)。對于下一步應(yīng)該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。?而且，涂掉一個格子所產(chǎn)生的成就感，能夠增強(qiáng)對下一步挑戰(zhàn)的信心。除此之外，使用這種"進(jìn)度表"的好處，那就是能看出目標(biāo)與實(shí)績之間的差距。早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時卻無法達(dá)到這個范圍。到這時，如果有工作"進(jìn)度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標(biāo)的幾個百分點(diǎn)。如果不會達(dá)到最后目標(biāo)的話，又可以當(dāng)成發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)的反省資料。目標(biāo)只是驅(qū)使工作有效率進(jìn)行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標(biāo)與實(shí)績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進(jìn)步。

　　11.只要意識到自己的時間浪費(fèi)，工作的效率就會完全不同。

　　一旦認(rèn)為時間很充裕的話，往往就會毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認(rèn)為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內(nèi)，賺得自己時間價值以上的東西的話，收?