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管理文件的三種操作技巧

時間：2022-03-31 16:20:23 管理

管理文件的三種操作技巧

　　在日常生活或是工作學習中，大家一定都或多或少地了解過一些文件的管理技巧，下面是小編為大家收集的有關管理文件的三種操作技巧的相關內容，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　一、利用右鍵菜單移動文件或文件夾

　　下面我們試著把剛才新建的“bkill”文件夾移到“我的文檔”中的“圖片收藏”中。

　　1.選擇“剪切”

　　在“dnzs123”文件夾上單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“剪切”。

　　2.選擇“粘貼”

　　雙擊“圖片收藏”文件夾,打開這個文件夾,并在空白處單擊鼠標右鍵,在彈出的菜單中選擇“粘貼”。

　　3 完成操作

　　這時,“bkill”文件夾就被移動到“圖片收藏”文件夾中了。大家會發現原來在“我的文檔”里的“bkill”文件夾已經不在了。

　　按照這樣的方法也能移動文件。以上步驟中的“剪切”、“粘貼”操作分別可以用快捷鍵“Ctrl+X”、“Ctrl+V”代替。

　　二、利用任務窗格移動文件或文件夾

　　利用這種方法能簡化操作步驟,也更清晰明了。

　　1. 移動文件夾

　　選中“bkill”文件夾,然后單擊任務側邊欄中的“移動這個文件夾”。

　　2. 選擇移動路徑

　　在彈出“移動項目”窗口中單擊“我的文檔”前的“+”,然后在下拉菜單中選擇“圖片收藏”文件夾,然后單擊“移動”按鈕即可。

　　三.“拖曳法”移動文件或文件夾

　　這種方法主要是利用Windows的資源管理器用鼠標操作來完成。

　　1.打開資源管理器, 打開資源管理器的方法主要有兩種。在“我的文檔”窗口工具欄上點擊“文件夾”。這時左窗格就會出現文件夾列表,可以通過點擊文件夾前的“+”來展開它。現在我們就可以利用這個文件夾列表來進行移動、復制文件或文件夾等操作了。

　　在桌面上用鼠標右鍵單擊“我的文檔”,在右鍵菜單中選擇“資源管理器”即可。

　　2.找到目標文件夾

　　確認左窗格中的文件夾列表中有目標文件夾“圖片收藏”。如果沒有,可以通過點擊“我的文檔”前的“+”展開,并通過拖動窗格右側的滑動條將文件夾的名字調整到左窗格合適的位置。下面就具體講述如何利用資源管理器來移動文件或文件夾。

　　在右窗格中單擊“cpcfan”文件夾,并按住鼠標左鍵不放,將文件夾“bkill”的圖標虛形拖至“圖片收藏”文件夾的名字上方,這時“圖片收藏”名字上會出現藍色色塊。松開鼠標左鍵“bkill”文件夾就被移到“圖片收藏”文件夾里了。

　　拖動到“圖片收藏”上后松開鼠標

　　這個方法只能移動在同一個磁盤分區里的文件或文件夾,如果按照這樣的方法將文件或文件夾拖至其他分區的文件夾里,就不是移動而是復制了。那么當我們想要移動文件或文件夾到其他磁盤分區時應該怎么操作呢?很簡單,在拖動的同時,按下鍵盤上的Shift鍵就把文件從一個分區移動到另一個分區上。

　　拓展閱讀：公司文件管理規定范文

　　為了控制公司文件發放的適當范圍、作廢文件的及時回收，確保各部門、車間所使用的公司文件的有效性，特制定本規定。

　　1、文件的發放：

　　（1）財務部、生產部、營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄范圍內發放的文件，各自安排發放和回收。需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的文件，由辦公室安排專人統一發放和回收。

　　（2）各部門需辦公室安排發放文件時，必須將文件打印并復印好，由部經理書面寫明發放范圍、發放時間并簽名后送綜合管理部，由辦公室主任安排文件發放人予以發放。

　　（3）任何文件，發放人須建立“文件發放回收登記表”。發放到各部門的所有文件，由部門負責人簽字接收。如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將文件轉給部門負責人。需個人接收的文件由部門內部建立“文件發放回收登記表”，并由個人親自簽字接收。

　　（4）需發放到正科長以下管理、輔助人員和職工的文件（包括學習材料等），發放人只需發放到相關正科長級管理人員，再由正科長級管理人員安排發放到相關個人。

　　2、文件的更改：

　　（1）任何原因造成文件的個別字句需要更改，且更改后不影響整個文件版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（數據性或原則性的須報直屬部經理簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放范圍及存檔予以更改。

　　（2）文件發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回后予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，并在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

　　3、文件的換頁：

　　（1）任何原因造成文件單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改并打印、復印好，由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬數據性、原則性修改須部經理簽字認可）送原文件發放人，由原文件發放人根據原發放范圍予以換頁。

　　（2）所有需換頁的文件，由文件發放人統一換頁并注明執行時間，將原頁銷毀。

　　4、文件的回收、作廢：

　　（1）因公司制度匯總、部門調整、規劃變化等原因，造成原文件內容與新文件內容重復、沖突而失效的，由匯總部門或新文件編制形成部門負責人，安排原發放人予以回收。

　　（2）文件發放人在回收文件時，必須持“文件發放回收登記表”由原接收人在登記表相關欄內簽名后回交。

　　（3）每年12月下旬，由辦公室通知各部門，對本年度平時未統一回收的文件、報表等無效材料清理回收一次。

　　（4）所有回收的文件均于回收當日送辦公室，由辦公室主任統一安排銷毀。

　　5、其它規定：

　　（1）任何部門以公司名義形成的文件討論稿或正式稿，必須發放到董事長兼總經理、財務部經理、生產部經理、營銷部經理、公司各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解公司政策方向，根據公司各方面情況系統地進行修改，確保接口部門的相互配合。

　　（2）無論部門或公司發放的文件在發放前都必須在檔案室存檔備案。

　　（3）任何文件相關部門負責人接收后必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要復印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門復印按發放程序予以發放。不得私自復印下發，避免文件使用范圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

　　（4）所有換頁或作廢文件屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在“作廢文件”檔案欄目登記注明，妥善保管，以便備查。

　　（5）發放文件屬討論稿的，討論人組織討論結束后須按時交文件編制形成部門。

　　（6）文件發放人必須將已使用的“文件發放回收登記表”按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或回收時使用。保存期限為三年。

　　6、任何人未經總經理批準，不得將公司文件私自提供給公司以外人員。

　　則除承擔50元罰款外，對由此造成的一切后果負責。

　　7、本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。

　　電子文件管理論文范文

　　電子文件的分類與甄別? 在信息社會之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網絡之中的電子文件數量十分巨大，需要人們加以科學地管理，才能便于人們的利用。

　　那么，我們首先應當解決電子文件的分類問題。電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。

　　在一臺沒有聯網的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序對機內文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門間稱相互區別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區別。而內部網絡中的計算機文件，就應當按行業、地區或系統相區別，然后再給予每個文件的制發單位一個獨立的數碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協調，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

　　企業內的電子文件分類，也可參照國家檔案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類，然后借鑒檔案分類號細分電子文件類別。

　　電子文件的檢索原則應當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學分類，才能實現查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反映速度。但是，如果機內文件雜亂無章，文件名稱不規范，同樣會制約機檢速度。查找網上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網址、系統、文件制發單位和文件名稱等等一系列檢索符號。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業經營決策、長遠規劃、技術專利、客戶管理文件、基本數據等不少信息屬于企業內部機密，有些內容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網上竊密技術的不斷完善，進入網絡中的任何文件都再難以做到絕對保密。所以，對于企業的核心機密，應當采用更加穩妥的保密手段。

　　電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問題。這個問題的關鍵是區別電子文件真偽、區別電子文件的原件與復制件。電子文件進入網絡運行后，其復制是極為便利的，同時，也不能排除別有用心者對客戶文件或檔案進行篡改，這樣的行為可能嚴重損害某些網上客戶的信譽或經濟權益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認真考慮電子文件的真偽識別問題。筆者認為，電子文件制發單位可在機內輸入隱形條碼，使之與偽造或復制件相區別。當網上用戶使用任何一份文件時，他只知道該文件內容，而無法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據使用。

　　電子文件的鑒定與歸檔? 電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余的電子文件就可以在機內刪除。

　　電子文件的鑒定，也存在著區別真偽問題。檔案部門所保管的電子檔案，應當是電子文件的原件或真實的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價值。歸檔的電子文件還應當區別出原件與復制件。文件制發單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護電子文件的憑證性和依據性。檔案部門應當將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據性的基礎。歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。此外，還應對電子文件的完整性進行鑒定。主要包括電子文件內容的完整性、文件制發法律手續的完整性、法律依據的完整性、文件辦理過程的完整性等等。

　　鑒定后需要歸檔的電子文件均應編制歸檔文件順序號，確定文件的保管期限，打印出文件移交目錄，以便辦理文件移交手續。電子文件的歸檔方式，有軟盤的歸檔和網絡中的置換歸檔兩種方式。軟盤歸檔主要是四通打字機的文件軟盤或未聯網的計算機文件軟盤。這些軟盤要進行編號，以便于雙方查驗。網絡之中的電子文件在移交前應通知檔案部門做好文件接收的置換工作，然后由文件管理部門通過網絡系統向檔案部門傳送歸檔文件，并將文件管理權向檔案部門移交。網絡中的電子文件歸檔也應打印出文件目錄以備交接查存，重要文件應拷貝出軟盤備存。交接雙方按照規定辦理手續并在交接目錄上簽名，以示負責。

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