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時間管理應該要注意的問題

時間：2022-04-30 08:24:42 管理

時間管理應該要注意的問題

　　導語：時間就像火車一樣，飛速駛離，但我們卻像在車廂內熟睡的乘客般毫無知覺。一旦醒來，已經錯過很多的東西，甚至錯過停靠的站。用心體會生活，但是已去之事不可留，已逝之情不可戀，能留能戀，就沒有今天。

時間管理應該要注意的問題

　　1、預料。事先有所準備的活動一般來說比事后補救的活動更為有效。小洞不補，大洞吃苦。避免發生意外的最好辦法就是預料那些可能發生的意外事件，并為這制訂應急措施。

　　2、不切實際的時間預算。管理人員往往對完成任務所需要的時間抱樂觀態度。他們也往往希望別人能夠比實際可能的要更快一點完成任務。所以有了墨菲的第二定律：“每件事情做起來都比原來想象的要多花費時間。”可見，管理人員易于自己接受和期望別人做出不切實際的時間預算。

　　3、實現的可能性。預期事件出現的可能性直接伴隨實現它的有計劃的努力而增加。

　　4、緊急任務專制。管理人員常常處于緊急任務與重要任務互相擠的狀態中。緊急任務要求立即行，就使他們沒有時間去考慮重要任務。管理人員就是這樣不知不覺地被緊急任務所左右，并承受著時間的無休無止的重壓，這使他們急視了擱置重要任務所帶來的更為嚴重的長期的后果。

　　5、危機管理(反應過度)。管理人員往往低估問題，不善預料問題的復雜性，或是遇到所有問題都反應過度，仿佛碰到危機。這種危機管理和消防式工作的傾向往往造成過分憂慮，削弱判斷力，導致倉促決策和浪費時間與精力。

　　6、選擇忽略(有限反應)。對各種問題和需求的反應要切合實際，并要受制于情況的需要。有些問題如果你置之不理，它們消失了。通過有選擇地忽略那些可以自行解決的問題，大量的時間和精力就可以保存起來，用于更有用的工作。

　　7、計劃。絕大多數難題都是由未經認真思考慮的行動引起的。在制訂有效的計劃中每花費1小時，在實施計劃中就可能節省3——4小時，并會得到更好的結果。如果你沒有認真作計劃，那么實際上你正計劃著失敗。

　　8、每日計劃。每日計劃對于有效地利用個人的時間是必不可少的，它應該于前一天下午或當天開始時制訂出來，并與近期的目標和活動相一致。

　　9、機動性。安排個人時間的程度上應有機動性，以便于應付個人無法控制的力量。總之，時間安排不要過滿，也不要過松。

　　10、問題分析。不區分問題的原因和現象，結果必然丟失實質性問題，而把精力和時間耗費在表面的問題上。

　　11、選擇余地。在任何特定的情況下，都應當能夠提供一些可供選擇的可行性解決辦法，否則，就會減少選擇最有效行動方向的可能性。

　　12、猶豫不決。在需要做出決策的時候，很多管理人員毫無理由地躊躇不決.猶預不定.或拒絕做出決策。猶預不決也應該被視為一種決策——下決心不解決問題。

　　13、目標。較有效的結果一般是通過對既定目標的刻意追求來達到的，而不是依靠機會。目標管理的基本概念就來源于這個已被證實的原則。

　　14、優先次序。應該按照優先次序對各項任務進行時間預算或分配。不同的是很多管理人員花費時間的數量往往與他們任務的重要性成反例。

　　15、最后時限。給自己規定最后時限并實行自我約束，持之以恒就能幫助管理人員克服優柔寡斷.猶豫不決和拖延的弊病。

　　16、集中。在人們有組織的努力中，少數關健性的努力(大約20%)通常能夠產生絕大部分結果(大約80%)。這條原則也稱為帕萊托原則，即20/80定律。有效的管理人員總是把他們的努力集中在能夠產生重大結果的那些“關鍵性的少數活動上”。

　　17、平等分配。任何人都沒有足夠的'時間，然而每一個人又擁有自己的全部時間。這就是著名的“時間悖論”。時間是一種被相等地分配給所有人的資源。

　　18、錯誤的感覺。管理者的時間很少花費在他自己想要花費的地方。這種想法捉弄了時間的所有者，使他錯誤地認為，他的時間正用于應該用的地方，而不是用于實際用的地方。

　　19、時間分析之必要。每日活動記錄至少持續1周，每15分鐘填寫1次，這作為有效時間分析的基礎是必要的。這種活動至少每半年應該重復1次，以免恢復低劣的時間管理方式。

　　20、效能與效率。假如執行的是錯誤的任務，或者把任務放在錯誤的時間執行，以及毫無目的行動，無論效率怎樣高，最終都將導致無效的結果。效率可以理解為正確地做工作。效能可以理解為正確地做正確的工作。所謂有效的活動，就是指用最少的資源，包括時間，來得到最大的效果。

　　21、活動與效果。管理人員往往忽視目標，或者忘記預期的效果，而把精力全部集中在活動上。終日忙忙碌碌漸漸成為他們的目標。這些管理人員趨向于活動型而不是效果型。他們不是去支配工作，而是往往被工作所左右。他們把動機誤作成就，把活動誤作效果。

　　22、最佳效果。用最小的努力獲得最大的收益，這就是最佳效果。

　　23、拖延。應該馬上做出的決策延期去做，應該付諸的行動一再推遲，久而久之，就養成了拖延的習慣，使你失去時間.錯過機會.增加最后時限的壓力和產生各種危機。

　　24、完整的下屬工作。管理人員授權時應該把完成一項“完整任務”所要求的責任和權力同時授出。這樣做既節省了時間，得以使自己去做更為得要的工作(否則就得親自完成這些任務);也使自己身國的工作者更樂意接受分配的工作，并提高了整個組織的效能。

　　25、習慣。管理人員往往成為自己各種習慣方式的受害者。他們易于沿襲自己所管理的那些組織中的老的習慣作法。要打破這些根深蒂固的舊習慣是非常困難的，需要不斷地進行自我約束的訓練。

　　26、工作膨脹(帕金森定律)。工作易于擴張，以充分利用所有可以利用的時間。

　　27、實施和連續。實施時間計劃，使之連續不斷，是每天進行有效時間管理的必要的基礎。

　　28、接受。管理人員應該有勇氣去改變那些能夠被改變的事物、甘心情愿去按受那些無法改變的事物、尋求智慧去認識那些不同的事物。

　　29、授權(決策層次)。應該把決策權授予能夠做出準確判斷和便于獲取有關事實的盡可能低的層次。

　　30、上交問題。管理人員往往喜歡下屬依賴他們解決問題，這樣不知不覺地助長了下屬上交問題，這樣不知不覺地助長了下屬上交問題(顛倒了)的傾向。他們這樣做的原因可能是無意識地訓導下屬：“不經過我的同意，什么也不要做”的結果。

　　31、例行公事(瑣碎事務)。所有對目標沒有多少價值的例行公事都應該給予合并、取消、授權或減少到盡可能低的程度。管理人員應該使自己擺脫不必要的瑣事，并有選擇地忽略不必要的材料。

　　32、合并。在安排工作時間時，應當把類似的工作集中起來，以便消除重復的活動，并盡力減少打擾，諸如來往電話之類。這樣做將能經濟地利用各種資源，包括個人的時間和精力。

　　33、反饋。對通向目標的實施情況進行定期反饋，是保證計劃順利進展的前提。進度報告應該明胡指出各種問題(即在執行計劃過程中產生的實際偏差)，以便及時進行糾正。

　　34、例外管理。只有在執行計劃的實際結果中出現的得大偏差，才應該向主管人員匯報，使他能夠留時間和能力。與“例外管理”概念有關系的是除基本事實以外一概拒絕插手的“無需了解”概念。

　　35、中斷控制。無論從事任何活動，都應該預先設法把各種打擾的次數.影響和持續時間減少到最低限度。

　　36、計劃躲避。管理人員必須設法安排一些沒有打擾的.集中在一起的工作時間。“閉門謝客”.秘書對電話和不期的來訪者的阻擋.以及一個隱蔽的工作地點，是獲得這段寶貴時間的3個最有效的方法。那種認為管理人員應當“易于接近”的錯誤觀點，已經使許多人養成了“始終開門辦公”的陋習。他們敞開辦公室的大門，仿佛在不斷邀請過路者和走廊漫游者順便前來拜訪。

　　37、可見性。你打算做的那些事情具有要見性，就提高了達到你的目標的可靠性。你不可能去做你記不憑住的事。這條可見性控制原則存在于許多時間管理方法中，如經濟性實驗室的計劃表.工作日計時袋和辦公桌上的日程表，以及工程控制圖等。

　　38、簡單明了，清晰的語言是正確理解和節省時間的保證。

　　39、簡潔。文字和情節的簡潔能夠節省時間，同時促進理解。

　　40、管理上的需要。時間是所有管理資源中最重要的資源，既無法替換也無法補救。正象本.富蘭克林所指出的：“你的時間用完了，你的使命也就到頭了。”

　　八大時間管理黃金法則

　　一、列出條目任務

　　多數人上班的狀態都是渾渾噩噩的過著。

　　到了晚上合眼之前，可以試著回想一下今天都干了些什么，很多人說不出個所以然來，好像做了很多事，但又似乎沒做什么重要的事。

　　從小我們就被教育，做事要有計劃，于是，我們試著早起將當日計劃寫得滿滿當當。

　　然而如果每天都需要如此嚴謹地對待工作和生活，怕是多數人都堅持不下來，況且列計劃本就是個很耗時間的事情，它將你本就不多的閑暇時間又挖走了一塊。

　　意志力是個稀缺資源，用力過猛往往適得其反。

　　高效建議：要擺脫“混日子”的狀態，就要試著將每日的任務列出。

　　這是不是會很花時間?不，你只需把當日重點要完成的任務條目式地列在某張便簽(或手機便簽)上即可。

　　就一兩分鐘時間，無需事無巨細，也無需作額外的標記和說明，且隨時可以增添，完成一件則劃掉一件。千萬別小看這一步，它會清晰地告訴你一天內究竟干了多少事，有沒有虛度。

　　二、尋找高效時段

　　我們的大腦活躍程度和精力的聚焦程度在每天的不同時段是有很大差異的，這就是為什么我很反對千篇一律的早睡早起習慣的養成。

　　每個人都有自己的高效時間段，有的人是清晨，有的人是夜晚，還有的是中午或下午(較少見)。

　　你應該先找出自己的高效時間段，這很容易，將同一任務放在不同時間段簡單測試下就能知曉。

　　高效建議：明確了自己的高效時間段以后，盡量試著把每日最燒腦或最希望完美收尾的任務放到這一時間段來完成，以保證腦力的高效利用。

　　三、遠離“噪音”干擾

　　在日常的工作進行時中，明明工作任務尚未完成，為何你總是會忍不住刷刷微博，看看微信群，翻翻朋友圈?

　　作為一個有好奇心的正常人類，我們很難對“叮咚”的聲音充耳不聞，我們很難對閃著小光點的黑屏手機視而不見，我們有紅點強迫癥，我們有信息恐慌。

　　這都沒有問題，因為這些都屬正常現象，但這種即時獲取的快樂很容易刺激你的多巴胺的分泌，讓你無法停止。

　　接下來這幕你就很熟悉，不知不覺過了兩個小時，除了得到些明星八卦外，啥也沒干成。

　　高效建議：有很多朋友在寫作時旁邊都是不放手機的，為什么舉這個例子，是因為寫作是利用整塊時間做事的典型。

　　他們這么做的目的就是讓自己保持專注，避免好不容易聚攏的思緒被突然扯斷，要知道許多靈感走了是不會回來的。

　　四、合理利用碎片時間

　　除去每天用來處理重要任務的大塊時間外，我們還擁有許多被割裂開來的碎片時間。

　　它們就猶如做完衣服剩下的下腳料一樣，已經無法再用來做成一件完整的衣服，于是，經常被棄之如敝履，比如等人的10分鐘，下班前等著打卡的5分鐘等。

　　這些下腳料并非全無用處，我們有一些大塊時間才能完成的重要任務，也有一些只需碎片時間就能完成的小任務，例如認真讀一篇“請辯”的'文章。

　　高效建議：利用碎片化的時間做碎片化的事，例如你可以利用在地鐵上、公交車上、廁所內的時間，或是在每項任務之間的間隙，來完成一些碎片任務，例如碎片閱讀等，這樣就能將時間最大化地利用起來。

　　五、遵循20比80定律

　　生活中肯定會有一些突發和迫不及待要解決的問題，如果你發現自己天天都在處理這些事情，那表示你的時間管理并不理想。成功者花最多時間在做最重要的事，而不是最緊急的事情上，然而一般人都是做緊急但不重要的事。

　　高效建議：將要做的事情根據優先程度分先后順序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，應當享有優先權。因此要善于區分這20%的有價值的事情，然后根據價值大小，分配時間。

　　六、降低切換頻率

　　很多人喜歡在某個時間段同時干兩件事，這無可厚非，數量不多的多線程處理對于有能力的人來說，易如反掌。

　　但部分人有個很壞的習慣，他們喜歡頻繁切換。

　　比如手邊放著兩本書，先翻開A書看一點，再翻開B書看一點，回頭再看