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高效的時間管理是如何練就的

時間：2024-05-16 22:20:04 宜歡管理

高效的時間管理是如何練就的

　　導語：時間管理(Time Management)就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作，實現目標。時間管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，什么事先做什么事可以后做。另一個很重要的目的也是決定什么事情不應該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。

高效的時間管理是如何練就的

　　高效的時間管理是如何練就的

　　一、積極利用情緒良好的時段，以提高工作效率

　　想做某一件事情，但是懶于動手，這種所謂"缺少干勁"的狀態，相信每一個人都曾經有這種經驗。有一些人說，遇到這種“沒勁”的場合，只要自己勉強干上三十分鐘到一個小時，注意力就會慢慢地產生，效率也會逐漸地提高。不過采取這種做法，在到達“干勁十足”以前的三十分鐘乃至一小時之間，工作效率會很差。因為勉強工作，你在精神方面免不了會感覺到痛苦。基于此，絕對不能稱之為良策。以你來說，遇到“不起勁”時，就會立刻把手邊的工作置于一旁，再從“非做不可的工作”之中，找出自己最喜歡的工作，立刻著手去做。因為是自己喜歡的工作，自然就會產生工作熱情，效率自然也會提高。總而言之，一開始就制造“有勁”的狀態，然后再著手于你感到“不想做的事情”。如此，你就不會感到它像先前一般，叫人很難做下去。

　　二、只要意識到自己的時間浪費，工作的效率就會完全不同

　　一旦認為時間很充裕的話，往往就會毫不惋惜地使用它。工作方面亦是如此。如果認為今天做不完，明天再來，或者加班的話，效率就會一天比一天差。時間也有代價。如果不會在一定的時間內，賺得自己時間價值以上的東西的話，收入將會為負值。正因為如此，時常存有自己時間價值的意識判斷。如此，想提高生產積極性的意識就會發生作用，自然就能夠很有效率地進行工作。不僅散漫的習慣會消失，而且又能夠激發產生提高工作效率的構想。

　　當大學畢業，進入國際性會計事務所上班時，才對時間的價值有了強烈的意識。這家會計事務所的主要業務有會計監查、稅務，和財政問題等。幾乎所有的經費都屬于人的費用。因此，制訂收費標準時，都以時間作為準則。因此，不會把時間有意義、有效率地使用的話，報酬可能少于花費。正因為看到企業界嚴酷的現實，因此才有了"時間并非免費"的意識。一直到今天，雖然已擁有自己的事務所，但是仍然活用這寶貴的經驗，時時想著時間的價值。或許對于事務人員來說，欲利用有形之物，比較生產性與時間價值間的平衡，似乎有一點困難。然而，只要從工資、年薪、加班費等的金額，算出自己一個小時有多少"代價"時，你對時間的意識就會大幅度的改變。

　　三、完成一件工作之后，盡早地寫下解決問題的訣竅

　　不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，絕大多數人都會滿足于結果，而很少去注意其過程。其實，這種態度是不對的，也可以說非常可惜。越是重復出現錯誤的工作，越能得到新的竅門和反省問題。如果把這種貴重的"副產品"忽略掉，它就會被趕到意識的角落。遇到下次又得做同樣的工作時，就得重頭再來。

　　因此，在做完一件事以后，一定要以備忘錄的方式，把跟下一次工作有關的新發現，反省的事項記錄下來。如此，把眼睛能看到的“東西”記錄下來，下次就不至于犯同樣的錯誤，也不會在同一個地方浪費時間，就算是委托他人，也可以很有效率地進行。

　　上午工作的狀態一般來說都不會太差，但是到了下午，由于疲勞的累積，工作效率將逐漸下降。遇到這種情況，適度的休息是必要的。與其驅使渾渾沌沌的頭腦“長期作戰”，不如以適當的休息幾分鐘，使精神恢復清爽后繼續投入工作，如此才能提高工作效率。

　　四、發生麻煩時，先讓精神放松一下，然后再開始工作

　　常常聽到周圍的人老是把“沒有時間……”這一句話掛在嘴邊。有些人為了爭取更多的時間，甚至削減自己的睡眠時間。以長遠的眼光來看，縮短睡眠時間將在效率方面帶來負面的作用。與其這樣做，不如重估一下自己使用時間的方法，提醒各位管理者，不妨書寫一下自己的行動記錄，即記下幾點幾分到幾點幾分做了些什么?

　　以辦公室來說，全體職員都使用“時間分析單”(以每六分鐘為一單位，記錄各人的工作。)提議以六分鐘為單位，是因它為一小時的十分之一，即等于零點一小時，合計起來比較簡單方便。實際地做這種記錄的話，就可以獲得許多的信息，對于提高工作效率、有效地利用時間以及休息的計算方面都非常有幫助。

　　五、對于感到厭惡的工作，可準備“成功報酬”給自己或家人，以激發干勁

　　為了使工作有效率的進行，最好把各種工作“格式化”，即把來自經驗的訣竅“格式化”。如此，不管在何時何地，任何人都可以采取最好的方法，在沒有錯誤的情況下開始工作。對于這種工作的格式化，有些公司已經開始實施，不過對成為格式化對象者，幾乎都是高度或者復雜的工作。在日常生活里面，管理者認為可以大幅度的活用“格式化”。

　　實際上，由于工作的訣竅不明了，而引起錯誤及疏忽者，不僅限于專業工作，就是日常的工作也不能例外。例如你在辦公室時，委托別人替你聽電話，并且抄錄電話的內容。如果抄錄的內容，還是不能使你弄清楚對方之意的話，你就得去請教抄錄者。諸如此類，如果在一天里發生幾次的話，時間的損失就很驚人了。遇到這種情形，就算責備抄錄者也不能解決問題。

　　如果事前就規定抄錄電話的格式，那就不可能發生錯誤。在管理者的辦公室里，從專業的審查書類的寫法，到電話的應答，郵件的處理等日常業務，都規定處理的格式，而且全部的工作人員都懂得其中訣竅。每次有新職員進入公司，都必須弄懂所謂的"格式"。在決定“格式”之際，有一件事必須特別注意，那就是不能一開始就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然會發生意外的事情。因此必須在這種心理下規定”格式”，再經過實際運用后，不斷地添加內容。

　　很多人以抱怨的口吻說："到公司上班，每次都做千篇一律的工作，實在叫人感到厭倦……"的確，每天都依照上司的命令做事，很難以叫人產生干勁。不過，對于這種千篇一律的工作，只要不盲從以往的做法，自己想出一些點子的話，就能夠使你感到趣味盎然。

　　不管干勁如何的充足，人們能夠集中精力做一件事的時間，總是有限度的。如果無視于這一點，只一心一意地面對桌子坐著，仍然不能提高工作效率，反而會使它不斷的降低。你最好弄清楚自己能夠集中精力的時間，再配合工作，把工作分成幾節進行，如此效果比較好。

　　一般來說，一個人能集中精力做一件事的時間，大約為九十分鐘。正因為如此，大學的課堂，電影的放映時間都被設定于九十分鐘前后。不過，電影的放映時間都被設定于九十分鐘則后。不過，這并非鐵則，仍然有個人差異。同時，根據工作的內容，能夠集中精神的時間也不一樣。不管是什么人，只要是自己感到興趣的事情，集中精神兩、三小時根本就不成問題。如果窗外有煩人的噪音，則能夠集中精神的時間也會縮短。集中精神這一件事，往往會受到環境的左右。把這些現象聯想起來，當可判斷，能集中精神的時間的確有個限度。

　　因此，最重要的一件事情，是從經驗中，找出最適合于自己的集中精神時間。一旦獲知并把握自己能集中精神的時間，那就能夠找出提高工作效率的方法。如果你認為自己集中精神的限度為六十分鐘，那就全力投入于六十分鐘的工作。做滿了六十分鐘的工作，休息一會兒，使自己輕松一下，再集中精神另做六十分鐘的工作。如此的話，工作效率也會在無形中提高。或者改變工作的內容也不錯。譬如做好一段校對的工作之后，改成會客，如此，即可使精神為之一振。一提起工作，有些人以為必須整天面對著桌子進行。事實上并非如此，不時的管理自己，提高效率，這才是真正的工作。

　　六、使用"進度表"把必須做的事"視覺化"，如此就能用眼睛體會到成就感

　　工作必須長期地延續下去，那就必須知道目前完成了多少?還剩下多少?如果不能確實地把握的話，將陷入不安之地，工作效率也無法提高。因此，必須實現的目標越大，越能夠客觀的確認其進行狀況。為了做到這一點，必須把它"視覺化"。對你來說，遇到報考大學，參加政府舉辦的考試時，都以自制"進度表"的方式，使目標的完成"視覺化"。在一張紙上畫了細小的格子，格子的橫面寫著完成目標必須做的事情，每當完成一件事情，就使用紅筆把該格子涂掉。

　　這樣做的話，就可以一目了然的看出，自己正處于起點與目標之間的那一點。對于下一步應該做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在這種情況下，工作自然能夠很有效率地開展下去。?而且，涂掉一個格子所產生的成就感，能夠增強對下一步挑戰的信心。

　　除此之外，使用這種"進度表"的好處，那就是能看出目標與實績之間的差距。早晨在決定工作程序時，雖然列下了今日工作的范圍，但是，有時卻無法達到這個范圍。到這時，如果有工作"進度表"的話，就能夠一眼看出完成了目標的幾個百分點。如果不會達到最后目標的話，又可以當成發現問題點的反省資料。目標只是驅使工作有效率進行的手段，并不一定非完全地完成不可。最重要的是——自己分析目標與實績之間的差距。如果沒有這個過程的話，無論到何時都不可能有進步。

　　時間管理的技巧

　　1.越是自律的職場人，時間顆粒感越細。

　　時間顆粒感，指一個人安排時間的基本單位。

　　赫胥黎說：時間不偏不私，任何人的都有24小時；時間也最偏私，給任何人的都不是24小時。

　　一檔綜藝《女人有話說》中，奚夢瑤和謝依霖到韓雪家做“生活體驗官”，看到韓雪的《時間作息表》之后，兩位體驗官驚呆了。

　　韓雪的《時間作息表》中列明了每個時間點需要完成的事情，一件事要做多長時間，精確到分鐘。

　　“每天7：30起床，3分鐘時間洗漱，5分鐘時間化妝……”把每分每秒都用到了極致。

　　真正的自律的人，都具有把時間顆粒感做到極致的能力，他們對時間具有很強的控制力。

　　那么，職場人如何找到自己的時間顆粒感呢？

　　劉潤老師說：你開會一般多長時間呢？如果是半天的會議，那你的時間顆粒感是半天；如果你的會議都以小時為單位，那你的時間顆粒感就是1小時。

　　因此，我們可以找到自己當下的時間顆粒度，然后精準切割，讓顆粒度細化，達到極致。

　　當我們的時間顆粒度越來越細致，時間會越來越有價值，時間就會越來越值錢，我們就會越來越優秀，使時間管理和優秀形成正向循環。

　　當然，細分時間顆粒感，不是讓我們不停歇，除了工作，沒有業余時間。而是，提升我們對時間的利用率，提升我們對時間的控制感。

　　最后，我們會在不斷細化的過程中，找到屬于我們的成長節奏。

　　2.以目標為導向，制定行動計劃。

　　《認知覺醒》說：行動力不足的原因，正是選擇“模糊”。

　　日常工作中，你是不是也常常感到“事情太雜，時間不夠用”，工作似乎永遠不能順利完成。

　　這時候，就需要我們停下腳步，好好復盤一下自己的工作情況，明晰領導的工作目標，為什么同樣的時間，別人可以完成工作，而自己不能？

　　計劃要篩選多少份簡歷？計劃要聯系多少求職者？計劃線上培訓課程多久出初稿？計劃學習哪些新技能？……這些都可以成為我們行動計劃上的一項。

　　工作中，如果只知道埋頭努力，壓榨自己的時間，短期來看似乎行得通，但是長此以往，注定崩潰。

　　沒有人想在競爭激烈的職場博弈中處于劣勢，要想在有限的時間內做出更多的事情，不做好行動計劃是不可能實現的。

　　列出行動計劃的目的在于我們充分了解我們的工作目標，了解我們需要達成何種結果，有了明確的計劃，后期才知道如何完成工作。

　　當我們將“時間管理”和“工作任務”充分匹配的時候，工作效率自然提高很多。

　　3.設定任務優先級，做到要事第一（時間管理4象限法則）。

　　利用“時間管理4象限法則”，根據工作的重要性和緊急性，我們可以把任務劃分為4個狀態：

　　（1）重要，不緊急；

　　（2）重要，緊急；

　　（3）不緊急，不重要；

　　（4）緊急，不重要。

　　對于不同象限的工作區別對待，重要且緊急的事情，要先做，而且要集中時間去做。另外，一個時間段，只用心做好一件事。

　　4.使用番茄工作法提升專注力。

　　弗朗西斯科·西里洛在1992年創立了一種非常簡單實用的時間管理方法——番茄工作法。

　　番茄工作法，就是把時間顆粒感細化為每單位30分鐘的多個番茄時間，每個番茄鐘包含兩部分，即25分鐘的工作學習時間和5分鐘的休息娛樂時間。

　　我們可以在每天的工作規劃中，預估時間計算好番茄鐘的數量，讓自己迅速進入專注模式，成為時間的掌控者。

　　這套番茄工作法是我目前復習中級軟考正在使用的方法，可以使用番茄鐘或?