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做好辦公室工作管理的技巧

時(shí)間：2024-10-29 22:11:40 海潔管理

做好辦公室工作管理的技巧

　　辦公室擔(dān)負(fù)著單位舉足輕重的責(zé)任，做好辦公室工作只有摒棄陳舊觀念，不斷加強(qiáng)辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，改進(jìn)工作方式，才能保證辦公室工作成效，下面是小編為大家整理的做好辦公室工作管理的技巧，歡迎閱讀。

做好辦公室工作管理的技巧

　　一、做好辦公室工作管理的技巧

　　1、從事協(xié)調(diào)工作，須從嚴(yán)要求

　　辦公室綜合協(xié)調(diào)工作具有全局性，它層次高、涉及面廣、影響大。從事此項(xiàng)工作，要在充分認(rèn)識(shí)自身工作的職責(zé)、任務(wù)、內(nèi)容、要求、工作方法的基礎(chǔ)上，從嚴(yán)要求，從微入手，從宏把握，自覺掌握工作規(guī)律。

　　（一）要樹立全局觀念。高度的責(zé)任意識(shí)和全局觀念是做好綜合協(xié)調(diào)工作的必備素質(zhì)。誠如毛澤東同志所說：“沒有全局在胸是不會(huì)投下一著好棋的。”這就告訴我們，把握全局，才能掂量出每件事情的分量；想到大局，才能與領(lǐng)導(dǎo)的思維同頻共振。因此，從事此項(xiàng)工作的同志須加強(qiáng)黨性修養(yǎng)和大局意識(shí)，堅(jiān)定理想信念，堅(jiān)定絕對忠誠的政治品格。要不斷提高政策水平，努力站在全局的高度去想問題，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，竭盡全力地去干好每一項(xiàng)工作，切實(shí)達(dá)到協(xié)調(diào)的預(yù)期目的。

　　（二）要養(yǎng)成謹(jǐn)慎處事的習(xí)慣。辦公室是聯(lián)系上下左右的神經(jīng)中樞、窗口和紐帶。辦公室的特殊地位，決定了對它的特殊要求，因此，辦公室人員要嚴(yán)以律己，不論在什么環(huán)境下都要管好自己，時(shí)刻在思想和行為上保持警醒，做到“慎言”“慎行”“慎事”，即在言語上“不該說的絕不說”，絕對保守秘密；在行為上遵章守紀(jì)，不頤指氣使，樹立廉潔誠信、公道正派的良好形象；在日常事務(wù)中謹(jǐn)小慎微，一絲不茍，盡量減少失誤，不犯錯(cuò)誤。

　　（三）要提高自覺學(xué)習(xí)的意識(shí)。時(shí)代的發(fā)展對辦公室工作人員的能力和水平提出了更高要求。協(xié)調(diào)工作作為一項(xiàng)綜合性極強(qiáng)的工作，必須不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，更新知識(shí)內(nèi)容，緊跟時(shí)代步伐。學(xué)習(xí)是進(jìn)步的階梯，學(xué)習(xí)也是獲取知識(shí)的最直接方式。從事綜合協(xié)調(diào)工作的同志要增強(qiáng)自身學(xué)習(xí)的自覺性，樹立“終身學(xué)習(xí)”的理念，養(yǎng)成在工作中學(xué)習(xí)、在學(xué)習(xí)中工作的習(xí)慣。既要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的方針政策及法規(guī)制度等知識(shí)，用正確、科學(xué)的理論武裝頭腦，提高政治理論素養(yǎng)和認(rèn)知水平，夯實(shí)做好本職工作的思想基礎(chǔ)，又要堅(jiān)持學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，學(xué)習(xí)身邊的榜樣、業(yè)務(wù)上的精英，在實(shí)踐中鍛煉成長，積累經(jīng)驗(yàn)，不斷提高工作能力和服務(wù)水平。

　　2、練就協(xié)調(diào)真功，必身勤心細(xì)

　　綜合協(xié)調(diào)工作中存在著大量的不確定因素，有時(shí)遇有突發(fā)事件，就要立即出擊。這就要求辦公室人員樹立起時(shí)間速度與質(zhì)量相統(tǒng)一的效率觀念，在平日里苦練內(nèi)功，勤思考、細(xì)落實(shí)、善總結(jié)，認(rèn)認(rèn)真真、踏踏實(shí)實(shí)，在簡單的一招一式中練出真功來。

　　（一）協(xié)調(diào)前，勤于思考，做足功課。既要全面、完整、準(zhǔn)確地理解和把握領(lǐng)導(dǎo)的意圖，又要收集和掌握大量的真實(shí)情況，查閱相關(guān)文件，實(shí)際進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，對不協(xié)調(diào)因素和癥結(jié)所在做到“了如指掌”，把握工作的主動(dòng)性。

　　（二）協(xié)調(diào)中，注重細(xì)節(jié)，嚴(yán)格落實(shí)。協(xié)調(diào)工作的成敗還體現(xiàn)在細(xì)節(jié)的落實(shí)處理上。辦公室人員要培養(yǎng)自身“辦公室無小事”的責(zé)任感，既要“抓大”，也要“顧小”，既要做到大局為重，統(tǒng)籌安排，又要對協(xié)調(diào)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一處細(xì)節(jié)落實(shí)到位，逐一檢查，做到謹(jǐn)小慎微，確保不出紕漏。

　　（三）協(xié)調(diào)后，“回頭看”，全面總結(jié)。總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，探尋工作規(guī)律，能更好地指導(dǎo)工作實(shí)踐。每一次協(xié)調(diào)工作結(jié)束后，要及時(shí)進(jìn)行認(rèn)真全面地總結(jié)，看看哪些方面是最滿意的，哪些方面還存在一些問題或不足，好的方面要繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，不足之處注意彌補(bǔ)改進(jìn)。通過總結(jié)，不斷提高協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量和效率。

　　3、把握協(xié)調(diào)技巧，要靈活機(jī)動(dòng)

　　協(xié)調(diào)工作要堅(jiān)持原則，維護(hù)政策法令的嚴(yán)肅性，維護(hù)大局利益，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖。離開這些，把原則做交易，協(xié)調(diào)就失去了依據(jù)。但原則性不等于死板，必要的靈活性是協(xié)調(diào)成功的關(guān)鍵。在實(shí)際協(xié)調(diào)工作中，針對新情況、新問題，善于修正原有的設(shè)想，在既不影響大局又不違背原則的情況下，充分聽取各方面的意見，采取靈活辦法或適當(dāng)讓步，更有利于達(dá)到預(yù)期的最佳效果。

　　把握原則性和靈活性的統(tǒng)一，要求辦公室人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一是要敢于擔(dān)當(dāng)，有高度的責(zé)任意識(shí)。遇到急事、難事，要積極主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)單位和負(fù)責(zé)人，努力統(tǒng)一各方思想和意見；二是要沉著冷靜，學(xué)會(huì)換位思考。在溝通協(xié)調(diào)中，多站在對方的角度看問題，通過換位思考、充分溝通，求得相互理解，達(dá)到協(xié)調(diào)的目的；三是要注意方式方法，要講究語言藝術(shù)。俗話說“良言一句暖三冬，惡語傷人六月寒”，得體的語言能簡明扼要地表達(dá)自己的意愿，又能使對方愉快地接受協(xié)調(diào)，可謂是協(xié)調(diào)工作中的“潤滑劑”。辦公室人員要根據(jù)協(xié)調(diào)對象的地位、職業(yè)、性格特點(diǎn)、文化素養(yǎng)以及需要協(xié)調(diào)工作的具體情況，因事制宜、因時(shí)制宜、因地制宜，靈活機(jī)動(dòng)地采取不同的表達(dá)方式。除此以外，還要具備適度的幽默感。在氣氛緊張、發(fā)生僵局、產(chǎn)生拘謹(jǐn)時(shí)，如果能說上幾句風(fēng)趣幽默而又不失體的話，就可能使氣氛變得輕松緩和下來。即使在正常氣氛中，充滿哲理和機(jī)智的幽默也能像一縷春風(fēng)使協(xié)調(diào)各方充滿愉快、親切的感覺，便于暢談、交流，能有效提高協(xié)調(diào)工作的效率和質(zhì)量。

　　4、提升協(xié)調(diào)品質(zhì)，需陽光心態(tài)

　　協(xié)調(diào)工作關(guān)系雜、事情多、時(shí)間緊、任務(wù)重、工作累、要求高。在這樣的狀態(tài)下保持奉獻(xiàn)與熱愛精神，需要有良好的承受能力和健康積極的陽光心態(tài)。塑造陽光心態(tài)須把握如下三點(diǎn)原則：

　　（一）平等相待。相互尊重，能有效地縮短與被協(xié)調(diào)者之間的心理距離，有利于彼此溝通。平等待人，把自己和對方的位置擺平，形成一種輕松、愉快的氣氛，其效果比在壓抑、緊張的氣氛中要好得多。

　　（二）以誠相見。有一些工作活動(dòng)中的不協(xié)調(diào)是由于思想上、心理上的不協(xié)調(diào)，為了達(dá)到有效的心理溝通，找到不協(xié)調(diào)的關(guān)鍵點(diǎn)，形成有關(guān)各方思想和心理上的共同點(diǎn)，就要做到“熱心”，“誠信”“知心”。所謂“熱心”，就是發(fā)現(xiàn)對方有困難。

　　要盡心盡力地幫助解決；發(fā)現(xiàn)對方思想有負(fù)擔(dān)，要熱心地幫助減輕和消除。所謂“誠心”，就是講真話，有誠意，對方才能以誠換誠，打開心扉，吐露真情。所謂“知心”，就是把對方當(dāng)自己人，對方才能信任你，才能以心換心，產(chǎn)生感情上的共鳴，達(dá)到新的共識(shí)。

　　（三）切記急躁。協(xié)調(diào)工作要解決矛盾，克服困難，排除障礙，往往既棘手又緊迫。人與人交往，由于各自素養(yǎng)不同、處境不同、情況不同，會(huì)產(chǎn)生語言、態(tài)度上的差異。態(tài)度差、出口不遜、以語傷人的情況并不少見，在碰到難以協(xié)調(diào)的問題或遇上難以合作的對象時(shí)，辦公室人員必須沉著冷靜，不要?jiǎng)优斪玻m當(dāng)調(diào)整自己的心態(tài)，及時(shí)解決問題，化解怨氣和不滿，不因此而影響工作和辦公室整體形象。

　　在把握好這三點(diǎn)原則的基礎(chǔ)上，塑造陽光心態(tài)還要常懷感恩之心，懂得知足，懂得肯定現(xiàn)狀，視每一項(xiàng)任務(wù)為鍛煉自己、提高自己的機(jī)會(huì)，視每一個(gè)挫折和困難為成長路上的基石，珍惜所擁有的，用心體會(huì)所經(jīng)歷的，感受工作帶來的滿足感和成就感。

　　二、做好辦公室工作管理的技巧

　　1、摒棄陳舊觀念，深刻認(rèn)識(shí)辦公室工作的重要性

　　隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及單位管理的逐步規(guī)范，一個(gè)單位的工作從辦文、辦會(huì)、辦事到管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)等工作都離不開辦公室，辦公室也成為了信息的交匯點(diǎn)、任務(wù)的集中點(diǎn)、矛盾的集聚點(diǎn)、成果的收集點(diǎn)，其地位突出、性質(zhì)特殊、作用重要。辦公室人員必須轉(zhuǎn)變陳舊觀念，深刻認(rèn)識(shí)辦公室工作的中心，將紐帶作用、宣傳作用和服務(wù)作用放在首位。

　　在日常工作中，把握好密切聯(lián)系基層與領(lǐng)導(dǎo)，面向內(nèi)外通過宣傳樹立單位正面形象，為單位上上下下服好務(wù)的中心思想，當(dāng)好局內(nèi)人、管好分內(nèi)事，深入分析收集到的意見和建議，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，提出解決措施。通過講究方式方法，主動(dòng)溝通，科學(xué)協(xié)調(diào)，緊扣中心工作、緊盯目標(biāo)，一手抓落實(shí)一手抓監(jiān)督，確保領(lǐng)導(dǎo)的重要決策部署督查到位和目標(biāo)任務(wù)執(zhí)行到位，使整個(gè)工作體系順暢有效地運(yùn)作。

　　2、轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，提高辦公室工作效率

　　做好辦公室包羅萬象的日常工作，要求辦公室工作人員要有良好的工作態(tài)度。

　　首先，是提高工作積極性和創(chuàng)新性，轉(zhuǎn)變一味接受和老牛拉車的工作態(tài)度。雖然接受和服從工作安排、有老牛拉車的耐心，不怕苦，不怕累是對辦公室人員的基本要求，但是一味接受，只顧埋頭工作不做思考就變成了毫無思想的“機(jī)器人”。在辦公室工作要有工作的積極性、主動(dòng)性，要有獨(dú)立的見解，在認(rèn)真工作、踏實(shí)干事的前提下，多動(dòng)腦筋、不斷思考，創(chuàng)新工作方法，提高工作效率和質(zhì)量[1]。

　　其次，提高責(zé)任意識(shí)和競爭意識(shí)，轉(zhuǎn)變得過且過、盲目樂觀的態(tài)度。辦公室是連接上下級(jí)的紐帶，如果抱著得過且過，當(dāng)一天和尚撞一天鐘的想法就會(huì)誤事。在工作取得了一定的成績，也不能盲目樂觀、自以為是。作為辦公室工作人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和競爭意識(shí)，提高警覺性，經(jīng)常自我反省，發(fā)現(xiàn)自己的優(yōu)點(diǎn)，找出不足，不斷完善，及時(shí)落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)安排的工作，認(rèn)真、負(fù)責(zé)、高效的完成工作任務(wù)。

　　3、提高綜合素質(zhì)，迎接辦公室工作新挑戰(zhàn)

　　辦公室工作紛繁復(fù)雜，也面臨越來越多的新挑戰(zhàn)。因此，做好辦公室工作，對于人員的綜合素質(zhì)要求較高，必須依靠過硬的綜合素質(zhì)和強(qiáng)大的工作能力。

　　首先，要有堅(jiān)定的政治素質(zhì)。這要求辦公室工作人員要有堅(jiān)定的政治立場，在重大原則性問題上立場堅(jiān)定，堅(jiān)決執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的決策部署。在處理工作事務(wù)和協(xié)調(diào)關(guān)系時(shí)能夠做到公開、公平、公正。

　　其次，要有過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。辦公室工作內(nèi)容多，責(zé)任重，節(jié)奏快，要求高，要求工作人員不僅要有本事、能干事、會(huì)干事，最重要的還是要能干成事。要想干成事就必須具備“三個(gè)能力”：文字能力、協(xié)調(diào)能力、辦事能力。文字能力可以依靠平常加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積累知識(shí)經(jīng)驗(yàn)和寫作技巧。協(xié)調(diào)能力就既要立足協(xié)調(diào)的高度又要拓寬協(xié)調(diào)的廣度，還要正確把握協(xié)調(diào)的深度。辦事能力要求辦公室人員牢記“辦公室工作無小事”，堅(jiān)持做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為[2]。

　　4、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高工作責(zé)任感與使命感

　　辦公室的整個(gè)服務(wù)工作主要就是為單位服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為職工服務(wù)。這不僅是辦公室工作的根本出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是辦公室工作的立身之本。這就要求辦公室人員要抱有良好的服務(wù)意識(shí)，把服務(wù)融入工作的全部，貫穿于辦公室工作的始終，做好一個(gè)“服務(wù)者”。

　　首先，辦公室人員要有良好的服務(wù)形象。在工作中要衣著大方得體，待人處事熱情周到，特別是對基層職工反映的問題要認(rèn)真傾聽、調(diào)查、分析，切不可一副高高在上的姿態(tài)。

　　其次，辦公室人員要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)。為部門和基層服務(wù)，要充分發(fā)揮協(xié)調(diào)綜合作用和督促檢查職能，協(xié)調(diào)好部門間的關(guān)系，如實(shí)反映基層的意見，更好地做好領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層職工之間的聯(lián)系。

　　再次，辦公室人員要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感。做到腳踏實(shí)地，客觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊妹恳粋€(gè)細(xì)節(jié)，切忌浮夸。在遇到突發(fā)事件時(shí)，能夠犧牲休息時(shí)間，加班加點(diǎn)完成任務(wù)，以良好的服務(wù)意識(shí)杜絕工作拖延、質(zhì)量粗糙。

　　5、改進(jìn)工作方法，增強(qiáng)工作針對性

　　辦公室工作千頭萬緒，每一項(xiàng)工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作就要講究工作方式和方法，理清思路，分清輕重緩急，既要抓住重點(diǎn)，又要統(tǒng)籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。

　　改進(jìn)工作方法，要多在求實(shí)求效上下功夫。俗話說：“光說不練假把式。”改進(jìn)工作方式方法，在一定程度上就是要改變“說得多、干得少”的不良風(fēng)氣，要“說得少、干得多、干得好”。取得實(shí)際效果是我們一切工作的落腳點(diǎn)，也是檢驗(yàn)我們工作做得到位不到位的重要標(biāo)準(zhǔn)，尤其對于注重工作結(jié)果的辦公室，能不能做到求實(shí)求效更為重要。

　　對工作中遇到的矛盾和困難要善于思考，一是思考工作中出現(xiàn)的失誤，思考哪里做錯(cuò)了，哪里做得不到位，哪里還有欠缺；二是“三思而后行”，每一項(xiàng)工作都盡可能的考慮周到慎密，不斷尋找創(chuàng)新之路。

　　三、做好辦公室工作管理的技巧

　　1、時(shí)間管理的理論總結(jié)。

　　一是按照緊急和重要的維度劃分。緊急而重要的事情要盡快確定思路，馬上辦；緊急不重要的事情找人辦，重要不緊急的事情要集中時(shí)間、安排好專人，按計(jì)劃辦；不太重要而又不太緊急的事情屬于可辦可不辦。牽扯到其他部門和單位的要注意溝通技巧，妥善處理。

　　二是時(shí)間管理中的“金角銀邊草肚皮”。這是按照時(shí)間的重要性來劃分的。“金角”時(shí)間做重要的事，“銀角”時(shí)間次之，“草肚皮”時(shí)間做一些相對重要但也要占時(shí)間的事。

　　2、集中時(shí)間做同類事項(xiàng)。

　　時(shí)間忙的時(shí)候4、5件有相同性質(zhì)的事情一起做。這種方法可用于事務(wù)性強(qiáng)的事件或簡單文字性事務(wù)上。

　　3、善于制定工作計(jì)劃、議事規(guī)則和辦事程序。

　　安排好一段時(shí)期的工作，有助于提高工作效率。制定計(jì)劃使工作更有預(yù)見性，制定議事規(guī)則和辦事程序使參與各方都節(jié)省時(shí)間，只要規(guī)則和程序確定了，才有可能做到自發(fā)主動(dòng)去做事，做不到可以去督促，從而節(jié)省了溝通成本，提高了工作效率。只有善于總結(jié)、善于制定規(guī)則，才會(huì)真正地提高效率，才算真正地懂業(yè)務(wù)，不枉在辦公室干過一回！要善于在工作中大膽提出和推行議事規(guī)則，建立一整套程序，避免內(nèi)部辦事天天進(jìn)行授權(quán)，群眾辦事到處打聽，問一步做一步，建立了規(guī)則和程序目的就是讓群眾一次就能把事情解決好，辦利索。實(shí)踐中，對計(jì)劃生育辦事程序的宣傳使用了這個(gè)辦法，效果比較顯著。

　　4、保障辦公設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證隨時(shí)能夠正常工作。

　　避免事情來了、時(shí)間有了、人有了，但設(shè)備不爭氣的情況。辦公室設(shè)備尤其是打印機(jī)、一體機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電腦等。要細(xì)化，考慮周全，哪怕是會(huì)議室、辦公室鑰匙要有備用，門鎖要經(jīng)常檢查是否生銹，防止時(shí)間到了，大家都到了，門卻打不開或者干脆沒帶鑰匙。這種經(jīng)驗(yàn)可舉一反三，用于其他辦公室業(yè)務(wù)中。

　　5、按照身體生理狀況來安排工作。

　　如上午可以做一些需要?jiǎng)?chuàng)造性、深入思考性質(zhì)的工作，下午可以做一些有既定程序、事務(wù)性的工作。另外，要有一點(diǎn)心理學(xué)知識(shí)，時(shí)刻注意調(diào)整和管理好自己的情緒，體會(huì)和理解辦公室工作性質(zhì)，學(xué)練包容力，增強(qiáng)耐受性，提高適應(yīng)力，在與人交往中培養(yǎng)豁達(dá)堅(jiān)強(qiáng)的職業(yè)性格，另外，要不斷加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)。通過以上幾方面工作，保證身心健康、精神飽滿、滿腔熱情地投入到工作中。

　　6、善于協(xié)作、勤于溝通，有重要任務(wù)時(shí)集中大家智慧共同做好工作。

　　平時(shí)工作有分工，小事自己來安排，辦公室領(lǐng)導(dǎo)不干預(yù)，大事集中一起做。如公司重大活動(dòng)、年底召開會(huì)議等，既要做好份內(nèi)工作，又要共同協(xié)作圍繞公司中心工作做好大事。

　　7、善于利用現(xiàn)代化管理技術(shù)來創(chuàng)造性地做好工作。

　　電腦技術(shù)的飛速發(fā)展，為提高辦公效率做了保證。嘗試使用各種軟件來實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。利用網(wǎng)絡(luò)在線協(xié)作，幾個(gè)人共同編輯一篇文檔，而且還可以看到對方修改過程，實(shí)屬最現(xiàn)代化的文檔編輯。在QQ上建立網(wǎng)絡(luò)辦公群，同基層各單位和內(nèi)外單位加強(qiáng)業(yè)務(wù)交流，效果較好。用語音錄入提高輸入效率，每分鐘可以輸入250個(gè)字以上。另外，有時(shí)間還要學(xué)習(xí)一些與工作有關(guān)的辦公軟件，如excel做統(tǒng)計(jì)圖表的功能，掃描、修圖、畫圖軟件，甚至音、視頻編輯軟件等，以備急用。

　　辦公室工作要點(diǎn)及技巧

　　一、辦公室工作要點(diǎn)

　　1.時(shí)間管理時(shí)間管理是辦公室工作的關(guān)鍵