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高效能人士的時間管理方法

時間：2022-11-17 09:48:33 少爍家居

高效能人士的時間管理方法

　　時間對于仁和事情來說，都是非常重要的條件。下面是小編為大家搜集整理出來的有關于高效能人士的時間管理方法，希望可以幫助到大家！

高效能人士的時間管理方法

　　高效能人士的時間管理方法 1

　　時間管理的目的：決定什么事該做，什么事不該做。

　　時間管理最重要的功能：是透過事先的規劃，作為一種提醒與指引。

　　一、無法管理外在的要求

　　主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時得放下手邊的工作去做別的事情。

　　擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很大的一部分需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部分。你可以排定某些時段做為你的工作空擋，當有人臨時找你需要討論事情時，告訴他，你這會兒忙著呢，不急的話兒，在你的空擋時間再來詳談。

　　時間管理發展得很快，第一代是建立備忘錄；第二代就需要事先的計劃和準備；第三代會根據你對任務的理解排列優先順序。到了第四代，就是分工合作的授權管理。

　　二、做事沒有方法

　　我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實上，這并不是最有效率的方法。

　　完成一件事情，可以有許多方法，關鍵在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？

　　三、周圍干擾因素

　　周圍眾多干擾因素，是時間流逝的致命殺手，嘈雜聲、雜志、零食、報紙、美容品、溫度、安全感、方向感、氛圍、性欲、壓力、煙癮、聯想、健康狀況，都是諸多的影響因素。

　　（一）、計劃管理

　　關于計劃，有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度計劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

　　待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，盡可能做到，今日事今日畢。

　　待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

　　待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。

　　每年年末作出下一年度工作規劃；每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每周周末作出下周工作計劃

　　（二）、時間“四象限”法

　　著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關系、新的機會、人員培訓、制訂防范措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閑談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所占據，從而有效地開展工作。

　　時間管理之重要事情

　　如何區別重要與不重要的事情?

　　1、會影響群體利益的事情為重要的事情；

　　2、上級關注的事情為重要的事情；

　　3、會影響績效考核的事情為重要的事情。

　　4、對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質兩方面。）

　　該時間管理方法常常被以如下圖式表示：

　　1、對重要和緊急的事情當然是立即就做

　　2、而對不重要不緊急的事情不做

　　3、平時多做重要但不緊急的事情，（因為這是第二象限，常常被稱為第二象限工作法）

　　4、對緊急但不重要的事情選擇做。

　　（三）、有效的時間管理

　　美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方；管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間；集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

　?。ㄋ模?、時間abc分類法

　　將自己工作按輕重緩急分為：a（緊急、重要）、b（次要）、c（一般）三類；安排各項工作優先順序，粗略估計各項工作時間和占用百分比；在工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調整自己的時間安排，更有效地工作。

　?。ㄎ澹?、考慮不確定性

　　在時間管理的過程中，還需應付意外的`不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法：第一是為每件計劃都留有多余的預備時間。第二是努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然后把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。

　　考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先盡快解決。

　　在工作中要很好地完成工作就必須善于利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。

　　最新的時間管理概念—GTD

　　GTD是Getting Things Done（完成每一件事）的縮寫。來自于David Allen的一本暢銷書《Getting Things Done》，國內的中文翻譯本《盡管去做：無壓工作的藝術》。

　　GTD的基本方法：GTD的具體做法可以分成收集、整理、組織、回顧與行動五個步驟：

　　收集：就是將你能夠想到的所有的未盡事宜（GTD中稱為stuff）統統羅列出來，放入inbox中，這個inbox既可以是用來放置各種實物的實際的文件夾或者籃子，也需要有用來記錄各種事項的紙張或PDA。收集的關鍵在于把一切趕出你的大腦，記錄下所有的工作。

　　整理：將stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地進行整理，清空inbox。將這些stuff按是否可以付諸行動進行區分整理，對于不能付諸行動的內容，可以進一步分為參考資料、日后可能需要處理以及垃圾幾類，而對可行動的內容再考慮是否可在兩分鐘內完成，如果可以則立即行動完成它，如果不行對下一步行動進行組織。

　　組織：個人感覺組織是GTD中的最核心的步驟，組織主要分成對參考資料的組織與對下一步行動的組織。對參考資料的組織主要就是一個文檔管理系統，而對下一步行動的組織則一般可分為：下一步行動清單，等待清單和未來/某天清單。

　　等待清單主要是記錄那些委派他人去做的工作，未來/某天清單則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃、電子等等。而下一步清單則是具體的下一步工作，而且如果一個項目涉及到多步驟的工作，那么需要將其細化成具體的工作。

　　GTD對下一步清單的處理與一般的to-do list最大的不同在于，它作了進一步的細化，比如按照地點（電腦旁、辦公室、電話旁、家里、超市）分別記錄只有在這些地方才可以執行的行動，而當你到這些地點后也就能夠一目了然地知道應該做那些工作。

　　回顧：回顧也是GTD中的一個重要步驟，一般需要每周進行回顧與檢查，通過回顧及檢查你的所有清單并進行更新，可以確保GTD系統的運作，而且在回顧的同時可能還需要進行未來一周的計劃工作。

　　執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。

　　高效能人士的時間管理方法 2

　　第四代時間管理

　　時間管理的發展分為了四代。

　　第一代時間理論著重于便條與備忘錄在忙碌中分配時間與精力。

　　第二代時間管理強調行事歷和日程表，反映了未來的規劃。

　　第三代時間管理講求優先順序。它會根據事情的輕重緩急設定短、中、長期目標，并將有限的時間和精力加以分配，爭取最高的效率。

　　第四代時間管理理論，從根本上否定了“時間管理”這個名詞，主張關鍵在于個人管理。與其著重于把時間和事務的安排，不如把重心放在維持產出與產能的平衡上。

　　在時間管理四項限中，如果你的時間大多數花在第一象限，那么它的范圍會越變越大，最終可能會占據你全部的時間與精力，你將整天忙于救火，處于危機感中，就像電影《瞬息全宇宙》中的媽媽。

　　如果你的大部分時間偏重于第三象限，那么請千萬小心，你可能自以為自己致力于第一象限的事物，殊不知自己已經陷入第三象限。

　　如果你的大部分時間偏重于第三和第四象限，那么請千萬小心，你已經進入了一種不負責任的生活狀態了。

　　唯有你的時間大部分偏重于第二象限，你才能擺脫碌碌無為的困惑人生，做到有愿景和遠見，生活與工作各方面能達到平衡，很少會發生危機感。高效能人士的腦子里裝的不是問題而是機會，他們不會在各種問題上浪費自己的時間和精力，他們的思維是預防型的，總是能夠做到防患于未然。

　　無論你是工人，大學生，家庭主婦或者是企業主等，只要你能確定自己的時間大部分是處于第二象限，而且做到即知即行，就能事半功倍。

　　以第二象限為中心

　　第四代時間管理會以第二象限為中心，以原則和個人使命感宣言為基礎，對于第二象限以外的事情能夠抵住誘惑，勇敢說“不”或者是授權給他人完成。

　　“授權”是提高效率的'秘訣之一，它能將第三象限中的事情放手交給他人去完成，讓你能夠更加專注于第二象限。

　　授權有兩種方式，一種是指令型授權，一種是責任型授權。指令型授權方式，會每一步詳細指導對方去做，但是會弄得你自己很累，對方也難以發揮自己的潛能。

　　而責任型授權，重點關注的是最終的結果，它會引導對方自行選擇做事的具體方式，并對結果承擔責任。這種方式更能調動對方的積極主動性和人類的四大天賦。使用這種授權方式需要雙方達成5方面的共識，并作出承諾。

　　1.預期成果。雙方都明確最終的結果，以結果為中心。

　　2.指導方針。為了避免成為指令型授權，需要使用適合的評估標準。事先可以告訴對方可能出現的難題與障礙，避免無謂的摸索，但是不要告訴對方具體的做法。

　　3.可用資源。可以使用的人力，財務，技術和組織資源。

　　4.責任歸屬。制定業績標準，用來評估最后的成果。

　　5.明確懲罰。告知評估后的結果。

　　第四代時間管理的特點和方法

　　第四代時間管理以原則為基礎，以良知為指導，確認個人使命感，明確你的角色，平衡你的生活，以星期為計劃單位。

　　讓第二象限的事物成為生活的中心，必須得滿足以下六個標準。

　　第一：和諧一致。你的三觀與工作觀保持一致。

　　第二：平衡功能。第四代時間管理的方法有助于生活與工作平衡發展，提醒我們在人生中扮演的不同角色。

　　第三：圍繞中心。能夠讓你每一天的時間安排都圍繞著中心展開，注重于雖不緊急卻極為重要的事情。

　　第四：以人為本。第四代時間管理的核心重點在于人，而不在于事。

　　第五：靈活變通?？梢愿鶕€人的作風與需求隨時做調整。

　　第六：便于攜帶。管理工具便于攜帶。我自己用的是印象筆記來做個人的時間管理，它非常得方便，外出時只要帶了手機，就能隨時做管理。

　　以第二象限為中心的日程安排有四個關鍵步驟。

　　第一：確認自己的角色。包括工作中的角色和生活中的角色，例如妻子，孩子，員工等等。

　　第二：選擇目標。根據你的角色，思考一周內要完成的任務。

　　第三：安排進度。具體安排你的實施