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迎接遠方客人來訪的禮儀

時間：2024-01-09 08:37:10 立宇職場

迎接遠方客人來訪的禮儀

　　在公務活動中，常有遠客從外地來，需接待單位到機場車站和碼頭迎接。作為一名秘書應該注意那些事項呢？以下是小編收集整理的迎接遠方客人來訪的禮儀，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

迎接遠方客人來訪的禮儀

　　1、以熱情有禮、周到妥貼的態度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。

　　2、準確掌握客人到達時間。必須在客人下機、下車、下船之前到達機場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。

　　3、事先準備妥當交通工具及住宿處。客房規格應根據客人所定規格和預算進行安排，如住宿費用由客人自己承擔，則事先須了解客人的要求，征得同意后安排。

　　4、接應牌。機場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應事先制作接應牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動、會議的名稱，接待單位名稱、字跡端正，字體要大，容易看清。

　　5、接到客人，如事先互不認識，應再核對一下，以免搞錯，與客人見面，應表示歡迎、問候，并握手致意。接著向客人作自我介紹，還需將其他接待人員一一向客人作簡單介紹。如果對方應邀的是重要客人，應由本單位同等級別的領導迎接。當領導因故未能前往，由副級領導或秘書作代表，并向客人說明理由，致以歉意。

　　6、客人所帶箱包、行李，須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包。客人有托運的物體，應主動代為辦理領取手續。

　　7、招呼客人上車，要讓客人先上、然后自己再上。在車上可與客人寒喧，解除客人的拘謹、緊張，并向客人介紹有關活動、會議和事務的情況，如背景資料、籌備過程，日程安排等，告之其住宿地點。也可以與客人作輕松、愉快的談話，如介紹本地風光，最近建設情況等。

　　8、到達住宿地，秘書先下車，在車門旁等候客人下車。入內辦理住宿手續，領取鑰匙，帶領客人進入客房，向客人介紹該住處的設施、服務等方面情況，詢問客人有什么要求，察看房內設施還有何處不妥需予解決并與賓館聯系。

　　9、客人安置后，秘書不要久留，盡快讓客人休息。

　　10、約妥下次見面的時間、方法等。

　　擴展閱讀：秘書的接待禮儀

　　一、儀容儀表

　　儀容通常是指人的容貌，包括未被衣服遮住的身體的部位.

　　儀表是指人的整體外貌，包括面貌、衣著和飾物。

　　對秘書人員來說，儀容和儀表的基本要求如下：

　　頭發要勤于梳洗和整理，不能有頭皮屑或油汗味;

　　發型要整齊美觀。男性不宜長發披肩;女性留長發不要遮住眼睛，染發要慎重。

　　面容要保持干凈，特別要注意耳朵、鼻孔、脖子、指甲縫等易疏忽的部位。

　　衣服應天天換洗，并熨燙平整。

　　二、正確的著裝與服飾搭配

　　服裝是由面料、款式、顏色這三個要素組成的。

　　穿著是一門很深的學問。

　　著裝反映了一個人的品味和教養，也會影響秘書工作。

　　衣著要符合自己的身份、職務，應顯出秘書人員的大方、精干、務實、可信的風格。

　　在此，我們僅從禮儀的角度探討著裝問題，即使衣著合乎身份、維護形象、符合禮儀的原則和方法。

　　1.著裝的基本原則

　　著裝的基本原則是國際通行的TPO原則：

　　T(Time)——時間;

　　P(Place)——地點;

　　O(Object)——目的。

　　在為自己挑選服裝時，不可忽視TPO原則。

　　(1)時間

　　一年有四季，四季的著裝不同;一天分晝夜，晝夜的著裝有異;一個星期有7天，5天工作，2天休息，所著服飾也不會一樣。需要特別注意的是，白天工作或休閑所穿的服飾，與晚上進行社交活動時所穿的服飾有很大差別。在涉外活動中，更要重視這一點。

　　(2)地點

　　地點的變化也會影響著裝。在工作單位應該穿正裝，但如果把正裝穿到休閑場合，就顯得不倫不類。

　　(3)目的

　　對目的的理解可以從兩個方面講：

　　一方面是做事的目的，如參加會談或主持典禮;

　　另一方面是人們希望通過服飾傳達給別人的印象，是嚴謹、高雅、成熟，還是獨特、隨意、幼稚。

　　這兩方面均會影響到對服飾的選擇。

　　2.公務場合的著裝

　　公務場合的氣氛是嚴肅的，講究高效率地工作。

　　所以，公務場合的著裝，要簡潔、明快，適宜工作。作為秘書，性別不同，著裝應有所區別。

　　男士的著裝：深色西服套裝是標準的公務場合著裝。

　　單排扣西服可以不系扣;如果系扣，兩粒扣式的只系上扣，三粒扣式的只系中間的那粒。

　　雙排扣的西服不宜敞開穿。

　　夏天或在熱帶地區，可以只著襯衣，不著外套。

　　襯衣的領子和袖口務必要干凈、挺括。不系領帶時，襯衣領口的扣子一定要解開。襯衣的下擺一定要系在褲內，袖口的扣子要扣上，不能把袖子卷起來。

　　深色西服一定要配深色襪子及皮鞋，白色襪子不可與西服相配。

　　女士的著裝：西服套裙是傳統的選擇。

　　顏色可以是深藍、深灰、淺灰、咖啡色、駝色系列等。

　　這些顏色傳遞給人的感覺是：

　　成熟、能干、自信、沉著，這些都是職業女性最應具備的素質。

　　這些顏色的外套也容易與其他顏色的襯衣相配。

　　絲襪的顏色應接近膚色，黑色絲襪只能配黑色裙子。

　　請記住“裙子越短襪子越長”這句話，裙擺一定要遮住襪口.

　　皮鞋的樣式不要太時髦，黑色或與服裝同色系最好。

　　夏季的衣服切忌過薄、過露、過透。

　　目前，職業裝的流行趨勢越來越休閑化.但較合適的休閑尺度，并不容易掌握。

　　無論怎樣變化，著裝的原則不會改變，記住并學會運用這一原則，將有助于應對各種場合。

　　3.休閑場合的著裝

　　休閑場合的著裝追求的是舒適、自然。健身、購物、旅游、居家等，都可以穿休閑裝。

　　4.社交場合的著裝

　　社交場合的著裝應該高雅、漂亮、時尚。

　　男性可以著深色西裝、中山裝或近年流行的“唐裝”。

　　女性可著連衣裙、套裙。參加晚間的盛宴、舞會、音樂會等活動，可穿單色的晚服或旗袍。

　　5.服飾的搭配

　　首飾的選擇也要遵守TPO原則：

　　公務場合佩戴的首飾應該簡潔，只戴一兩件即可;

　　休閑場合佩戴的首飾，則可以更突出個性，可以造型新穎、色彩明麗;

　　社交場合的首飾應該是華麗的大型首飾。

　　三、得體的化妝

　　1.化妝的目的

　　化妝的目的是為了突出優點、掩飾缺點。

　　從禮儀的角度來說，公務場合的化妝是工作的需要，是敬業的一種表現;社交場合的化妝，是對主人的一種尊敬。

　　2.面部的基本比例

　　大家公認的比較標準的臉形是橢圓形，橢圓臉型的基本比例為“三停五眼”。

　　所謂“三停”即從額頭到下巴，平均分為三部分，每部分即為一停。從發際線到眉毛為一停，從眉毛到鼻尖為一停，從鼻尖到下巴為一停。

　　“五眼”即指橫向的面部比例。兩眼之間的距離為一眼寬，兩眼的外眼角到臉側的發際線各為一眼寬，加上兩只眼睛，共五只眼睛的寬度。

　　某種程度上說，化妝就是把不標準的臉型往標準的臉型上靠。上挑的、弧度大的眉型能使臉型拉長，平眉能使人臉型變寬，彎眉可減弱臉部的棱角，顏色深淺不一的粉底霜也可以改變臉型，等等。

　　3.皮膚的類型與化妝品的選擇

　　(1)中性皮膚

　　中性皮膚是健康皮膚。這種皮膚光滑、富有彈性，不干不油膩，皮質細膩，薄厚適中，在成人中非常少見。

　　這類皮膚對化妝品不太挑剔，無論用油質還是水質的化妝品都有不錯的效果。

　　(2)干性皮膚

　　干性皮膚細致透明，毛孔細小，由于缺乏油脂或水分，易起皺紋，但不易長暗瘡。應選用專為干性皮膚配制的化妝品，要選擇能保濕的隔離霜。

　　(3)油性皮膚

　　油性皮膚由于皮脂分泌旺盛，臉上特別是額頭、鼻翼、下顎處有油光。毛孔較粗，經常愛生粉刺。應用比皮膚稍熱一點的水洗臉，每天多洗幾次，用專為油性皮膚配制的洗面奶洗臉。不要用油膩的化妝品。

　　(4)混合性皮膚

　　大多數亞洲女性都是這類皮膚。其特點是額頭、鼻子、下巴是油性的，而臉上其余部位則是干性的。為了保護皮膚，在用化妝品之前，臉上干性皮膚的部位要多用一點護膚油。

　　(5)過敏性皮膚

　　這類皮膚易受氣候、地域、花粉、食物等因素的影響而紅腫、發炎，出現過敏現象。對于這種皮膚，在選擇化妝品時要特別慎重，使用新品牌的化妝品前，要先在手臂內側或耳垂后涂一小塊，過24小時后如果沒有過敏現象出現，才可以使用。不要輕易換護膚品和化妝品的品牌。

　　4、男士化妝步驟

　　刮臉：先用熱毛巾敷一下，涂上剃須膏，用剃須刷蘸溫水在胡須處來回稍潤幾下使產生泡沫，然后用剃須刀刮胡須。剃刮后，用溫水熱毛巾把泡沫

　　擦凈。如不再化妝，涂護膚霜潤面即可。

　　潔面：以清潔霜均勻涂于面部并按摩，再取藥棉或軟巾紙輕輕向兩邊擦去。

　　收斂：用爽膚水或營養蜜涂于藥棉或手掌中，輕輕拍打于面部。

　　打底：取棕色基調粉底霜涂于面部以調正膚色，注意必須薄而勻。額頭與頸部不可敷之過度，以免造成“假面”狀。

　　雙頰：以棕紅色胭脂增加血色，但必須淡，氣色良好者可不用。

　　眉：男性眉毛宜粗濃些，以顯陽剛之氣。一般以整理為主，按原形稍加修飾，起調整作用。

　　唇：一般只用潤唇膏，唇色蒼白者或嘴形太小則以唇妝彌補，可用棕色或膚色唇膏。

　　胡茬：胡茬濃者，可用淡黃色輕敷，以中和深色胡茬;倘不能掩蓋，也可索性用眉筆將胡茬勾出，再用手將胡須抹勻，顯示出小胡子，但形狀色調一定要自然。

　　定妝：在耳背灑少許香水定妝。

　　5、女士化妝步驟

　　潔面：用適合自己皮膚的冷霜或洗面乳徹底清除臉部污物、油垢。

　　收斂：將爽膚水或化妝水輕輕拍于面部，給皮膚補充水分，軟化角質，使細小皺紋收斂，并防止化妝脫落。

　　修眉：眉毛雜亂無型，依臉型修拔。

　　畫眉：面孔向下而眼睛朝上看時，額和眼睛中間處擠入部分稱“表情線”，是為眉造型最佳部分。由鼻翼的最下端分別向上作一垂線，并對準眼角作一直線，向上延長，將眉按原形延長線交于此點，此點即為眉毛所應取的終止點。眉在延長時應與眉形融合，確保自然。眉的化妝并應與眼睛、前額相吻合。不可粗濃而失溫柔，不可細疏而不入時，大眼睛不可將眉修得過細，小眼睛則要將眉毛畫得略粗濃些。

　　眼影：在上下睫毛底部用眼線筆畫出細長線，上眼部盡量貼近睫毛部，從眼角至眼尾處引畫，下眼線貼近睫毛部，從眼尾至眼角內側先點上三點，然后用指尖把點延抹相連成美麗眼線。

　　潤膚：按不同皮膚選用霜、乳、水滋潤皮膚，防止皮膚化妝后干燥，但用量宜少，讓皮膚透氣。

　　打底：挑少許粉底霜點在額、鼻、雙頰、下巴上，再均勻涂抹，鼻翼兩側和下眼瞼睫毛處、發際處、嘴角處、頸際處要抹勻暈染，調正膚色。

　　唇：先畫唇線外輪廓，再用選定顏色向內涂勻，唇線筆與口紅的顏色以相差一號為佳。

　　頰：用小毛刷蘸胭脂少許，由頰部向內向下暈染，要均勻自然，邊界要匯成一體。

　　定妝：輕撲香粉于臉上，但一定要薄，似有似無。

　　相關知識：服飾穿戴須知

　　1.流行的不一定是適合你的，決不盲目穿戴流行的東西。

　　2.時刻注意整潔，但倘要整理自己的衣著穿戴或要補妝時，應到衛生間，不宜在公開場合整理自己，也不要動不動就以手指理一下頭發。

　　3.女秘書不應留長指甲，既不便工作也不衛生。

　　4.男士貼身內衣不可露出襯衫外，女子內衣的帶子也不能顯露于外，貼身衣褲的紋路不宜隱約可見。不論穿何種服裝，商標都不該露于衣外。

　　5.場合越隆重、越嚴肅、越正式，越宜著深色裝，其面料質地做工均應精良，所佩首飾應貨真價實，不能佩人造珠寶。

　　6.在國外，倘主人在邀請信上注明服飾要求，應遵主人之意著裝。

　　7.東方國家以年長為尊，西方國家以年輕為榮，與不同國家民族的人打交道，要了解對方心態和習俗，理解對方的服飾原則，并調整自己的服飾。

　　8.任何服飾儀容都與人的精神和舉止融為一體，只有飽滿的精神，得體的行為，才與恰當的服飾相諧。否則，衣飾并不能襯托甚至升華一個人的精神氣質，反映一個人的修養素質。

　　四、日常交往禮儀

　　1.稱呼、致意、介紹和握手這些是人們平常見面時的禮節。與人交往，初次印象很重要.能否給人留下一個好的印象，往往取決于你與人見面后幾十秒鐘內的表現。

　　(1)稱呼。

　　在公務活動中，人們習慣按人的職稱來稱呼，一般在姓氏后面加上職務或職稱。

　　在國際交往中，一般稱男士為先生;對于女性，沒有結婚的稱“小姐”，對戴結婚戒指的(戴在左手無名指上的)女性，可稱“夫人”;對婚姻狀況不明的女性最為合適的稱呼是“女士”，稱“小姐”也無不可(不要看年紀大就稱夫人，如對方沒有結婚，這樣的稱呼會令對方感到不愉快)。有博士頭銜的，可稱“某博士”。

　　(2)致意。

　　這是最簡單、最常用的禮節。點頭、微笑，都是致意。致意的次序是：職位低者、年輕者、男性先向對方致意。

　　(3)握手。

　　為了表示歡迎、祝賀、慰問、鼓勵等意思，我們常常需要握手。

　　在公務活動中，握手的次序是：職位高者、年齡長者、地位尊者以及女士、主人先伸手表示歡迎等意思，職位低者、年齡輕者、地位卑者以及男士、客人也應及時伸手相握，否則，對方會感到尷尬。

　　在國內，我們習慣讓更需尊敬的一方先伸手。

　　在國際上，特別是最近以來，這一次序變得不太重要了，誰先伸手問題都不大，這是禮儀方面新的變化，值得關注。

　　握手時，目光要看著對方，不要游移不定，也不要看著別人，握手的力度要適中，不重不輕地握手幾秒鐘即可，不要握著手上下抖動，也不要長時間地握手談話(異性之間長時間握手而談的，只有情侶)。

　　有時涉外場合需要照相，握著的手則不要很快松開。

　　握手的時候，要脫下手套.女性除非戴著與服裝相配的、作為服裝整體一部分的手套，否則也應摘下手套。

　　日本人習慣鞠躬，一些阿拉伯人習慣行撫胸禮，泰國人則行合十禮，我們應該尊重他們的習慣。

　　各國的禮儀習慣千差萬別.秘書多了解這方面的情況，能夠更好地為領導當好參謀。

　　(4)介紹。

　　在涉外活動中，介紹是常用的禮節，是使陌生的雙方相識的必不可少的禮節。

　　介紹分為自我介紹和他人介紹兩種方式：

　　自我介紹的基本內容有：姓名、職務(公務場合)或與主人之間的關系(社交場合)。

　　為他人介紹時：先要了解被介紹雙方有無相識的愿望或必要。一般來說，身份和地位懸殊的雙方就沒有必要介紹了。

　　為他人介紹時：講究介紹順序，即先把男性介紹給女性，把年輕人介紹給老年人，把職位低者介紹給職位高的，以此表示對后者的尊重。

　　在公務活動中，一般不考慮女士優先的原則，而是以身份、地位為首選因素。

　　2.名片禮儀

　　隨著社會的發展，名片已經成為社會交際中不可缺少的工具之一。名片主要用于自我介紹和建立聯系之用，也可作為簡單的禮節性通信往來，表示祝賀、感謝、辭行、慰問等。由于名片上記載了很多信息，因此受到人們的重視。

　　接待外國客人，尤其是日本、韓國的客人時，見面交換名片是不可省去的禮節。

　　1)名片的格式

　　(1)常見的名片規格是9cm5.5cm和10cm7cm兩種。

　　(2)名片文字的排印有豎排和橫排兩種。

　　(3)橫排時，一般左上角是任職單位和部門，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在右下角。

　　(4)豎排時，任職公司、部門寫在右上角，姓名、職務在中間，通信地址、電話號碼、郵政編碼在左下角。

　　2)名片的放置

　　(1)隨身攜帶的名片，應放在易掏出的地方，如衣服的上衣口袋。

　　(2)一般來說，名片最好放在專用的名片盒或名片夾中。

　　(3)存放他人的名片也應放入專用的名片簿中，既示尊重，又便于查找。

　　3)名片的交換’

　　(1)要雙手拿住名片上方把字正面朝向對方，以齊胸的高度遞上，并說“這是我的名片，請多指教”這樣的話。

　　(2)接受名片時，也要畢恭畢敬，雙手捧接，接過后，一定要仔細看一遍，不懂之處當下請教。有時可以有意識地重復一下對方的姓名和職務，以示仰慕。

　　(3)絕對不可以用一只手去接名片，看也不看一眼就裝進口袋或放到桌子上。

　　(4)若要把名片放桌子上，不能在名片上壓東西。

　　(5)如果一次同很多人交換名片，且都是初交，那最好依照座次來交換，并默記對方的職務和姓名，以防弄錯。

　　4)名片的索要

　　向他人索要名片時，不要直接開口，而是要含蓄地向對方仔細地詢問姓名、單位、地址、電話等。如“先生、小姐，今后想向你請教，怎樣能找到你?”、“先生小姐，今后怎樣和你取得聯系?：”。若對方愿意，一定會送給你一張名片。

　　3.拜訪約會的禮儀

　　(1)預約

　　在現代社會，拜訪以前先預約，已是約定俗成的規矩，應盡量不做不速之客。

　　(2)拜訪前的準備

　　“有備而來”的成功率會比隨意而訪的成功率大得多。

　　準備得越充分，拜訪和商談就會越順利。

　　首先，要做好背景材料以及相關文件的準備工作。

　　其次，要做好心理準備。

　　再次，要做好服飾準備。

　　(3)赴約

　　遵時守約的原則。遵守時間是涉外人員最基本的素質之一。

　　涉外秘書要多了解拜訪對象的風俗習慣，以免拜訪時產生溝通障礙。

　　約束自己的言行。不論是公務拜訪，還是私人拜訪，都要注意自己的言行舉止，做到舉止得體而不拘謹，目光專注而不游移，聲調適度而不過高，話題明確而不犯忌。

　　公務拜訪時：要先向對方負責接待的人員打招呼，報上自己一行人的單位、姓名以及拜訪對象的姓名，然后安靜耐心地等待接見.

　　在會客室等待接見時：不可大聲談笑，也不要對會客室的布置指指點點，要按照接待人員的安排就座，安靜等待。

　　(4)及時告辭

　　要想做受歡迎的客人，及時告辭是要點之一。這一舉動能表現出對主人的理解和尊重，并且也能表明我方的工作效率和修養。

　　4.談話的禮儀

　　(1)語言與話題的選擇

　　在對外交往中，選用的語言是有講究的。

　　在正式的官方活動中：需要使用本國的國語，以體現國家主權的尊嚴。

　　在非官方的商務活動中：可以使用國際通用的語言或是雙方都懂的語言，或者配備翻譯。

　　話題的選擇，不僅僅是技巧問題、禮儀問題，有時甚至可以成為政治問題，以致造成外交方面的糾紛，所以務必要小心.

　　以下的話題，是應該避開的：

　　①政治話題。

　　②個人隱私問題。

　　③非議他人

　　④庸俗下流的話題。

　　(2)談話的態度

　　在對外交往中，我們總會發現雙方的觀點、處理問題的方法有許多不同之處。

　　在談話態度上表現在以下幾個方面：

　　①誠懇坦率。

　　②明確直率。

　　③堅持原則。

　　(3)聲音與語氣

　　在涉外工作中，秘書特別要注意控制自己的音量。中國人說話的聲音一般比較大。但在國際禮儀中，以說話聲音適度為有修養。

　　所謂的適度：是以能讓參加者聽清而不影響其他的人為準，這樣的音量相對于中國人來說是偏低的。

　　另外，語氣很重要：

　　一方面語氣要體現禮貌，多用謙詞敬語;

　　另一方面，不論對方單位規模多大、多么著名，己方也要不卑不亢，不能曲意奉承、委曲求全，以至于丟失了自己的人格和國格。

　　(4)傾聽者的禮貌

　　作為傾聽的一方，相對比較被動。

　　傾聽者應該學會從談話中獲得有益的信息。

　　作為傾聽者，要和說話者有眼光上的交流和語言上的呼應。

　　五、姿態舉止的禮節

　　1.正確的站姿、坐姿、行姿

　　正確的站、坐、行姿態是其他禮節的基礎，是舉止正派的表現。

　　正確的站姿關鍵要把腰挺直，收腹、挺胸、收臀;頭要正，要有向上頂的感覺，目光平視前方，雙臂自然下垂;腿要并攏，腳后跟要貼緊，腳尖微微外撇。

　　男性的腿可以分開一點。不可以靠著墻或門框站著，這樣容易讓人覺得散漫、懶惰甚至不正派。從上身看，正確的行姿要基本像站立一樣挺拔，重心略向前傾，雙臂自然擺動，雙眼目視前方，頭要端正。步幅可以根據個人的身高來調整，身高腿長，步幅就大，個子矮小，步幅就小。另外，服裝也影響行姿，女性穿裙裝，走路忌諱八字腳、駝背含胸。

　　在公務場合、涉外場合，坐姿一定要端正。正確的坐姿是：

　　落座輕穩，坐下后不松懈。特別是坐沙發時，不能像抽去骨頭似的堆在那里;雙肩平正放松，兩手自然放于腿上，也可以一臂彎曲放在沙發扶手上，掌心向下。

　　男性雙腿可以分開約一拳的距離，女性腿要并攏，絕不能叉開腿坐，特別是在穿短裙時更要注意;也可以雙腿斜向一方，雙腳交叉，雙膝靠攏。

　　在一般場合下，蹺腿是可以的，但不能抖腿，更不能把鞋挑在腳尖上。在比較嚴肅的場合，坐椅子面積的三分之二就可以了。如果對方是很重要的客人，與之談話時，身體可以略略向前傾，而不要靠椅子背。

　　2.手勢的運用

　　適當地運用手勢有助于表達自己的想法，但頻率不可以過高，幅度不宜過大。在涉外場合中，還要看交往對象。

　　英國人較為拘謹，舉止較為沉穩，幅度小;

　　美國人大多性格外向，手勢幅度相對大。

　　特別需要注意的是：我們的一些習慣性的手勢，在涉外場合最好不要用，以免引起誤解或造成失禮。

　　指示的手勢應該使用右手，四指并攏，大拇指自然張開來指點遠處的事物或人。要指出近處文件中的某行字，可以使用右手食指。與阿拉伯國家或者印度人打交道時，一定不要使用左手做這些事情，因為他們認為左手不干凈，用左手是對他人的冒犯。

　　表示勝利和成功時：右手食指、中指向外伸出，構成一個英文字母“V”字，用以表示勝利。運用這一手勢時，一定要使掌心向外。

　　表示事情順利時：有些人愛用右手的拇指和食指做成一個圈，其余三個手指伸出，表示“OK”，一切順利，在美國可以這樣示意;在日本則表示錢;而在南美洲的巴西，則表示非常下流的意思。

　　指點自己不要使用右手食指或者大拇指，這樣會顯得很粗俗。在與外賓談話當中，若涉及自己時，可以伸出右手，手指并攏，手掌朝向身體，輕輕按在左胸前，這樣既文明又顯出自尊自信的內在修養。

　　當然手勢的運用也要因人、因場合而定。秘書自己要處理好，在必要時也要提醒領導。

　　1)伸食指以食指指人，很多東方國家認為是不禮貌的，在西方國家則認為這是批評、嫌惡被指之人，在我國，卻只是指一下罷了。彎曲食指，我國表示“9”，到了美國就成了召喚人了。豎起食指，除了像我國習慣可以表示“1”以外，法國人以此表示“請求提出問題”，緬甸人以此表示“拜托”，新加坡人以此強調重要性，在澳大利亞，卻表示“再來一杯啤酒”。

　　2)伸拇指翹起拇指，可表贊揚之意，亦可表“為首”、“為大”。但在澳大利亞，這有惡意罵人的含義，意大利人又以此表數字“尸，而英國人則表示他想搭車。

　　3)其他指勢豎起二指呈“V”型，我國表示“2”，英語國家表“成功”、“勝利”;但手心向內的豎起二指卻是侮蔑性的。拇指食指曲成圓圈，掌心向外，再豎起另外三指，便是“OK”手勢，這在美國表示同意首肯，在法國表示“o”，在印度表示正確，在泰國表示“沒問題”，在日本、韓國表示金錢，在巴西表示引誘女人，在突尼斯表示傻瓜、無用。此外，表“5”以上，“10”以內的數，外國人不用一只手比劃，當然也不明白我國用一只手表示的這些意思。

　　4)左手在許多地方，人們認為左手是不干凈的，因此必須以右手為尊，右手為貴。不能以左手收受禮物、遞接東西，不能以左手吃飯。在印度、泰國、印尼、阿拉伯國家和一些非洲國家都如此。

　　5)其他動作我國年長者撫摩小孩頭頂以表喜愛，而在佛教國家則萬萬不可。阿拉伯人喜歡觸摸對方，并聞對方的氣味。我國以點頭表同意，搖頭表否定，但在阿爾巴尼亞、保加利亞、尼泊爾等國恰好相反，點頭否定，搖頭才是肯定。日本人點頭不表同意，只表理解，而阿拉伯國家點頭只是禮貌而已。

　　雙臂交叉置于胸前，許多地區認為既不雅觀亦無含義，而斐濟卻以這一身姿表示對說話者的傾聽和敬重。招呼飯店服務員，西班牙人吹口哨，非洲人敲打桌子，這在他們都是合乎禮儀的。

　　3.適當的表情

　　在涉外活動中，秘書人員的待人態度和表情異常重要。可以說，秘書是組織形象的代表，管理水平、人員素質都會通過秘書的形象反映出來。

　　概括起來，主要有以下幾種情況：

　　①公務注視。在公務活動中的嚴肅場合，目光應該注視對方雙眼以上的額頭部位。

　　②社交注視。在社交場合，目光應該注視對方雙眼以下、下顎以上的部位。

　　③親密注視。這種注視適用于親朋好友之間，或是戀人之間、夫妻之間，即目光注視對方的上半身。

　　場合越是嚴肅，目光就越是不能到處游動，越要穩定一些.

　　微笑的人使人感到和藹可親，可以信賴，讓人緊張的心理為之放松，所以，國外的單位都把微笑作為雇員接待顧客的重要禮節。

　　能夠微笑著接待來訪的客人，并不容易做到，這需要經過一番訓練或者磨煉才能做到，要控制自己的不良情緒，不以自己的喜好來對待客人。

　　4.進餐禮節

　　(1)飲酒禮節

　　中餐餐桌上可以同時上啤酒、白酒、葡萄酒，西餐餐桌上只上葡萄酒。

　　中餐的禮節之一是向客人勸酒敬菜，客人喝得多，主人會覺得有面子。

　　西餐禮節是分餐制，主賓互相敬酒，但不勸酒。主人認為客人喝多少酒是客人自己的事情，應該尊重客人的選擇。這點上，充分體現了中西方文化的差異。

　　(2)中餐禮節

　　中餐最為重要的禮節是使用筷子的禮節。

　　有六個方面的禁忌應予以注意：

　　第一忌諱把筷子插在飯碗里;

　　第二忌諱用筷子敲打餐具;

　　第三忌諱吸吮筷子后再去夾菜;

　　第四忌諱使用自己的筷子為客人夾菜;

　　第五忌諱夾菜時在盤中翻檢;

　　第六忌諱連續夾菜而不用飯。

　　建議在宴請外賓時，不要為他們夾菜，哪怕是使用公筷。為了表示熱情友好的禮節，可以向其介紹各種菜肴的做法、口味，隨其選擇。

　　中餐的湯很燙，和西餐完全不同。湯上來之后，應該提醒外賓注意這一點。不能用嘴去吹涼或者使用勺子來回攪。放在一邊稍微涼一涼即可。

　　(3)西餐禮節

　　首先，要了解西餐的“4M原則”：第一：Menu，精美的菜單;第二：Mood，迷人的氣氛;第三：Music，動人的音樂;第四：Manners，優雅的禮節。西餐宴會自始至終要貫穿這"4M原則”

　　其次，要重點了解其中的第四個原則，即“優雅的禮節”。西餐桌前的一舉一動，都有講究的禮儀規范。現簡單介紹如下。

　　1)入席：赴西式宴會應首先向女主人招呼握手，然后再轉向男主人，這是西方的習俗，顛倒了次序是失禮的。女主人的右邊是男主賓，男主人的右邊則是女主賓。男賓入席時如發現左邊有女賓時，應替女賓拉開椅子，待其就座后，方可自己坐下，女賓此時也應表示感謝。

　　西式宴會上一切以女主人的行動為準。女主人如起立迎客，或舉杯祝酒，大家都應陪同起立、舉杯，以示禮節。

　　2)餐巾：餐巾是西餐特有的。入座后攤開餐巾或離座前收起餐巾，都要以主人為先。干杯、致詞，或中途要臨時離席，可將餐巾放在椅子上。宴會結束離席時，應將餐巾大致折疊一下放在桌子上，表示不想再吃了。用餐中途可用餐巾輕輕擦去嘴邊和手上的油漬和臟物，女士要注意擦嘴時不要讓口紅弄臟餐巾。不能用餐巾來擦餐具和桌子。

　　餐巾的使用方法

　　當作指揮信號。西餐的一個禮節是一切聽從女主人的安排.宴會開始的信息是女主人拿起餐巾，結束的信號是女主人拿起餐巾沾沾嘴，然后把餐巾放在桌上。

　　用來保護服裝。餐巾打開后對折，放于大腿上，用來保護服裝。不能圍在脖子上或塞在衣扣里。

　　餐巾只能用來擦嘴、擦手指尖，而不能用來擦臉和脖子。

　　3)刀叉的使用：西餐的餐具是刀、叉、勺。左手持叉，右手持刀或者勺。

　　刀叉不可以碰響餐具，不可以手持刀叉比比劃劃。

　　咖啡勺、茶勺只能用來攪拌，而不能用來盛咖啡或者茶來喝。刀叉是西餐中最主要的進餐用具。習慣用法是左手持叉，右手握刀。歐洲式吃法是：左手用叉按住食物，右手將食指按在刀背上，用刀把食物切成小塊，再用左手握的叉子叉住切下的小塊食物送人口中，切下一小塊吃一小塊。美國式吃法稍有不同，即按上述方法將食物切成小塊后，將刀斜放在盤子上，騰出右手改持叉子將小塊食物送人口中，甚至可以將叉齒向上，把食物鏟著送人口中，然后，叉子再改用左手持，右手再持刀切割，周而復始。不論哪種方式，都必須切割一塊吃一塊，而不能將盤中食物先全部切碎，再持叉一塊接一塊吃。有的食物如用叉子可以分割，就不一定非用刀不可。

　　盤中的食物如需推移，應用刀推移，必要時可用左手持刀推移。不能轉動盤子以轉變食物堆放的方位。所有的食物，都要用叉子取食，切忌用刀叉著進食。吃面條也是用叉，但要用叉卷起來送進口，不可挑起來吃。刀、叉等餐具用畢后，要放置于盤碟上，不能放在碗內。

　　刀叉取用的順序，按上菜的順序由外向內取用，吃一道菜，用一副刀叉，用完后將刀叉并排放在盤中央，刀右叉左，叉面向上，湯匙把向著自己，表示用餐完畢，服務員見了會將餐具撤走。如有事暫離餐桌，可將湯匙斜放，刀叉交叉擺放在盤中或擺成八字形擱在盤邊，刀叉頭均朝外，這表示還沒有吃完，服務員就不會來撤去餐具。千萬不要把刀叉并在一起橫放在盤子上，頭向左前方，刀刃對著自己或他人，這是西餐桌上的禁忌。

　　4)就餐：西餐的菜肴由左邊上，飲料由右邊上。大型宴會通常由服務員用大托盤托著菜肴至賓客面前，由賓客自己取食。賓客對每一道菜多少總要取一點，放人自己的盤中，盡量不要多取吃剩。西餐的上菜順序是：面包、湯、各類菜肴、甜點、水果、咖啡或紅茶。正式宴會的內容可能更加豐富。

　　因此，出席西餐時應先熟悉一下菜單，不要一上來就吃飽，接下來就無法應酬了。

　　5)湯：除主食外，西餐的第一道萊往往是湯。在主人拿起調羹(湯匙)以前，客人不得先動手食用。湯上來時，應用右手持湯匙，先斜斜地沉人湯碗，再由身邊往前向上舀出，而不是由外向內舀湯的中式吃法。這時要注意的是湯匙不可盛得太?