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公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀

時(shí)間：2024-11-09 23:33:41 職場(chǎng)

公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀(4篇)

公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀1

　　交談的方式，即人們?cè)谂c他人進(jìn)行交談時(shí)所采用的具體的形式。交談方式的選擇恰當(dāng)與否，對(duì)于能否正確進(jìn)行人際溝通、恰當(dāng)表達(dá)個(gè)人思想、友善傳遞敬人之意都起著相當(dāng)關(guān)鍵的作用。一般而言，可供基層公務(wù)員選擇運(yùn)用談話方式主要有如下六種。

公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀(4篇)

　　（一）傾瀉式交談

　　傾瀉式交談，就是人們通常所說(shuō)的“打開窗戶說(shuō)亮話”，無(wú)所不言，言無(wú)不盡，將自己的所有想法和見解統(tǒng)統(tǒng)講出來(lái)，以便讓對(duì)方較為全面客觀地了解自己的內(nèi)心世界。傾瀉式交談方式的基本特征，是以我為主，暢所欲言。

　　采用傾瀉式交談方式，易贏得對(duì)方的信任，而且可以因勢(shì)利導(dǎo)地掌握交談主動(dòng)權(quán)，控制交談走向。但此種交談方式會(huì)給人以不穩(wěn)重之感，有可能泄密，而且還會(huì)被人誤以為是在和對(duì)方“套近乎”。

　　（二）靜聽式交談

　　靜聽式交談，即在交談時(shí)有意識(shí)地少說(shuō)多聽，以聽為主。當(dāng)別人說(shuō)話時(shí)，除了予以必要的配合，自己主要是洗耳恭聽。在聽的過(guò)程中努力了解對(duì)方思路，理清頭緒，贏得時(shí)間，以靜制動(dòng)。

　　靜聽式交談的長(zhǎng)處在于它既是表示謙恭之意的手段，亦可后發(fā)制人，變被動(dòng)為主動(dòng)。但此種方式并非要人自始至終一言不發(fā)，而要求以自己的片言只語(yǔ)、神情舉止去鼓勵(lì)、配合對(duì)方。否則就會(huì)給人以居官自傲、自命不凡之感。

　　（三）啟發(fā)式交談

　　啟發(fā)式交談，即交談一方主動(dòng)與那些拙于辭令的談話對(duì)象進(jìn)行合作，在話題的選擇或談話的走向上對(duì)對(duì)方多方引導(dǎo)、循循善誘，或者拋磚引玉，鼓勵(lì)對(duì)方采用恰當(dāng)方式闡述己見。

　　基層公務(wù)員在采用此種交談方式時(shí)，切勿居高臨下，企圖以此控制對(duì)方，也不可存心誤導(dǎo)對(duì)方、愚弄對(duì)方，令對(duì)方丟人現(xiàn)眼。

　　（四）跳躍式交談

　　跳躍式交談，即在交談中，倘若一方或雙方對(duì)某一話題感到厭倦、不合時(shí)宜、無(wú)人呼應(yīng)或難以回答時(shí)，及時(shí)地轉(zhuǎn)而談?wù)摿硗庖恍┹^為適當(dāng)?shù)摹㈦p方都感興趣的話題。

　　跳躍式交談的長(zhǎng)處在于可使交談?wù)弑苊饫鋱?chǎng)的尷尬，恢復(fù)交談的順利進(jìn)行。跳躍式交談雖可對(duì)交談話題一換再換，但交談?wù)咔形饐螒{個(gè)人興趣，頻繁跳換話題，讓對(duì)方無(wú)所適從。要使雙方處于平等的地位，共同選擇適當(dāng)?shù)膬?nèi)容。

　　（五）評(píng)判式交談

　　評(píng)判式交談，即在談話中聽取了他人的觀點(diǎn)、見解后，在適當(dāng)時(shí)刻，以適當(dāng)方法恰如其分地進(jìn)行插話，來(lái)發(fā)表自己就此問(wèn)題的主要看法。此種方式的主要特征是在當(dāng)面肯定、否定或補(bǔ)充、完善對(duì)方的發(fā)言內(nèi)容。

　　基層公務(wù)員在涉及根本性、方向性、原則性問(wèn)題的交談中，有必要采取評(píng)判式方式。采用這種方式的關(guān)鍵是要注意適時(shí)與適度。同時(shí)要重視與對(duì)方彼此尊重、彼此理解、彼此溝通。切不可處處以“仲裁者”自居，不讓他人發(fā)表觀點(diǎn)，或是不負(fù)責(zé)任地信口開河，對(duì)他人見解妄加評(píng)論，甚至成心與他人唱反調(diào)，粗暴無(wú)禮地打斷別人的談話。

　　（六）擴(kuò)展式交談

　　擴(kuò)展式交談，即圍繞著大家共同關(guān)心的問(wèn)題，進(jìn)行由此及彼、由表及里的探討，以便開闊思路、加深印象、提高認(rèn)識(shí)或達(dá)成一致。擴(kuò)展式交談的目標(biāo)在于使各方各抒己見，交換意見，以求集思廣益。

　　擴(kuò)展式交談方式能使參與交談的有關(guān)各方統(tǒng)一思想，達(dá)成共識(shí)，或者交換意見，完善各自觀點(diǎn)。基層公務(wù)員在進(jìn)行擴(kuò)展式交談時(shí)，一定要注意就事論事，以理服人，善于聽取他人意見，切不可自命不凡、強(qiáng)詞奪理。

　　電話禮儀

　　電話是社會(huì)生活中最普及的信息傳遞工具之一，更是各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)使用最頻繁的通訊工具。使用電話，可以說(shuō)是基層公務(wù)員用以同外界傳遞信息、維持聯(lián)絡(luò)進(jìn)而開展工作的一種最常用的手段。

　　然而基層公務(wù)員使用電話并不僅僅是一個(gè)信息傳遞的過(guò)程，它還在很大程度上體現(xiàn)著通話者個(gè)人的修養(yǎng)和工作態(tài)度，進(jìn)而折射出本單位本部門的整體形像。因此，基層公務(wù)員在接打電話時(shí)都應(yīng)當(dāng)遵守和掌握一定的禮儀之規(guī)。總體而言，就是要維護(hù)好自身的電話形象。所謂電話形象，就是指通話者在通話過(guò)程中留給通話對(duì)象及其他在場(chǎng)者的總體印象。電話形象既可以通過(guò)通話時(shí)的態(tài)度、語(yǔ)言、表情等直觀地體現(xiàn)出來(lái)，也可以通過(guò)通話內(nèi)容、準(zhǔn)備情況、時(shí)間感等間接地為人感受。良好的電話形象不僅是對(duì)通話對(duì)象的尊重，而且是對(duì)本人及本單位本部門的美譽(yù)度的維護(hù)，從而確保國(guó)家行政機(jī)關(guān)準(zhǔn)確、高效、及時(shí)地處理信息，促進(jìn)工作的順利開展。

　　從具體操作上來(lái)說(shuō)，基層公務(wù)員培養(yǎng)和維護(hù)良好的電話形象應(yīng)當(dāng)從通話的準(zhǔn)備、態(tài)度、語(yǔ)言、時(shí)間等幾個(gè)方面予以準(zhǔn)確的把握。

　　一、通話的準(zhǔn)備

　　任何形式的人際交流能否取得最后的成功，往往取決于交流各方是否在交流前做了準(zhǔn)備、所做準(zhǔn)備是否充分，接打電話也是如此。基層公務(wù)員只有在通話前做好充分的準(zhǔn)備，才能使通話得以順利進(jìn)行，觀點(diǎn)得以準(zhǔn)確闡明，信息得以及時(shí)傳遞，分歧得以有效消減。

　　（一）內(nèi)容準(zhǔn)備

　　在撥打電話之前，基層公務(wù)員首先必須明確自己所要找的.受話人的一般情況，包括受話人姓名、性別、職務(wù)、年齡等，以免發(fā)生尷尬。同時(shí)須明確受話人的電話號(hào)碼，仔細(xì)核實(shí)、謹(jǐn)慎撥打。

　　更為重要的是，基層公務(wù)員在通話前應(yīng)當(dāng)對(duì)自己所要傳達(dá)的信息和闡述的要點(diǎn)有明確的把握。最佳辦法是事先把這些內(nèi)容寫在便箋上，預(yù)備一個(gè)條理清晰的提綱。這樣，電話一通，發(fā)話人就可以依照提綱有條不紊地進(jìn)行闡述了，不至于遺漏要點(diǎn)或者語(yǔ)無(wú)依次，甚至因一時(shí)想不起來(lái)該說(shuō)什么而尷尬地僵住。

　　有鑒于此，國(guó)家行政機(jī)關(guān)或基層公務(wù)員個(gè)人可制作統(tǒng)一的發(fā)話記錄表，以便通話順利進(jìn)行和日后查閱。

　　（二）儀態(tài)準(zhǔn)備

　　在一般情況下，基層公務(wù)員不論是撥打電話還是接聽電話，都必須全神貫注。首先應(yīng)當(dāng)暫時(shí)放下自己手頭的一切工作，端坐或端立于電話前，然后從容地拿起電話，微笑通話。

　　通話時(shí)，通話人除了必須執(zhí)筆做些適當(dāng)、簡(jiǎn)短的記錄，以及可以利用一些與通話內(nèi)容相關(guān)的書面資料外，切不可三心二意地去做任何其他事情，否則既不尊重通話對(duì)象，也不利于交流溝通。

　　應(yīng)當(dāng)注意的是，通話雖然只是一個(gè)“口聞其聲，不見其人”的交流過(guò)程，但通話人的神情舉止完全可以通過(guò)聲音的變化為對(duì)方清晰地洞察。通話人可以根據(jù)聲音來(lái)判斷對(duì)方到底是全神貫注還是心不在焉，到底是和藹可親還是麻木呆板，進(jìn)而推斷對(duì)方對(duì)自己尊重與否，從而微妙地影響交流的進(jìn)程與效果。

　　有些公務(wù)員為了方便，喜歡使用免提通話，以便騰出手來(lái)做其他事。這同樣有違全神貫注的基本要求，是不尊重對(duì)方的表現(xiàn)，不僅不能提高工作效率，反而有可能引起對(duì)方的誤會(huì)和不滿，進(jìn)而影響工作。

　　（三）記錄準(zhǔn)備

　　國(guó)家行政機(jī)關(guān)內(nèi)任何一次公務(wù)來(lái)電都有可能是一次重要的信息傳遞。因此，基層公務(wù)員都應(yīng)當(dāng)在自己或公用的電話旁配備好完整的記錄工具，要養(yǎng)成一聽到電話鈴就拿起紙筆的習(xí)慣。

　　為了避免因記不住或記不清發(fā)話人所傳遞的信息而一再要求發(fā)話人重述，甚至遺漏信息要點(diǎn)的情況，受話人應(yīng)在接聽電話時(shí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)囊c(diǎn)記錄，避免反復(fù)，節(jié)約時(shí)間。各級(jí)行政機(jī)關(guān)或公務(wù)員同樣可以制作統(tǒng)一的來(lái)電記錄表。

　　值得注意的是，任何一份來(lái)電記錄都相當(dāng)于機(jī)關(guān)內(nèi)的一份文件，必要時(shí)須給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)傳閱或批示，有的還要存檔備查。因此記錄應(yīng)力求完整準(zhǔn)確，機(jī)密性內(nèi)容要妥善保管。

　　（四）補(bǔ)缺準(zhǔn)備

　　由于種種原因，基層公務(wù)員往往會(huì)在辦公時(shí)間暫時(shí)離開自己辦公桌處理其他要事，以致自己無(wú)法接聽他人來(lái)電。此時(shí)，一般可采取如下兩種應(yīng)對(duì)措施。

　　1、委托他人代為接聽自己的電話。讓受托之人屬托來(lái)電者留下其姓名、單位及電話號(hào)碼，轉(zhuǎn)告他自己會(huì)在回辦公室后即刻復(fù)電，并致歉意。一般不宜要求對(duì)方隔時(shí)再來(lái)電，以免給人以“擺架子”之嫌；也可請(qǐng)受托之人在對(duì)方同意的情況下，代為記錄來(lái)電內(nèi)容，但須確保記錄準(zhǔn)確，以免誤事。

　　2、設(shè)置電話錄音。預(yù)留錄音時(shí)應(yīng)使自己的發(fā)音謙遜友好，其基本內(nèi)容大致如下：“您好！這里是某某部門，現(xiàn)工作人員因公外出，請(qǐng)您在信號(hào)聲過(guò)后留言，或留下您的姓名和電話號(hào)碼。我們將盡快與您聯(lián)絡(luò)。謝謝。”

公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀2

　　一、公文的撰制

　　公文是國(guó)家行政機(jī)關(guān)的喉舌，也是聯(lián)系政府與群眾和各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要紐帶。因此基層公務(wù)員撰制公文時(shí)必須嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定和要求，任何疏漏都有可能耽誤公務(wù)的執(zhí)行。

　　（一）內(nèi)容要求

　　任何類型的公文，不論其發(fā)文機(jī)關(guān)和發(fā)文目的是什么，都應(yīng)當(dāng)在內(nèi)容上遵循如下兩條基本指導(dǎo)原則。

　　1.嚴(yán)守法規(guī)。公文的觀點(diǎn)和內(nèi)容必須符合國(guó)家的法律法規(guī)，必須符合黨和政府的方針政策。如果發(fā)現(xiàn)公文所需貫徹的領(lǐng)導(dǎo)意圖與黨和國(guó)家的有關(guān)政策法規(guī)相抵觸，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出，并予以糾正。如果要提出新的政策規(guī)定，則應(yīng)加以具體說(shuō)明，切勿使之前后矛盾。

　　2.真實(shí)準(zhǔn)確。公文所反映的情況必須真實(shí)、準(zhǔn)確。不僅基本的事實(shí)材料要真實(shí)，而且具體的細(xì)節(jié)、背景、數(shù)據(jù)也要準(zhǔn)確無(wú)誤。這就要求基層公務(wù)員深入實(shí)際、密切聯(lián)系群眾、實(shí)事求是，要克服官僚主義、形式主義和文牘主義，更不可弄虛作假、敷衍了事。

　　（二）格式要求

　　1.公文是一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要遵守具體的格式要求。

　　正如南朝劉勰在《文心雕龍·章表》中所說(shuō)：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執(zhí)異”。各種公文體現(xiàn)的是不同的發(fā)文機(jī)關(guān)權(quán)限范圍和行文機(jī)關(guān)之間的不同關(guān)系，反映了不同的發(fā)文目的。因此基層公務(wù)員在撰制公文時(shí)務(wù)必要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職權(quán)地位和發(fā)文目的選擇恰當(dāng)文種，采取相應(yīng)格式。

　　2.遵守具體格式。公文講究格式，是公文管理標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化的必然要求，也是公文合法性的保障。概括地說(shuō)，公文格式可分為文頭、正文、文尾和標(biāo)記這四部分內(nèi)容。

　　其一，文頭。文頭包括文件名稱與發(fā)文字號(hào)。文件名稱，由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加“文件”兩字組成，如“中共中央文件”。文件名稱往往用套紅大字印刷，被稱為“紅頭文件”。發(fā)文字號(hào)，由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、文件順序號(hào)三者組成。若是幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，一般只注明主發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。年號(hào)應(yīng)由“〔〕”括注，而不能使用“（）”。

　　其二，正文。正文包括以下七部分內(nèi)容。

　　一是公文標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，應(yīng)簡(jiǎn)要準(zhǔn)確地概括公文的主要內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文主旨。例如“公安部關(guān)于在全國(guó)公安機(jī)關(guān)開展向濟(jì)南交警支隊(duì)學(xué)習(xí)活動(dòng)的決定”。如果公文版頭已注有發(fā)文機(jī)關(guān)，或已在文尾注明了發(fā)文機(jī)關(guān)，公文標(biāo)題即可省略發(fā)文機(jī)關(guān)；如果難以用少量文字概括所發(fā)公文的內(nèi)容，或公文內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，可省略發(fā)文事由。公文標(biāo)題除法規(guī)、規(guī)章名稱需加書名號(hào)外，一般不加其他標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，而以空格代之；標(biāo)題字?jǐn)?shù)太多，分行書寫時(shí)，注意不得將固定詞語(yǔ)拆開分寫。

　　二是主送機(jī)關(guān)。即負(fù)責(zé)受理或答復(fù)該公文的機(jī)關(guān)。上行文只有一個(gè)主送機(jī)關(guān)，即文件責(zé)任的直接承擔(dān)者；下行文可有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，書寫于左首頂格處，按級(jí)別高低順序排列。

　　三是正文。是公文的主體，表述公文具體內(nèi)容的部分，寫在主送機(jī)關(guān)名稱之后。

　　四是附件。即附屬于正文的'材料，用于對(duì)公文的補(bǔ)充或參考。附件名稱要在正文之后注明，附件本身既可單獨(dú)成件，也可與文件主體裝訂一起投送。

　　五是發(fā)文機(jī)關(guān)。即公文的法定作者名稱，應(yīng)采用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，寫于正文或附件名稱之后一定距離的右下方。如需以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人名義行文，則應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)人姓名前冠以職務(wù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)將主發(fā)機(jī)關(guān)排列在前。

　　六是發(fā)文日期。用以表明公文的生效時(shí)間，寫于發(fā)文機(jī)關(guān)下方，使用年月日全稱。

　　七是印章。即發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文的效力負(fù)責(zé)的憑證，蓋于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和發(fā)文日期的字面上。

　　其三，文尾。文尾包括如下三個(gè)部分。

　　一是主題詞。用以標(biāo)示公文的核心內(nèi)容，便于公文的計(jì)算機(jī)檢索與管理。主題詞不同于公文標(biāo)題，其確定應(yīng)從公文內(nèi)容范疇、主題內(nèi)容、特征和文種這四個(gè)方面入手，而不能簡(jiǎn)單地從公文標(biāo)題中提取。國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局于1994年4月修訂出版的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》和中共中央辦公廳秘書局于1998年8月修訂發(fā)布的《公文主題詞表》是目前標(biāo)引主題詞的重要依據(jù)。主題詞一般不超過(guò)七個(gè)，每個(gè)主題詞之間要空一格，寫于發(fā)文日期之后，用黑體字印刷。

　　二是抄送抄報(bào)機(jī)關(guān)。即除主送機(jī)關(guān)外還應(yīng)了解公文內(nèi)容的有關(guān)機(jī)關(guān)。上行文為抄報(bào)，平行文或下行文為抄送。

　　三是制發(fā)機(jī)構(gòu)和制發(fā)時(shí)間。即公文的印制單位和時(shí)間，書寫于同一行。單位居左，頂格；時(shí)間居右，頂格。

　　其四，標(biāo)記。標(biāo)記包括四個(gè)部分的內(nèi)容。

　　一是秘密等級(jí)。按公文的機(jī)密性質(zhì)，公文可分為內(nèi)部文件、公開文件和保密文件三類，其中保密文件又可分為秘密文件、機(jī)密文件和絕密文件三等。秘密等級(jí)標(biāo)在左上角，以醒目的黑體字印刷。

　　二是緊急程度。公文有緊急公文和非緊急公文兩類，緊急公文又可分為急公文和特急公文兩等。緊急程度應(yīng)以黑體字標(biāo)在密級(jí)上方。

　　三是閱讀范圍。即以工作需要和保密范圍為依據(jù)所確定的公文的行文范圍和閱讀對(duì)象，寫于發(fā)文日期之后，主題詞之前。

　　四是印刷份數(shù)。指該公文的實(shí)際印制數(shù)量，用括號(hào)標(biāo)注在文件左下方。

公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之語(yǔ)言禮儀3

　　收文程序

　　收到公文后，基層公務(wù)員一定要按程序?qū)ζ溥M(jìn)行處理。

　　1、登記。各級(jí)行政機(jī)關(guān)在收到公文后，務(wù)必要對(duì)所收公文進(jìn)行登記。各種公文一般可按“上級(jí)文件”、“下級(jí)文件”、“需承辦文件”、“一般性文件”4個(gè)類型分類登記。登記內(nèi)容包括收文序號(hào)、收文日期、來(lái)文單位、來(lái)文標(biāo)題、密級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)批示與承辦情況、歸卷號(hào)及備注等。收文登記時(shí)字跡要清晰工整，平件、密件要明確區(qū)分，急緩程度要嚴(yán)格分清。登記的基本要求是準(zhǔn)確、詳實(shí)。

　　2、擬辦、批辦。擬辦即基層公務(wù)員在收到來(lái)文后提出初步的辦理方案或建議，供領(lǐng)導(dǎo)參考。擬辦意見應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，并可隨同附上與來(lái)文有關(guān)的材料，交領(lǐng)導(dǎo)參看。批辦即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)需要辦理的公文進(jìn)行批示，提出執(zhí)行、辦理的原則與方法，并簽署姓名與日期。批辦要及時(shí)、迅速，批示的意見要明確、具體。

　　3、承辦。承辦即基層公務(wù)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見，對(duì)公文的具體執(zhí)行辦理。承辦時(shí)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)籌規(guī)劃、妥善安排。要分清來(lái)文的主次緩急，有步驟有計(jì)劃地辦理，優(yōu)先辦理重要的公文。一般而言，特急件應(yīng)隨收隨辦，當(dāng)時(shí)或當(dāng)天辦結(jié)；急件也應(yīng)隨收隨辦；限時(shí)處理的公文當(dāng)以規(guī)定時(shí)間為限，不得拖延；其他一般公文也應(yīng)盡快辦理。

　　4、催辦。催辦即對(duì)公文辦理的督促與檢查，主要是指在收到公文后，對(duì)本機(jī)關(guān)各承辦部門的公文處理工作進(jìn)行監(jiān)督與檢查。各級(jí)行政機(jī)關(guān)應(yīng)建立健全機(jī)關(guān)公文催辦系統(tǒng)和催辦的登記、分層逐級(jí)匯報(bào)制度，以落實(shí)催辦工作。

　　信函禮儀

　　信函，是書信的正式稱呼。在人際交往中，信函是一種應(yīng)用極為廣泛的書面交流形式。對(duì)于廣大基層公務(wù)員而言，信函在實(shí)際工作中扮演著舉足輕重的角色。因此，每一位基層公務(wù)員都必須熟練掌握信函的書寫和使用規(guī)范。盡管公務(wù)信函和私人信函都屬于信函的一種，但由于適用范圍和使用目的大相徑庭，兩者在書寫和辦理上存在很多不同之處。本節(jié)擬就公務(wù)信函的格式和內(nèi)容、回復(fù)和保存等方面需要嚴(yán)格遵守的規(guī)范要求作出具體闡述，并舉例說(shuō)明特殊公務(wù)信函的書寫方法。

　　一、內(nèi)容與格式。信函的最大功效和目的在于傳遞信息，因此其內(nèi)容必須完整無(wú)缺，其表述必須準(zhǔn)確清楚，如果信函的內(nèi)容不夠完整，表述不夠規(guī)范，甚至詞不達(dá)意，就難以準(zhǔn)確有效地傳遞信息，進(jìn)而延誤公務(wù)的開展，而且耗費(fèi)讀信者不必要的時(shí)間和精力。

　　而要使信函的內(nèi)容完整無(wú)缺，表述準(zhǔn)確清楚，關(guān)鍵一點(diǎn)就在于要嚴(yán)格遵守信函的書寫格式。信函的格式如同信函的骨架，貫穿信函始末，支撐起所有的內(nèi)容。沒有完整而準(zhǔn)確的信函格式，信函就像是散了架的機(jī)器，沒有任何功效和意義。公務(wù)信函的格式與私人信函大致相同。具體而言，可分為箋文格式和封文格式兩方面。

　　二、箋文格式。箋文，即寫于信箋上的書信內(nèi)容。箋文一般由抬頭、啟詞、正文、祝詞、落款以及附言等幾部分組成。

　　1、抬頭。它是對(duì)收件人的稱呼，于信箋首行頂格書寫，并且單獨(dú)成行。基層公務(wù)員在書寫公務(wù)信函的抬頭時(shí)，通常適用的稱呼有如下幾類：一是以姓氏加上稱謂詞作稱呼，例如“黃先生”、“耿同志”等，這類稱呼顯得較為自然；二是以姓氏加上職銜作為稱呼，例如“趙科長(zhǎng)”、“林主任”等，這類稱呼多用于關(guān)系一般的交往雙方之間；三是以字號(hào)相稱，文人雅士多有字號(hào)，平輩之間采用字號(hào)稱呼是較為正規(guī)、講究的做法。稱呼之前，可加一些適當(dāng)?shù)男稳菰~，如“尊敬的”、“敬愛的”等；稱呼之后亦可加一些適當(dāng)?shù)奶岱Q詞。提稱詞多用于以書面語(yǔ)言寫成的信函中。使用提稱詞應(yīng)注意使之與稱謂配合使用。例如對(duì)尊長(zhǎng)應(yīng)用“尊鑒”，對(duì)平輩應(yīng)用“惠鑒”，對(duì)晚輩應(yīng)用“青鑒”，對(duì)女性應(yīng)用“涉鑒”，等等。

　　2、啟詞。啟詞是正文之前的開場(chǎng)白。既可表示客氣寒暄，也可提示寫信原因。啟詞應(yīng)于抬頭之下另行空兩格書寫，一般應(yīng)單獨(dú)成段。公務(wù)信函的`啟詞應(yīng)力求篇幅簡(jiǎn)短，不可過(guò)于啰嗦。采用“您好”一類的簡(jiǎn)略啟詞可使之成為正文首句，而不必單獨(dú)成段。

　　3、正文。正文是書信的主體部分，是寫信者敘述的正事所在。為方便閱讀，正文可酌情分段，每段句首空兩格，轉(zhuǎn)行后頂格書寫。正文雖是公務(wù)信函的“主心骨”，但亦應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，以簡(jiǎn)單的語(yǔ)言說(shuō)全、說(shuō)清書信的主旨。切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗長(zhǎng)，甚至詞不達(dá)意、文不對(duì)題。正文的語(yǔ)言要求平實(shí)樸素但不失禮貌優(yōu)雅。語(yǔ)言的樸實(shí)是基層公務(wù)員“人民公仆”形象的內(nèi)在要求；語(yǔ)言的優(yōu)雅則不僅體現(xiàn)著一個(gè)人的修養(yǎng)，而且也體現(xiàn)著對(duì)交往對(duì)象的尊重。如果語(yǔ)言過(guò)于粗俗、枯燥，不僅會(huì)使自己在交往對(duì)象眼中的形象受損，而且還會(huì)被懷疑不尊重對(duì)方。

　　4、祝詞。祝詞即寫信者在箋文結(jié)尾向收信者所表達(dá)的祝愿、欽敬、勉慰之語(yǔ)。祝詞一般包括兩部分內(nèi)容。一是應(yīng)酬語(yǔ)，即箋文結(jié)尾特以一兩句話結(jié)束正文的語(yǔ)句。應(yīng)酬語(yǔ)應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)潔而自然。有時(shí)亦可同時(shí)再用一些敬語(yǔ)，以示謙恭，如“草此”、“肅此”、“敬此”等。二是問(wèn)候祝福語(yǔ)，即出于禮貌而對(duì)收信人所作的不可缺少的祝頌或問(wèn)候。如“敬頌春安”、“即頌大安”、“祝您成功”等。書寫時(shí)應(yīng)字斟句酌，具體對(duì)象具體對(duì)待。祝詞的書寫格式要求較嚴(yán)。如果祝詞較多，可單獨(dú)成行，空兩格后書寫。也可將祝詞分成兩部分書寫，其法有二：一是將“敬頌”、“敬請(qǐng)”一類詞單獨(dú)成行，前空四格，而將“春祺”、“大安”一類詞另行頂格書寫；二是將“敬請(qǐng)”、“敬頌”一類詞置于正文末句之后，不另行書寫，則將“大安”、“春祺”一類詞另起一行頂格書寫。

　　5、落款。落款包括署名和日期兩部分。署名應(yīng)位于祝詞之后另起一行的右方。若有寫信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的附問(wèn)或?qū)懶耪邔?duì)收信者領(lǐng)導(dǎo)或同事的致意，則應(yīng)另起一行書寫，或直接寫于署名之后。一般而言，日期應(yīng)具體到年月日，有時(shí)可只寫月日。日期可寫于署名之后，只空一格；亦可另起一行，寫于署名的正下方。

　　6、附言。附言是寫信者對(duì)正文的補(bǔ)充。附言往往以“又”、“另”一