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基本辦公禮儀

時間：2023-06-27 08:28:41 職場

基本辦公禮儀

基本辦公禮儀1

　　在辦公室禮儀中文秘基本禮儀可以說是企業花精力重點關注的內容。辦公室是一個單位的窗口，辦公室工作人員的個人形象往往代表著一個單位的形象、一種行業的形象乃至地方政府的形象，特別是文秘工作人員。文秘部門是訪客最先到達和最后達到的地方，給人以先入為主的第一印象和告別時的最后印象，文秘部門和文秘人員的形象和禮儀展示直接影響著整個企業和單位。

　　如果文秘部門環境優雅、關系融洽，文秘人員態度友好，辦事認真，就會給訪客留下良好的印象，使訪客心目中樹立起本機關、單位的良好形象，進而增進外單位與本機關、單位的.業務往來。

　　辦公室文秘基本禮儀的作用

　　文秘工作人員在各種工作場合當中，免不了和各種各樣的人打交道。文秘自身的修養以及專業水準，在與人交往的過程中，都會通過自己的著裝、儀態、言談話語乃至奉一杯茶這樣細節當中反映出來。禮儀是文秘應當自覺遵從的基本行為規范、行為準則和規范化的活動程序。文秘基本禮儀有以下作用：

　　文秘禮儀是文秘工作人員塑造良好職業形象的方法和途徑。

　　文秘工作人員的形象，是文秘的容貌、著裝、言行舉止、待人接物的態度方式等所有能夠展示給他人的一切表象綜合在一起，留給他人的印象。這個印象，不僅代表著秘書個人是否“職業化”，還代表著文秘所在單位的團體形象。

　　文秘辦公室相處禮儀

　　不論是學習還是運用文秘禮儀，關鍵是要懂得尊重為本，尊重在先，時時處處尊重所有的人。要尊重別人，首先要尊重自己，必須嚴于律己，自尊自愛。如果一個人對自己都不尊重，就不可能尊重別人。

　　辦公室文秘相處禮儀

　　尊重自己的交往對象應當是一種自覺的、由衷的行為，包含著自己的德才學識和氣度雅量，絕不是裝出來的。對文秘工作人員而言，尊重上級意味著服從，尊重同事是一種本分，尊重下級是一種美德，尊重所有人是一種教養。

　　與上級相處禮儀

　　辦公室文秘人員與上級相處時，很重要的一點就是尊重上級，擺正關系，一般來說，上級在下級面前都有保持一定尊嚴和權威的心理。文秘工作人員在與其相處時，不能目空一切，無視上級。文秘工作人員在與上級相處時，要注意以下幾點：尊重上級的職權、維護上級的威信、尊重上級的工作業績、理解上級工作的甘苦。

　　與下級相處禮儀

　　與下級相處要注意：

　　第一、尊重下級，平等待人。尊重下級具體表現為領導虛心聽取下級的意見，對于下級工作中的成績給予實事求是的評估。

　　第二、體察下情，關心和愛護下級。當下級有好的發展機會時，要盡量為下級爭取;當下級在工作、生活中遇到困難時，設法幫助解決。

　　第三、實事求是，公正處事。上級對下級應一視同仁，賞罰分明。上級對下級的公正評價，是上下級關系融洽的基礎。言而有信，敢于承認錯誤和承擔責任。

　　與同事相處禮儀

　　文秘與同事相處時需要注意：加強同事間的交流，主動與同事合作，并經常關心、幫助同事。謹慎對待贊揚和嘉獎。當受到贊揚時，不要洋洋自得，不妨夸夸其他一起共事的同事。正確對待同事的優點和成績，對同事的優點給予真心實意的夸獎。歡迎同事強于自己，超過自己，勇于承認差距，虛心學習他人長處，并以此為動力，激勵自己追趕并超過他們。

　　文秘公共區域行為禮儀

　　行走時快捷、右行、姿態挺拔、目視前方。

　　非工作原因不在公共區域停留。

　　上下樓梯時，不搶上搶下、打鬧說笑。

　　遇到客人和員工時，先向客人示禮，示禮時注目、微笑。

　　員工到規定的員工動態公告板上表明去向和任務。

　　文秘語言基本禮儀

　　禮貌用語，特別是敬語是構成文秘工作人員文雅談吐的重要組成部分，是展示談話人風度與魅力必不可少的基本要素之一。使用敬語，是尊人與尊己相統一的重要手段。

　　辦公室文秘語言禮儀

　　敬語，特別是常用敬語，主要在以下幾個場景使用：

　　相見道好——人們彼此相見時，開口問候：“您好!”“早上好”。在這里一個詞至少向對方傳達了三個意思：表示尊重，顯示親切，給予友情。同時也顯示了自己三個特點：有教養、有風度、有禮貌。

　　托事道請——人生在世，不可能“萬事不求人”。有求于他人時，言語中冠以“請”字，會贏得對方理解、支持。

　　偏勞道謝——在對方給與幫助、支持、關照，尊重、夸獎之后，最簡潔、及時而有效的回應就是由衷地說一聲“謝謝”。

　　失禮致歉——現代社會，人際接觸日益頻繁，無論你多么謹慎，也難免有失禮于你的親友、鄰里、同事或其他人的時候。但倘若你在這類事情發生之后能及時真誠地說一聲“對不起”，“打擾您了”，就會使對方趨怒的情緒得到緩解，化干戈為玉帛。

　　除了以上四大類外，生活中還有許多敬語可展現社交人員的風度與魅力。如，拜托語言：“請多關照”、“承蒙關照”、“拜托”等;慰問語言：“辛苦了”、“您受累了”等;贊賞語言：“太好了!”、“真讓我高興”;同情語言：“真難為你了”、“您太苦了”等;掛念語言：“你現在還好嗎?生活愉快嗎?”;祝福語言：“一路順風”等。

　　文秘基本接待禮儀

　　有人敲門，應回答“請進”，或到門口相迎;

　　客人進來，應起立熱情迎接。如果家中不夠干凈齊整，顯得零亂，要做些必要的整理，并向客人致歉;

　　敬茶須用雙手端送，放在客人右邊。如果夏天酷熱，要遞扇子，或開電扇;

　　吃飯時來客，要熱情地邀請客人一同進餐。客人吃過飯后應送上熱毛巾，并另換熱茶;

　　接受客人禮品，應該道謝;

　　向主人或客人介紹對方時，姓名職務必須逐字清楚，須先將年輕者向年長者介紹;

　　客人來時，如自己恰巧有事不能相陪，要先打招呼，致以歉意，并安排家屬陪著，然后再去干自己的事;

　　客人堅持要回去，不要勉強挽留;

　　送客要到大門外，走在長者后面;

　　分手告別時，應說“再見”或“慢走”。

基本辦公禮儀2

　　辦公室儀表禮儀：

　　1.頭發保持清潔無異味、無頭皮屑、指甲不宜太長、口腔清潔、女士不宜濃妝;

　　2.襯衫無論什么顏色，襯衫的領子與袖口不得污穢;

　　3.鞋子應保持清潔，如有破損應及時修補，不得穿帶釘子的鞋;

　　4.女性服裝不得過分華麗;

　　5.職員工作時不宜穿大衣或過分雍腫的`服裝;

　　辦公室舉止禮儀：

　　1.在辦公室中你應該項向人主打招呼，不管他們的身份是同事或老板;

　　2.升降機遇見老板，要主動慷慨地向他們打招呼，最好不要閃躲或偽裝不見;

　　3.離開辦公公室時，就切記向主管報告，詢問能是另外有囑咐后再離開;

　　4.共事之間如極極猶相熟或得到對方批準，才可直稱其名;

　　5.他人招呼你時，應立即有所回應，即便正在接聽電話也應該放下話筒，告知他們你在接聽電話，待會再來;

　　辦公室禮儀也是一門很深奧的學問，要在生活中不斷積累，這也是我們做人的態度。另外辦公室禮儀還包括辦公室環境禮儀、辦公室接聽電話禮儀、辦公室語言禮儀、辦公室同事相處禮儀、開，關門的禮儀、辦公室用餐禮儀、同注意事項等等。

　　辦公室秘書電話禮儀

　　(1)電話響兩遍須馬上接聽，但不可一響就接;

　　(2)接聽時，應以溫和的語調先問好，接著自報家門，秘書接聽電話時，代表的是單位形象，注意用語文明，待對方掛線后再輕輕放下聽筒;

　　(3)接聽電話時若另一電話響起，應請前者稍等，按下電話機上的閉音鍵再接另一部，分清輕重緩急，切不可讓一方聽到秘書與另一方的談話;

　　(4)左手接電話，右手記錄，做好電話記錄6要素：來電時間、單位、姓名、來電號碼、來電內容、記錄署名，重要內容記得復述一遍。

基本辦公禮儀3

　　1、電話禮儀

　　撥打電話時須注意的問題

　　擇時通話。通話時機的選擇看似平常，實際上很重要。有的人只以自己的情況為判斷標準，選擇自己方便的時候撥打電話，這實際上是對通話對象不夠重視、尊重的表現。設身處地地考慮對方的情況，是選擇通話時機的基本原則。

　　撥打電話要選擇通話效率高的時間，換句話來講，就是人家不會厭煩的時間。比如休息時間盡量不要給他人打電話，除非萬不得已。嚴格地講，晚上10點之后，早上7點之前，沒有什么特別的急事不要打電話。萬一有急事打電話，要先說一句“抱歉，事關緊急，打攪你了!”否則的話對方很可能會厭煩。再者，就餐時別打電話。現代人工作繁忙，通常中午只有一個小時的吃飯時間，如遇電話，豈不影響食欲?另外，倘若不是重大事情，節假日不要打電話。在現代社會里，盡量不打擾他人的節假日休息應該成為常識。如果是撥打國際長途電話，尤其是像美國等距離較遠的國家，還要考慮到時差的問題。當然，秘書在工作中遇到緊急情況，可隨時與有關部門和人員電話聯絡，雖然也要注意把握分寸。

　　撥打電話除了要注意時間的選擇，還要注意空間的選擇。一般來講，私人電話是在家里打的，公務電話是在辦公室打的。在工作場合，撥打私人電話應該盡量用自己的手機。此外，除非工作之需，一般是不應在公眾場所撥打電話的，秘書人員更應注意這一問題，切不可不管有無必要，總是旁若無人地大聲吆喝，令他人厭煩。

　　簡短通話。電話打多長好呢?在日常生活中撥打電話，有多少事就說多長時間，說清楚為止。但是，在秘書工作中，通話時間是宜短不宜長，要遵守電話禮儀中的“3分鐘原則”，即每次通話的時間應該有效地控制在3分鐘之內。當然，這里的“3分鐘”并非是絕對的只能通話3分鐘，而是指要長話短說，廢話少說，沒話不說。撥打電話不是為了排遣寂寞，不可拿著話筒捉迷藏，一定要有時間觀念。

　　通話內容精練有序。秘書人員正確把握通話內容的一個有效方法就是要養成重要電話列提綱的習慣。首先，要知道通話對方有幾個電話號碼，第一個打不通就撥第二個。接通后要先做自我介紹。其次，要列出通話的事項，先講重要的事情，后講次要的事情。

　　禮貌掛機。結束通話后要禮貌地掛機。首先，要了解怎樣暗示對方終止通話。其標準化的做法就是重復要點，比如：“陳部長，那我們這次就說好了，請您下個星期一參加我們單位的專家論證會。如果沒有記錯的話，我應該讓司機于下周一早晨8點到您家樓下，接您過來。”這就是重復要點的'方法，以免對方記錯了，或者忘記了，同時也說明秘書人員訓練有素，不說廢話。

　　其次，要熟知掛機的順序。不少秘書人員以為通話完畢應該由對方先掛斷電話，這雖然是出于禮貌，但實際上卻行不通。從禮儀角度來說，通話完畢應該由地位高者先掛斷電話。對秘書人員來說，應該由上級先掛，客人先掛。如遇特殊情況，即通話雙方地位一樣，都是秘書，性別相同，年齡相仿，此時一般就是誰先撥打誰先掛斷。

　　接聽電話時須注意的問題

　　鈴響不過3聲。撥打電話要注意“通話3分鐘”原則，而接聽電話則要遵循“鈴響不過3聲”原則，及時接聽電話，尤其是有約在先的電話。約好通話而不接是嚴重的失禮行為。當然，訓練有素的秘書人員應該在電話鈴聲響兩三聲后再接，如果鈴聲剛一響就接，很可能電話會掉線。倘若電話鈴聲響到6聲以上才接，接電話的人應該首先向對方致歉：“抱歉!讓您久等了。”

　　要安排合理而有序的表達。作為秘書人員，要盡量親自接聽電話，尤其是有約在先的電話，不要隨便讓別人代接電話。而且，對于秘書人員，更多的是要代領導接聽電話。如果領導不在的話，秘書人員應該首先告訴對方領導不在，然后才能問對方的身份，來電為何事，是否需要轉達等。千萬不可先盤問對方，再說領導不在，以免對方誤以為領導有意回避。接聽電話也要首先“自報家門”，自我介紹身份，其好處就是萬一對方撥錯了，不至于一錯再錯。

　　正確處理打錯的電話。當我們接聽到對方撥錯的電話，首先仍然要向對方問好，說明電話撥錯了。然后要將本單位的電話號碼重復一下，讓對方驗證。

　　在日常工作中，電話中斷是經常遇到的情況，尤其是手機，說著說著就斷了，可能是沒電了，也可能是掉線了。遇到這種情況，秘書人員有責任告訴對方，自己所在的位置可能網絡沒有覆蓋，并請對方指定一個時間，我們撥打過去。萬一沒有一點先兆，電話“啪”地就斷了，要馬上把電話打回去，打回去的時候第一句話就要道歉，并告知對方電話掉線了，或者說電池用完了。把電話首先打回去，這是對他人的尊重。如欲同對方另約其他時間通話，應該說好自己將按時主動撥打對方的電話。

　　使用手機時須注意的問題

　　要安全使用。一個有經驗的秘書人員是不應該用移動電話來傳送重要信息的。尤其在國際交往中，有些非法組織和個人使用竊密的工具，竊取移動電話中的信息資料。所以，從保密的要求來講，移動電話是不適合傳遞重要信息的。秘書人員還要注意遵守安全規范，比如開車的時候不打手機，乘坐飛機時手機要關機，在加油站附近和病房之內不使用手機等。

　　要文明使用。這一要求是指秘書人員在使用手機時要有尊重人、愛護人、關心人、體諒人的意識。在公眾場合，秘書人員要養成手機改成振動或者靜音、甚至關機的習慣。不要讓手機在大庭廣眾之中頻頻響起，更不要在人多之處接聽電話。另外，手機有一些特殊的附帶功能，比如發短信、拍照等。在使用這些功能時就要注意，給別人拍照要先征得對方同意。發手機短信應該發有效、有益的信息。

　　要規范使用。首先，使用手機通話，跟使用座機是一樣的，禮貌用語要有，電話該誰掛就是誰掛，該道別就要道別。這些要按照一般座機的使用規則去遵守。其次，手機也同樣不宜相互借用，手機里儲存的電話號碼、短信以及通話記錄等，從某種意義上講都是個人隱私。

　　2、接待禮儀

　　有預約

　　(1)有人敲門，立馬停下手頭工作，微笑迎上前問好;

　　(2)招呼對方坐下，茶水八分滿即可，左手托茶盤底部，右手扶茶杯外緣，從客人右方奉上;如果來賓兩人以上，上茶時注意職位高低，先客方再主方;

　　(3)引領客人時，主動帶路，邊走邊示意，上下樓梯和拐彎處提醒客人當心，乘坐電梯時秘書先進后出;

　　(4)介紹時，先將本公司人員介紹給客人;先將職位低的介紹給職位高的，先將男士介紹給女士(特殊場合除外);

　　(5)客人告辭時，禮貌送別，根據客人身份送客到電梯口或大門口，目送其遠去再返回。

　　無預約

　　(1)熱情問候;

　　(2)了解來意;

　　(3)耐心傾聽;

　　(4)學會擋駕。

　　3、握手禮儀

　　(1)雙方距離約1米，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指并攏，握手時用力適度，上下稍晃動3、4次即可;

　　(2)握手時神態自然，面帶微笑，目視對方，可寒暄幾句;

　　(3)握手時應注意長幼、尊卑、男女有序;

　　(4)如手上有污垢或水、汗不宜和別人握手，應主動向對方說明不便握手的原因。

　　4、名片禮儀

　　(1)雙手遞接，用雙手拇指和食指執名片兩角，讓文字正面朝向對方;

　　(2)接到對方名片應致謝，認真看一遍，念出對方的姓名職務;

　　(3)職位低者先向職位高者遞名片，男士先向女性遞名片;

　　(4)不可將名片亂扔亂放以及弄皺。

　　5、服飾禮儀

　　(1)秘書的服飾要與之角色相協調，以體現精明強干為宜;

　　(2)男士適宜穿黑、灰、藍三色的西服套裝領帶，注意不要穿印花或大方格的襯衫;

　　(3)女士則最好穿西裝套裙等職業裝，不宜佩戴走路發生聲響的首飾;

　　(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到辦公室里去，不雅觀。

　　6、交談禮儀

　　(1)辦公室里對上司和同事都要講禮貌，多用敬語;

　　(2)同事間相互尊重，不在背后嚼舌根，尤其是領導的八卦;

　　(3)不給同事取外號，不在大庭廣眾下開玩笑;

　　(4)不打聽同事的工資、婚姻狀況等隱私問題;

　　(5)同事交往盡量不涉及到金錢。

　　7、日常行為禮儀

　　吸煙，NO!

　　注意自身的言行舉止，男士不要在辦公室里吸煙，如很想吸煙則應去專用的吸煙室;

　　女士盡量不在大庭廣眾下化妝、補妝，可去洗手間補妝;

　　工作時間不要擅自離崗，不要吃零食，打瞌睡;私人電話不要沒完沒了的接，必須接時放低音量走到洗手間或茶水間接聽，避免打擾同事工作。

　　秘書日常工作禮儀

　　一、上崗禮儀

　　通過種種考試、面試、能夠被錄用并開始上崗，應該說已經是一個幸運者、勝利者了，而第一次上崗對于每一個人來說都是十分重要的，因為如果說應聘時是推銷自我的話，上崗就是展示自我能力的開始，尤其“首次效應”十分重要。為了樹立良好的“第一印象”，在走上新的工作崗位時，應注意：

　　1.全面了解公司的各項規章制度。

　　2.了解管理各項業務工作的負責人姓名及其職責。

　　3.當你有困難時不要不好意思求助他人，人們愿意原諒無知，而不肯原諒錯誤。

　　4.被介紹時一定要仔細聽清并記住同事們的姓氏，盡早區分認識。介紹時應起身握，注意禮貌禮節。

　　二、早安禮儀

　　早上一到公司要精神抖擻地向他人禮貌地道早安。

　　如果細心地觀察周圍每一個人道早安的方式，有些人聲音小得連旁邊的人都聽不到，或是像有滿肚子悶氣似地大聲吆喝，甚至悶著頭一聲不響地逕自坐下等等。

　　并不是每一個人早上進入辦公室，都會快活地向人道早安。

　　“道早安”是社會行動的第一步，是確定自己存在的積極行動。如果自己所發出的聲音能夠引起對方的反應，這不僅達到了“自我確認”的目的，也是人與人接觸的基本禮貌，社會關系也因此而產生。

　　早餐，英語稱“Breakfast”。這個字是從宗教活動“Fast”(絕食)及“Break”(打破)二字合成的。也就是說，打破從昨夜開始一直沒有進食的狀態稱之為早餐。

　　你與周圍人互道早安，就等于是工作場所中的上班鈴聲一般。從這一句“早安”開始，表示今天又是新的一天。

　　你如果希望在這新的一天當中，自己的人際關系更加圓滿，無論如何都要清新、明朗地和他人道早安。

　　你必須要明了自己對道早安的價值觀。道早安，不只是告訴大家一些禮儀及有關的經驗教訓或利弊得失，還要大家知道這些日常生活中不可或缺的禮儀，其實對于我們自我存在的確認及人際關系，有著極重要的影響。

　　從實際生活來看，早上打招呼的對象應包含與自己交情一向不睦的人，以及昨天曾經為了工作而起沖突的人。

　　這一句輕松愉快的“早安”等于是向對方宣布“昨天是昨天，今天是今天。昨天的不愉快已經過去了，今天又是愉快的一天。”

　　早上的印象會影響全天的印象，這可馬虎不得。

　　有時你愉快地向對方道早安，對方卻因昨天的不愉快而耿耿于懷，不給自己好臉色。如果你碰到這樣的情況也不必在意。不愉快或芥蒂就讓對方去負擔好了，自己要保持清爽愉快的心情。

　　三、下班禮儀

　　結束了一天的工作之后就到了下班的時間，這是上下班族解除拘束回到自的時刻……

　　公司里一定有一些人在下班之前二三十分鐘便開始準備要回家了。尤其是女性，特別喜歡花上一段時間來化個妝，但是，你有沒有想到，公司所付人你的薪水是到下班時間為止，即使是下班前一分鐘也不容許你做自己的事。所以，員工不能下班鈴一響就離開辦公室，尤其是如果手邊的工作還沒有告一段落。

　　如果自己的工作已經結束，而上司還留在辦公室時該怎么辦?在過去，上司沒走，屬下一般不可先行離去，現在已經沒有這樣的規矩了。這個時候，不妨輕聲地問一聲：“有沒有需要我幫忙的地方?”或是說：“對不起!我先走了。”

　　千萬不要一聲不響地走掉，這樣是很不禮貌的。

　　在先行離去時，除了說：“對不起”之外，現在也很時興說：“你辛苦了!”這句話不只是可以用在對上司，即使是對同事或部屬也很適用。

　　離開辦公室時，對還在工作的同事說聲“再見”，原本是最基本的禮貌。但是，這只適合用在比較親近的同事，對上司并不適宜。對于上司，還是要再進一步地表示自己的敬意。

　　四、接待來訪禮儀

　　人們經常會出于各種原因來辦公室找你，所以得注意接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對你工作能否順利開展也有很大的關系。

　　1.如果你暫時無法接見來訪者，應安排秘書或其他有關人員禮貌接待客人，切不可讓其坐“冷板凳”。

　　2.當來訪者是上級或長者、客戶，你都要站起來握手，而如果是員工、同事進來，除了是新來的，又是第一次見面，一般不必起身握手。

　　3.來訪者是為了同你談某些事情才來的，要盡量讓他把話說完，并且你的一舉一動要表現你在認真聽講。

　　4.不為隨意拍板，不要輕易許諾。不同意對方觀點，要克制惱怒。意見一致，要抑制熱情，不能喜形于色，手舞足蹈。

　　5.接待來訪者時，由于連續不斷的電話而使會談反復中斷，是對來訪者的莫大侮辱，也最容易引起來訪者的憤慨，所以應盡量由秘書等人接電話。

　　6.如果會見時出現某些使你為難的場面，你可以直截了當地拒絕某一要求，也可以含蓄地暗示自己無法做到，或者干脆說明自己的難處來避免你不愿談的問題。但都得注意禮貌用語，不要刺激對方覺得你瞧不起他或有能力而故意不幫忙。

　　7.能馬上答復或解決的事不要故意拖延時間，不能一下子答復或解決的事應告訴對方一個答案，約定一個時間再聯系。

　　8.如果想結束會見而對方不知道時，你可以婉言提出如“對不起，等一下我還有一個會議要召開”等等。或者由秘書等人來催你去辦理另一件事來告訴對方，你們的談話到此結束，也可以用起身等體態語告訴對方就此結束。

　　五、上門拜訪禮儀

　　在工作中，因為出于各種原因，你可能要去拜訪別人，這樣就更需要講究禮儀，才能使你盡量順利地完成工作任務、拜訪目的。

　　1.最主要的拜訪禮儀是準時赴約。萬一有意外事情不得不遲到時，應立即打電話告訴對方。

　　2.到達約會地點后，要主動向接待人員通報自己的有關情況，以便接待人安排你與求見者會面。

　　3.如果需要等待接見，應安靜地坐著，不要隨意與其他人員閑聊來打發時間，如果想抽煙得注意觀察該場所是否允許吸煙。即使你等候時間過長，也不要明顯地抬腕看表?