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商務秘書接待禮儀

時間：2024-02-13 07:42:59 職場

商務秘書接待禮儀

　　一、接待前的準備工作

商務秘書接待禮儀

　　（一）接待環(huán)境布置

　　1、環(huán)境布置

　　接待環(huán)境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現(xiàn)出“歡迎您”的氣氛，會使對方產(chǎn)生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜里固定的地方，以便用時馬上能找到。

　　2、辦公用品準備

　　（1）前廳。

　　應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶幾。

　　（2）會客室。

　　桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環(huán)境協(xié)調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規(guī)茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內(nèi)，也不要離得太遠。

　　客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

　　（二）前臺值班

　　在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

　　1、布置接待室

　　2、了解上次活動安排

　　3、填寫公司職員出入登記表

　　4、填寫客人預約登記簿

　　二、接待的基本禮儀

　　（一）接待客人的基本禮儀

　　秘書接待客人時應該注意以下幾點：

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹；根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　（二）介紹的禮儀

　　在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態(tài)度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。

　　1、自我介紹

　　在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內(nèi)容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

　　2、為他人作介紹

　　當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹；向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數(shù)眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業(yè)、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。

　　在社交場合，國際通行的是“女士優(yōu)先”原則，即需要把男士介紹給女士。被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

　　3、被他人介紹

　　（三）握手的禮儀

　　1、握手的姿式。

　　一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態(tài)，表示平等而自然的關系，這是最穩(wěn)妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

　　2、握手的順序。

　　在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握；在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握；在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

　　3、握手的力度也應注意。

　　一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示

　　4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。

　　（四）交換名片

　　1、名片的內(nèi)容

　　名片分公務名片和社交名片

　　（1）公務名片

　　公務名片的主要內(nèi)容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯(lián)絡方式。名片上數(shù)字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。

　　公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。

　　（2）社交名片

　　社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內(nèi)側口袋里或公文包內(nèi)。

　　2、交換名片禮儀

　　（1）遞名片時機

　　初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯(lián)系方式等內(nèi)容也可遞交名片。

　　（3）遞名片禮儀

　　一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來（在餐桌上就免了），以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

　　（4）接名片禮儀

　　當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯(lián)絡方式送給對方。

　　3、名片保存與整理

　　事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。

　　三、日常接待要領

　　（一）迎接、招待客人

　　接待客人要注意以下幾點。

　　1、客人要找的負責人不在時

　　要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

　　2、客人到來時

　　我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。

　　3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　（1）在走廊的引導方法。

　　接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內(nèi)側。

　　（2）在樓梯的引導方法。

　　當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

　　（3）在電梯的引導方法。

　　引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

　　4、客廳里的引導方法。

　　當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。

　　（二）恭送客人

　　1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來！”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快！”等。

　　2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。

　　3、車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。

　　（三）接待預約客人

　　在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。

　　（四）給上司擋駕

　　1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。

　　2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有余地。

　　（五）接待同時到訪的客人

　　1、堅持先來后到，一視同仁原則

　　2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。

　　3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。

　　4、切記以貌取人

　　（六）接待不速之客

　　1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。

　　2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯(lián)系。但是，聯(lián)系好之前，不應該給客人以肯定的答復。

　　3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借?