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商務秘書接待禮儀

時間：2024-03-06 12:51:12 職場

商務秘書接待禮儀【合集3篇】

商務秘書接待禮儀1

　　1、更新觀念、傳播文化

商務秘書接待禮儀【合集3篇】

　　在新形勢下，企業秘書應及時更新觀念，充分認識到接待工作是企業看似被動、實則主動的一種廣義的公關行為，是企業聯系內外的紐帶和橋梁。通過接待工作，企業可以展示實力，樹立形象，可以積累豐富的關系資源，可以吸引投資、擴大合作，從而推動經濟的快速發展。因此，必須反接待工作看作企業經濟工作的一個重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

　　做好接待工作不僅是企業長遠發展的需要，也是從更高層次上展示企業形象的需要。秘書人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識，作為一項政治任務來完成;要樹立“每一個人都代表企業形象，每一個人的一言一行都是企業文化的折射”的思想意識，保證高質量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業造訪一次，如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩，企業良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

　　2、精心策劃，突出特色

　　要做好每一項接待工作，首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備，接待活動才有可能成為成功的公關活動，否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動，甚至可能損害企業的形象。每一項接待活動，都要以實現來賓的目的和企業的公關期望為原則，制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則，詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動，充分考慮到各方面的細節，并體現一定的創意與創新。

　　每個企業都有自己的企業文化，作為展示企業形象的“窗口”，接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此，要通過公關接待活動的每一個環節著力體現企業的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放，都要努力凸顯企業與眾不同之處，讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業的個性，感受到企業文化的特色。

　　3、優化流程、規范運作

　　接待方案制定以后，就要嚴格按照方案進行程序化運作，使接待工作中的各個環節有序銜接、首尾相連，必要時可以制作接待工作清單，對接待工作中的各要素進行全面清點，以確保工作進程的有序性、穩定性和連續性。同時，對接待工作中的每一道程序都要事先進行規范，這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如，在作接待工作總結時，接待記錄的填寫、總結會的召開、書面總結材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規范操作。此外，秘書人員要注意收集和掌握接待工作的'相關知識，不斷提高自身素養并注意實現資源共享。

　　4、關注細節、注重實效

　　細節決定成敗。接待工作來不得半點馬虎，必須處處留心，周密考慮，謹慎行事。在重大的接待工作中，接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據接待工作的需要對接待方案予以調整;具體接待人員則要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到進餐，對每一個細節都要細致地思索一遍，以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要“眼觀六路、耳聽八方”，對來賓的一個眼審、一個動作、不經意的一句話，都要留意和體會，以便及時采取應變措施。這就要求秘書人員加強靈活應變能力、臨場發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外發揮能力的訓練，提高處理突發事件、意外情況我水平，以便將各類有操作企業形象有細節問題解決在萌芽狀態，確保接待工作實現“零失誤”。

　　通過接待工作，企業不僅可以展示企業作風和企業文化，也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了，不僅會給上級領導和來賓留下深刻的印象，而且無形中會為企業帶來商機，帶來社會效益和經濟效益。因此，秘書要充分利用接待工作的每一個細節展示企業的全新風采和企業獨具魅力的特色文化，得用每一次接待機會會增強企業的凝聚力和向心力，提升企業的知名度和影響力。同時，秘書還要對接待交果進行科學的評估與監測，及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作，不斷優化接待流程，力求接待活動效益的最大化。

　　5、不斷創新、追求桌越

　　在新形勢下，秘書只有結合企業自身的實際，自覺創新公關工作思路，豐富公關工作內容，才能推動接待工作不斷創新。比如制訂方案時可以考慮運用統一的模板，匯報材料可以得用多媒體技術來制作，而不僅僅限于傳統的紙質材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業特色。同時，企業秘書要積極探索能夠更好地反映企業精神與企業亮點、體現企業文化的接待方式和方法，與時俱進、開拓創新，使接待工作在企業發展中發揮更大的作用。

商務秘書接待禮儀2

　　一、接待前的準備工作

　　(一)接待環境布置

　　1、環境布置

　　接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花束、綠色植物，表現出“歡迎您”的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜里固定的地方，以便用時馬上能找到。

　　2、辦公用品準備

　　(1)前廳。

　　應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、色彩明快。還應配有茶幾。

　　(2)會客室。

　　桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環境協調的畫。掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內，也不要離得太遠。

　　客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。否則，會使下一批客人感到不受重視。

　　(二)前臺值班

　　在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

　　1、布置接待室

　　2、了解上次活動安排

　　3、填寫公司職員出入登記表

　　4、填寫客人預約登記簿

　　二、接待的基本禮儀

　　(一)接待客人的基本禮儀

　　秘書接待客人時應該注意以下幾點：

　　1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接待每一個客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

　　9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的`整個工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮儀。

　　(二)介紹的禮儀

　　在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方，在整個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱情應答。

　　1、自我介紹

　　在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定，公務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

　　2、為他人作介紹

　　當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作介紹。在人數眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業、籍貫等等，便于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。

　　在社交場合，國際通行的是“女士優先”原則，即需要把男士介紹給女士。

　　被介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

　　3、被他人介紹

　　(三)握手的禮儀

　　1、握手的姿式。

　　一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態，表示平等而自然的關系，這是最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

　　2、握手的順序。

　　在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

　　3、握手的力度也應注意。

　　一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十分友好的表示

　　4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。

　　(四)交換名片

　　1、名片的內容

　　名片分公務名片和社交名片

　　(1)公務名片

　　公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。

　　公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。

　　(2)社交名片

　　社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。

　　2、交換名片禮儀

　　(1)遞名片時機

　　初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。

　　(3)遞名片禮儀

　　一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

　　(4)接名片禮儀

　　當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。

　　3、名片保存與整理

　　事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。

　　三、日常接待要領

　　(一)迎接、招待客人

　　接待客人要注意以下幾點。

　　1、客人要找的負責人不在時

　　要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。

　　2、客人到來時

　　我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能，應該時常為客人換飲料。

　　3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

　　(1)在走廊的引導方法。

　　接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

　　(2)在樓梯的引導方法。

　　當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時，接待人員應該注意客人的安全。

　　(3)在電梯的引導方法。

　　引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。

　　4、客廳里的引導方法。

　　當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座(一般靠近門的一方為下座)。

　　(二)恭送客人

　　1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如“祝您旅途愉快，歡迎下次再來!”、“祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!”等。

　　2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。

　　3、車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，揮手告別，目送車子離開后才能離開。

　　(三)接待預約客人

　　在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確定是否有預約。

　　(四)給上司擋駕

　　1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個人判斷，將客人回絕，說上司不在。

　　2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有余地。

　　(五)接待同時到訪的客人

　　1、堅持先來后到，一視同仁原則

　　2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。

　　3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。

　　4、切記以貌取人

　　(六)接待不速之客

　　1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。

　　2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯系。但是，聯系好之前，不應該給客人以肯定的答復。

　　3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。

　　4、要用委婉拒絕客人

　　5、盡量不要讓客人在前臺久留。

　　(七)接待上門投訴的客人

　　1、把客人帶到會見室，為客人創造一個良好的接待環境。

　　2、盡量滿足客人的情感需求和專業需求。

　　(八)接待媒體記者

　　1、要熱情配合，為其提供方便。

　　2、對于所要報道的內容要謹慎考慮，提供信息要實在。

　　3、沒有把握的事情不擅自決定。

　　4、要注意內外有別，保守公司秘密。

　　秘書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個流程中的禮儀工作，靈活應變，不斷積累經驗，提高職業素養。

商務秘書接待禮儀3

　　（一）學習目標

　　要求做好熱忱待客。秘書人員要熱情周到地接待來訪者。

　　（二）做好熱忱待客

　　在帶領來訪者時，要配合對方的步幅，在客人左側前一米處引導。可邊走邊向來訪者介紹環境。要轉彎或上樓梯時，先要有所動作，讓對方明白所往何處。側身轉向來訪者不僅僅是禮貌的，同時還可觀察留心來訪者的意愿，及時為來訪者提供滿意的服務。到達會客室前要指明"這是會客室"，如果門是向外開的，用手按住門，讓客人先進入，如果門往內開，自己先進入，按住門后再請客人進入。一般右手開門，再轉到左手扶住門，面對客人，請客人進入后再關上門，通常叫做外開門客先入，內開門己先入。

　　有時會客室的布置，經常會有使來客不知該坐何處才好的感覺，因此引導坐位的行動是有必要的。

　　客人來到后，秘書人員要負責端茶倒水，當然最好先征求客人的意見，問清愿意喝哪種飲料再送上。優秀的秘書人員對重要客人喜歡的飲料要記住，以便再次來訪時主動送上。

　　熱忱待客，看似簡單，實則不然，秘書人員熱情周到待客所表現出來的形象，就是整個單位形象的縮影。

　　（三）相應知識

　　1、交際心理基本原則

　　這里所說的交際心理基本原則，實際上就是禮儀的基本原則。做接待工作就是要從心理上真誠地尊重別人、關心別人、理解別人、體貼別人、善待別人。在此基礎上還要注意以下幾項原則

　　（1）自尊與尊人的原則

　　自尊是指一個人對自身的一種態度，它是自我意識的一種表現形式。一個人能夠自己尊重自己，接納自己，保持自己的人格和尊嚴，就叫做自尊。

　　尊人指的是對待他人的一種態度，這種態度要求承認和重視每個人的人格、感情、愛好、職業、習慣、社會價值以及所應享有的權力和利益。尊人，從社會角度來說，它是一個重要的道德規范；對個人來說，則是一種良好的道德品質。

　　尊人的精神滲透在接待工作的方方面面。比如，當我們使用"請、您、謝謝、對不起、……"這些用語時，是尊人的表現；來了客人起立招呼，上茶時雙手捧上，也是尊人的表現。

　　（2）內在美與外在美的原則

　　外在美主要是指一個人外部形態的美，是其在身材、相貌、服飾、談吐、舉止等方面表現出來的美。內在美主要是指一個人內心世界的美，是其在文化素養、道德品質和思想境界等方面所具有的美。

　　交際禮儀就是表現人的美德的一種具體形式，使美好的心靈與美的儀表、美的談吐、美的舉止形成一個有機的整體，使人們在交際活動中能夠充分展現出自己美的風采。

　　（3）自信大方與適應環境的原則

　　自信大方和適應環境是一種互補的關系。

　　一個自信的人保持著一種積極主動的心理狀態，因此面對一些意外的情況，他能處變不驚，鎮定自若，及時地采取相應的措施予以補救，而決不會手足無措。即使出了一點差錯，他也敢于落落大方地向對方表示歉意，求得對方的諒解，從而安然過關。

　　我們強調適應環境的原則并不意味著人們在交際活動中只能畏畏縮縮，生怕哪里禮儀不當會引起對方的不快。如是這樣，容易引起對方的猜疑。適應環境與自信大方應當和諧地統一起來。

　　（4）言行適度與交往目的原則

　　人際交往要言行適度，該說則說，該行則行，但要把握好分寸。

　　人的行為總是為了達到一定的目的、獲得某項具體結果的。特別是在今天，世界正處于新技術革命的時代，社會的飛速發展迫使人們不得不樹立嶄新的時間觀念。那些沒有實際意義的"虛禮"已日益失去了市場。因此，我們在進行一項交際活動之前，都應認真地思考一番，此番交際活動的目標究竟是什么？可以采取哪些最省時、最簡便的禮儀形式達到這一目標。

　　2、與來訪者言談的禮節

　　言談是人際傳播的重要手段，若要使之在人際交往中發揮更大的作用，除了做到言簡意明，我們還應力求以語言的"禮"吸引他人，以語言的美說服他人。下面著重介紹的是直接言談禮節。

　　直接言談即聽者與言者在同一場所進行的面對面交流。在直接言談中，有以下幾點須多加注意的：

　　（1）談吐的儀態。不論言者還是聽者，交談時雙方必須保持精神的飽滿；表情自然大方和顏悅色；站立寒喧也好，坐著聊天也罷，兩人均應目光溫和、正視對方，以示尊重；兩人之間的距離可視雙方關系的親疏而定。

　　（2）話題的選擇。所謂話題，就是言談的中心。話題的選擇反映著言談者品位的高低。選擇一個好的話題，使言談雙方有了共同語言，往往就預示著言談成功了一大半。因此，首先，要選擇交談者喜聞樂見的話題。如天氣狀況、風土人情、體育比賽、電影電視、旅游度假、烹飪小吃等。其次，要回避眾人忌諱的話題。如個人的私生活（包括一個人的年齡、婚姻?