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如何有效管理好自己的時間

時間：2022-06-04 12:25:48 職場

如何有效管理好自己的時間

　　無論是工作還是生活，時間都是最基本的約束因素。英國博物學(xué)家赫胥黎曾這樣形容時間：“時間是最不偏私的，給任何人都是24小時，同時時間是最偏私的，給任何人都不是24小時。”那么在生活中，如何有效管理好自己的時間呢?下面和小編一起看看如何有效管理時間的辦法吧!

如何有效管理好自己的時間

　　如何有效管理時間

　　一、掌握時間管理的基本原則

　　時間管理的對象不是時間，而是每時每刻發(fā)生在我們身邊的事件，探索的是如何減少時間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。時間管理的關(guān)鍵是把每一件事情都能夠控制得很好，合理有效地利用可以支配的時間。時間在使用過程中，確實(shí)存在著一些基本原則。如果我們掌握并遵循這些原則，就會使時間很好地為我們所用;如果不了解、不遵循這些原則就可能將時間浪費(fèi)。

　　(1)方便性原則

　　時間管理的目的是為了節(jié)約時間，有效利用時間，不管采用什么方法，使用什么工具，都應(yīng)該堅(jiān)持把方便性作為第一原則，只有做到了方便，才能快捷、熟練、高效。如果采用的工具、方法過于復(fù)雜，或自己不熟練，只能浪費(fèi)時間，得不償失。盡管我們進(jìn)入了網(wǎng)絡(luò)時代，但就時間管理的工具來講，傳統(tǒng)的筆和紙仍然是方便、快捷的;就時間管理的方法來講，制定一個簡單的日程表仍然是靈活、高效的。

　　(2)80/20法則

　　20世紀(jì)初期，意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家兼社會學(xué)家維弗利度·帕累托提出了“80/20法則”，即在任何特定群體中，重要的因子通常只占少數(shù)(20%)，而不重要的因子則占多數(shù)(80%)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。將“80/20法則”用在時間管理上，就是20%的工作時間會帶來所有效益的80%。也就是說，處理最重要事務(wù)的20%的時間，將會帶來80%的成效;而如果將工作花費(fèi)在瑣碎的多數(shù)問題上，就算花了80%的時間，也只能取得20%的成效。“出色”地完成無關(guān)緊要的工作是最浪費(fèi)時間的。所以，科學(xué)時間管理，不僅需要停止浪費(fèi)時間的行為，更要有清楚的任務(wù)規(guī)劃和管理意識。在控制時間總量的前提下，把高效的時間用到高效的工作中，進(jìn)而把20%的時間持續(xù)擴(kuò)大化。

　　(3)排出優(yōu)先順序原則

　　我們的工作可以按照兩個維度劃分：一個是工作的緊急程度，另一個是重要程度。對四種不同性質(zhì)的工作采用不同的策略。

　　緊急而且重要的工作：指處理危機(jī)性事件，完成有期限壓力的工作等。一般包括設(shè)備出故障，產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)問題，與客戶洽談業(yè)務(wù)等。對這類事一般都不能馬虎，必須花上整天的時間來處理，直到解決為止。

　　重要但不緊急的工作：包括遠(yuǎn)景規(guī)劃、創(chuàng)新、人才培養(yǎng)、組織協(xié)調(diào)、鍛煉身體等。這類事務(wù)看起來一點(diǎn)都不急迫，可以從容地去做，但卻是要下苦功夫、花大量精力去做的事。

　　緊急但不重要的工作：包括接聽電話，處理不速之客來訪等。只有在優(yōu)先完成重要工作后，再來考慮這類事件。這類事務(wù)也需要趕快處理，但不宜花過多的時間。

　　不緊急也不重要的工作：包括可去可不去的應(yīng)酬、冗長而無主題的會議等。

　　四種不同性質(zhì)事件的表現(xiàn)形式及其影響和效果。

　　(4)計(jì)劃性原則

　　做事要先有計(jì)劃，事先對時間進(jìn)行全面規(guī)劃，以提高時間的有效利用，通過計(jì)劃獲得清楚的想法，以便采取清晰的行動。計(jì)劃可以按時間，也可以按照項(xiàng)目。計(jì)劃中時間間隔的長短，取決于時間在該項(xiàng)目中價值的大小。如果時間很緊迫，就要有更短的時間間隔。一個準(zhǔn)備參加高考的高三學(xué)生通常是按天做計(jì)劃的，一個正在考試的人是按分鐘做計(jì)劃的，一個百米比賽的人是按秒做計(jì)劃的。

　　二、克服時間碎片化

　　隨著智能手機(jī)、手提電腦等電子設(shè)備的普及，微信、微博、短信、郵件等成為人們隨時隨地進(jìn)行溝通聯(lián)系的手段。工作時間里，我們收到越來越多的與工作無關(guān)的信息，手機(jī)不停地響使得我們難以全身心地投入重要的工作，甚至?xí)r不時地看微信和郵件，生怕錯過什么重要的信息。生活中，出門離不開手機(jī)，在家離不開屏幕，各種手持設(shè)備讓我們隨時隨地在回郵件，我們連睡覺都跟手機(jī)在一起。手機(jī)屏幕、電腦屏幕和電視屏幕，這三幕將我們的時間分割得越來越零碎，我們的注意力越來越難以集中。

　　2004年，美國加州大學(xué)歐文分校的信息學(xué)教授格洛里亞·馬克(Gloria Mark)帶著她的研究生在兩個美國的科技公司對那里的員工做了1000個小時的觀察。他們發(fā)現(xiàn)，辦公室里的員工平均每11分鐘就會被電話、電子郵件或同事打擾一次，而他們的注意力重新回到早先的任務(wù)上則需要25分鐘之久。

　　神經(jīng)科學(xué)家研究顯示，人們著迷于微信、微博，有種無法抑制的沖動去查看最新消息，這可能與大腦中的多巴胺有關(guān)。多巴胺是一種在大腦許多區(qū)域都會分泌的物質(zhì)，它促使人們?nèi)ふ覉?bào)償，它讓人們“想要”。有了互聯(lián)網(wǎng)，由多巴胺帶來的欲望能夠快速得到滿足。比如想要跟朋友說話，那就立即發(fā)一條微信給他，在半分鐘之內(nèi)就得到了回復(fù)，然后你就想要繼續(xù)回復(fù)。這形成一種“想要”和“滿足”的循環(huán)，每一次滿足都帶來更多的欲望。電子設(shè)備持續(xù)提供社交信息，而我們不知道新的信息在什么時候到達(dá)，也不知道新的信息是什么，這是造成設(shè)備令人成癮的最重要原因。

　　隨著社會競爭的不斷加劇，對于一個想要有所成就的知識型員工來說，如何高效工作、合理利用時間、把時間花在“刀刃”上，不僅是生活在信息社會所要面臨的技術(shù)性難題，也是必須具備的管理技能。而克服時間的碎片化是重中之重。以下是一些具體操作方法。

　　設(shè)置“安靜時間段”。結(jié)合自己的工作特點(diǎn)，每天設(shè)置一個或多個“安靜時間段”，這段時間里不拿手機(jī)，不上網(wǎng)，不看電視。集中精神從事重要的工作，看書，思考;或者專心致志地與家人、同事交流、溝通。我們不能高估自己的自控力，物理隔離永遠(yuǎn)是最簡單、最有效方法。

　　集中時間處理信息。無論是手機(jī)中的微信、短信息，還是電腦中的郵件，很多是“不速之客”，用不著立刻、馬上去處理，可以空閑的時候再瀏覽、回復(fù)，不會有什么影響。不要成為信息俘虜，也別幻想自己可以做到一心二用。即使我們在短時間內(nèi)可以一邊看書一邊發(fā)微信，或是一邊接電話一邊處理手中的活兒，但差錯率非常高，常常需要返工。

　　批量處理事情。批量處理事情最適用于將那些需要時間不長的零碎工作放在一起做，分時間和空間兩種。現(xiàn)在打電話給客戶，就把明天安排的客戶的電話都找出來，集中打電話溝通，這是時間上的批量處理。把同一區(qū)域或附近區(qū)域的客戶，盡量集中在同一時間段拜訪，可以為你節(jié)約不少時間，這是空間上的批量處理。

　　利用零碎的時間。利用零碎的時間是個好習(xí)慣，是世界上很多成功者的習(xí)慣。一天中，我們有很多個零碎時間，如等電梯、等公交，上下班的路上等。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，每天利用路上的時間學(xué)習(xí)，一年至少可以多出600小時。在零碎的空閑時間，不妨想想自己將要拜訪的客戶，想想自己的開場白，對自己的下一步工作做一下安排。

　　創(chuàng)造高效時間區(qū)。我們可以創(chuàng)造高效時間區(qū)，即在有限的時間里完成更多的事情。比如，平常上班的時候，比大家都早到半個小時，或者晚走半個小時，在這一段沒有人打擾你的時間里靜心考慮一些事情。

　　建立高效率的環(huán)境。比如辦公桌上的物品，要根據(jù)自己的習(xí)慣擺放，如果你習(xí)慣用左手，那么你的電話應(yīng)該放在右邊，這樣你可以右手接電話，左手寫便條。每個人都要有物歸原位的習(xí)慣，這樣就不用花時間到處找東西，減少時間的浪費(fèi)。

　　瘦身朋友圈。信息時代，物理距離不再是人們交流的障礙。因此，我們的朋友圈不斷增大，需要聯(lián)絡(luò)的朋友越來越多。有小學(xué)同學(xué)、中學(xué)同學(xué)、大學(xué)同學(xué)，有以前的同事、現(xiàn)在的同事、客戶、供應(yīng)商，有家人、鄰居、七大姑八大姨，有坐火車、乘飛機(jī)認(rèn)識的，有吃飯、購物時邂逅的。生活和工作中沒有朋友不行，蓋洛普調(diào)查發(fā)現(xiàn)，保持持續(xù)高效的關(guān)鍵因素之一是在工作上至少有一個好朋友。建立一段健康的友誼，可以是補(bǔ)充精力的豐富源泉。但過多的朋友必然會分散我們的精力，人的精力是有限的，時間管理本質(zhì)上是精力管理。過多的朋友使得我們的身體、情感、思想和精神的能量被無情地濫用，如不能得到及時的恢復(fù)和補(bǔ)充，就會影響效率、激情和創(chuàng)造力，或者在很多地方只是蜻蜓點(diǎn)水，卻很少真正全身投入。

　　三、記錄、分析與改進(jìn)

　　“忙”幾乎成為多數(shù)知識型員工共同的寫照。但有時候，我們不知道為什么而忙，忙成為生活的本身。時間管理的本質(zhì)是要能夠主動、有效地控制時間，讓時間為人服務(wù)，而不是整天追趕著時間的腳步，工作匆匆，生活也匆匆。

　　(1)記錄時間

　　“時間都去哪兒了?還沒好好感受年輕就老了，”這是2014年很火的一句歌詞。知識型員工也需要問自己，時間去哪兒了?為什么總是那么忙亂?首先要記錄自己的時間。根據(jù)自己的情況將每天的時間分成若干段，可以1小時為一段，也可以2小時為一段。睡覺前或第二天將活動事項(xiàng)填入相應(yīng)的時間段。如果可能，還可以記錄對活動事項(xiàng)的計(jì)劃用時、實(shí)際用時以及超時原因。

　　(2)分析時間

　　一段時間后對記錄進(jìn)行分析，時間的計(jì)劃性如何，是否經(jīng)常超時，主要的時間用在什么類型的活動上了，用在重要但不緊急工作上時間占比，統(tǒng)計(jì)各類活動的頻次，等等。同時，分析是什么原因造成了時間浪費(fèi)。

　　因沒有制訂計(jì)劃而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因不好意思拒絕而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因拖延而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因不速之客的干擾而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因電話、微信、短信、郵件等的干擾而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因會議過多與過長而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因文件資料雜亂無章而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因上下班交通而導(dǎo)致的時間浪費(fèi)。

　　因應(yīng)酬所導(dǎo)致的時間浪費(fèi)。

　　因“事必躬親”而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　因與他人缺乏溝通、協(xié)調(diào)而導(dǎo)致時間浪費(fèi)。

　　由上司所導(dǎo)致的時間浪費(fèi)。

　　(3)改進(jìn)時間管理

　　改進(jìn)時間管理的方法有很多，關(guān)鍵是要有針對性。一般而言，可以采取以下方法。

　　減少電話干擾。阻擋推銷、廣告類的電話;集中時間回復(fù)電話，避免煲“電話粥”。

　　減少不速之客。客觀分析會談的必要性，有計(jì)劃地約人和接受來訪;事先設(shè)定會談時間，對會談內(nèi)容有效控制，抓住關(guān)鍵內(nèi)容。

　　減少無效會議。如果是自己決定召開的會議，要明確會議的目的、議題、預(yù)期效果，控制會議人數(shù)，保證會議不偏離主題;如果是參加上司或同事安排的會議，發(fā)言要簡明扼要。

　　提高計(jì)劃的有效性。養(yǎng)成凡事有計(jì)劃的習(xí)慣;按照緊迫性和重要性對工作進(jìn)行劃分，制定工作的優(yōu)先次序;每天預(yù)留20%時間來處理偶然事件或危機(jī)，總結(jié)突發(fā)事件的原因及處理方法，與同事或上司就工作內(nèi)容、目標(biāo)等達(dá)成一致。

　　有效授權(quán)。改變大包大攬的想法和做法;善于發(fā)揮下屬的特點(diǎn)和優(yōu)勢;明確授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)、完成期限。

　　克服拖延。明確各自的職責(zé)和工作要求;確定工作的結(jié)點(diǎn)，制定進(jìn)度檢查的方法、步驟;改進(jìn)工作方法，力戒“完美主義”;減少干擾。

　　學(xué)會說不。明確工作原則，對于違背這些原則的人和事堅(jiān)決拒絕;計(jì)劃好工作計(jì)劃和優(yōu)先次序，主動行動;克服“老好人”思想和要面子心理。

　　避免文件雜陳。在特定的時間整理、處理文件，養(yǎng)成清理桌面、電腦的習(xí)慣;對文件資料進(jìn)行分類、標(biāo)注。

　　四、把部分時間投資于未來

　　知識型員工需要把部分時間投資于未來，學(xué)習(xí)、總結(jié)、積累是典型的投資于未來的方式。一些人借口忙，而忽略學(xué)習(xí);一些人不善于利用業(yè)余時間，將大好的時間用于沒完沒了的應(yīng)酬和玩麻將上;一些人看到別人悠哉樂哉，自己也無所事事，殊不知別人可能學(xué)習(xí)累了才玩，或者在玩中思考。松下幸之助先生曾經(jīng)說過：“想知道一個人會有什么成就，可以看他在晚上做什么。如果能夠善用晚上7～10點(diǎn)鐘的人，他的成就將比一般人高出兩倍。”

　　在不影響當(dāng)前生活和工作的前提下，把部分時間投資于未來，將會保持收入的穩(wěn)定、價值的不斷提升。

　　20世紀(jì)90年代中期，我所在的項(xiàng)目組設(shè)計(jì)的產(chǎn)品委托北京一家著名的企業(yè)加工生產(chǎn)。半年的時間，我負(fù)責(zé)現(xiàn)場技術(shù)服務(wù)和加工進(jìn)度協(xié)調(diào)。其間，我與同一臺機(jī)床的兩名操作工人師傅經(jīng)常在一起討論加工工藝，彼此之間很快熟悉起來。他們兩人同一個技校畢業(yè)，同一年進(jìn)入企業(yè)，技術(shù)水平、操作熟練程度相當(dāng)。不同的是一個下班后喜歡與朋友喝酒，一個業(yè)余時間在上大學(xué)。時隔多年，一個偶然的機(jī)會我與他們再次見面，兩人有了很大的差別，一個仍然在開機(jī)床，一個通過業(yè)余時間學(xué)習(xí)取得了大學(xué)文憑，當(dāng)上了車間副主任，負(fù)責(zé)整個車間的生產(chǎn)調(diào)度等工作。我想，造成他們兩人之間差別的，在很大程度上可以歸結(jié)于是否把部分時間投資于未來。

　　總之，對知識型員工來說，要想有所成就，必須科學(xué)管理自己的時間。時間是創(chuàng)造、整合價值的基礎(chǔ)，正如德魯克所言，時間是最稀有的資源，絲毫沒有彈性，無法調(diào)節(jié)、無法儲存、無法替代。

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