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文件資料管理制度

時間：2024-10-08 10:56:25 制度

文件資料管理制度

　　在充滿活力，日益開放的今天，人們運用到制度的場合不斷增多，制度是指一定的規格或法令禮俗。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的文件資料管理制度，歡迎大家分享。

文件資料管理制度

文件資料管理制度1

　　1目的

　　確保對文件和資料(包括電子媒體方式形成的資料)進行規范、科學的管理。

　　2適用范圍

　　適用xx嘉園管理處所有公文、資料的管理,包括公文、物業資料、業主/用戶資料、財務資料等。

　　3職責

　　3.1客服中心設專人負責公文、資料的管理。

　　3.2客服中心負責所有公文、資料、書籍等的控制及歸檔管理工作。

　　3.3客服中心負責質量體系文件的存檔工作。

　　4質量要求

　　4.1文件資料管理全過程

　　4.1.1文件資料的歸檔范圍

　　a.行政文書:外來文件、內部文件、對外發文、外部來函、專業書刊、合同正本、備份軟盤、相關報紙。

　　b.人事勞資:員工檔案、培訓檔案。

　　c.經營財務:經營合同、財務資料。

　　d.業主/用戶管理:業主/用戶資料、裝修審批資料、服務協議、業主/業主/業主/用戶變更情況等。

　　e.工程技術、設施設備管理:竣工驗收資料(圖紙、說明書、質量保證書、公共設施設備驗收資料)、建筑物使用功能改造及結構變更資料、房屋及公用設施修繕養護資料(大、中修年度計劃、預算、審批、執行、驗收等記錄)、接管驗收資料、功能結構改造及重點部位的維修資料、設施設備管理及技術資料、產權基本資料、設備運行維護保養資料。

　　f.管理資料:為業主/用戶提供服務所需的文件,如政府部門或上級管理機構發布的各類法律、法規、條例,須引用或參考的標準等外來文件,以及業主/業主/用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等。

　　4.1.2文件資料的歸檔要求

　　a.歸檔時必須進行認真查驗,并辦理交接登記手續,同時必須確保文件資料的完整性、系統性、準確性和真實性。

　　b.歸檔的文件屬自有文件或經濟文件必須是原件,在特殊情況下可使用復印件,但必須附上說明。

　　c.歸檔文件必須進行科學分類、立卷(格式見標識一)和編號,檔案目錄應編制案卷目錄、卷內目錄。

　　4.1.3文件資料的保管

　　a.資料在排列上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

　　b.資料存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。

　　c.膠片、底片、光碟等特殊資料需用特制的密封盒或專用卷盒。

　　d.每年年底進行一次對庫存檔案的清理、核對和保管質量檢查工作,對破損或變質檔案要及時進行修補和復制。

　　4.1.4檔案盒的運用(格式見標識二)

　　4.1.5檔案資料的借閱

　　a.文件調閱權限:

　　a)財務資料除主任外,非財務人員查閱財務檔案資料須經客服中心負責人及主任批準,財務人員因工作需要借閱的須經客服中心負責人批準。

　　b)查閱員工檔案須由客服中心負責人批準。

　　c)查閱工程技術、設施設備檔案、業主/用戶檔案、非工作范圍內的質量管理文件須由管理處負責人批準。

　　b.本管理處人員調閱超出權限,或涉及機密的.檔案資料時,應填寫《借閱申請單》,資料員按照閱檔批準權限辦理手續后借出并在《借閱登記表》上作好記錄。文書檔案只閱不借,科技檔案借出后20日內歸還,書籍45日內歸還,如需長期使用者,須歸還后辦理續借手續。

　　c.外借檔案資料不得隨意折疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、涂寫。服從檔案管理人員管理,在借閱范圍內借閱,僅供閱覽的檔案資料只在辦公室內查閱,不準攜帶回家。保密檔案閱讀后不允許相互泄露。

　　d.借出和歸還檔案資料時,應辦理清點、登記手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚。檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,不得隱瞞不報,應立即寫出書面報告,并按情節追究當事人的責任。

　　4.2分項管理要求

　　4.2.1公文的管理要求

　　a.通知、工作聯系函、會議紀要:通知、工作聯系函、會議紀要等主要是管理處、管理處、部門之間的文件聯系。

　　b.對外發文(業主/用戶):凡是對外的發文均代表管理處形象,因此對外發文必須由客服中心統一打印、編號,管理處主任審核同意后方能發放。

　　c.對外聯系函:由相關部門起草,管理處負責人審批(重要事項)后發文。

　　d.外部來函:管理處外部來函統一由綜合部客服中心接收,客服中心留存外部來函的原件,復印件根據主任的批示意見轉發放給相關單位,同時做好簽收記錄;如有需要,客服中心應對批示的執行情況進行監督、檢查。

　　4.2.2業主/用戶資料的管理要求

　　a.為便于掌握各業主/用戶的基本情況,應建立一戶一檔制,并實行電腦化管理。

　　b.業主/用戶資料應包括樓層座號、業主姓名、業主/業主/用戶姓名(是單位的還應有營業執照、法人身份證復印件等)、人員情況、緊急聯絡電話及聯絡人等。

　　c.業主/用戶檔案建立后,需將所有的情況輸入電腦,以便及時查找,更新有關內容。

　　d.業主/用戶資料要嚴格保密,嚴禁外借。

　　4.2.3工程技術、設施設備資料的管理要求

　　a.工程資料的管理分為文件檔案管理和電腦管理兩大類。所有的文件、資料均需按分類目錄建檔存放,同時圖紙等資料要在電腦或光盤上備份存儲,以方便調閱。

　　b.工程資料原則上不得借出。如確需借出,需辦理相關借閱手續,由管理處主任簽字,外借時間不得超過一周。

　　5記錄、標識

　　5.1標識一:立卷格式

　　5.2標識二:檔案盒卷脊格式(側面)

　　5.3標識三:對外發文(業主/用戶)格式

　　5.4標識四:對外聯系函、傳真格式

　　5.5《借閱申請單》

　　5.6《借閱登記表》

文件資料管理制度2

　　一、總則及范圍

　　為了保持公司技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。

　　本標準適用于技術部的技術文件；項目資料；項目預算單、決算單的管理。

　　二、管理業務與分工

　　1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術文件各項管理業務的審批及有關事項的確定。

　　2.技術員。負責總則中所述文件的保管、收發及按本制度進行技術文件的管理工作。

　　三、管理內容與要求

　　1.技術文件的種類

　　（1）技術類文件

　　由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。

　　（2）管理類文件

　　由技術部負責的項目的合同；項目資料；項目預算單、決算單等。

　　2.文件登記

　　（1）技術部必須建立《技術文件管理臺賬》，掌握技術部全__文件的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、文件編制時間。

　　（2）文件接收后，技術員應及時對文件進行分類編號并作記錄。

　　3.文件的歸檔及保管

　　技術文件的保管由技術員按檔案類型進行保管。

　　4.文件的借用

　　（1）文件的借閱應開具借條并由技術部領導批準，方可借閱。

　　5.文件的修改與審批

　　（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落后的技術文件時，由技術部該專業的工程師（或專業的`業務負責人）分析確定是否需要修改。

　　（2）技術文件確定修改后，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。

　　《設計更改單》應包括下列內容：

　　（a）技術文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；

　　（b）更改理由；

　　（c）會審意見、會審簽名；

　　（d）設計、工藝負責人簽名；

　　（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文檔形式表現）。

　　（3）技術文件的xx與批準

　　一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批準即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議通過審定后，由技術部負責人簽字后交公司批準。

　　（4）技術員接到《設計更改單》后，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和保存、儲備的技術文件一次全部修改完畢以保證技術文件的統一性（圖紙更改后的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回并登記）。

　　（5）技術文件的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。

文件資料管理制度3

　　文件資料的歸檔應做到分類保存、編目清晰、標識明確、裝訂整齊。資料的填寫應做到字跡工整、簽字齊全、規范,內容正確。

　　1、收發文件管理制度

　　1)對外發文應由部門負責人或項目負責人審批簽發,做好收發文記錄,接收人簽字。

　　2)文件包括公司外發文件、公司內發或傳閱文件兩部分。

　　3)外發文件的具體要求

　　公司外發文件在發放記錄上注明原件存放處,辦公司室統一標識發放文件編號。

　　4)公司內發或傳閱文件的具體要求

　　(1)公司內發或傳閱文件在收發、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處。

　　(2)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對公司的發文,由辦公室統一接收,并及時上報公司經理,由公司經理簽署意見。

　　(3)建設單位、設計單位、監理單位及其他外部單位對項目部的發文,由項目部接收,由項目負責人簽署意見,項目負責人根據具體情況上報公司。

　　(4)項目發放施工隊的文件規定:

　　發放施工隊的文件、通知(不含技術交底),均在項目備案,同時由發放責任人保存原件和發放記錄。

　　2、竣工資料

　　1)項目經理部按竣工驗收條件的規定,認真整理工程竣工資料。

　　2)竣工資料的'內容應包括:工程技術檔案、工程質量保證資料、工程檢驗評定資料、竣工圖,規定的其它應交資料。

　　3)竣工資料的整理應符合下列要求:

　　(1)工程技術檔案的整理應始于工程開工,終于工程竣工,真實記錄施工全過程,可按形成規律收集,采用表格方式分類組卷。

　　(2)工程質量保證資料的整理應按專業特點,根據工程的內在要求,進行分類組卷

　　(3)工程檢驗評定資料的整理應按單位工程、分部工程、分項工程劃分順序,進行分類組卷。

　　(4)竣工圖的整理應區別情況按竣工驗收的要求組卷。

　　4)交付竣工驗收的施工項目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案。承包人向發包人移交由分包人提供的竣工資料時,檢查驗證手續必須完備。

　　3、文件、資料保密規定

　　1)公司全體員工要樹立愛護公司資料,保守公司秘密的觀念。

　　2)未經公司領導同意,任何人不得私自拷備或復印資料,轉借他人使用酌情給予處罰。

　　3)歸檔的公司文件未經公司經理同意不得外借;

文件資料管理制度4

　　1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。

　　2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。

　　3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。

　　4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發后合格證存根交由資料管理員保存。

文件資料管理制度5

　　1、對機動車進行二級維護、總成修理、整車維修的，資料管理人員須及時建立維修檔案。

　　2、維修檔案內容主要包括：維修合同、維修項目、具體維修人員及質量檢驗人員、檢驗單、竣工出廠合格證（存根）及結算清單等。

　　3、檔案存放要有序，查找方便，并應做好六防工作，即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛生。

　　4、不準損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應及時修補。

　　5、各班組負責人要對本部門使用的'檔案資料的完整性、有效性負責，在現場不得存有或使用失效的文件、資料。

　　6、根據檔案的內容、性質和時間等待征，對檔案進行分類整理、存放、歸檔，電子檔案要及時備份。

　　7、各班組每年對檔案進行一次核對清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統一歸檔。已經到保管期限的文件資料，由辦公室按規定處理。

　　8、檔案的借閱必須辦理規定手續，借閱者對檔案的完整、清潔負責，未經許可不得擅自轉借、復印。

　　9、機動車維修檔案保存期兩年。

文件資料管理制度6

　　為了更進一步規范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現公司全方位規范化管理的需要,特制定本制度。

　　一、公司文件、資料應歸檔的范圍和歸檔分類

　　本公司文件、資料應歸檔分類和歸檔范圍如下:

　　1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要。公司各類證照。

　　2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委托書、協議書、合同、項目方案等。

　　3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。

　　4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。

　　5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

　　二、公司文件、資料歸檔的編制及編號

　　公司文件、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。

　　1、本公司所有應歸檔的文件、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。

　　2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。

　　3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數進行歸編。

　　4、公司文件、資料的歸檔,應根據文檔性質的重要性和閱讀級別區分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。

　　“A”一般級文檔包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。

　　“AA”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經營項目及決策、經營合同、公司經營情況、重要項目資料、項目合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。

　　“AAA”機密級文檔:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營項目及決策、戰略性的合作協議及其合同等。

　　5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-發布年號-歸檔序號-受密級。

　　例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類文件“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A

　　三、公司文件、資料檔案的的保管、調閱與移交

　　1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經理辦公室統一編號后形成《文件檔案》,并根據《文檔》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文檔》由董事會秘書負責保管;人事專項《文檔》由人力資源部負責保管;財務專項《文檔》由財務會計部負責保管;其它《文檔》均由總經辦指定專人負責保管。

　　2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責填寫《文檔管理登記冊》,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。

　　3、公司文件、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文檔調閱申請單》。一般級公司文檔,須經主管領導批準方可調閱。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可調閱。機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可調閱。

　　4、公司文件、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批準后方可調閱,并僅限于文檔的查閱。

　　5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫《文檔移交清冊》,《文檔移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。

　　四、公司文件、資料的歸檔保存期限

　　1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期項目合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

　　2、十五年保存:根據需要須保存的文檔。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。

　　3、五年保存:期滿或巳解除的'合同協議、完結后的項目方案、其它經核定須五年保存的文檔。

　　4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結、完結后的部門請示報告、經核定己完結且無必要保存的文檔。

　　五、公司文件、資料檔案的銷毀

　　1、原則上,應每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。

　　2、待銷毀的文檔由專管員填報《文檔銷毀申請單》,并經相應批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經各分公司總經理批準后方可銷毀。

　　機密級公司文檔,須經控股公司總經理批準后方可銷毀。

　　3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

　　4、《文檔銷毀申請單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。

　　六、其它

　　本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。

　　本制度自簽發人簽字日起生效執行。

文件資料管理制度7

　　物業管理公司質量體系文件:文件和資料控制程序

　　1.0目的

　　確保現場所使用的文件和資料都是現行有效的,防止誤用失效或作廢的文件和資料。

　　2.0適用范圍

　　適用于質量體系所形成的文件和資料。

　　3.0職責

　　3.1行政部是文件和資料的歸口管理部門。

　　3.2各部門(管理處)負責本部門(管理處)所使用文件和資料的管理。

　　4.0工作程序

　　4.1文件和資料的分類

　　4.1.1質量體系文件(質量手冊、程序文件、作業文件、質量記錄)

　　4.1.2外來文件(國家有關物業管理行業的法規、條例、通知、來往單位文件等)

　　4.1.3其它資料(業主檔案資料、書刊、聲像類、專業性資料等)

　　4.2文件和資料的編號按《文件和資料的編號規則》執行。

　　4.3文件和資料的受控狀態

　　4.3.1質量手冊分為受控和非受控兩種,受控文件和資料在第一頁加蓋'受控文件'印章,注明受控號,非受控文件一般只進行編號。

　　4.3.2質量體系文件均為受控文件,加蓋'受控文件'印章。

　　4.3.3質量記錄除原版文件應加蓋受控章留存外,其它現場使用的可不蓋受控章。

　　4.4文件和資料的編寫、審批質量體系文件由管理者代表組織相關部門編寫;質量手冊、程序文件由管理者代表或物業管理公司經理審批;作業文件由主管領導組織改編、編寫,管理者代表或物業管理公司經理審批。

　　4.5文件和資料的發布

　　4.5.1受控文件發放由行政部確定分發部門和數量,領用人在《文件和資料領用簽收表》上簽名,領取注有受控號和加蓋'受控文件'印章的`文件和資料。

　　4.5.2使用部門受控文件如有丟失,可提出書面申請,說明原因和理由,管理者代表批準后,重新發放,注明丟失的原因;破損的以舊換新。

　　4.6文件和資料的更改

　　4.6.1文件和資料更改時,由提出部門人員填寫《文件和資料更改申請單》,審核批準由原審批人進行,當原審批人不在職時可由接替其崗位的人員審批。文件資料的更改,增刪在《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》中要有記載匯總。

　　4.6.2文件和資料更改審批通過后,由行政部實施,資料管理員按《文件和資料領用簽收表》的名單,到領用了需改文件的人員處更改。手寫更改文件和資料在更改處簽上更改人姓名、日期及更改狀態方才有效;若發放換頁、換版后的新文件,應同時收回作廢的舊文件和資料,并留下記錄。

　　4.7文件和資料的管理

　　4.7.1文件和資料經編、審、批簽名后,原件交管理者代表歸檔,列入《質量文件清單》受控。

　　4.7.2各部門保管的文件和資料要求建立《質量文件清單》受控。

　　4.7.3借閱文件和資料(原件一律不能外借)時,登記在《借閱登記簿》上,按規定的時間歸還。

　　4.7.4其它文件資料的管理參見《文書、檔案、資料管理辦法》。

　　4.8文件和資料的換版與作廢

　　4.8.1文件和資料每版更改不超過五次,修改次數號用'正'字的筆劃數表示,'一'表示第一次更改,'t'表示二次更改……'正'表示第五次更改,若1次更改內容較多也可換版。版本號用a、b、c……表示,a表示第1版,以此類推。

　　4.8.2作廢的文件和資料由行政部按《文件和資料領用簽收表》及時收回并記錄,立即蓋上'作廢'印章,統一銷毀。為積累知識或涉及法律需要的作廢文件和資料,在第一頁上蓋上'保留資料'印章方可留用。

　　5.0支持性文件

　　5.1 《文件和資料的編號規則》

　　5.2 《文書、檔案、資料管理辦法》

　　6.0相關記錄

　　6.1《文件和資料領用簽收表》

　　6.2《文件和資料更改申請表》

　　6.3《質量文件清單》

　　6.4《借閱登記簿》

　　6.5《文件和資料更改申請單編號與摘要登記表》

文件資料管理制度8

　　1、目的：

　　明確技術圖樣與文件的簽署、更改及標準化等內容，對技術圖樣與文件進行有效的控制。技術文件是公司的核心秘密，是公司能夠持續發展并在市場上保持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬于公司所有；公司的每一位員工都有義務和責任保證技術文件的完整性、正確性、系統性以及保密性，為了加強管理并規范員工的行為，特制定本制度，要求本公司員工互相監督、自覺遵守。

　　2、定義：

　　技術文件是指公司的產品設計圖紙，各種技術標準、技術檔案和技術資料以及商務合同、客戶資源、財務報表等等；技術文件還包括未打印出圖的尚在計算機里的圖紙資料、技術文檔等。

　　3、范圍：

　　適用于產品圖樣、工藝圖樣、設計文件和工藝文件的管理。

　　4、職責：

　　技質部門負責技術圖樣與文件的統籌管理。

　　5、內容：

　　5.1技術文件的形成與發放

　　5.1.1任何一份技術文件的形成都是公司員工辛勤勞動的`成果和員工智慧的結晶，但其中還飽含了公司巨大的前期投入、過程控制和后期經營等因素，顯而易見是公司投入了巨大的財力、物力，為每位員工提供了展示自己能力的平臺，員工與公司在這個平臺上共同進步和發展的過程中形成了種種技術文件。

　　5.1.2技術文件、技術標準及圖紙資料的形成應嚴格執行設計（編制）、校對、審核三級把關制度；明確各級的責、權、利。

　　5.1.3技術文件標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審核、批準等欄中應簽署齊全，簽署不全的技術文件不得投放到相關部門，更不得使用。

　　5.1.4圖紙投入使用，即投放到各使用單位（部門）之前，必須加蓋“文件副本”、“受控文件”章，由技質部門發放到各使用單位并進行登記，或由使用單位提出申請，技質部負責圖紙的發放。

　　5.1.5紙質技術文件或電子檔技術文件等由技質部收存并負責保管。員工借閱技術文件應憑部門經理批準的借閱申請單向技質部借閱，用完后及時歸還，并保證資料的完整性。

　　5.1.6技術文件的修改必須按級、按各職能部門的業務分管范圍執行；技術文件修改前，負責修改部門要提出修改理由及具體內容，交有關領導審批。

　　5.1.7修改后的技術文件必須重新履行會審、會簽及批準手續，填發更改通知書。

　　5.2技術文件的管理與存檔

　　5.2.1技術文件是公司進行生產和各項管理工作共同的技術依據，必須加強管理，各部門應指定一名專職或者兼職資料員負責各種技術文件的登記、保管、復制、收發、注銷、歸檔和保密工作，保證技術文件的完整，準確清晰、統一等。若暫時未指定資料員，則由部門經理暫行代理。部門經理和資料員負責本部門技術文件的保密、發放與歸檔。

　　5.2.2技術文件、圖紙由技質部備份、存檔，技質部定期對技術資料進行整理。

　　5.3技術文件的保密

　　5.3.1技術文件任何部門、個人不得擅自打印、復制，不得以電子文檔等形式在網上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝出。因工作需要必須打印或復制時，經辦人提出書面申請單，部門經理簽字批準后方可通過技質部資料員打印、復印、拷貝。

　　5.3.2為了保證技術資料的保密性，除按正常程序（員工填寫申請單，部門經理批準）辦理外，任何人不得私自向外人轉讓和借出技術資料，一經發現要報公司給予嚴肅處理。

　　5.3.3若不負責任的遺失技術文件或者因為種種原因泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律責任的權利。

　　5.4技術文件的銷毀

　　5.4.1由于新技術的日新月異，越積越多的技術文件會占據不必要的資源，故有的技術文件需要銷毀和清除。

　　5.4.2需要銷毀的技術文件由資料員提出，部門經理會同有關技術人員一起仔細校對核實，然后將銷毀理由與銷毀文件清單上報總經理室，由總經理簽署“同意”后，方可銷毀。

　　5.4.3銷毀的紙質文件必須經過碎紙機或者燒掉，光盤等文件必須錘擊粉碎。

　　6、常用表單

　　6.1《技術文件、圖紙資料發放記錄表》

　　6.2《技術文件、圖紙資料申請領用表》

　　6.3《技術文件、圖紙資料銷毀申請表》

文件資料管理制度9

　　本廠對二級維護、總成修理、整車修理的車輛實行維修前診斷檢驗、維修過程檢驗和竣工質量檢驗制度。質量檢驗人員具體負責制度的貫徹執行。

　　1.維修前診斷檢驗制度

　　1、在診斷檢驗前，質量檢驗員應主動告知車主出具《機動車維修記錄》。

　　2、根據汽車技術檔案的記錄資料和駕駛員反映的車輛使用技術狀況，質量檢驗員確定所需要的.檢測項目。

　　3、質量檢驗員針對每一檢測項目實際進行檢測，并依據檢測結果和車輛實際技術狀況進行故障診斷，以確定附加作業項目（二級維護）或維護和修理方案。

　　4、質量檢驗員將所診斷的故障、維護和修理方案、維修項目等填寫《機動車維修記錄》，并根據檢驗情況填寫《車輛進廠檢驗單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認。

　　5、調度人員將維修作業單下派車間，車輛進入作業車間。

　　2.汽車維修過程檢驗制度

　　1、過程檢驗實行自檢、互檢和專職檢驗相結合的"三檢"制度。

　　2、檢驗內容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗，主要零部件的檢驗，各總成組裝、調試檢驗。

　　3、各檢驗人員根據分工，嚴格依據檢驗標準、檢驗方法認真檢驗，做好檢驗記錄并填寫《車輛維修過程檢驗單》。

　　4、經檢驗不合格的作業項目，需重新作業，不得進入下一道工序。

　　5、對于影響安全行車的零部件，一定要嚴格控制使用標準，對不符要求的零部件應予以維修或更換，及時通知前臺，并協助前臺向車主做好解釋工作。

　　6、對于新購總成件，必須依據標準檢驗，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。

　　7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區域，通知總檢進行竣工質量檢驗。

　　3.汽車維修竣工質量檢驗制度

　　1、汽車維修竣工質量檢驗由總檢負責。

　　2、汽車維修竣工質量檢驗內容為整車檢查、檢測、路試、檢測路試后的再檢測及車輛驗收。

　　3、修竣車輛竣工質量檢驗嚴格依據《汽車維護、檢測、診斷技術規范》（GB/T18344-20xx）要求進行。首先進行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進行路試，對于路試中所發生的不正常現象，要認真復查。路試合格后重新進行底盤檢查，確保各項技術性能合格后，將有關內容記入《車輛維修竣工檢驗單》和《機動車維修記錄》。

　　4、如是營運車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測站進行竣工質量檢測。檢測合格后，將車輛交付托修方。

文件資料管理制度10

　　1、目的

　　規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。

　　2、適用范圍

　　適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。

　　3、職責

　　3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。

　　3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。

　　3.3辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。

　　3.4辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。

　　4、相關文件

　　《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3

　　《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4

　　5、工作程序和管理辦法

　　5.1文件的產生

　　5.1.1各相關部門根據工作需求編寫文件。

　　5.1.2總