物業檔案管理制度

物業檔案管理制度集錦15篇

　　在當今社會生活中，接觸到制度的地方越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準則和依據。那么制度怎么擬定才能發揮它最大的作用呢？下面是小編幫大家整理的物業檔案管理制度，歡迎大家分享。

物業檔案管理制度1

　　1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

　　(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯系工作,詢問和答復問題等用'函'。

　　(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

　　(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

　　(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

　　(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

　　2、如何收集物業管理的重要文件、法規及信息

　　(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

　　(2)從政府相關部門下發的文件資料中整理收集;

　　(3)從物業管理協會會刊中收集;

　　(4)征訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規匯編等資料;

　　(5)經常了解物業管理專業書籍的出版情況;

　　(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯系,從中獲得物業管理的有關文件法規;

　　(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

　　3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

　　(1)嚴格檔案材料的收、發制度和借閱制度;

　　(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

　　(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

　　(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

　　(5)檔案材料的.收集和清理要便于公司及各部門的利用;

　　(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

　　a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

　　b、檔案分類項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。

　　c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

　　(7)檔案材料的卷宗的處理:

　　a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

　　b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

　　c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;

　　(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

　　(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。

　　4、物業管理應保存的基本材料有哪些

　　物業管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委托合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

物業檔案管理制度2

　　檔案室管理規定

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

　　4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

　　4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

　　5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。

　　6、檔案的`移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

　　7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復印程序

　　提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;

　　2、要愛護檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;

　　4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

　　6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。

物業檔案管理制度3

　　物業管理公司檔案管理制度提要：

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　第一章、總則

　　檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章、檔案分類

　　一、綜合類

　　（一）公司發起人協議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；

　　（二）公司編文號的全部文件；

　　（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；

　　（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批復；

　　（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；

　　（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；

　　（七）政府各級部門發送的文件；

　　（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；

　　（九）介紹信、信函存根、電報底稿；

　　（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；

　　（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。

　　二、經營管理類

　　（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；

　　（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；

　　（三）公司各部經濟考核指標；

　　（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；

　　（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。

　　三、財務類

　　（一）年度審計報告；

　　（二）年初預算報告；

　　（三）財務分析報告；

　　（四）財務存檔資料、文件目錄。

　　四、人事類

　　（一）公司領導成員的任免申報及上級批復；

　　（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊

　　（三）職工獎懲情況記錄；

　　（四）職工的'轉正、定級、調資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料；

　　（五）勞動工資報表（年報）；

　　（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料

　　五、行政類

　　（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；

　　（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；

　　（三）購買固定資產計劃、資料。

　　六、工程類

　　接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。

　　備注：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。

　　第三章、檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。

　　第四章、檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閱。如系案件調查取證需要復印者，公司內部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閱手續，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章、立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規范，符合耐久要求。

　　第六章、其他

　　一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。

物業檔案管理制度4

　　為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

　　一、檔案管理機構及其職責

　　1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合辦公室的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

　　2、綜合辦公室檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各科室負責人負責本部門檔案資料的使用管理。

　　3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

　　4、綜合辦公室檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

　　二、歸檔制度

　　1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。

　　2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

　　3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存復印件。

　　4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的.文件、函件要留底稿及正文備查。

　　5、所有科室的業務活動方面的資料，應將相關資料的復印件報綜合辦公室備案。

　　6、由公司對外簽訂的合同，至少應保留一份原件，交由綜合管理部保存。

　　7、在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合辦公室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。

　　三、檔案保管制度

　　1、公司綜合辦公室設存放檔案的專門檔案柜，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

　　2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

　　3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。

　　4、檔案要分類，保管要有條理，主次分明，存放科學。

　　5、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。

　　6、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

　　7、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　8、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

　　9、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

　　三、檔案借閱制度

　　1、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。

　　2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司領導批準。

　　3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

　　4、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。

　　6、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副經理同意，必須外借的，由經理審批。

　　四、二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，資料原件交綜合管理部統一保存。

物業檔案管理制度5

　　(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統一管理。

　　(2)設備維修檔案按強電、弱電、機管、電梯、空調、裝修、用戶單元內設施分類。

　　(3)用戶單元維修檔案用標簽按不同檔案分開，其他檔案按類別存放，在相應的檔案盒上貼上標簽。

　　(4)文員根據返回工程部的維修單每天填寫維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設置密碼的“維修管理”項目。

　　(5)文員每天核對發出和返回的維修單，將有關內容如實錄入維修檔案記錄表，如發現不符馬上追查原因。

　　(6)文員每月對維修檔案記錄、維修單等進行整理，并分類歸檔。

　　(7)維修檔案為評估大廈設備運行情況和用戶室內設備狀況的.根據，應妥善保存。保存期限一般為一年，重大維修項目保存期至少為兩年。過期檔案由工程部經理、系統工程師組成的鑒定小組統一審定后銷毀。

物業檔案管理制度6

　　1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。

　　3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。

　　4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。

　　5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。

　　6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的'，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。

　　9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。

物業檔案管理制度7

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

　　2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　　（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　　（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的'資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業技術資料的管理

　　1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的.文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

物業檔案管理制度8

　　檔案管理作為物業管理的`重要組成部分，應嚴格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。

　　1.所有文檔實行統一管理，并指派專人負責;

　　2.所有收、發文件由專人統一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;

　　3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;

　　4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;

　　5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;

　　6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。

物業檔案管理制度9

　　1目的

　　為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。

　　2適用范圍

　　適用于東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。

　　3職責

　　3.1檔案管理員直接向行政主管負責。

　　3.2檔案管理員負責檔案的`保存、借閱、資料錄入工作。

　　3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。

　　3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。

　　4檔案存放位置

　　4.1電腦保存一份電子文檔。

　　4.2xx四樓資料室。

　　5檔案管理員

　　5.1行政人事部

　　6檔案編號規則(見附件1)

　　7部門檔案內容

　　7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。

　　7.2財務部:財務資料、合同。

　　7.3保安部:警戒器材、合同。

　　7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。

　　7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。

　　7.6物業部:建筑物、車輛、業主資料、合同。

　　8檔案管理制度

　　8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料柜和移動檔案柜內資料。

　　8.2如須借閱檔案資料,需到管理員處登記后方可借閱,借閱完后管理員檢查無損壞放回原文件夾中。

　　8.3資料借閱只能在檔案室內查看,不能損壞的涂改資料,否則追究借閱人責任。

　　8.4資料借閱必須是部門主管以上人員,只能借閱本部門資料,如需借閱其它資料必須經總經理批準同意。

　　8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閱資料。

　　8.6工作需要復印資料的只可復印本部門資料,必須做好登記。

　　8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。

　　8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新后的資料必須放于本文件的首頁。

　　8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放于文件的首頁便于查找。

　　8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。

　　9相關文檔

　　9.1《檔案編號規則》

　　10修訂及實施

　　10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。

　　10.2本規定修訂權在公司。

　　10.3本規定從二零零四年六月一日實行。

物業檔案管理制度10

　　1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；

　　2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；

　　3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；

　　4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的'變更，保證信息的準確性；

　　5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；

　　6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；

　　7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。

物業檔案管理制度11

　　加強檔案資料管理，有助于保存住宅小區(大廈)的歷史資料，維護管理的連續性和規范化，便于房屋及設施設備的檢查、維護、更新和與業主的溝通、聯系。

　　(一)管理內容：

　　1、工程檔案：從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;

　　2、業主檔案：所有業主購、租房合同(復印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表等;

　　3、財務檔案：逐年形成的財務收支報表、物業維修基金使用報表等;

　　4、文件檔案：有關物業管理法規政策、公司文件等;

　　5、管理資料：綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。

　　(二)管理措施：

　　1、制定檔案制度，并嚴格執行;

　　2、專人管理(由負責內勤的'管理員擔任)，專室專柜，編目造冊，存放有序并且尊重業主隱私，保守秘密;

　　3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;

　　4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。

物業檔案管理制度12

　　1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。

　　2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案文件柜內。

　　3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。

　　4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。

　　5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。

　　6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料打印目錄后按樓層裝入文件盒內存放。

　　7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批準后在客務部辦公室閱覽。

　　8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。

　　9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。

　　物業客戶檔案管理制度

　　一。制度內容

　　為做到客戶服務部與客戶的良好溝通，掌握客戶的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客戶信息系統，而客戶檔案可以協助客戶服務部以最便捷的'方式提供以上信息。因此，為充分利用客戶信息并管理好這些信息，特建立此制度。

　　二。管理目標

　　客戶檔案資料全面、準確、有效。

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