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文書檔案立卷歸檔制度

時(shí)間：2024-09-11 17:51:28 制度

文書檔案立卷歸檔制度

　　在不斷進(jìn)步的時(shí)代，越來越多人會去使用制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。相信很多朋友都對擬定制度感到非常苦惱吧，以下是小編精心整理的文書檔案立卷歸檔制度，希望對大家有所幫助。

文書檔案立卷歸檔制度

文書檔案立卷歸檔制度1

　　(一)總則

　　第一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　第二條歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　第三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　第四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

　　第五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　第六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　1.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

　　2.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會議費(fèi)用。

　　第七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

　　1.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　2.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

　　3.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

　　(三)歸檔范圍

　　第八條重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。

　　第九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

　　第十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　第十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　第十二條本公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。

　　第十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　第十四條信訪工作材料。

　　第壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　第壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

　　第十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　第十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時(shí)歸卷

　　第十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

　　第二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

　　第二十一條公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

　　第二十二條專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照"案卷類目"條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)"對號入座"，并在收發(fā)文登記薄上注明。

　　(五)立卷(案卷質(zhì)量要求)

　　第二十三條為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。

　　第二十四條案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的'價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二十五條歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

　　第二十六條在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。

　　第二十七條不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　第二十八條卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　第二十九條卷內(nèi)文件材料應(yīng)按非列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號。

　　第三十條永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。

　　第三十一條有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷入、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。

　　第三十二條案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

　　第三十三條案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

　　案卷裝訂。裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。

　　第三十四條案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。

　　第三十五條本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。

文書檔案立卷歸檔制度2

　　(一)總則

　　一條根據(jù)郵電部《郵電文書立卷歸檔辦法》為加強(qiáng)本公司文書立卷工作，特制定本制度。

　　二條歸檔的文件材料必須按度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。

　　三條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

　　(二)文件材料的收集管理

　　四條堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時(shí)通知檔案室。

　　五條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

　　六條一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。

　　.公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。

　　.本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會議費(fèi)用。

　　七條各部門專(兼)職文書的職責(zé)：

　　.了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　.認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對本部門承辦的`文件材料及時(shí)收集歸卷，每的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。

　　.承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。

　　(三)歸檔范圍〖ht〗

　　八條重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。

　　九條上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。

　　十條本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

　　十一條本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。

　　十二條本公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。

　　十三條本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。

　　十四條信訪工作材料。

　　壹拾伍條本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

　　壹拾陸條本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。

　　十七條本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　十八條本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。

　　(四)平時(shí)歸卷

　　十九條各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。

　　二十條各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的"案卷類目"。"案卷類目"的條款必須簡明確切，并編上條款號。

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