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          文件收發(fā)管理制度

          時(shí)間:2022-05-09 18:08:53 制度

          文件收發(fā)管理制度

            在社會(huì)一步步向前發(fā)展的今天,各種制度頻頻出現(xiàn),制度一經(jīng)制定頒布,就對(duì)某一崗位上的或從事某一項(xiàng)工作的人員有約束作用,是他們行動(dòng)的準(zhǔn)則和依據(jù)。相信很多朋友都對(duì)擬定制度感到非常苦惱吧,以下是小編為大家整理的文件收發(fā)管理制度,希望能夠幫助到大家。

          文件收發(fā)管理制度

          文件收發(fā)管理制度1

            第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)區(qū)建設(shè)局關(guān)于文書(shū)處理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我單的實(shí)際情況,特制訂本制度。

            第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。

            第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類(lèi)文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。

            (二)收文的管理

            第四條 公文的簽收

            1.單位所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員(文書(shū))登記簽收、拆封(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送的機(jī)要文件除外)。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員(文書(shū))需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

            2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

            第五條 公文的編號(hào)保管

            1. 收發(fā)員(文書(shū)) 拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。

            2.本單位外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收發(fā)員(文書(shū))進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

            第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

            1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由收發(fā)員(文書(shū))分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén)閱辦,重要文件或急作應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))閱批后分送承辦部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

            2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同各單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

            3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),收發(fā)員(文書(shū))應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

            第七條 文件的傳閱與催辦。

            1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

            2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員(文書(shū)),閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

            3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

            4.文件閱完后,應(yīng)交收發(fā)員(文書(shū)),切忌橫傳。

            5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

            6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

            (三)發(fā)文的.管理

            第八條 發(fā)文的規(guī)定

            1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團(tuán)體和部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

            2.各群眾團(tuán)體、部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團(tuán)體文件由黨支部批轉(zhuǎn)。

            3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

            第九條 發(fā)文的范圍:

            1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

            2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:

            (1)公布單位規(guī)章制度;

            (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;

            (3)公布單位體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

            (4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

            (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

            (6)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

            3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:

            (1)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

            (2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

            4.日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理、黨群工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各科室書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

            5.各科室如會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

            (四)發(fā)文程序與要求

            第十條 發(fā)文程序規(guī)定:

            1.各科室需要發(fā)文,應(yīng)事先向黨支部、行政辦公室提出申請(qǐng);

            2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應(yīng)以黨的方針、政策和國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

            3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書(shū)寫(xiě);

            4.文稿擬就后,擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè),詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級(jí);

            5.辦公室應(yīng)根據(jù)黨支部、行政的要求和上級(jí)有關(guān)指示精神,有關(guān)文件規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

            6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé));

            7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚;

            8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;

            9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨政領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

            10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書(shū))統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印;

            11.文件打印清樣,應(yīng)由擬稿人校對(duì),校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;

            12.文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書(shū))分發(fā)并檢查落實(shí)情況。

            (五)文件的借閱和清退

            第十一條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě)便條,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

            第十二條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

            第十三條 辦公室收發(fā)員(文書(shū))對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

            (六)文件的立卷與歸檔

            第十五條 文件的歸檔范圍:

            1.凡下列文件統(tǒng)一分別由辦公室收發(fā)員(文書(shū))負(fù)責(zé)歸檔:

            (1)上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

            (2)黨支部、行政辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

            (3)黨支部會(huì)、主任辦公會(huì)議、中層干部會(huì)議、職工委員會(huì)以及各種例會(huì)記錄;

            (4)支部黨代會(huì)、職代工、工會(huì)會(huì)員代表大會(huì)、團(tuán)代會(huì)等組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

            (5)有保存價(jià)值的人民來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;

            (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)表言材料等;

            (7)上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

            (8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

            (9)單位日志和大事記;

            (10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

            2.業(yè)務(wù)科室,各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

            第十六條 立卷要求

            1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

            2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

            3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

            4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完。

            (七)文件的銷(xiāo)毀

            第十七條 對(duì)于多余、重復(fù)、過(guò)時(shí)和無(wú)保存價(jià)值的文件,辦公室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷(xiāo)毀手續(xù)。

            第十八條 經(jīng)審核同意銷(xiāo)毀的文件,應(yīng)在辦公室收發(fā)員(文書(shū))和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷(xiāo)毀。

          文件收發(fā)管理制度2

            第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況,特制訂本制度。

            第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件。按性質(zhì)種類(lèi)區(qū)分:行政類(lèi)〈有關(guān)規(guī)章制度、事項(xiàng)決策、通知、會(huì)議紀(jì)要等〉,業(yè)務(wù)類(lèi)〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營(yíng)事項(xiàng)〉,人事類(lèi)〈有關(guān)人員招聘、安排、獎(jiǎng)懲等〉,技術(shù)類(lèi)〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)文件等〉,其它類(lèi)〈不宜歸入上述各類(lèi)的〉。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函、電、來(lái)文,同級(jí)函、電、來(lái)文,本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料、合同、CAD圖、效果圖、預(yù)結(jié)算文件、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說(shuō)明書(shū)、保修卡等。

            第三條 公文的簽收

            1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時(shí),辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

            2.對(duì)上級(jí)部門(mén)發(fā)來(lái)的文件,要進(jìn)行文件、文號(hào)、編號(hào)的核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門(mén),并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

            第四條 公文的編號(hào)保管

            辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",作分類(lèi)登記編號(hào)、保管。 2.本公司外出人員開(kāi)會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存,如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

            1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由辦公室文秘分送承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén)閱辦,重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門(mén)閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

            2.一般性質(zhì)的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及多個(gè)公司或部門(mén)會(huì)辦的文件,由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門(mén)聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

            3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門(mén)經(jīng)理和承辦部門(mén),如關(guān)系到兩個(gè)以上部門(mén),應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過(guò)兩天(特殊情況例外)。

            第六條 文件的傳閱與催辦

            1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、員工宿舍和公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

            2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘,閱批文件一般不得超過(guò)兩天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示"、"擬辦意見(jiàn)"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門(mén)和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

            3.閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

            4.文件閱完后,應(yīng)交辦公室文秘,切忌橫傳。

            5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任,承辦部門(mén)接到文件、函電應(yīng)立即指定專(zhuān)人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

            6.按照閱文范圍,一般由有關(guān)部門(mén)定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室通知到單位閱文。

            第七條 發(fā)文的規(guī)定

            1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事、各分公司辦公室,其他部門(mén)一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。如若確屬工作合作關(guān)系、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門(mén)需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,方可擬定發(fā)文。

            3.對(duì)單位影響較大,涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

            第八條 發(fā)文的范圍:

            1.凡是以集團(tuán)辦公室、集團(tuán)人事部、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要,均屬發(fā)文范圍。

            2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于:

            (1)公布單位規(guī)章制度;

            (2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件;

            (3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng);

            (4)公布單位重大生產(chǎn)、技術(shù)、管理、行政、生活福利等工作的決定;

            (5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

            (6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

            (7)其他有關(guān)重大事項(xiàng);

            3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù)、管理工作中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由各部門(mén)書(shū)面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。

            第九條 發(fā)文程序規(guī)定:

            1.各部門(mén)需要發(fā)文,應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng);

            2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后,主辦部門(mén)應(yīng)以不違反國(guó)家法令,上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿;

            3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)煉、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

            4.文稿擬好后,擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單,詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。

            5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定,對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿;

            6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé));

            7.對(duì)審核時(shí)修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應(yīng)由擬搞部門(mén)重新整理寫(xiě)清楚;

            8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿,應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門(mén)會(huì)簽;

            9.文稿審核會(huì)簽后,按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);

            10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打印;

            11.文件打印初稿,應(yīng)由擬稿人校對(duì),并簽名;

            12.文件打字后,由辦公室派專(zhuān)人按數(shù)印刷,再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況,向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

            第十條 各部門(mén)有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,需經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽寫(xiě),辦公室主任簽字,并填寫(xiě)文件借閱單,對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱。

            第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。

            第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件,進(jìn)行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

            第十三條 文件的歸檔范圍:

            1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔:

            (1)政府部門(mén)來(lái)文,包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

            (2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類(lèi)計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

            (3)公司及部門(mén)各種會(huì)議記錄;

            (4)公司組織召開(kāi)的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)等;

            (5)有保存價(jià)值的來(lái)信來(lái)訪記錄及處理結(jié)果;

            (6)參加上級(jí)召開(kāi)的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等;

            (7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來(lái)單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

            (8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;

            (9)工作日志和公司大事記;

            (10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

            2.各部門(mén)日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各部門(mén)負(fù)責(zé)立卷歸檔。

            第十四條 立卷要求

            1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序,分門(mén)別類(lèi)地進(jìn)行整理歸檔。

            2.立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的`完整性。

            3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

            4.上年度形成的文件材料,要求在下年度7月份以前整理完

            第十五條 文件的時(shí)效性

            是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的,超過(guò)這個(gè)時(shí)間段,該文件?

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