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項目檔案管理制度

時間：2022-12-06 12:15:14 制度

項目檔案管理制度

　　在現(xiàn)實社會中，制度使用的情況越來越多，制度是國家法律、法令、政策的具體化，是人們行動的準(zhǔn)則和依據(jù)。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編為大家整理的項目檔案管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

項目檔案管理制度

項目檔案管理制度1

　　1項目部配置檔案信息員，由工程管理部技術(shù)員兼任，負(fù)責(zé)工程檔案、信息的收集和整理工作。

　　2檔案信息員必須收集各部門需要歸檔的'資料，按照檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求，對不符合者退回整改處理。

　　3檔案信息員對收集來的資料按照檔案管理相關(guān)文件要求進行整理，收集整理工程竣工資料，在項目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

　　4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對內(nèi)信息傳達工作，并將內(nèi)部反饋意見及時上達。

　　5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對外信息發(fā)布工作，對本單位及時報送《工程簡報》、《工程周報》、《質(zhì)量月報》、《安全月報》等報表，對業(yè)主項目部、監(jiān)理項目部及時報送《工程月報》、《日報》等報表。

　　6及時聯(lián)系各物資供貨單位，按規(guī)定要求審查各單位提供物資質(zhì)量保證文件，對不合格文件及時退回，并要求提供合格文件。

項目檔案管理制度2

　　為了做好工程及設(shè)備檔案資料的管理工作,參照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件的有關(guān)要求結(jié)合本公司實際情況和公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的相關(guān)要求特制訂本檔案管理制度。

　　一、歸檔范圍

　　主要為工程和設(shè)備檔案資料

　　1、工程檔案是指各類報批文件(對政府各行政部門的各類報批文件、回復(fù)的批示文件、對外發(fā)文、對外接收的文件)、各類合同(所有合作合同、供給合同、工程合同以及各合同的附件、補充合同,供應(yīng)商(服務(wù))單位的報價資質(zhì)資料、報價商務(wù)資料及報價匯總表說明文件,比價的考察調(diào)研報告,考察調(diào)研的影像、照片資料)、設(shè)計資料及圖紙、設(shè)計變更與工程洽商資料、監(jiān)理文件、施工日志、會議紀(jì)要、審計結(jié)論及各種驗收證件、檢測報告、材料設(shè)備的合格證及說明書、施工圖、財產(chǎn)移交手續(xù)及其他需要存檔的文件等。

　　2、設(shè)備檔案是鑒定評價(儀器)技術(shù)狀態(tài)的科學(xué)資料,是為保障(儀器)設(shè)備正常運轉(zhuǎn)并處于良好狀態(tài)的重要依據(jù)。檔案員接收歸檔本公司的各類設(shè)備資料。主要包括計劃、選購階段的儀器設(shè)備購買申請單、協(xié)議、合同、重要來往函件、電文;開箱驗收階段的裝箱單、開箱驗收單、出廠合格證書、出廠精度檢

　　3、驗單、圖樣、技術(shù)手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標(biāo)準(zhǔn)、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料、開箱檢驗記錄;安裝調(diào)試階段的試車、試驗記錄、安裝驗收單、存在問題及處理意見;運行及維護修理階段的設(shè)備儀器移交使用部門的附件和隨機工具清單、設(shè)備儀器維護保養(yǎng)和安全技術(shù)操作規(guī)程、設(shè)備儀器使用記錄、設(shè)備儀器保養(yǎng)情況記錄、設(shè)備儀器檢查記錄及維修記錄;改造、更新階段合理化建議及處理結(jié)果、設(shè)備儀器改造、改裝、更新的報告與批復(fù)、改進、改裝過程中形成的圖樣、技術(shù)文件、設(shè)備儀器報廢技術(shù)鑒定書、請示及批復(fù)文件、技術(shù)鑒定及成果申報獎勵等各類文件。

　　二、檔案保密制度

　　1、檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念,遵守公司的各項保密制度。

　　2、凡涉及不宜公開的公司機密等檔案,應(yīng)作秘密保管并嚴(yán)格控制查閱范圍,本公司人員需要查閱者,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　3、凡作秘密和內(nèi)部管理的'檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行查閱審批手續(xù),嚴(yán)禁擅自拍照和復(fù)制,利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,不得泄露公司秘密。

　　4、對確已無保存價值的建設(shè)工程和設(shè)備檔案,列出銷毀清冊,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由銷毀人、監(jiān)銷人銷毀,并簽名注銷。

　　三、檔案工作人員崗位職責(zé)

　　1、熱愛檔案事業(yè),忠于職守,遵紀(jì)守法,勤奮學(xué)習(xí),具備檔案專業(yè)知識。

　　2、負(fù)責(zé)本公司建設(shè)工程中形成的資料和設(shè)備資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用,為各項工作服務(wù)。

　　3、按規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交應(yīng)進館的檔案。

　　4、積極主動地向上級主管部門匯報檔案工作情況,接受其監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

　　5、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案業(yè)務(wù)工作。

　　四、檔案管理制度

　　1、非檔案管理人員不得擅自查閱檔案柜里的案卷,確因工作需要,須經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后方可查閱。

　　2、檔案柜內(nèi)的檔案要進行系統(tǒng)排列存放,不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西,做到完整安全,存放有序,查找方便

　　3、做好檔案柜內(nèi)'六防'(防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀)工作,平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案柜衛(wèi)生整潔、安全。

　　4、對檔案柜所藏檔案要進行經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時采取有效措施。

　　5、凡屬歸檔范圍內(nèi)的儀器設(shè)備的全套隨機技術(shù)文件,儀器設(shè)備說明書、樣本、圖紙、技術(shù)操作規(guī)程、合格證及安裝調(diào)試等材料若系一式二份,應(yīng)留一份存檔;只有一份的,將原件存檔,復(fù)印件隨機使用。

　　6、檔案員負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的收集、整理、保管、利用和統(tǒng)計工作。儀器設(shè)備檔案內(nèi)的文件材料,要按時間先后排列好,用鉛筆編寫頁號,凡有文字的頁面,都要編號,正面編在右上角,背面寫在左上角,然后填寫好卷內(nèi)目錄。

　　五、檔案安全制度

　　1、嚴(yán)格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度,檔案柜實行專人負(fù)責(zé),鑰匙應(yīng)妥善保管,如有丟失應(yīng)及時匯報并采取措施,非管理人員不得隨意翻閱檔案柜里的檔案。

　　2、每次長假前應(yīng)對檔案進行全面檢查,檔案柜加貼封條,切實消除安全隱患。

　　六、檔案資料查閱利用制度

　　1、本單位人員借閱檔案、資料須登記,未履行登記手續(xù)的,檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間,不得超過半個月,確需繼續(xù)借閱,必須辦理續(xù)借手續(xù)。對于關(guān)鍵性和常用部分的檔案應(yīng)使用復(fù)印件,盡量不用原件,一般由使用人復(fù)印。

　　2、檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員,特殊情況需要外借時,須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件,借用人要妥善保管,不得毀壞和遺失,按期歸還,如有損壞、遺失,由借用人負(fù)責(zé)。外單位人員需要復(fù)印檔案柜里資料時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可進行。

　　3、檔案柜里有檔案、資料需交給其他單位時應(yīng)填交接單方可交付。

　　4、查閱檔案時,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等,嚴(yán)禁涂改和拆撕檔案,違者且造成檔案損毀的,依法追究當(dāng)事人行政、法律責(zé)任。

　　5、查閱檔案者有義務(wù)將利用效果反饋給檔案管理人員,以利探索和總結(jié)檔案利用工作規(guī)律,更好地為各項工作服務(wù)。

　　七、檔案的收集

　　1、檔案管理人員收到公司內(nèi)部人員或相關(guān)單位人員給予的資料應(yīng)及時登記。

　　2、工程檔案資料按項目收集檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類統(tǒng)一存放檔案盒貼上標(biāo)簽并做電子目錄方便日后檢索。

　　3、設(shè)備檔案資料按名稱分類組卷,將一組內(nèi)容上具有有機聯(lián)系的材料組合成一個保管單位。卷內(nèi)文件排列,依照設(shè)備材料的自然形成過程排列并做電子目錄方便日后檢索。

　　4、應(yīng)妥善保存各類檔案和資料,如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工程師審閱確定用途。

　　5、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位向本公司移交檔案時,應(yīng)編制移交清單,雙方簽字、蓋章后方可交接。

　　6、項目簽訂承包合同中應(yīng)明確規(guī)定工程檔案資料和設(shè)備資料編制的責(zé)任范圍、內(nèi)容、套數(shù)、案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及時間要求。施工單位不按時提交合格竣工圖的不算完成施工任務(wù)。

　　7、本公司購置的設(shè)備儀器的隨機全套資料,由拆箱負(fù)責(zé)人收集齊全,及時移交檔案員,統(tǒng)一積累和集中保管。

項目檔案管理制度3

　　為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。

　　第一條“投資項目”是指：

　　(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

　　第二條

　　(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。

　　第三條

　　全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：

　　(一)全資投資項目類;

　　(二)合資合作投資項目類;

　　(三)內(nèi)地投資項目類;

　　(四)境外投資項目類。

　　第四條

　　全資投資項目檔案包括的必要文件是：

　　(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;

　　(二)給政府的請求報告和政府批文;

　　(三)企業(yè)章程和董事會決議;

　　(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

　　(五)資信證明或資金來源證明;

　　(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

　　(七)項目實際投資金額證明材料;

　　(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。

　　第五條

　　合資合作投資項目檔案包括的文件是：

　　(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;

　　(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;

　　(三)給政府的申請報告和政府批文;

　　(四)合資企業(yè)合同書;

　　(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;

　　(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

　　(七)合資各方資信證明或資金來源證明;

　　(八)各方(中方)主管單位意見;

　　(九)合資各方委派的董事名單;

　　(十)進口設(shè)備、辦公用品清單;

　　(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;

　　(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

　　(十三)項目實際投資金額證明材料;

　　第六條

　　(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：

　　(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;

　　(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

　　(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;

　　(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;

　　(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

　　(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;

　　(七)會計師事務(wù)所的.驗資報告;

　　(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;

　　(九)銀行開具的資信證明;

　　(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;

　　(十一)政府主管部門批文;

　　(十二)工商局批文;

　　(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

　　(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

　　(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

　　(十六)項目實際投資金額證明材料;

　　第七條

　　(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。境外投資項目檔案包括的必要文件是：

　　(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;

　　(二)可行性研究報告;

　　(三)海外公司合同、章程;

　　(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

　　(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;

　　(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;

　　(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;

　　(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

　　(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;

　　(十)項目實際投資金額證明材料;

　　第八條

　　項目檔案的收集和保管

　　(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;

　　(二)各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時，建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認(rèn)可;

　　(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進行編號、歸檔;

　　(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

　　第九條

　　項目檔案的查閱

　　(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);

　　(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;

　　(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;

　　(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;

　　(五)查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。

　　第十條

　　所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責(zé)任。

　　第十一條

　　由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

項目檔案管理制度4

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的開發(fā)、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、檔案機構(gòu)及其職責(zé)

　　公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管和銷毀；

　　3、檔案材料的查借閱、催還。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。

　　4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　5、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金，對方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合。

　　五、檔案的.管理

　　1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每年對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。

　　八、檔案的銷毀

　　1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案銷毀清冊（見附表三）。

　　2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷毀失效檔案。

　　3、銷毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷毀方式另作說明。

　　4、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊上簽字。

　　5、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

　　九、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見附表四）。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、資料員對文件的查（借）閱情況要進行登記（見附表五）。

　　4、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管及時處理。

　　6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。

　　7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”。

　　十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。

　　二00九年九月十日

項目檔案管理制度5

　　一、檔案的建立。

　　1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入柜--利用--檢查

　　1.2明確建檔內(nèi)容，實行系統(tǒng)收集、集中管理。

　　1.2.1房屋檔案：包括本物業(yè)的設(shè)計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等;

　　1.2.2設(shè)備設(shè)施檔案：包括各種設(shè)施設(shè)備的線路圖紙、使用說明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養(yǎng)合同及維修保養(yǎng)記錄等;

　　1.2.3業(yè)主檔案：包括業(yè)主入住時所填寫的"業(yè)主概況表"、"業(yè)主公約"、"入住契約"、"前期服務(wù)協(xié)議"、"接房登記表"等。

　　1.2.4文秘檔案：包括業(yè)主公約、商家公約、業(yè)委會決議、物管政策法規(guī)、市區(qū)房管局的文件以及對本物業(yè)進行管理的各項規(guī)章制度等;

　　1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證復(fù)印件、上崗證、學(xué)歷證復(fù)印件、職稱證復(fù)印件、工作變動記錄、獎懲記錄等;

　　1.2.6財務(wù)檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務(wù)報表、納稅報表、維修基金使用的預(yù)算、計劃、業(yè)委會批準(zhǔn)使用的.文件等。

　　1.3建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。

　　二、檔案管理

　　2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經(jīng)常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴(yán)密管理，并保存復(fù)印件。

　　2.2檔案管理要求：

　　2.2.1進行標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。

　　2.2.2采用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠卷、照片、圖表等，并采用適當(dāng)?shù)谋４娣椒ā?/p>

　　2.2.3加強保密意識培養(yǎng)，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。

　　2.2.4實行檔案管理手段的現(xiàn)代化，運用計算機檢索手段，開發(fā)多媒體信息查詢系統(tǒng)。

　　2.2.5堅持檔案資料收集的系統(tǒng)化。

　　2.2.6作到檔案分類科學(xué)化。檔案按內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分柜保存。

　　2.2.7實行檔案管理工作檢查經(jīng)常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。

項目檔案管理制度6

　　一、目的：

　　為了進一步加強部門檔案管理，促進部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè)，特制訂本規(guī)定。

　　二、規(guī)程主要內(nèi)容：

　　（一）部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人，按專人管理，人人參與的原則，建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程（責(zé)任人變動時，必須進行清點移交手續(xù)）。

　　（二）明確檔案分一級、二級、三級的分類管理。

　　1、一級范圍：各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。

　　2、二級范圍：公用書籍、辦公用品、用具；制服；工具等。

　　3、三級范圍：日常各項記錄本；點檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。

　　（三）上述內(nèi)容均指部門共享的'檔案，與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。

　　（四）檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號等分組別類。

　　（五）各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案目錄，文件夾（盒）等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容，與目錄對應(yīng)。

　　（六）檔案管理責(zé)任人要按照檔案保管一覽表，每年進行二次以上的全面清理、整理。

　　（七）檔案資料管理應(yīng)注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護工作。

　　（八）檔案的借閱、復(fù)印等必須經(jīng)理（或科長）以上及批準(zhǔn)方可辦理。

　　三、本規(guī)程自xx年一月一日起實施。

項目檔案管理制度7

　　1、項目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長期保存的`文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關(guān)規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟方面的設(shè)計變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應(yīng)有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應(yīng)及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

項目檔案管理制度8

　　●檔案管理規(guī)定

　　1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

　　2、有關(guān)物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財務(wù)報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動用。

　　3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔清單和編號目錄。

　　4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。

　　5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時,應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

　　6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。

　　7、因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

　　8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況,對不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

　　9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

　　●小區(qū)管理保密規(guī)定

　　1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。

　　2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

　　3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時,由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

　　4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必須隱蔽放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。

　　5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

　　6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時效,過時收回。

　　7、員工應(yīng)具有維護他人隱私的法律意識,主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密,對任何人的不正當(dāng)打探行為,應(yīng)堅決拒絕并向公司報告。

　　8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重處罰,并由當(dāng)事人個人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

　　●小區(qū)檔案資料

　　1、小區(qū)驗收檔案:

　　1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

　　2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。

　　3)小區(qū)機電設(shè)備保養(yǎng)合約。

　　4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗收記錄。

　　5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

　　6)單元驗收及移交記錄。

　　2、小區(qū)二次裝修檔案:

　　1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

　　2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

　　3、住戶資料:

　　1)小區(qū)住戶入伙資料。

　　2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。

　　4、小區(qū)管理文本匯編:

　　1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。

　　2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

　　3)小區(qū)各項管理分包合約。

　　5、小區(qū)設(shè)備維修保養(yǎng)資料:

　　1)各類設(shè)施設(shè)備專門的維修保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

　　2)各類設(shè)施設(shè)備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。

　　3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。

　　4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。

　　6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測:

　　1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。

　　2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。

　　3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。

　　4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測記錄資料。

　　7、日常文檔:

　　1)日常通知、文件的存檔。

　　2)小區(qū)管理費收繳情況。

　　3)公司管理費財務(wù)報告。

　　4)會議記錄。

　　5)值班記錄。

　　6)安保值班記錄。

　　7)其他管理記錄。

　　●檔案資料的管理要求

　　1、采用多種形式的文檔儲存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采用適當(dāng)?shù)谋９堋Υ娣椒ā?/p>

　　2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲存,便于查找和利用。

　　3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設(shè)置子目錄進行分類管理,并定期清除過期無效文件。

　　4、原始文件按照文件的使用性質(zhì)及重要性進行分類,并編制相應(yīng)的`文件目錄,文件狀況有所變動時,應(yīng)及時調(diào)整目錄的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者及時找到有效的文件。

　　5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定,其他未經(jīng)授權(quán)者無權(quán)決定。

　　6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號,登記造冊,編輯目錄,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

　　7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達到文件管理要求,必須做到檔案標(biāo)識清晰、分類明確,易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查,如有輕微破損應(yīng)立即修補,損壞嚴(yán)重須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況,以便及時收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

　　8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需及時進行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

項目檔案管理制度9

　　一、目的

　　為規(guī)范公司的工程項目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

　　二、工程項目檔案歸檔范圍

　　本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在，公司在工程項目的設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖紙、方案、圖錄像等。其主要包括：中標(biāo)通知書，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專業(yè)分包合同，采購合同，工程預(yù)（結(jié)）算書，工程設(shè)計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委托書，開工報告，請款報告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。

　　三、資料員及其職責(zé)

　　部門經(jīng)理指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調(diào)閱、交接等工作。其主要職責(zé)包括：

　　1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；

　　2、檔案材料的保管；

　　3、檔案材料的查借閱、催還；

　　4、項目結(jié)束后與綜合部相關(guān)負(fù)責(zé)人完成檔案資料的交接。

　　四、檔案的立卷、收集、整理

　　1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。

　　2、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理。

　　3、各項目的'職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記。

　　4、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。

　　五、檔案的管理

　　1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

　　2、每月對檔案進行一次清理。

　　3、清除不必要保存的材料。

　　4、對破損和褪色的材料進行修補和復(fù)制。

　　六、檔案要求

　　1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

　　2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

　　3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

　　七、檔案的保管

　　1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。

　　2、所有檔案應(yīng)專柜存放，加鎖。

　　3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場所。

　　八、檔案的查借閱

　　1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱登記表方可查閱。

　　2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續(xù)，經(jīng)項目經(jīng)理簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

　　3、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。

　　4、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告項目經(jīng)理及時處理。

　　九、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

　　1、毀損、丟失或擅自銷毀檔案。

　　2、擅自向外界提供、抄摘檔案。

　　3、涂改、偽造檔案。

　　4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

　　5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級借閱。

　　附件一

　　工程技術(shù)資料參考目錄

　　1、開工報告、施工現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄

　　2、圖紙會審紀(jì)要、設(shè)計變更、洽商記錄

　　3、施工組織設(shè)計(施工措施)

　　4、技術(shù)交底、技術(shù)復(fù)核

　　5、工程定位測量、放線記錄、復(fù)核記錄

　　6、原材料出廠合格證及進場檢(試)驗報告（鋼筋、水泥、磚、防水材料等）

　　7、施工試驗報告及見證檢測報告

　　8、隱蔽工程驗收記錄、基槽驗收記錄

　　9、施工記錄

　　10、預(yù)制構(gòu)件、預(yù)拌混凝土合格證

　　11、地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)驗收記錄及抽樣檢測資料

　　12、檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄

　　13、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄

　　14、施工日志、地質(zhì)勘察報告

　　15、土壤(素土、灰土)干密度試驗報告（回填土試驗報告）

　　16、砂漿配合比通知單

　　17、砂漿(試塊)抗壓強度試驗報告及評定

　　18、混凝土配合比通知單

　　19、混凝土(試塊)抗壓強度試驗報告及評定

　　（同條件養(yǎng)護混凝土試塊強度報告匯總及測溫記錄）

　　20、商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報告

　　21、鋼筋接頭(焊接)試驗報告，焊條（劑）合格證

　　22、水池滿水試驗記錄

　　23、建筑物沉降觀測記錄

　　24、結(jié)構(gòu)吊裝記錄

　　25、現(xiàn)場施工預(yù)應(yīng)力記錄

　　26、工程質(zhì)量事故處理記錄

　　27、管道、配件出廠合格證及進場檢（試）驗報告

　　28、管道、設(shè)備強度試驗、嚴(yán)密性試驗記錄

　　29、系統(tǒng)清洗、灌水、通水、通球試驗記錄

　　30、進場電器材料、設(shè)備出廠合格證及試驗報告）

　　31、設(shè)備調(diào)試記錄、接地、絕緣、電阻測試記錄

　　32、暖氣管道、散熱器壓力試驗記錄

　　33、單位(子單位)工程質(zhì)量控制資料核查記錄

　　34、單位(子單位)工程質(zhì)量竣工驗收記錄

　　35、單位(子單位)工程安全和功能檢驗資料核查及功能抽查記錄

　　36、單位(子單位)工程觀感抽查記錄

　　37、竣工驗收報告

　　38、竣工驗收證書

項目檔案管理制度10

　　文件及技術(shù)檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經(jīng)理部的解散、人員調(diào)動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據(jù),體現(xiàn)'重生產(chǎn)同樣重技術(shù)檔案管理'的方針,實現(xiàn)生產(chǎn)和內(nèi)業(yè)雙豐收,特制定文件、技術(shù)檔案管理制度。

　　(1)文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)、意義

　　①文件及技術(shù)檔案管理的任務(wù)是

　　按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設(shè)全過程中具有保存價值的用于指導(dǎo)施工的技術(shù)文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關(guān)技術(shù)檔案管理部門。

　　②文件及技術(shù)檔案管理的意義是

　　可以保證技術(shù)文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產(chǎn)的需要,出了問題,有據(jù)可查,從而起到穩(wěn)定正常生產(chǎn)的作用。

　　(2)文件及技術(shù)檔案管理制度

　　①文件管理制度

　　施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。

　　②技術(shù)檔案管理制度

　　施工過程中產(chǎn)生的技術(shù)資料,項目經(jīng)理部應(yīng)設(shè)專職人員,按照is09001:20xx 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

　　(3)文件及技術(shù)檔案管理的方法

　　①文件管理方法

　　a、收集:主要是注意搞好日常文件的'管理工作。

　　b、整理及編目:是在文件全面收集基礎(chǔ)上,對來文或發(fā)文進行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類應(yīng)根據(jù)文件的行文類別區(qū)分。同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

　　②技術(shù)檔案管理辦法

　　a、收集:由項目經(jīng)理部工程管理部統(tǒng)一管理。

　　b、整理及編目:是在技術(shù)檔案材料全面收集基礎(chǔ)上,對技術(shù)檔案材料進行科學(xué)地分類和有秩序地排列。分類按技術(shù)檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術(shù)檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術(shù)檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術(shù)檔案的內(nèi)容和他們之間聯(lián)系,便于檢查。

　　(4)交工驗收及資料整理

　　①建立技術(shù)資料復(fù)核制,來源于施工過程中的資料,必須現(xiàn)場填寫且有人復(fù)核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

　　②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

　　③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

　　(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

　　①在交工資料的基礎(chǔ)上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。

　　②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據(jù)及日期等。

　　③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經(jīng)理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據(jù)之一。

項目檔案管理制度11

　　1為規(guī)范檔案管理，充分發(fā)揮檔案作用，更好地為公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》和國家檔案局頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。

　　1.2本制度適用于公司系統(tǒng)各單位，公司下屬單位可結(jié)合實際，制定本單位的檔案管理制度。

　　1.3公司檔案工作實行統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則。公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理全公司各種類和載體的檔案，各部門負(fù)責(zé)本部門資料的歸檔和管理工作，人事部負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。

　　1.4公司檔案工作應(yīng)納入公司管理程序及各部門有關(guān)人員崗位責(zé)任制。各部門及有關(guān)人員按照其崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)本崗位在工作中產(chǎn)生的各類載體材料的歸檔工作。

　　1.5部門文書負(fù)責(zé)對本部門形成的各載體材料進行收集、整理，填寫檔案移交清單后按要求向公司檔案室移交。

　　1.6公司全體干部員工都有保護檔案的義務(wù)和維護檔案完整安全的職責(zé)，任何人不得拒絕歸檔，對私自損毀檔案和不按要求歸檔的,應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)部門和責(zé)任人的責(zé)任。

　　2文件材料的歸檔

　　2.1歸檔范圍

　　凡公司在各項工作活動（包括籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動等）中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體材料應(yīng)列入歸檔范圍，包括但不限于以下內(nèi)容：

　　2.1.1發(fā)文、收文(上下級單位和外單位的來文)。

　　2.1.2會議材料：由公司及各部門負(fù)責(zé)組織召開的各種重要的綜合、專業(yè)、專題會議材料，包括會議指南、會議講話、報告、會議交流或討論材料、會議記錄、錄音、錄像和照片等，以及外出參加會議帶回的與本單位有關(guān)的文件材料。

　　2.1.3各類統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料，生產(chǎn)經(jīng)營簡報、月(周)報。

　　2.1.4公司規(guī)劃、經(jīng)營分析、財務(wù)分析等專題材料。

　　2.1.5合同協(xié)議文本包括合同協(xié)議（正本）、合同審批（會簽）表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、履行情況記載、糾紛或爭議的處理情況記載及有關(guān)材料。

　　2.1.6調(diào)度運行材料包括調(diào)度運行報告、圖表等文件材料。

　　2.1.7科研課題材料包括調(diào)研、申報立項研究、試驗總結(jié)、鑒定報獎、推廣應(yīng)用等材料。

　　2.1.8基建項目材料包括公司基本建設(shè)項目前期材料、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工和驗收文件圖紙等材料，以及使用、維修、改建、擴建等材料。

　　2.1.9會計檔案包括公司總部財務(wù)報表、賬簿、憑證、財務(wù)移交清單等。

　　2.1.10上級視察、對外交流、工作組調(diào)研、黨政工團等各項業(yè)務(wù)管理與活動中產(chǎn)生的文件(交流)材料、報告、錄音錄像及照片等。

　　2.1.11上級或其它單位頒發(fā)、贈與的獎狀、獎杯、獎牌、證書、錦旗，以及上級領(lǐng)導(dǎo)或名人的題詞、書畫、簽名留念冊等。

　　2.1.12公司及各部門負(fù)責(zé)印制的對外宣傳材料、印刷品、音像制品等。

　　2.1.13依靠傳播媒體展現(xiàn)的、有保存價值的，以特殊載體或電子形式存在的有保存價值的網(wǎng)站文件、電子郵件、多媒體文件、程序文件、結(jié)構(gòu)性文件等。

　　2.1.14電力營銷過程中形成的具有保存價值的各種資料和記錄。

　　2.2歸檔文件材料來源

　　2.2.1公司內(nèi)部形成的文件材料。

　　2.2.2公司所屬單位和派出機構(gòu)（包括境外機構(gòu)）應(yīng)報公司的文件材料。

　　2.2.3公司引進項目、外購設(shè)備等帶來的文件材料。

　　2.2.4公司投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向公司提交的文件材料。

　　2.2.5公司參與的合作項目，合作單位按要求應(yīng)向公司提交的文件材料

　　2.2.6公司執(zhí)行、辦理、接收的外來文件材料及各種載體材料。

　　2.2.7公司在營銷工作中產(chǎn)生的各種與客戶有關(guān)的材料等。

　　2.3歸檔文件材料載體

　　歸檔的文件材料載體主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

　　2.4歸檔時間

　　2.4.1管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。

　　2.4.2科研課題、基建項目、信息化項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。

　　2.4.3外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔。

　　2.4.4公司職工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。

　　2.4.5會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案室移交。

　　2.4.6審計(紀(jì)檢)檔案由審計和紀(jì)檢部門負(fù)責(zé)收集整理，在工作結(jié)束后的次年6月前向檔案室移交歸檔。

　　2.4.7合同(招投標(biāo))文件在合同辦理完畢后三個月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　2.4.8磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔。

　　2.4.9電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

　　2.4.10下列文件材料應(yīng)隨時歸檔

　　2.4.10.1變更、修改、補充的文件材料。

　　2.4.10.2公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料。

　　2.4.10.3公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料。

　　2.4.10.4其他臨時活動中形成的文件材料。

　　2.5歸檔要求

　　2.5.1 整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，并符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求。

　　2.5.2歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得更改。

　　2.5.3非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

　　2.5.4具有永久、長期保存價值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。

　　2.5.5歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。

　　2.5.6歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。

　　2.5.7公司與其他單位合作完成的項目，公司作為主辦單位的保存全套文件材料，公司作為協(xié)辦單位的保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。

　　2.5.8各部門文書人員應(yīng)檢查本部門歸檔文件材料的齊全、完整與準(zhǔn)確情況，整理完畢并編制移交清冊，由部門或項目負(fù)責(zé)人簽字核準(zhǔn)后向檔案室移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。檔案室接收時應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。

　　2.5.9交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。

　　3歸檔文件的分類和定義

　　公司檔案分為：A文書檔案、B生產(chǎn)運行檔案、C會計檔案、D工程建設(shè)項目檔案、F審計檔案、G照片檔案、H合同檔案、K科研檔案、R榮譽、實物檔案、S傳媒電子檔案、X信息化項目檔案、Y營銷客戶檔案、Z招投標(biāo)檔案。

　　3.1文書檔案

　　文書檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中直接形成的有保存價值的各種形式的歷史記錄。

　　3.2生產(chǎn)運行檔案

　　生產(chǎn)運行檔案是指企業(yè)在電力生產(chǎn)、調(diào)度運行中形成的有保存價值的歷史記錄。

　　3.3會計檔案

　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。

　　3.4工程建設(shè)項目檔案

　　工程建設(shè)項目檔案是指從建設(shè)準(zhǔn)備階段到項目竣工驗收以及運行維護技術(shù)改造過程中形成的、具有保存價值的歷史記錄。

　　3.5審計檔案

　　審計檔案是指在各類審計活動中直接形成的，具有保存價值的以紙質(zhì)、磁質(zhì)、光盤和其它形式存在的歷史記錄。

　　3.6照片檔案

　　照片檔案是指企業(yè)在社會活動中直接形成的以靜態(tài)圖像?