新時期如何做好檔案管理
導(dǎo)語：新時期;檔案管理;創(chuàng)新與發(fā)展 隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案事業(yè)也顯得十分重要。辦公領(lǐng)域現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用和信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，給檔案工作帶來了新的變化和要求。
1、新時期檔案管理現(xiàn)代化主要內(nèi)容
1.1檔案資源信息化
檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。
信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，其主要包括：—是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫;二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案信息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。
1.2檔案保護現(xiàn)代化
隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這些檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學(xué)性的和磁性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都布不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案保護現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅要研究有效保護和保管檔案載體的方式、力琺，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。
1.3管理手段現(xiàn)代化
管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之—。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法，形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導(dǎo)檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。
其次是先進的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
1.4檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化
檔案標(biāo)準(zhǔn)化通過制定和貫徹各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)—的科學(xué)準(zhǔn)則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中取得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)—的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
2、正確認識檔案在我國經(jīng)濟建設(shè)中的作用
檔案是歷史的真實寫照，人類的發(fā)展不能割斷歷史。檔案提供的史料，是當(dāng)今進行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于它的收集、整理、保管的特殊性，決定它對歷史反映的真實程度要優(yōu)越于其它資料，為人們認識世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國的經(jīng)濟建設(shè)進行決策和制定政策，提供強有力的依據(jù)。
檔案資料包含著人類智慧的結(jié)晶，蘊藏著前人寶貴的知識和經(jīng)驗，是廣大專業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學(xué)習(xí)的寶庫，人們從中吸收養(yǎng)分，為祖國的經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
3、開發(fā)和利用檔案信息資源，為經(jīng)濟建設(shè)服努
3.1要加強做好檔案資料的基礎(chǔ)工作
對于檔案事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和負責(zé)人，要依法加強對檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，特別是對經(jīng)濟、科技檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。要完善檔案管理辦法，建立標(biāo)準(zhǔn)體系，使檔案的管理、歸檔和利用做到有序化。
特別是在當(dāng)前，電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)在檔案事業(yè)中逐漸得到應(yīng)用時，更要加強管理、指導(dǎo)和監(jiān)督。對于從事檔案工作的工作者來說，首先要熱愛檔案事業(yè)，把檔案事業(yè)看成是一項神圣的事業(yè)，具有良好的職業(yè)道德。
其次，要有很好的檔案管理工作能力，收集、整理和保管檔案看來很平凡，實質(zhì)上是很強的專業(yè)技術(shù)工作。由于檔案工作是一種案頭工作，默守陳規(guī)，就會沒有生氣，檔案工作要做得有生氣，就是要檔案工作者不僅會管理好檔案，更重要的是首先要收集、整理好檔案，檔案是人化的自然客體，是歷史的記錄、要使歷史記錄變成有保存價值的歷史記錄就需要我們?nèi)ヌ暨x、整理、立卷。這要求我們檔案工作者要有正確的觀念和正確的方法論，有敏銳的眼光，有精湛的檔案工作技術(shù)。
檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序，要防止為了“達標(biāo)”和“過關(guān)”去搞檔案突擊整理。要做好檔案管理的保密工作。在檔案利用過程中要制訂檔案利用監(jiān)督措施，要依法利用好檔案，使之為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。
3.2加強檔案教育，提高檔案工作者的素質(zhì)
首先，培養(yǎng)檔案人員為社會主義經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的觀念。要加強社會主義市場經(jīng)濟理論的教育。檔案工作必須貼近社會主義市場經(jīng)濟，檔案工作者必須了解經(jīng)濟工作，黨的政策方針和經(jīng)濟管理知識，這樣才能有效地為社會主義經(jīng)濟服務(wù)。
其次，要增強檔案人員的工作能力以適應(yīng)新時代的檔案工作。由于科技的進步，檔案的管理手段也在發(fā)生變化，檔案的載體形態(tài)、管理程序、技術(shù)方法等都發(fā)生變化，這些變化對檔案管理人員的工作能力提出了新的要求。因此，根據(jù)檔案工作所發(fā)生的變化，必須對檔案人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以增強他們的工作能力。
再次，要優(yōu)化檔案人員知識結(jié)構(gòu)，以培養(yǎng)他們的創(chuàng)新精神和能力。創(chuàng)新能力的強弱與知識結(jié)構(gòu)有很大關(guān)系，掌握的知識新、現(xiàn)代技術(shù)多、知識結(jié)構(gòu)合理的人，他的創(chuàng)新能力的培養(yǎng)就快。我們要發(fā)展檔案事業(yè)，服務(wù)好經(jīng)濟建設(shè)，就必須要博學(xué)多才，特別是要注重對現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和檔案邊緣科學(xué)知識的掌握。
3.3跟上形式、更新觀念、搞好服務(wù)
檔案工作具有案頭工作性質(zhì)，而按頭工作很容易讓人們忽視外界環(huán)境的變化，這也是一些檔案人員在思想上滯后環(huán)境變化的原因。在當(dāng)前，檔案工作要樹立“檔案工作要服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，注重經(jīng)濟效益和社會效益”的觀念。主動向有關(guān)單位做宣傳，使檔案得到充分利用，取得更好的經(jīng)濟效益和社會效益。
4.擴大社會宣傳，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面
檔案事業(yè)是社會事業(yè)的一個組成部分。提高檔案工作的社會地位，進而發(fā)展檔案事業(yè)就必須擴大檔案工作的影響;創(chuàng)新檔案宣傳領(lǐng)域。繼《中國檔案)、《檔案學(xué)研究)、(檔案學(xué)通訊)等國家級檔案刊物出版發(fā)行后，又創(chuàng)辦了(中國檔案報)，成為世界范圍內(nèi)唯一一份檔案工作報紙。
同時，各省、市、自治區(qū)也都創(chuàng)辦檔案刊物，宣傳檔案工作，交流工作經(jīng)驗，開展學(xué)術(shù)研討，報道好人好事，擴大了檔案工作的社會影響，促進了檔案工作的發(fā)展。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，新的經(jīng)濟組織不斷出現(xiàn)，要求檔案工作與時俱進，跟蹤指導(dǎo)，服務(wù)到位，及時建立新經(jīng)濟組織的檔案工作。
為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，推進了社保檔案、社區(qū)檔案、家庭檔案等的建立，擴大了檔案工作的社會影響，強化了檔案工作的服務(wù)措施，拓寬了檔案工作的領(lǐng)域，使檔案工作更好地服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，服務(wù)于政治文明、精神文明建設(shè)，開創(chuàng)了檔案工作的新局面。
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