新時期怎樣做好檔案管理
導(dǎo)語：要做好檔案管理工作，必須從多方面入手。爭取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，實施現(xiàn)代化管理是加做好檔案工作的途徑，提高檔案管理人員的素質(zhì)是做好檔案工作的保證。
新時期怎樣做好檔案管理
一、檔案管理在單位管理過程中的重要作用
(一)組織文化方面作用
人事檔案與組織文化緊密相連，檔案是單位發(fā)展的真實記錄和見證，檔案也是組織文化的重要組成部分。單位檔案是企事業(yè)單位的“成長記錄”，記載著企事業(yè)單位成立時的情況、歷任法定代表人的變更、辦公地點的變遷、資金等其他變動情況，是企事業(yè)單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄。
完整規(guī)范的企事業(yè)單位法人檔案能深入的反映企事業(yè)單位發(fā)展變化的歷程。通過單位的人事檔案我們能夠了解到這個單位的成長歷程，單位的核心價值觀，文化氛圍等。一段段影像，一份份文件，一張張照片，一件件實物，都會讓員工產(chǎn)生了歸屬感、凝聚力和向心力。
(二)對員工的個人發(fā)展起到了不可忽視的作用
檔案管理是單位行政工作的工具之一，組織當(dāng)中任何規(guī)章制度的出臺，都是建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學(xué)化，有利于提高工作效率和管理水平。
現(xiàn)階段，由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效力。員工個人的人事檔案不僅為單位選人、用人及日常管理等工作服務(wù)，同時也為個人切身利益服務(wù)。對于個人來說，無論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項證明的出具等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
每個員工都在以自己的實踐活動書寫著自己的歷史，同時將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說人事檔案將伴隨每個人的一生并發(fā)揮著重要的作用。
(三)對于用人單位來說，檔案為單位的人事部門的工作提供重要依據(jù)
檔案是個人歷史的真實記錄，利用檔案可以具體的了解個人過去的`工作經(jīng)歷，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)。現(xiàn)代的單位為了更好的選聘到適合的人才，通常在面試之后都會跟查閱檔案材料中的思想品德、能力水平、歷史情況等原始材料結(jié)合起來。在用人過程中形成的定級、調(diào)資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據(jù)，檔案的正確使用能夠為人力資源的正確選拔和配置起到重要參考作用。
二、新時期做好檔案管理工作的對策建議
(--)不斷健全新時期檔案管理制度
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，對做好檔案管理工作，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系提出了新的挑戰(zhàn)。檔案記載著豐富的信息，但是檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。所以在建立規(guī)章制度時首先要符合單位特點和檔案管理實際，更好的適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次，利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，可以收到事半功倍的效果。
目前檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，降{氐了人為因素在文件歸檔工作中的影響，發(fā)揮了計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。第三，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。
因此，在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。同時，要對檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)重新進(jìn)行規(guī)范。在材料的收集上要做到及時、完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性;在遞轉(zhuǎn)檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠;在別人查閱、傳閱檔案時，要注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還應(yīng)該積極主動的跟有關(guān)部門聯(lián)系，及時更新、補(bǔ)充檔案新材料。這一切，都離不開嚴(yán)格合理的規(guī)章制度。
(二)重新定位新時期檔案管理的功能
長時間以來，檔案管理工作人員對檔案功能沒有充分挖掘，沒有跳出傳統(tǒng)的對檔案管理功能的理解。新時期，我們應(yīng)該對檔案的功能進(jìn)行重新定位：在對檔案的原有重要部分予以保留的同時，對檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，使檔案所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好的為組織服務(wù)。
(三)建立用人與管檔相分離的人事檔案管理體制
改革現(xiàn)行“人檔合一”的單位、部門所有的人事檔案管理體制，按照“人檔分離”和集中統(tǒng)一的改革思路，將政府人事部門所屬人才流動機(jī)構(gòu)、勞動部門所屬就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、教育部門所屬畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)機(jī)構(gòu)以及政府其它部門所屬的相應(yīng)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的入事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統(tǒng)一的人事檔案管理中心。
除公務(wù)員身份的人事檔案仍由黨委組織部門管理外，企事業(yè)單位人員、大中專畢業(yè)生、非公有制單位的人員以及其他社會流動人員的人事檔案，統(tǒng)一由政府所屬的人事檔案管理中心管理。人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)立為不以盈利為目的的公益型事業(yè)單位，在建立檔案管理相應(yīng)設(shè)施和提供服務(wù)的經(jīng)費來源方面，從初始設(shè)置的“以檔養(yǎng)檔、適當(dāng)收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經(jīng)費，從而以機(jī)構(gòu)的獨立性、職能的專業(yè)性、服務(wù)的無償性為基礎(chǔ)，逐步建立為社會公信力強(qiáng)的人事檔案管理機(jī)構(gòu)。
(四)全面提升新時期檔案管理人員素質(zhì)
在檔案管理的過程中，配備責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)高的的檔案管理人員。檔案管理工作的專業(yè)性強(qiáng)，這就要求檔案管理人員在具備高度責(zé)任感的同時具有一定的檔案管理專業(yè)水平，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和先進(jìn)管理方法管理檔案的基本技能。
因此，檔案管理人員需要通過不斷學(xué)習(xí)豐富的專業(yè)知識，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能更好的為新時期檔案管理工作服務(wù)。提高新時期檔案管理人員的素質(zhì)，還要求我們建立健全激勵機(jī)制和繼續(xù)教育管理制度。檔案管NI作水平需要不斷的提升，意味著檔案管理人員素質(zhì)也需要不斷提高，這就需要通過檔案專業(yè)知識繼續(xù)教育，促進(jìn)檔案管理人員更新業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力。
同時，我們要多渠道的進(jìn)行人才培養(yǎng)。從實際出發(fā)，按照不同的崗位不同的層次，多渠道、多形式的對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。堅持學(xué)用結(jié)合，為檔案管理專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會，要通過各種形式對檔案管理人員進(jìn)行保密法、檔案法以及國家有關(guān)檔案工作法規(guī)的宣傳教育，使之充分認(rèn)識做好檔案工作的重要意義。
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