會計電算化檔案管理的要求
會計檔案管理是單位內部控制和財務管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續決策提供依據具有重要意義。以下是小編為大家收集的會計電算化檔案管理的要求，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
計算機內會計數據的打印輸出和保存是替代手工記賬的重要工作。采用電子計算機打印輸出書面會計憑證、賬簿、報表的，必須符合國家統一會計制度的要求;如果采用中文或中外文對照，字跡一定要清晰。這些作為會計檔案保存的資料，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質保存會計檔案條件的，由國務院業務主管部門統一規定，并報財政部、國家檔案局備案。
一、電算化會計檔案管理概述
電算化會計檔案包括以磁性介質存儲在計算機中的會計數據，以及計算機打印輸出的書面形式的會計數據，還有會計軟件系統開發運行過程中編制的各種文檔程序和其他會計資料。
存儲在計算機中的會計數據，以及計算機打印出的書面形式的會計數據，其保存期限應與《會計檔案管理辦法》中規定的相應會計數據(書面形式的會計財簿、報表)相一致。
會計軟件及相關文檔資料，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
二、記賬憑證的生成與管理
計算機替代手工記賬后，記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計算機，由計算機打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應有錄入員、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應由出納人員簽名和蓋章。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會計人員工作規則》、《會計檔案管理辦法》的有關規定立卷歸檔保管。
2.手工事先作好記賬憑證，向計算機錄入記賬憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機制憑證均可。
計算機與手工并行工作期間，可用計算機打印輸出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，根據有關規定進行審核并裝訂成冊，作為會計檔案保存，并據以登記手工賬簿。
此外，在保證記賬憑證清晰的前提下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。
三、會計賬簿、報表的生成與管理
計算機替代手工記賬后，財政部對會計賬簿和會計報表的書面打印有明文規定，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。但財政部的規定同時考慮到計算機打印的特殊情況，在會計資料生成方面作了一些靈活規定，包括：
1.現金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結。現金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業務量較少，不能滿頁打印的，也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發生業務較少的賬簿，可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數據和明細分類賬數據都存儲在計算機內的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發生額及余額對照表”替代。
4.在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當減少。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計賬簿、報表，并將其作為會計檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會計賬簿，必須征得同級財政部門的同意。
8.各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得外借。
9.各單位對會計檔案必須進行科學管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、電算化會計檔案的基本要求
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內。
2.采用磁性介質保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復制，防止由于磁性介質損壞而導致會計資料丟失。一般來說，軟盤的存放環境，溫度4oC-50oC，相對濕度8%-83%，磁場強度50奧斯特。
3.嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
4.各種會計資料，包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經單位領導同意，不得外借和拿出單位。
5.經領導同意借閱的會計資料，應履行相應的借閱手續，經手人必須簽字記錄。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查病毒，防止感染病毒。
6.大中型企業應采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據，盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存有會計信息的磁性介質及其他介質，在未打印成書面形式之前，應妥善保管并留有副本。一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統出現故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存，直至其中的會計信息完全過時為止。
8.對存檔的會計資料要檢查記賬憑證上錄入人員的簽名或蓋章、稽核人員的簽名或蓋章、會計主管的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應具備出納人員簽名和蓋章等。
9.對違反會計檔案管理制度的人員，應該進行檢查糾正，情節嚴重的，應報告本單位領導或財政、審計機關嚴肅處理。會計檔案應該由專人負責。
模擬練習
【例題1·判斷題】會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權限設置的功能。( )
答案：√
【例題2·判斷題】會計核算軟件中采用的各級會計科目名稱、編碼方法，必須符合國家統一會計制度的規定。( )
答案：×
【例題3·單選題】下列職責中，( )崗位是不相容職責。
A.電算化主管與審核
B.憑證錄入與修改
C.憑證錄入與審核
D.電算化主管與記賬
答案：C
【例題4·單選題】操作人員要嚴格遵守計算機的操作程序，并遵循( )的要求。
A.操作制度
B.機房管理制度
C.會計制度和會計準則
D.會計電算化
答案：C
【例題5·多選題】會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機以及會計核算軟件的工作崗位。大中型企業和使用大規模會計電算化系統的單位，可以考慮設立如下崗位( )。
A.電算主管
B.審核記賬
C.電算維護
D.數據分析
答案：ABCD
【例題6·多選題】電算化系統中恢復功能是系統非常重要的基本功能，進行這一工作時應當( )。
A.所有人員均有恢復權
B.檢查備份日期
C.恢復往年資料前備份當前資料
D.指定專人操作
答案：BCD
會計檔案管理是單位內部控制和財務管理的重要組成部分，它對保證會計信息真實、完整以及為后續決策提供依據具有重要意義。
以下是會計檔案管理的相關要求：
1.歸檔范圍：
會計檔案應包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他具有保存價值的會計資料。具體包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬、財務會計報告、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊等。
2. 電子會計檔案歸檔要求：
形成的電子會計資料來源需真實有效，使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料。同時，需建立電子檔案備份制度，防止數據丟失或損壞。
3. 保管期限：
會計檔案的保管期限分為永久和定期兩種。定期保管的期限分為五年、十五年、二十五年，期限從會計年度終了后的第一年算起。具體保管期限根據檔案類型而定。
4. 保管要求：
會計檔案應妥善保管，防止丟失、損壞或泄密。紙質檔案應存放在專門的檔案室或庫房，并設置防盜、防火、防潮等安全措施。電子檔案應使用符合國家標準的電子檔案管理系統進行管理，并定期備份。
5. 移交要求：
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管。臨時保管期間，會計檔案的保管應符合國家檔案管理的有關規定。
6. 檔案整理：
會計檔案整理應按檔案類別、年度、編號進行分類整理。歸檔整理應按檔案保管期限進行歸檔整理。編號整理應對每個檔案進行編號，方便查找。
7. 借閱要求：
會計檔案借閱需經財務負責人或單位領導批準，借閱人員需填寫借閱申請單。借閱人員應按規定使用檔案，并及時歸還。
8. 銷毀要求：
保管期滿的會計檔案，應按規定進行銷毀。銷毀前，應對檔案進行嚴格審查，確保檔案無保存價值。
總之，會計檔案管理要求單位建立健全的檔案管理制度，明確檔案管理職責，確保會計檔案的安全、完整和可用。
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