開會如何做好時間管理
隨著經濟的高速發展，每一個公司都在不斷的高速前進，而且大部分時間都在會議上面，那么，如何如何做好時間管理就非常重要，把一個兩小時的會議高效縮短為一小時，肯定會加速大家的工作效率!
一、會議日程安排
管理者因工作需要經常要參加各類會議，合理的安排會議日程十分必要。日程安排是召開會議最重要的部分之一。
首先，把握好會議總量的統籌。現代管理學之父彼得·德魯克曾指出：一個企業的經理如果用超過25%的時間開會，就是一種病態組織的表現。由此可見，對于中基層管理者而言，會議所占工作總量的比重應更少。精簡會議可以采用很多方法，如合并整合會議、充分的會前溝通、減少務虛的會議、采用比開會更好的方式等。
其次，把握好會議召開日期的統籌。依據人體生物鐘的規律，人在不同時期精神狀態和注意力集中度是不同的。最好避免在漫長的假期、一個星期的開頭和結尾召開會議，主要參與者出差當天或返回當天最好不要召開非緊急會議。
再次，把握好會議類型的統籌。對各類會議按重要程度排序，上級單位組織召開的緊急重要會議應首先考慮，預留時間;例行會議合理安排周期;臨時會議務求精練緊湊。
最后，把握好會議制定計劃的統籌。每年年初或年底由指定部門根據上級指示精神和本單位實際情況提出召開本單位各類會議的計劃。
二、會議時間安排
(一)科學地擬定會議召開的時間。首先，需了解一天當中何時開會較為妥當。一般來說，上午人神清氣爽、注意力集中，適合開會。隨著時間的推移和工作對人精力的消耗，下午人的耐心和專注性被漸漸地消磨，需要快速得出結論的會議最好安排在下午。也可考慮把午餐融入在會議之中，午餐開會既有優點也有缺點，共享食物是聯系人們之間感情的一種方法，會議與午餐結合在一起強調了人的社交性，在充滿民主氛圍的會議上發給與會者一些茶點、果盤就可以起到氣氛輕松融洽的作用。
其次，會議召開的時間點不易在上下班前后半小時。因為這時人的注意力也較為分散。哈佛時間管理理論認為：開會的時間可以采用“零數效應”。人的生物鐘在整點的時候會提醒自己的作息安排，把會議召開的時間設定為整點后十至十五分鐘這樣的零數時間，便于整點時人本能地提醒自己做下一項工作，這樣大大地減少了遲到的概率。
再次，在選擇開會時間的時候，應當確保決策者和絕大多數參與者能夠出席。可以提前征詢，供參會者選擇時間。
最后，考慮會議召開期間的自然因素，如天氣、氣溫、設備、通訊等情況，以免不可抗力出現后，受消極因素的影響，與會者無法安心開會。
(二)科學地擬定會議持續時間。據心理學家測定，成年人能集中精力的平均時間為45分鐘至60分鐘，超過這個時間，人最容易精神分散，超過90分鐘則普遍感到疲倦，所以應把握好每一次召開會議的時間。如果會議需要較長時間，則應在會議中途安排休息。不同會議類型決定了會議時間長短，大型會議一般會期不宜超過2天，專題會、研討會可2小時左右，總結會通常約略短至1小時左右，例會短小精悍，以十分鐘左右為宜。
三、會議通知安排
會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體。會議通知的種類和方式多種多樣，如當面告知、打電話、發傳真、發電子郵件、QQ群、郵遞、招貼、廣播、登報、公告等。通知的內容應包括會議的時間，即開始時間、報到時間、結束時間、發出通知的時間等。
要恰當地選定會議通知的發送時間。如發送過早，容易被人忘記，如發送過晚，與會人員準備不足，影響會議效果。會議通知的發送應讓與會者在接到通知后，能夠從容做好赴會準備，并能準時到達會議場所。
重要的會議需要設定會議通知收到回復的時間。確定下發會議資料、收集會議案例、會議報名的時間。應在會議召開前再次詢問、確認會議關鍵人是否赴會。如遇特殊情況，會議改期應通過電話逐一通知或書面登記通知。
總之，會議的時間技巧由會議本身的特點和人的生理、生活規律決定。只有順應并準確地把握利用這些特點和規律，才能使會議變得高效成功，進而提升工作效率。
【開會如何做好時間管理】相關文章：
個人如何做好時間管理12-20
如何做好自己的時間管理09-26
如何做好個人時間管理12-20
創業者應該如何做好時間管理12-20
物業項目經理如何做好員工時間管理12-20
如何提高時間管理能力07-25
女人如何做好妻管嚴04-02
職場如何做好自己12-20
草魚如何做好吃08-18