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高效管理控制會議時間的方法

時間：2022-03-04 13:38:47 管理

關于高效管理控制會議時間的方法

　　會議是行政管理工作中制定決策方向，促進貫徹落實，增進集思廣益，解決實際問題，提高效率水平的重要手段和途徑。科學地利用這一重要管理工具，不僅可以使會議本身高效成功。也可以提高會議議題所涉及的工作事項的效能。以下是小編幫大家整理的關于高效管理控制會議時間的方法，希望能夠幫助到大家。

關于高效管理控制會議時間的方法

　　高效管理控制會議時間的方法篇1

　　制定22分鐘的會議 — 誰規定會議時間應該是半小時或1小時的？這樣的會議時間是不是有數據支撐？當然沒有。30分鐘或者60分鐘這點時間要是留給每個人去闡述、辯論自己的觀點顯然不夠，平均每個人需要1小時才能把思路理清。實際上不是所有的會議都可以控制在22分鐘內，但是很多會議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會議的時間控制的越短越好。

　　1、有一個基于目標的`議程 — 有個明確目標的議程將會使會議錦上添花、有的放矢。可以考慮在白板上寫出議程的內容，同時加粗相應的關鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標。

　　2、提前3天發送會議邀請 — 雖然這可能是會議組織者的負擔，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對會議有準備的那些人的懲罰。（備注：個人任務提前24小時也是足夠的）

　　3、準時開始 – 準時開始的會議到底有多少？答案是幾乎沒有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒有設置多個會議時間間隔的功能。為了償還每天的會議時間債務，把時間控制在22分鐘內可以讓你有足夠的時間來緩沖和休息。

　　4、站著開會 – 站著開會可以提醒大家不要染會議變得復雜或者引導到另外一個目標上去。發表你的觀點或需求，否則就要保持安靜。如果會上產生分歧，可以將分歧留到會后進行處理。

　　5、不要帶筆記本電腦，只要一個主持人和會議記錄者 – 如果你能保證會議是在22分鐘內搞定，那么你就不需要帶任何無關的東西進去，你需要做的是專心聆聽。會議中只需一個人主持、一個人記錄即可。

　　6、沒有電話，以及其他 – 理由同上

　　7、注意會議重點！阻止議題蔓延 — 如果你有議程，會議主持人就要讓所有參會者遵守議程。如果議程已經OK，那么開會的時候要確保會議討論離議題太遠。

　　8、盡可能快的發送會議記錄 – 如果會議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會議前盡快的將會議內容和決議發出來。

　　高效管理控制會議時間的方法篇2

　　會風見作風。我們常講，改進會風，務求實效。講實效，既講實在的效果，也說實際的效率。如何高效組織會議、有效控制時間、圓滿完成工作？我們可以結合“1+3”辦會模式，一起討論，尋找答案。

　　所謂“1”，就是樹立一個理念

　　樹立重在務實、要在充實、貴在落實的辦會理念，堅決破除形式主義、官僚主義，提高會議效率，提升工作質量，改會風、轉作風、樹新風。

　　堅持問題導向辦會。開短會、講短話、戒空話、去套話，把精力放在解決問題上，把時間用在落實工作中，瞄著問題去，追著問題走，多開事半功倍的會。

　　堅持創新思路辦會。充分運用新思路、新辦法、新技術控制會議時間，突破僵化模式，改進會議形式，使長會變短、短會變實。

　　堅持精簡節約辦會。嚴格控制會議的規模和時間，減少人力、物力、財力投入，實現會議效益最大化。

　　堅持建章立制辦會。先立規矩后開會，對照中央八項規定精神和相關要求，填空白、補短板、疏堵點，加強制度建設，完善機制保障，注重規范與效率之間的平衡，用制度管會，讓規矩控時。

　　所謂“3”，就是把握三個步驟

　　做好會前功課、會中提醒和會后小結，從環節入手，細節落腳，出“組合拳”，打“主動仗”，找準高效會務的切入點和突破口。

　　做好會前功課

　　謀劃在前。會前主動熟悉會議情況，緊緊圍繞會議主題，著眼議程安排、議題設置、議事環節等方面，優化會議流程，科學安排時間，拿出一份能操作、可落實、高時效的會議方案，掌握高效辦會主動權。

　　推演在前。會前靜下心來，在腦海里全程推演各個環節的時長。帶著問題意識來推演，本著實戰精神去解決，對可能延時的環節，提前有對策；對可能超時的人員，提前去對接；對可能拖時的事項，提前去優化。

　　比如，一些有人上臺發言的會議，可在臺口附近預留一個機動座位，前一位上臺發言，后一位到此等候，快速銜接，節省時間，等等。要多做實戰推演，不做“紙上談會”。

　　熱身在前。打足提前量，熱身很重要。要重視會前的溝通協調工作，討論復雜議題，提前召開通氣會協商；議定重大事項，提前征求各方面意見；召開一般會議，如無保密要求，提前分發材料、周知議題，讓與會人員提前熱身準備，提前進入狀態、熟悉情況，有的放矢發言，節省臨時研閱和會上思考時間。

　　做好會中提醒

　　一次會議，既有既定安排的程序性因素，也有隨機出現的不確定因素，有效控制會議時間，需要現場的有效引導和時間管理，重點做好“會中六提醒”。

　　一是開門見山鄭重提醒，簡明的開場白，講清會議的時長、發言的時限，共同尊重遵守會議規則。

　　二是叫停跑題策略提醒，引導大家圍繞中心議題充分討論、發表意見，出現跑題情況時，有策略地叫停，把發言內容控制到當前議題上，聚焦實質性問題的討論。

　　三是控制節奏合理提醒，掌握每項議題討論時間的主動權，要對冗長的.演說、無邊的漫談、過細的闡述或不善言辭的拖沓，引導發言人及時亮明觀點，要用最簡單的話，講清最關鍵的事，合理控制會議節奏，不因環節進度影響整體進程。

　　四是針對超時巧妙提醒，要強化發言限時約定，稱職的主持人，不是超時的“老好人”，而是守時的“當家人”。提醒的方式有多種，遞個紙條、給個眼神，指指手表、看看掛鐘，或直接重申時限要求。在這方面，設置語音提醒也是一個不錯的方法，提前錄制兩句語音提醒，現場計時，到時播放，如“您的發言時間還有一分鐘”“您的發言時間已到”，公平發言，公正限時。

　　五是化解分歧客觀提醒，會議出現與議題無關的長時間爭辯，這既是與對方觀點的較真，也是與會議時間的較量，無聊的爭論要打斷，有益的辯論要引導，不要讓寶貴的會議時間與漫長的爭辯過程賽跑。

　　六是現場研判即興提醒，一些小范圍調研會，可圍繞主題現場出題，即興提醒，不需照本宣科，共同輕松答題，主題聚焦了，氣氛輕松了，時間也寬松了。

　　做好會后小結

　　小結不小，值得重視。將“有效控制時間”納入小結范疇，便可梳理出與控時提效有關的諸多會務要素，比如：會后對照議題用時、發言用時、轉場用時、休會用時、合影用時、視頻用時、材料用時、主持用時等情況，梳理完善控時措施。以“材料用時”為例，可小結如下：這次會議，通過精簡壓縮匯報材料字數控時情況如何；口頭匯報材料轉為書面提交材料后省時情況如何；匯報方式優化為PPT形式后用時情況如何；等等。要做到動態完善，常態積累，在研究狀態下工作，在總結規律中改進，一會一小結，一會一提效。

　　也許，此時此刻，你又與一個會議相遇，或承辦，或主持，或參與，如有必要，不妨行動起來，做一次會議時間的瘦身，這是一件很有意義的事情。

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