如何做好檔案管理的保密工作
導語：檔案資料對于用戶本身意義重大，因此檔案管理的管理工作一定要做好，檔案的開放并不意味著放棄保護，而是在遵循保密規則的基礎上進行正確有序的開發檔案。如何做好檔案管理的開放工作，需要工作人員對保密法以及相關制度規定非常熟悉，此外還需要工作人員能夠嚴格執行法律法規，進而做好檔案的保密工作。
如何做好檔案管理的保密工作
1 檔案管理工作現狀
1.1 對檔案管理的認識不足
高校的檔案涉及到高校教師與學生的信息安全，檔案中記錄了學校活動的全過程，其中包含著教師的工作細節、學生的獎懲事宜等等，在學校人事變動或者調查學生的詳細情況時，可以進行參考，進而能夠保障高校工作的順利進行。但是很多學校都沒有正視檔案的重要性，在就是學校本身對檔案管理人員的教育不足，進而導致檔案管理人員忽視了檔案的保密工作的重要性。
1.2 檔案丟失現象嚴重
由于上級領導對檔案管理人員的保密教育不足以及檔案管理人員沒有認識到檔案的重要性，導致檔案丟失現象十分嚴重。其次造成檔案丟失的原因還包括工作人員入職前為進行正規的培訓，從而造成檔案不能夠嚴格的執行登記、審核、簽字以及復查等一系列工作程序，情況嚴重的還會造成檔案丟失和損壞。學校檔案管理人員的工作態度能夠直接影響到學校檔案的管理質量，檔案管理質量的好壞會直接或間接的影響到學校的正常工作。
1.3 學校保密措施力度不足
計算機網絡的不斷發展，使得保險箱、防盜門、監控器以及防盜器等高科技產品應用到了學校的各種重要設施中。雖然檔案管理同樣加強了現代化設備大的使用，但是由于一些學校對檔案管理的重視程度較低，進而投入的經費較少，從而導致硬件設施的落后，除此之外，一些學校僅僅加強了計算機在檔案管理中的應用，但是對于檔案管理的信息化建設還不完善，計算機中的漏洞等對檔案保密工作的影響十分巨大。
1.4 檔案管理職責分工不明確
學校檔案管理工作需要極高的技術性和專業性知識。高校除了要建立完善的檔案管理制度之外，還要明確工作人員的職責分工。健全的檔案管理制度能夠極大的防止檔案管理過程中不良行為的出現。但是目前許多學校由于分工不明確，檔案管理制度不健全，進而造成檔案保密工作不到位。
2 做好檔案管理的保密工作的建議
2.1 加強對學校檔案管理的認識
由于檔案中的資料涉及到許多學校教師與學生的一些機密資料，學校的高層和檔案管理人員要加強對檔案保密工作的重視，特別是涉密檔案。并且要能夠正確的分析和認識學校檔案中的資料具有的現實意義和歷史作用。除此之外，學校還應該能夠確定檔案的保密級別以及保密期限，防止檔案信息的泄露對學校造成重大的損失。
2.2 完善檔案庫房管理
隨著科學技術的不斷更新，學校應該引進一部分新型硬件設施到檔案管理體系中來。學校想加強檔案管理保密工作的'進行，首先應該將檔案庫房建設好，檔案庫房應該采用專用的防盜門、加固窗戶，除此之外，庫房內外需要安裝監控設備，從而能夠極大的提高檔案管理的保密性。除了防護措施外，還應該在檔案存放地點建立索引以及文件保密級別目錄，使檔案能夠科學的、有效的使用。
2.3 加強檔案監督工作
加強檔案監督工作應該首先建立完善的檔案閱覽制度、外界制度以及復制制度，從而規范檔案利用的審批手續。其次根據人員的不同劃分不同的使用范圍，防止保密性級別高的檔案被隨意的閱覽。此外檔案管理人員要勤快，對于有問題的檔案應該及時的處理，并且在檔案登記簿上進行備注說明。檔案管理人員還應該做好檔案的審查工作，其中審查工作包括初審、中審以及終審。除此之外。還有做好方案的解密工作，對已過保密期限的檔案列入可以查閱和使用的范圍，進而有效的提高檔案的使用效率。
2.4強化檔案管理人員的責任意識
檔案管理人員是檔案管理體系中最重要的部分，提高檔案管理人員的安全意識、責任意識以及保密意識是做好學校檔案保密工作的前提和基礎。除此之外，檔案管理人員要具備極高的責任心和保密意識，檔案管理人員不僅要保障檔案完整和安全，還有能夠避免檔案的丟失，確保檔案的安全，完成高校檔案的管理工作。檔案管理人員在日常工作中，要時刻保持警惕和保密意識，確保檔案資料不外泄。
3 結語
總之，檔案的保密管理問題是現實工作中經常遇到的一個實際問題，我們一定要嚴肅對待。在檔案管理工作中，檔案保密和檔案維護安全始終是放在首位的，在能夠保障檔案保密以及維護安全的基礎下，進行科學管理、解密等措施，能夠極大的提高檔案的使用價值，進而能夠有效的避免由于檔案的泄露造成重大損失這一情況。
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