你知道打電話給實踐禮儀的方法嗎?
通話準備
任何形式的人際交往能否取得最終的成功，往往取決于溝通方在溝通前是否做好了準備，是否做好了充分的準備，接電話也是如此。只有在通話前做好充分的準備，才能順利進行通話，準確澄清觀點，及時傳遞信息，有效減少差異。
(一)內容準備
在打電話之前，基層公務員必須首先明確他們想要找到的受試者的一般情況，包括受試者的姓名、性別、職位、年齡等，以避免尷尬。同時，必須明確受試者的電話號碼，仔細核實，仔細撥打。
更重要的是，基層公務員在通話前應該清楚地掌握他們想要傳達的信息和要點。最好的方法是提前把這些內容寫在筆記上，并準備一個清晰的大綱。這樣，電話一通，發言人就可以有序地解釋大綱，以免錯過要點或無序的語言，甚至因為他不記得該說什么而尷尬地僵住。
有鑒于此，國家行政機關或者基層公務員個人可以制定統一的發言記錄表，以便日后順利進行和查閱。
(二)儀態準備
一般來說，基層公務員必須集中注意力，無論是打電話還是接電話。首先，你應該暫時放下手頭的所有工作，坐著或站在電話前，然后平靜地拿起電話，微笑著打電話。
通話時，通話人不得三心二意地做任何其他事情，除了寫一些適當簡短的記錄，使用一些與通話內容相關的書面材料外，否則不尊重通話對象，也不利于溝通。
應該注意的是，雖然通話只是一個“聽到聲音，看不見他人”的溝通過程，但通話人的表情和行為可以通過聲音的變化清晰地洞察到對方。通話人可以根據聲音判斷對方是專注還是心不在焉，是和藹可親還是麻木，然后推斷對方是否尊重自己，從而微妙地影響溝通的過程和效果。
為了方便起見，一些公務員喜歡使用免費電話來做其他事情。這也違反了全神貫注的基本要求，即不尊重對方的表現，不僅不能提高工作效率，而且可能會引起對方的誤解和不滿，進而影響工作。
(三)記錄準備
任何國家行政機關的官方電話都可能是一個重要的信息傳遞。因此，基層公務員應在自己或公共電話旁配備完整的記錄工具，養成聽到電話鈴時拿起紙和筆的習慣。
為避免因記不住或記不住發言人傳達的信息而反復要求發言人重復，甚至遺漏信息要點，發言人在接聽電話時應記錄適當的要點，避免重復，節省時間。各級行政機關或者公務員也可以制作統一的電話記錄表。
值得注意的是，任何電話記錄都相當于機關內的一份文件。必要時，必須向相關領導傳閱或指示，有的必須備案備查。因此，記錄應完整準確，機密內容應妥善保管。
(四)補缺準備
由于種.由于種種原因，基層公務員經常在辦公時間暫時離開辦公桌處理其他重要事項，以至于無法接聽他人的電話。此時，一般可采取以下兩種對策。
1.委托他人接聽自己的電話。讓受托人留下他的姓名、單位和電話號碼，告訴他回到辦公室后會立即回電，并道歉。一般不應要求對方隔時打電話，以免給人“架子”的嫌疑；也可以要求受托人在對方同意的情況下記錄電話內容，但必須確保記錄準確，以免出錯。
2.設置電話錄音。預留錄音時，發音要謙遜友好。基本內容大致如下:“你好！這是某個部門。現在工作人員因為公開外出，請在信號聲后留言，或者留下姓名和電話號碼。我們會盡快聯系你。謝謝你。
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